3.1.1. Nhiệm vụ và quyền hạn của phịng kế tốn
Phịng Tài chính Kế tốn chịu sự chỉ đạo điều hành trực tiếp của Giám đốc Công ty trong khâu hạch toán kế tốn, quản lý tài chính của đơn vị, là phịng nghiệp vụ thực hiện cơng tác hạch tốn quá trình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, cân đối các nguồn tài chính, lập và thực hiện kế hoạch thu chi tiền mặt thường xuyên trong hoạt động kinh doanh, lập báo cáo định kỳ theo yêu cầu của cấp trên thuộc phạm vi phải báo cáo. Cuối quý, cuối năm,phòng tiến hành lập báo cáo tài chính trình các cơ quan chủ quản duyệt. Đồng thời, phòng kế tốn chịu trách nhiệm trước Giám đốc cơng ty về khâu hạch toán của đơn vị.
3.1.2. Tổ chức bộ máy kế tốn của cơng ty
Căn cứ vào đặc điểm tổ chức, quy mô sản xuất kinh doanh của công ty, Công ty đã xây dựng bộ máy kế tốn tổ chức theo hình thức kế tốn tập trung, được thể hiện qua Sơ đồ sau:
(Theo hình thức tổ chức cơng tác bộ máy kết tốn tập trung)
KẾ TỐN TRƯỞNG Kế tốn vốn bằng tiền Kế tốn TSCĐ và chi phí Kế tốn cơng nợ Kế tốn hàng hóa
32
* Nhiệm vụ của từng bộ phận trong bộ máy kế toán
- Kế tốn trưởng: Có chức năng giúp giám đốc Công ty tổ chức, chỉ
đạo thực hiện tồn bộ cơng tác kế tốn, hệ thống thơng tin kinh tế và hạch toán các nghiệp vụ kinh tế ở Công ty theo chế độ kế toán mới, đồng thời kiểm sốt nhân viên kinh tế tài chính trong Cơng ty .
- Bộ phận kế toán vốn bằng tiền: Có nhiệm vụ phản ánh tình hình sử
dụng quỹ và tiền vốn, tiền mặt của Công ty và số dư tiền gửi Ngân hàng. Đồng thời theo dõi các khoản thu chi và thực hiện trực tiếp các hoạt động thu chi của Công ty.
- Bộ phận kế tốn hàng hóa: Chịu trách nhiệm theo dõi tình hình mua
hàng nhập kho, bán hàng, hàng tồn kho và tính trị giá vốn hàng xuất bán.
- Bộ phận kế toán tài sản cố định và chi phí: Có trách nhiệm trích khấu
hao tài sản cố định tính cho từng đối tượng chịu chi phí và tiến hành tập hợp các chi phí phát sinh trong tồn Cơng ty bao gồm chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp.
- Bộ phận kế tốn cơng nợ: Chịu trách nhiệm theo dõi, quản lý tình
hình thanh tốn các khoản tiền vay, tiền gửi, các khoản công nợ, xác định lãi tiền vay đồng thời đơn đốc thanh tốn đúng kỳ hạn.
Nhận xét: Với quy mô và đặc điểm hoạt động kinh doanh của công ty
tương đối đơn giản. Công ty chỉ kinh doanh thương mại, đồng thời hoạt động tiêu thụ chủ yếu theo phương thức tiêu thụ trực tiếp hạch toán đơn giản nên bộ máy kế tốn của Cơng ty như trên là tương đối hợp lý. Bộ máy kế tốn có đủ khả năng hồn thành khối lượng cơng tác kế tốn cần thiết trong Công ty.
3.2. Các chế độ và các phương pháp kế tốn áp dụng tại cơng ty
3.2.1. Chế độ kế tốn
Hiện nay, cơng ty áp dụng chế độ kế tốn doanh nghiệp ban hành theo Thơng tư 133/2016/TT/BTCngày 26/08/2016 của Bộ Tài chính.
- Niên độ kế tốn của Cơng ty bắt đầu từ 01/01và kết thúc vào ngày 31/12 hàng năm.
33
- Đơn vị tiền tệ sử dụng: Đồng ViệtNam.
3.2.2. Các phương pháp kế toán
Qua biểu 3.01, ta thấy hiện nay công ty đang áp dụng phương pháp kế toán sau:
Biểu 3.01: Phương pháp kế tốn cơng ty áp dụng
STT Nội dung kế toán Phương pháp kế tốn cơng ty áp dụng
1 Kế toán hàng tồn kho Phương pháp kê khai thường xuyên
2 Ghi nhận hàng tồn kho Phương pháp ghi nhận theo giá gốc
3 Tính giá xuất kho Phương pháp nhập trước xuất trước
4 Tính thuế giá trị gia tăng Phương pháp khấu trừ
5 Tính khấu hao tài sản cố định Phương pháp khấu hao theo đường thẳng
(Nguồn: Tổng hợp của Tác giả)
3.2.3. Hệ thống tài khoản sử dụng
Việc hạch toán kế tốn tại Cơng ty CPĐT và TMBC Toàn Cầuđược thực hiện theo đúng quy định của Bộ Tài Chính. Cơng ty ln điều chỉnh việc hạch tốn kế tốn phù hợp với những quyếtđịnh của Bộ TàiChính.
Để ghi chép, phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, Công ty sử dụng các tài khoản kế toán áp dụng cho doanh nghiệp vừa và nhỏ ban hành theo Thông tư số 133/2016/TT-BTC ngày 26/08/2016 của Bộ Tài chínhvà chi tiết phù hợp với đặc điểm kinh doanh của Cơng ty.
3.2.4. Hình thức ghi sổ kế tốn
Hình thức kế tốn hạch tốn cơng ty đang áp dụng là hình thức " Nhật ký chung " áp dụng trên máy vi tính.
* Trình tự ghi sổ kế tốntheo hình thức “Nhật ký chung” áp dụng trên máy vi tính.
34
Ghi chú:
Ghi hàng ngày.
Ghi cuối tháng.
Quan hệ kiểm tra, đối chiếu.
Sơ đồ 3.02: Trình tự ghi sổ kế tốn theo hình thức Nhật ký chung
* Quá trình ghi sổ được tiến hành theo trình tự như sau:
(1) Hàng ngày căn cứ vào chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã kiểm tra được dùng làm căn cứ ghi sổ kế toán, hàng ngày ghi nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào sổ nhật ký chung, sau đó căn cứ vào số liệu ghi trên sổ nhật ký chung để vào sổ cái theo các tài khoản phù hợp. Đồng thời với việc ghi sổ nhật ký chung hàng ngày kế toán căn cứ vào chứng từ gốc để vào các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan.
(2) Cuối tháng (hoặc vào bất kỳ thời điểm nào cần thiết) kế toán thực hiện các thao tác khóa sổ (cộng sổ) và lập báo cáo tài chính. Đồng thời đối
Chứng từ gốc Sổ nhật ký chung Bảng tổng hợp chi tiết Sổ thẻ kế toán chi tiết Sổ cái Bảng cân đối số phát sinh
Báo cáo tài chính Sổ nhật ký đặc biệt
35
chiếu số liệu trên sổ cái và bảng tổng hợp thanh tốn để ln đảm bảo tính chính xác, trung thực theo thông tin đã được nhập trong kỳ.
Sau khi đã kiểm tra khớp đúng số liệu trên sổ cái và bảng tổng hợp chi tiết được dùng để lập các Báo cáo tài chính.
Thực hiện việc lập và in báo cáo tài chính theo quy định.
Cuối tháng hoặccuối năm, kế toán tiến hành in sổ kế tốn ra giấy, đóng thành quyển và thực hiện các thủ tục pháp lý theo quy định về sổ kế toán.
3.2.5. Hệ thống sổ sách và báo cáo tài chính
Qua tìm hiểu thực tế hệ thống sổ sách và báo cáo tài chính của cơng ty, tơi thấy Công ty đã nghiêm chỉnh chấp hành quy định của Bộ Tài chính về chế độ kế tốn hiện hành. Ngồi ra, để phù hợp với hoạt động kinh doanh của mình, cơng ty còn mở thêm một số loại sổ sách khác để tiện theo dõi. Các sổ sách chủ yếu mà công ty sử dụng là:
- Sổ Nhật ký chung. - Sổ Cái.
- Các sổ, thẻ kế toán chi tiết.
Công ty đang sử dụng hệ thống báo cáo theo quy định của Bộ Tài Chính, bao gồm:
- Báo cáo tình hình tài chính ( Mẫu số B01a-DNN) - Bảng cân đối tài khoản (Mẫu số F01-DNN).
- Báo cáo kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh (Mẫu sốB02-DNN). - Báo cáo lưu chuyển tiền tệ (Mẫu số B03-DNN).
- Thuyết minh báo cáo tài chính (Mẫu số B09-DNN).
3.3. Nội dung hạch toán kế toán bán hàng tại Cơng ty CPĐT và TMBC Tồn Cầu Tồn Cầu
3.3.1. Đặc điểm chung về cơng tác tiêu thụ hàng hóa tại cơng ty
a) Phương thức bán hàng tại Công ty
Công ty kinh doanh thương mại với hoạt động chính là: Nhập hàng hố trực tiếp về để bán.
36
Công ty áp dụng các phương thức bán hàng : bán buôn, bán lẻ với nhiều hình thức khác nhau tùy theo nhu cầu của khách hàng.
- Ở khâu bán buôn: Công ty áp dụng phương thức chuyển bán thẳng với những khách hàng có mối quan hệ làm ăn lâu dài, ổn định và có uy tín. Phương thức này giúp Cơng ty tiêu thụ được lượng hàng hóa lớn mà không cần nhập kho, để giảm được chi phí kinh doanh của Công ty.Ở khâu này thường khách hàng nhận nợ (trả chậm). Khi nghiệp vụ bán buôn phát sinh tức là khi hợp đồng kinh tế đã được ký kết, phịng kế tốn của cơng ty lập hóa đơn GTGT.
- Ở khâu bán lẻ : Hình thức bán lẻ được áp dụng tại phịng bán hàng và kho của cơng ty. Khách hàng đến trực tiếp tại cửa hàng, lựa chọn hàng và đến kho của công ty để lấy đủ số lượng hàng cần lấy. Công ty thực hiện bán lẻ theo phương thức thu tiền tập trung, tức là khi phát sinh nghiệp vụ bán lẻ hàng hóa thì kế tốn lập hóa đơn GTGT. Trong trường hợp bán lẻ nhưng khách hàng yêu cầu chuyển hàng đến tận nhà thì kế tốn cũng lập Hóa đơn GTGT sau đó giao cho nhân viên bán hàng 2 liên. Sau khi đã giao hàng và thu tiền xong, nhân viên bán hàng có trách nhiệm nộp tiền hàng cho phịng kế tốn kèm Hóa đơn GTGT (Liên 3-liên xanh)
b) Phương thức thanh tốn:
Cơng ty thực hiện phương thức thanh toán hết sức đa dạng phụ thuộc vào sự thỏa thuận giữa hai bên theo hợp đồng kinh tế đã ký kết bao gồm: Tiền mặt, chuyển khoản, séc chuyển khoản, ủy nhiệm thu….
Công ty áp dụng 3 hình thức thanh toán: Thanh toán bằng tiền mặt, thanh toán qua ngân hàng bằng các hình thức chuyển khoản, hình thức bán chịu cho khách hàng
* Thanh toán bằng tiền mặt :
Sau khi ký kết Hợp đồng kinh tế, khách hàng nhận được hàng hoá hay chưa nhận được hàng hoá khách hàng thanh toán tiền hàng ngay hay trả trước tiền hàng cho nhân viến kế toán, nhân viên kế toán lập phiếu thu gồm 3 liên:
Liên 1: Lưu lại quyển gốc Liên 2: Giao cho khách hàng
37 Liên 3 Dùng để lưu vào bộ chứng từ. * Thanh toán qua ngân hàng
Khách hàng chấp nhận mua hàng của công ty và thanh toán tiền hàng cho cơng ty theo các hình thức chuyển khoản, uỷ nhiệm chi, thư tín dụng. Ngân hàng sẽ chuyển số tiền khách hàng thanh tốn vào tài khoản của cơng ty và gửi giấy báo có cho cơng ty
* Hình thức bán chịu
Khách hàng mua hàng của công ty nhưng chưa thanh toán tiền hàng ngay mà nợ một thời gian sau mới thanh toán (thời gian nợ được thoả thuận giữa bên mua và bên bán trong hợp đồng kinh tế đã ký kết). Hình thức này được cơng ty áp dụng với khách hàng có uy tín, có quan hệ làm ăn lâu dài với cơng ty.
3.3.2. Kế tốn giá vốn hàng bán
a) Chứng từ sử dụng
Phiếu xuất kho : (Mẫu sổ 3.1, Mẫu sổ 3.2)
Ghi đầy đủ các thông tin: tên hàng hóa, số lượng yêu cầu và số thực xuất, số tiền phải thanh toán, họ tên người mua hàng, lý do xuất kho, xuất tại kho nào….
Phiếu xuất kho do kế tốn hàng hóa (kiêm thủ kho của Cơng ty) lập khi có lệnh xuất kho.
b) Tài khoản sử dụng
Công ty sử dụng một số tài khoản sau để hạch toán giá vốn: TK632 “Giá vốn hàng bán”
TK 156 “Hàng hóa” c) Phương pháp hạch tốn
Cơng ty sử dụng phương pháp nhập trước xuất trước để tính giá vốn của hàng xuất bán, theo phương thức này thì lơ hàng nào nhập trước xuất bán trước, hàng nhập sau xuất bán sau như vậy hàng tồn kho cuối kỳ là hàng mua vào sau cùng.
38
Khi mua hàng phát sinh chi phí, kế tốn tập hợp vào bên nợ Tài khoản 1562 căn cứ vào từng lần xuất bán tiến hành phân bổ chi phí vào giá vốn cho phù hợp
Nợ TK 632 Giá vốn hàng bán
Có TK 1562 Chi phí mua hàng phân bổ cho hàng bán
Kế toán sử dụng phương pháp kê khai thường xuyên để hạch toán hàng tồn kho
Khi xuất kho hàng hoá giao cho người mua hàng: Kế toán hàng hoá (kiêm thủ kho) căn cứ vào đơn đặt hàng để ghi lượng hàng xuất trong ngày. Kế toán ghi phiếu xuất kho 3 liên:
Liên 1: Dùng để lưu lại cùng với cuống sổ Liên 2: Dùng để giao cho khách hàng
Liên 3: Dùng để lưu vào bộ chứng từ (liên 3 kế toán ghi giá vốn cho hàng xuất bán (giá vốn được tính theo phương pháp nhập trước xuất trước).
Ví dụ: Ngày 10/02/2018 sau khi ký kết hợp đồng kinh tế và có lệnh xuất lơ hàng cốc thủy tinh LG 385 tại kho bán cho Công ty TNHH Hồng Thịnh, tại kho Kế toán ghi phiếu xuất kho.
Phiếu xuất kho lập thành 3 liên ghi đầy đủ các thông tin vật tư xuất (Số phiếu, ngày tháng, tên người nhận, tên hàng hóa…)
+ Liên 1: Lưu làm chứng từ gốc + Liên 2: Giao cho khách hàng giữ
+ Liên 3: Thủ kho giữ để ghi vào thẻ kho, sau đó ghi vào sổ kế tốn Trích phiếu xuất kho ngày 10/02/2018:
39
Mẫu sổ 3.01: Phiếu xuất kho bán hàng cho Công ty TNHH Hồng Thịnh
Đơn vị: Cty CPĐT và TMBC Toàn Cầu Địa chỉ: P.Phương Liệt, Q.Thanh Xuân, Hà Nội
Mẫu số 01-VT
(Ban hành theo TT133/2016/TT-BTC ngày 26/06/2016 của BTC)
PHIẾU XUẤT KHO
Ngày 10 tháng 02 năm 2018 Số:102 NợTK 632 Có TK 1561 - Họ và tên người nhận hàng: - Đơn vị : Công ty TNHH Hồng Thịnh - Lý do xuất: Xuất bán
- Xuất tại kho: 01- Công ty
- Địa điểm: Kho Cơng ty CPĐT và TMBC Tồn Cầu
STT
Tên, nhãn hiệu, quy cách , phẩm chất vật tư, sản phẩm, hàng hóa Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực xuất A B C 1 2 3 4 1 Cốc LG 385 Bộ 450 450 85.000 38.250.000 Cộng X 450 450 X 38.250.000 Người lập phiếu Người nhận hàng Thủ kho Kế toán trưởng Giám đốc
(Ký,họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký , họ tên) (Ký,họ tên ,
đóng dấu)
40
Ví dụ: Ngày 12/2/2018 xuất cho cơng ty CP Vinamaxi lô hàng bút béo SP105
sau khi đã ký kết hợp đồng kinh tế với tổng giá thanh toán là 44.000.000đồng và có lệnh xuất kho tại kho thủ kho ghi phiếu xuất kho gồm 3 liên, liên 3 lưu vào bộ chứng từ, kế toán ghi giá vốn cho hàng xuất bán. Cụ thể:
Mẫu sổ 3.02: Phiếu xuất kho bán hàng cho Công ty CP Vinamaxi
Đơn vị: Cty CPĐT và TMBC Toàn Cầu Địa chỉ: số 12 ,ngõ 73, Nguyễn Văn Trỗi,
P.Phương Liệt, Q.Thanh Xuân, Hà Nội
Mẫu số 01-VT
(Ban hành theo TT133/2016/TT-BTC ngày 26/06/2016 của BTC)
PHIẾU XUẤT KHO
Ngày 12 tháng 02 năm 2018
Số: 105 NợTK 632
CóTK 1561
- Họ và tên người nhận hàng: - Đơn vị : Công ty CP Vinamaxi - Lý do xuất: Xuất bán
- Xuất tại kho: 01- Công ty
- Địa điểm: Kho Công ty CPĐT và TMBC Toàn Cầu STT Tên,nhãn hiệu, quy cách ,
phẩm chất vật tư, sản phẩm, hàng hóa Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực xuất A B C 1 2 3 4 1 Bút béo Chiếc 5.000 5.000 6.000 30.000.000 Cộng X 450 450 X 30.000.000
Người lập phiếu Người nhận hàng
Thủ kho Kế toán trưởng
Giám đốc
(Ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, đóng dấu)
41
Mẫu sổ 3.03: Thẻ kho
Đơn vị: Công ty CPĐT và
TMBC Toàn Cầu Thẻ kho
Ngày lập thẻ: 01/02/2018 Tờ số: 01 Mẫu số S09 - DNN Ban hành theo TT số 133/2016/TT-BTC Ngày 26/08/2016 - Tên nhãn hiệu, quy cách vật tư: Cốc LG 385
- Đơn vị tính: Bộ - Mã số: TT Chứng từ Trích yếu Số lượng Ký xác nhận của kế toán SH NT Nhập Xuất Tồn Tồn đầu tháng 800 1 001 10/02 Xuất bán 450 350 2 025 10/02 Nhập hàng của công ty Tấn Hợp 3.000 3.350 3 004 12/02 Xuất bán 700 2.650 4 007 21/02 Xuất bán 1.000 1.650 5 010 21/02 Xuất bán 550 1.100 6 012 24/02 Xuất bán 500 600 7 031 24/02 Nhập của công ty Lan Hương 5.000 5.600 015 28/02 Xuất bán 2000 3.600 Cộng tháng 02 8.000 5.200 3.600 Người lập (ký, họ tên) Kế toán trưởng (ký, họ tên) Giám đốc (ký, họ tên) Nguồn: phịng Tài chính Kế tốn
Kế tốn tập hợp vào sổ Nhật ký chung và lên Sổ cái cho tài khoản 632 “Giá vốn hàng bán”
42
Mẫu sổ 3.04: Trích sổ cái tài khoản 632 – Giá vốn hàng bán
Cơng ty CPĐT và TMBC Tồn Cầu Địa chỉ: Số 12, ngõ 73, Nguyễn Văn Trỗi, Phường Phương Liệt, quận Thanh Xuân – Hà Nội
(Ban hành theo TT số 133/2016/TT-BTC