1. 2.3 Công nghệ sản xuất
2.3. Thực trạng và công tác tổ chức điều hành của văn phòng
2.3.1. Công tác tổ chức xây dựng và tổ chức thực hiện kế hoạch công tác
Xây dựng chương trình làm việc của Công ty là sự hình thành công việc của Công ty, là mục tiêu định hướng của hoạt động quản lý theo thời gian nhất định.
Chương trình làm việc là kế hoạch tác chiến giúp cho sự chỉ đạo, điều hành của Công ty được toàn diện, vừa đảm bảo thực thi nhiệm vụ trước mắt cũng như quán xuyến được công việc trong thời gian dài.
Bảng thống kê số lượng chương trình, kế hoạch Công ty than Khe Chàm xây dựng được từ năm 2011 đến quý I năm 2016
STT Tên loại văn bản ban hành Số lượng Năm 2011 Năm 2012 Năm 2013 Năm 2014 Năm 2015 Quý I năm 2016 1 Chương trình, kế hoạch 850 1100 980 950 1200 50
Qua bảng số liệu ta thấy được hàng năm văn phòng lập rất nhiều chương trình, kế hoạch công tác cho công ty. Thể hiện sự hoạt động ngày một nhiều hơn của công ty.
Hàng năm Văn phòng ban hành các văn bản như: Quyết định, Báo cáo, Công văn, Kế hoạch, Giấy mời, Giấy đi đường..như Quyết định nâng lương, Quyết định khen thưởng, quyết định tuyển dụng nhân sự, Báo cáo kế hoạch sản xuất kinh doanh, Kế hoạch sử dụng kinh phí, Kế hoạch tổ chức hội nghị: Hội Liên hiệp PNVN..kế hoạch họp sản xuất tháng, quý, năm..
Chương trình công tác thường kỳ là một loại chương trình được xây dựng theo định kỳ là lịch trình, thứ tự thực hiện các công tác. Lập kế hoạch công tác khoa học thể hiện phong cách làm việc khoa học của bộ máy quản lí nói chung và cả cơ quan nói riêng.
Công tác xây dựng Chương trình làm việc của Công ty than Khe Chàm được thực hiện theo trình tự sau:
- Chương trình, kế hoạch năm: Chương trình công tác năm được các đơn vị xây dựng một cách cụ thể chậm nhất vào ngày 31/10, văn phòng yêu cầu các Phòng ban, đơn vị trong Công ty nộp Báo cáo tình hình hoạt động của 1 năm sau đó Văn phòng tổng hợp và xây dựng chương trình làm việc cho năm tới và báo cáo tổng kết năm cũ trình lên Giám đốc xem xét. Sau khi được Giám đốc đồng ý văn phòng nhân bản và gửi cho Các phòng ban, đơn vị để tiến hành thực hiện.
Sau 07 ngày làm việc, kể từ khi chương trình công tác năm được Giám đốc thông qua, Văn phòng duyệt sau đó gửi các phòng ban đơn vị trong công ty.
Chương trình, kế hoạch quý: Chậm nhất vào ngày 15 tháng cuối quý các phòng ban, đơn vị đánh giá kết quả thực hiện chương trình công tác quý đó, triển khai chương trình công tác quý tới. Từ những gì làm được và chưa làm được tìm ra biện pháp khắc phục tồn tại và phát huy hơn nữa những gì đã làm được một cách tốt hơn. Sau đó văn phòng tổng hợp lại xây dựng chương trình làm việc cho toàn cơ quan. Sau khi văn phòng xây dựng xong sẽ trình lên Giám đốc xem xét và phê duyệt.
30
công tác tháng dựa trên tình hình thực tế của Công ty và chương trình công tác tháng trước. Chương trình công tác tháng được chia theo các lĩnh vực do Phó Chánh Văn phòng xây dựng.
Chậm nhất vào ngày 28 hàng tháng, Văn phòng trình Giám đốc duyệt chương trình công tác tháng, gửi các phòng ban biết để thực hiện và phát huy hiệu quả công việc trong tháng tốt nhất.
Chương trình kế hoạch tuần: Văn phòng trực tiếp xây dựng lịch làm việc tuần sau đó trình Giám đốc xem xét và phê duyệt. Sau khi Giám đốc phê duyệt văn phòng nhân bản văn bản rồi chuyển cho các phòng ban, đơn vị trong Công ty tiến hành thực hiện.
Việc quản lý tiến độ thực hiện của các phòng ban trong công ty sẽ được Văn phòng trực tiếp theo dõi chất lượng, tiến độ thực hiện, đánh giá kết quả thực hiện công việc.
Tóm lại: Văn phòng Công ty xây dựng chương trình làm việc đã thể hiện rõ các mục tiêu, nhiệm vụ, biện pháp và tiến độ cụ thể đối với từng công việc mà Công ty, phòng ban, đơn vị cần thực hiện. Thực hiện xây dựng chương trình làm việc theo đúng nguyên tắc, giải quyết nhiều công việc theo đúng chức năng, nhiệm vụ được giao, nhanh chóng không đùn đẩy công việc cho người khác.