8. Cấu trúc của đề tài
2.3.5.Thực trạng công tác tổ chức các chuyến đi công tác
2.3. Thực trạng và công tác tổ chức điều hành của văn phòng
2.3.5.Thực trạng công tác tổ chức các chuyến đi công tác
Văn phịng chịu trách nhiệm tổ chức các chuyến cơng tác của Lãnh đạo Công ty.
Trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp thường xuyên có các chuyến đi công tác xa lâu ngày hoặc ngắn ngày ở trong nước, kể cả các chuyến đi công tác ở nước ngồi. Chuyến đi cơng tác là rất quan trọng đối với công ty diễn ra dưới nhiều hình thức ngắn ngày, dài ngày phụ thuộc vào nhiệm vụ và tầm quan trọng của cơng việc. Vì thế cơng việc chuẩn bị rất quan trọng nó
56
theo trình tự.
Bước 1: Lập kế hoạch đi công tác
- Lập kế hoạch cụ thể của chuyến đi: Phải xác định rõ ràng mục đích, nội dung cơng việc, địa điểm đến, thời gian, thành phần, phương tiện, kinh phí. Văn phịng có trách nhiệm đề xuất ý kiến vào kế hoạch trước khi lãnh đạo phê duyệt.
- Văn phịng thơng báo kịp thời cho cơ quan, đơn vị sẽ đến công tác. + Nội dung và lịch làm việc
+ Thời gian đoàn bắtđầu đi
+ Những đề nghị chuẩn bị hoặc giúp đỡ đoàn Bước 2: Chuẩn bị nội dung công tác
- Đôn đốc các đơn vị được phân công thực hiện công việc đảm bảo yêu cầu về nội dung và tiến độ thời gian.
Tổ chức việc đánh máy, nhân bản các văn bản liên quan đến chuyến đi công tác.
Bước 3: Chuẩn bị phương tiện giao thơng, kinh phí
- Việc chuẩn bị kinh phí phải đáp ứng được nhu cầu cơng tác và tiết kiệm - Có dự trù kinh phí
Bước 4: Chuẩn bị những nội dung khác có liên quan
- Trước ngày lãnh đạo đi cơng tác văn phịng có trách nhiệm đơn đốc nhắc nhở các đơn vị chuẩn bị hoàn tất, sau khi lãnh đạo trở về.
Văn phịng thực hiện các cơng việc sau:
+ Giúp lãnh đạo giải quyết các vấn đề liên quan đến thủ tục tổ chức chuyến đi công tác.
+ Thu thập tài liệu, giấy tờ sau khi đi công tác để lập hồ sơ.
+ Tổ chức cuộc họp để thông báo kết cho chuyến đi công tác và triển khai thực hiện công việc, rút kinh nghiệm trong kỹ thuật tổ chức chuyến đi công tác.
+ Viết thư cảm ơn.
+ Trình nhật ký cơng tác và các văn bản, giấy tờ thuộc quyền lãnh đạo. Công tác tổ chức chuyến đi cơng tác được văn phịng quan tâm theo sát và đảm bảo đúng thời gian, lịch trình của chuyến đi. Chuẩn bị kỹ lưỡng đầy đủ các
tài liệu, giấy tờ và đồ dùng cần thiết cho chuyến đi, trước và sau chuyến đi công tác văn phịng ln làm nhiệm vụ đơn đốc hồn tất các cơng việc khi lãnh đạo đi cơng tác giao phó.