0
Tải bản đầy đủ (.pdf) (95 trang)

Thực trạng công tác tổ chức các chuyến đi công tác

Một phần của tài liệu KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP: CÔNG TÁC QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY THAN KHE CHÀM (Trang 61 -63 )

1. 2.3 Công nghệ sản xuất

2.3. Thực trạng và công tác tổ chức điều hành của văn phòng

2.3.5. Thực trạng công tác tổ chức các chuyến đi công tác

Văn phòng chịu trách nhiệm tổ chức các chuyến công tác của Lãnh đạo Công ty.

Trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp thường xuyên có các chuyến đi công tác xa lâu ngày hoặc ngắn ngày ở trong nước, kể cả các chuyến đi công tác ở nước ngoài. Chuyến đi công tác là rất quan trọng đối với công ty diễn ra dưới nhiều hình thức ngắn ngày, dài ngày phụ thuộc vào nhiệm vụ và tầm quan trọng của công việc. Vì thế công việc chuẩn bị rất quan trọng nó

56

theo trình tự.

Bước 1: Lập kế hoạch đi công tác

- Lập kế hoạch cụ thể của chuyến đi: Phải xác định rõ ràng mục đích, nội dung công việc, địa điểm đến, thời gian, thành phần, phương tiện, kinh phí. Văn phòng có trách nhiệm đề xuất ý kiến vào kế hoạch trước khi lãnh đạo phê duyệt.

- Văn phòng thông báo kịp thời cho cơ quan, đơn vị sẽ đến công tác. + Nội dung và lịch làm việc

+ Thời gian đoàn bắtđầu đi

+ Những đề nghị chuẩn bị hoặc giúp đỡ đoàn Bước 2: Chuẩn bị nội dung công tác

- Đôn đốc các đơn vị được phân công thực hiện công việc đảm bảo yêu cầu về nội dung và tiến độ thời gian.

Tổ chức việc đánh máy, nhân bản các văn bản liên quan đến chuyến đi công tác.

Bước 3: Chuẩn bị phương tiện giao thông, kinh phí

- Việc chuẩn bị kinh phí phải đáp ứng được nhu cầu công tác và tiết kiệm - Có dự trù kinh phí

Bước 4: Chuẩn bị những nội dung khác có liên quan

- Trước ngày lãnh đạo đi công tác văn phòng có trách nhiệm đôn đốc nhắc nhở các đơn vị chuẩn bị hoàn tất, sau khi lãnh đạo trở về.

Văn phòng thực hiện các công việc sau:

+ Giúp lãnh đạo giải quyết các vấn đề liên quan đến thủ tục tổ chức chuyến đi công tác.

+ Thu thập tài liệu, giấy tờ sau khi đi công tác để lập hồ sơ.

+ Tổ chức cuộc họp để thông báo kết cho chuyến đi công tác và triển khai thực hiện công việc, rút kinh nghiệm trong kỹ thuật tổ chức chuyến đi công tác.

+ Viết thư cảm ơn.

+ Trình nhật ký công tác và các văn bản, giấy tờ thuộc quyền lãnh đạo. Công tác tổ chức chuyến đi công tác được văn phòng quan tâm theo sát và đảm bảo đúng thời gian, lịch trình của chuyến đi. Chuẩn bị kỹ lưỡng đầy đủ các

tài liệu, giấy tờ và đồ dùng cần thiết cho chuyến đi, trước và sau chuyến đi công tác văn phòng luôn làm nhiệm vụ đôn đốc hoàn tất các công việc khi lãnh đạo đi công tác giao phó.

Một phần của tài liệu KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP: CÔNG TÁC QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY THAN KHE CHÀM (Trang 61 -63 )

×