X- ĐÁNH GIÁ CHUNG VỀ CÔNG TÁCH ẠCH TOÁN KẾ TOÁN CHI PHÍ
2. Biện pháp 2: Hoàn thiện hệ thống sổ sách
- Hiện nay Xí Nghiệp đang áp dụng hình thức kế toán “chứng từ ghi sổ” để hạch toán. Xí Nghiệp chỉ sử dụng các sổ sau: sổ quỹ, sổ chi tiêt, bảng tổng hợp chi tiết, sổ cái, bảng cân đối số phát sinh nhưng Xí Nghiệp lại không lập “sổ đăng ký chứng từ ghi sổ” mà sổ đăng ký chứng từ ghi sổ lại rất quan trọng trong việc thực hiện đối chiếu số liệu với chứng từ ghi sổ và bảng cân đối số phát sinh.Vì vậy, Xí Nghiệp nên sử dụng các loại sổ như: sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, bảng tổng hợp chứng từ gốc
- Cách ghi sổ kế toán: trong việc ghi sổ xảy ra hiện tượng ghi sai, định khoản nhầm, nhưng nhân viên kế toán lại không áp dụng hình thức sửa sai trong kế toán mà lại sửa đổi một cách tùy tiện, không theo nguyên tắc kế toán. Vì vậy, để sửa sai kế toán cần áp dụng hình thức sửa sai trong kế toán. Có 3 phương pháp sửa sai:
+ Phương pháp cải chính. + Phương pháp ghi bổ sung. + Phương pháp ghi số âm.
Ngoài ra, nhân viên kế toán còn gián sổ cái khi ghi thiếu và gián đè lên chỗ sai. Điều này không đúng với quy định của Bộ Tài Chính.
Ví dụ 1: Giấy báo Nợ mã số 32a ngày 16/11 có nội dung nộp phí thu món tiền 5.000USD, số tiền là 26USD tương đương 413.738đ.
Xí Nghiệp định khoản:
Nợ 641 413.738
Có 112 413.738
Sau đó xóa bỏ nghiệp vụ bằng cách dùng bút gạch bỏ giá trị đi. Sửa sai:
Nợ 112 413.738
Có 641 413.738
Ví dụ 2: Giấy báo Nợ mã số 18 ngày 04/10 với nội dung: Shunifi trả tiền xưởng khô (hay X2) 30.000USD tương đương 476.940.000đ.
Xí Nghiệp định khoản:
Nợ 112 476.940.000
Có 136(X1) 476.940.000
Sau đó Xí Nghiệp gạch bỏ số tiền trên ở cột 136(X1) vì đây là giảm khoản phải thu xưởng khô (hay X2).
Sửa sai:
Nợ 136(X1) 476.940.000
Có 112 476.940.000
Nợ 112 476.940.000
Có 136(X2) 476.940.000
Ví dụ 3: chứng từ số hiệu 68 ngày 31/10 có nội dung trả tiền gia công xuất nhập khẩu số tiền 1.105,57USD tương đương 17.577.483đ.
Xí Nghiệp định khoản:
Nợ 627 17.577.483
Có 112 17.577.483
Sau đó xóa số tiền trên cột 627 bằng cách gạch ngang bằng bút chì vì hạch toán thiếu thuế GTGT số tiền 837.023đ.
Sửa sai: ghi thêm nghiệp vụ sau:
Nợ 133 837.023
Có 627 837.023
Ví dụ 4: Giấy báo Nợ số 23 ngày 6/10 có nội dung thu phí tiền 20.000USD là 35,2 USD tương đương 559.645đ.
Xí Nghiệp định khoản:
Nợ 641 559.645
Có 112 559.645
Sau đó từ số tiền 559.645đ trên cột 641 ghi tách ra làm 2 nhánh phân bổ chi phí cho 2 xưởng đông lạnh và xưởng khô bằng bút chì:
X1: 368.582đ X2: 191.063đ
Sửa sai: xí ngiệp nên hạch toán chi tiết chi phí 641 cho từng phân xưởng bằng cách tách cột 641 làm 2 cột 641(X1) và 641(X2).
Nợ 641(X1) 368.582
Nợ 641(X2) 191.063
Có 112 559.645
3. Biện pháp 3: Áp dụng tin học trong công tác kế toán - Sự cần thiết: