8. Cấu trúc của đề tài
3.3. Giải pháp về các quy trình nghiệp vụ
Xây dựng hoàn thiện về các quy chế, nội quy, quy định ví dụ như quy chế sử dụng trang thiết bị cho từng phịng, phân cơng, quy định rõ ràng nhiệm vụ cho từng phịng, từng cá nhân trong cơng ty.
1Tổ chức phịng cơng cụ cho từng nghiệp vụ: nghiệp vụ soạn thảo văn bản, nghiệp vụ văn thư, nghiệp vụ lưu trữ, nghiệp vụ tổ chức hội họp, hội nghị..
Tăng cường công tác thanh tra, kiểm tra việc thực hiện chặt chẽ trình tự quản lý văn bản đi, đến và sử dụng con dấu, công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan theo đúng hướng dẫn tại Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội Vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan.
Thường xuyên kiểm tra, hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính theo đúng Thơng tư 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội Vụ và Thông tư liên tịch số 55/2005/TT-BNV-VPCP ngày 06 tháng 05 năm 2005 của Bộ Nội Vụ và văn phịng Chính phủ về việc hướng dẫn thể
thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.
Thanh tra, kiểm tra thường xuyên hơn việc quản lý và sử dụng con dấu theo đúng quy định của pháp luật. Từ đó nâng cao tinh thần, trách nhiệm của cán bộ văn thư về cơng tác quản lý con dấu nói riêng và cơng tác văn thư nói chung.
Thực hiện nghiêm túc việc sắp xếp tài liệu lưu trữ. Kiểm tra việc sắp xếp và lưu trữ tài liệu khoa học, bảo quản tốt tài liệu cho Công ty.
Kiểm tra và xử lý các văn bản vi phạm pháp luật nhằm phát hiện những văn bản có nội dung trái pháp luật để kịp thời đình chỉ thi hành, sửa đổi, hủy bỏ, bãi bỏ văn bản để đảm bảo tính hợp hiến hợp pháp và thống nhất của hệ thống pháp luật. Đồng thời kiến nghị với cấp trên, người có thẩm quyền xác định trách nhiệm và ban hành văn bản.
Thanh tra, kiểm tra cơng tác văn thư nhằm đảm bảo tính khách quan khi phát hiện tính sai trái của văn thư trong thực hiện cơng tác quản lý văn bản của mình. Thanh tra kiểm tra sẽ nâng cao tinh thần, trách nhiệm làm việc của cán bộ văn thư, như vậy sẽ thúc đẩy tính hiệu quả, khả thi của việc quản lý văn bản trong công ty.