2.2.1 Cơng tác lập Báo cáo tài chính hợp nhất:
Hàng năm Công ty Cotec và các Công ty con thực hiện việc lập báo cáo tài chính theo mẫu quy định của Bộ Tài chính và các báo cáo này đều được kiểm tốn nhằm cung cấp thơng tin phục vụ cho nhu cầu quản lý, điều hành hoạt động kinh doanh, đầu tư của ban lãnh đạo, các cổ đông, các nhà đầu tư, Ngân hàng,… và cơ quan quản lý Nhà nước , bao gồm:
- Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh (Mẫu số B02-DN)
- Báo cáo lưu chuyển tiền tệ (Mẫu số B03-DN)
- Bảng thuyết minh báo cáo tài chính (Mẫu B09-DN)
Ngồi ra các Cơng ty con phải lập thêm một số báo cáo riêng, đặc thù phục vụ cho nhu cầu quản lý kinh tế, tài chính, điều hành chỉ đạo của lãnh đạo Tập đoàn.
Riêng về việc lập Báo cáo tài chính hợp nhất của Tập đồn thì:
- Tại ngày hợp nhất, tất cả các trường hợp hợp nhất kinh doanh của Tập đồn đều dẫn đến quan hệ Cơng ty mẹ - Công ty con nên công ty COTEC chỉ hạch tốn phần sở hữu của mình trong Cơng ty con như một khoản đầu tư vào Cơng ty con trên báo cáo tài chính riêng theo giá phí hợp nhất kinh doanh và khơng lập Báo cáo tài chính hợp nhất tại ngày quyền kiểm sốt được thiết lập.
- Sau ngày quyền kiểm soát được thiết lập, thực tế Công ty Cotec cũng khơng lập Báo cáo tài chính hợp nhất theo quy định hiện hành. Thỉnh thoảng, chỉ có báo cáo tài chính tổng hợp được lập dưới dạng hợp cộng theo từng khoản mục tương ứng.
Có nhiều nguyên nhân khách quan, cũng như chủ quan để giải thích cho lý do khơng lập Báo cáo tài chính hợp nhất trên. Sau đây, có thể nêu một vài ngun nhân chính như sau:
Th
ứ nh ấ t : Áp lực từ việc bắt buộc một Tập đoàn kinh tế phải cung cấp Báo cáo tài chính hợp nhất ra bên ngồi là chưa cao:
Theo Thông tư 161/2007/TT-BTC ban hành gần đây nhất về việc lập Báo cáo tài chính hợp nhất có quy định rõ: Cơng ty mẹ phải lập Báo cáo tài chính hợp nhất hàng năm và Báo cáo tài chính hợp nhất giữa niên độ hàng quý (không bao gồm quý IV). Báo cáo tài chính hợp nhất phải lập và nộp vào cuối kỳ kế toán năm cho các cơ quan quản lý Nhà nước có thẩm quyền theo quy định chậm nhất là 90 ngày kể từ ngày kết thúc kỳ kế tốn năm và cơng khai trong thời hạn 120 ngày kể từ ngày kết thúc kỳ kế tốn năm. Riêng báo cáo tài chính giữa niên độ phải cơng khai cho các chủ sở hữu theo quy định của từng Tập đoàn. Nhưng trên thực tế, quy định này chỉ thực sự có hiệu lực đối với các Cơng ty có cổ phiếu niêm yết tại Sở Giao dịch chứng khoán hoặc Trung tâm giao dịch chứng khoán. Đối với các Cơng ty chưa có cổ phiếu niêm yết tại Sở Giao dịch chứng khoán hoặc Trung tâm giao dịch chứng khốn thì quy định này chưa có tính bắt buộc cao vì nó chỉ mang tính khuyến khích, chưa có xử phạt hay ảnh hưởng gì nếu phía cơng ty khơng cung cấp
Báo cáo tài chính hợp nhất. Công ty Cotec là một ví dụ, trong thời gian qua chưa nộp Báo cáo tài chính hợp nhất cho kỳ kết thúc năm cho cơ quan quản lý Nhà nước và cũng không thấy yêu cầu nào từ phía cơ quan quản lý Nhà nước. Ngay cả đối với các cổ đông cũng chưa từng thấy yêu cầu cung cấp Báo cáo tài chính hợp nhất. Vì vậy, điều này cũng ảnh hưởng đến việc có phải lập báo cáo tài chính hợp nhất hay khơng.
Th
ứ hai: Trong thời gian qua, ban lãnh đạo Tập đoàn chưa thực sự quan tâm đến việc lập Báo cáo tài chính hợp nhất:
Đây thực sự là ngun nhân chính vì khi ban lãnh đạo Tập đồn chưa nhận thấy Báo cáo tài chính hợp nhất là công cụ đắc lực phục vụ cho công tác quản trị đầu tư thì sẽ dẫn đến sự thiếu quan tâm, chỉ đạo, đầu tư và nếu có lập Báo cáo tài chính hợp nhất thì báo cáo tài chính này cũng chỉ được lập ra mang tính hình thức mà khơng sử dụng được. Giải thích cho điều này, có thể Báo cáo tài chính hợp nhất trong thời gian qua vẫn là một báo cáo khá mới đối với người sử dụng. Hay có một sự nhầm lẫn khi nghĩ rằng Báo cáo tài chính hợp nhất là sự cộng gộp của các báo cáo tài chính riêng. Vì vậy, chỉ cần tìm hiểu báo cáo tài chính riêng là đủ.
Th
ứ ba: Hạn chế về nguồn lực nhân viên kế toán:
Hiện tại, bộ phận kế tốn của Cơng ty mẹ bao gồm 5 người: kế toán trưởng và 4 nhân viên kế toán các phần hành: kế toán thanh toán, kế tốn cơng nợ, kế tốn đầu tư và kế toán tổng hợp. Hiện vẫn chưa có một bộ phận chuyên trách phục vụ cho việc lập Báo cáo tài chính hợp nhất. Với khối lượng cơng việc hàng ngày phải xử lý nhiều, khơng có thời gian để thực hiện thêm việc lập Báo cáo tài chính hợp nhất.
Bên cạnh đó, việc lập Báo cáo tài chính hợp nhất không phải là một phần hành kế toán đơn giản. Hơn nữa, đây cũng là phần kiến thức khá mới mẻ gắn liền với sự hình thành và phát triển của các Tập đoàn kinh tế. Chính mức độ phức tạp của các nghiệp vụ phát sinh trong nội bộ Tập đồn đã gây khơng ít khó khăn cho người làm cơng tác kế tốn trong việc hiểu rõ bản chất của chúng để áp dụng vào cơng việc của mình. Cùng với sự phức tạp của vấn đề hợp nhất và chưa có sự đầu tư về nguồn lực nhân viên kế toán trong lĩnh vực này nên việc lập Báo cáo tài chính hợp nhất vẫn chưa được thực hiện.
2.2.2 Nhu cầu lập Báo cáo tài chính hợp nhất:
Ngày 02/03/2009, ban lãnh đạo Tập đồn COTEC có họp với tồn bộ các kế tốn trưởng của Công ty mẹ và các Công ty con về việc yêu cầu lập Báo cáo tài chính hợp nhất cho Tập đồn và tiến hành thay đổi tồn bộ phần mềm kế tốn, áp dụng một phần mềm kế toán duy nhất cho Tập đồn, trong đó phần mềm kế tốn này phải đáp ứng được các yêu cầu:
- Đáp ứng được nhu cầu cung cấp thơng tin phù hợp với mơ hình hoạt động của từng Cơng ty.
- Lập được Báo cáo tài chính hợp nhất cho Tập đồn.
Sau khi tiến hành khảo sát, phân tích và lựa chọn, Tập đồn quyết định chọn phần mềm Fast Business với giá trọn gói là 58.000 USD, thời gian triển khai 8 tháng và thời gian bảo hành 12 tháng sau khi ký biên bản nghiệm thu chương trình. Cơng việc chuyển đổi hệ thống sẽ thực hiện theo cách vận hành song song. Các nghiệp vụ phát sinh được ghi nhận đồng thời vào phần mềm cũ và phần mềm mới.
Công việc triển khai cài đặt phần mềm mới bắt đầu vào tháng 05/2009 và được thực hiện theo từng giai đoạn như sau:
- Cài đặt ngay phần mềm Fast Business có sẵn cho các cơng ty dùng thử trong thời gian 2 tháng.
- Trong thời gian này phía cơng ty cung cấp phần mềm sẽ huấn luyện nhân viên kế toán sử dụng phần mềm và tìm hiểu các yêu cầu về việc cung cấp thêm thông tin từ các công ty của Tập đoàn để chỉnh sửa phần mềm sẵn có thành phần mềm đáp ứng được yêu cầu.
- Tiến hành cài đặt mới để nghiệm thu từng phân hệ.
- Nghiệm thu toàn bộ hệ thống và chuyển giao.
Tuy nhiên, trong thời gian dùng thử 2 tháng một số Công ty con như: Cotec Sun, Cotec Anpha, Cotec Star, Cotec Bửu Long và Cotec Land không lựa chọn phần mềm này vì một số lý do sau:
- Phần mềm này khơng có ưu điểm vượt trội hơn phần mềm kế tốn đang sử dụng;
- Việc thay đổi phần mềm gây nhiều bất tiện trong cơng việc xử lý kế tốn;
Còn lại 3 công ty là: Công ty Cotec, Cotec Kim Huỳnh và Cotec Industry quyết định sử dụng phần mềm này. Tuy nhiên, phần mềm vẫn chưa đáp ứng được một số yêu cầu cung cấp thơng tin từ phía các cơng ty. Cụ thể, phần mềm này chưa cung cấp được các báo cáo về: tình hình vay nợ tại các ngân hàng, đầu tư vào các dự án, theo dõi tình hình thanh tốn theo hợp đồng,…Vì vậy, phía cơng ty cung cấp phần mềm đang thực hiện việc sửa đổi cho phù hợp với các yêu cầu này.
Còn đối với việc viết phần hành về hợp nhất báo cáo tài chính, tất nhiên khơng thể tiếp tục vì tồn bộ các Cơng ty thành viên trong Tập đồn khơng còn sử dụng chung một phần mềm.
Như vậy, hiện nay ban lãnh đạo Tập đoàn đang bắt đầu quan tâm đến việc lập Báo cáo tài chính hợp nhất để phục vụ cho cơng tác quản lý của mình. Do đó, vấn đề hợp nhất Báo cáo tài chính cần được thực hiện.