3.2. Các chế độ và các phương pháp kế tốn áp dụng tại cơng ty
3.2.3. Hệ thống tài khoản sử dụng
Việc hạch toán kế toán tại Công ty CPĐT và TMBC Toàn Cầuđược thực hiện theo đúng quy định của Bộ Tài Chính. Cơng ty ln điều chỉnh việc hạch toán kế toán phù hợp với những quyếtđịnh của Bộ TàiChính.
Để ghi chép, phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, Công ty sử dụng các tài khoản kế toán áp dụng cho doanh nghiệp vừa và nhỏ ban hành theo Thông tư số 133/2016/TT-BTC ngày 26/08/2016 của Bộ Tài chínhvà chi tiết phù hợp với đặc điểm kinh doanh của Cơng ty.
3.2.4. Hình thức ghi sổ kế tốn
Hình thức kế tốn hạch tốn cơng ty đang áp dụng là hình thức " Nhật ký chung " áp dụng trên máy vi tính.
* Trình tự ghi sổ kế tốntheo hình thức “Nhật ký chung” áp dụng trên máy vi tính.
34
Ghi chú:
Ghi hàng ngày.
Ghi cuối tháng.
Quan hệ kiểm tra, đối chiếu.
Sơ đồ 3.02: Trình tự ghi sổ kế tốn theo hình thức Nhật ký chung
* Quá trình ghi sổ được tiến hành theo trình tự như sau:
(1) Hàng ngày căn cứ vào chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã kiểm tra được dùng làm căn cứ ghi sổ kế toán, hàng ngày ghi nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào sổ nhật ký chung, sau đó căn cứ vào số liệu ghi trên sổ nhật ký chung để vào sổ cái theo các tài khoản phù hợp. Đồng thời với việc ghi sổ nhật ký chung hàng ngày kế toán căn cứ vào chứng từ gốc để vào các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan.
(2) Cuối tháng (hoặc vào bất kỳ thời điểm nào cần thiết) kế toán thực hiện các thao tác khóa sổ (cộng sổ) và lập báo cáo tài chính. Đồng thời đối
Chứng từ gốc Sổ nhật ký chung Bảng tổng hợp chi tiết Sổ thẻ kế toán chi tiết Sổ cái Bảng cân đối số phát sinh
Báo cáo tài chính Sổ nhật ký đặc biệt
35
chiếu số liệu trên sổ cái và bảng tổng hợp thanh tốn để ln đảm bảo tính chính xác, trung thực theo thơng tin đã được nhập trong kỳ.
Sau khi đã kiểm tra khớp đúng số liệu trên sổ cái và bảng tổng hợp chi tiết được dùng để lập các Báo cáo tài chính.
Thực hiện việc lập và in báo cáo tài chính theo quy định.
Cuối tháng hoặccuối năm, kế toán tiến hành in sổ kế tốn ra giấy, đóng thành quyển và thực hiện các thủ tục pháp lý theo quy định về sổ kế toán.
3.2.5. Hệ thống sổ sách và báo cáo tài chính
Qua tìm hiểu thực tế hệ thống sổ sách và báo cáo tài chính của cơng ty, tơi thấy Công ty đã nghiêm chỉnh chấp hành quy định của Bộ Tài chính về chế độ kế tốn hiện hành. Ngồi ra, để phù hợp với hoạt động kinh doanh của mình, cơng ty cịn mở thêm một số loại sổ sách khác để tiện theo dõi. Các sổ sách chủ yếu mà công ty sử dụng là:
- Sổ Nhật ký chung. - Sổ Cái.
- Các sổ, thẻ kế tốn chi tiết.
Cơng ty đang sử dụng hệ thống báo cáo theo quy định của Bộ Tài Chính, bao gồm:
- Báo cáo tình hình tài chính ( Mẫu số B01a-DNN) - Bảng cân đối tài khoản (Mẫu số F01-DNN).
- Báo cáo kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh (Mẫu sốB02-DNN). - Báo cáo lưu chuyển tiền tệ (Mẫu số B03-DNN).
- Thuyết minh báo cáo tài chính (Mẫu số B09-DNN).
3.3. Nội dung hạch tốn kế tốn bán hàng tại Cơng ty CPĐT và TMBC Toàn Cầu Toàn Cầu
3.3.1. Đặc điểm chung về cơng tác tiêu thụ hàng hóa tại công ty
a) Phương thức bán hàng tại Công ty
Cơng ty kinh doanh thương mại với hoạt động chính là: Nhập hàng hố trực tiếp về để bán.
36
Công ty áp dụng các phương thức bán hàng : bán bn, bán lẻ với nhiều hình thức khác nhau tùy theo nhu cầu của khách hàng.
- Ở khâu bán buôn: Công ty áp dụng phương thức chuyển bán thẳng với những khách hàng có mối quan hệ làm ăn lâu dài, ổn định và có uy tín. Phương thức này giúp Cơng ty tiêu thụ được lượng hàng hóa lớn mà khơng cần nhập kho, để giảm được chi phí kinh doanh của Công ty.Ở khâu này thường khách hàng nhận nợ (trả chậm). Khi nghiệp vụ bán buôn phát sinh tức là khi hợp đồng kinh tế đã được ký kết, phịng kế tốn của cơng ty lập hóa đơn GTGT.
- Ở khâu bán lẻ : Hình thức bán lẻ được áp dụng tại phịng bán hàng và kho của công ty. Khách hàng đến trực tiếp tại cửa hàng, lựa chọn hàng và đến kho của công ty để lấy đủ số lượng hàng cần lấy. Công ty thực hiện bán lẻ theo phương thức thu tiền tập trung, tức là khi phát sinh nghiệp vụ bán lẻ hàng hóa thì kế tốn lập hóa đơn GTGT. Trong trường hợp bán lẻ nhưng khách hàng yêu cầu chuyển hàng đến tận nhà thì kế tốn cũng lập Hóa đơn GTGT sau đó giao cho nhân viên bán hàng 2 liên. Sau khi đã giao hàng và thu tiền xong, nhân viên bán hàng có trách nhiệm nộp tiền hàng cho phịng kế tốn kèm Hóa đơn GTGT (Liên 3-liên xanh)
b) Phương thức thanh tốn:
Cơng ty thực hiện phương thức thanh toán hết sức đa dạng phụ thuộc vào sự thỏa thuận giữa hai bên theo hợp đồng kinh tế đã ký kết bao gồm: Tiền mặt, chuyển khoản, séc chuyển khoản, ủy nhiệm thu….
Công ty áp dụng 3 hình thức thanh toán: Thanh toán bằng tiền mặt, thanh toán qua ngân hàng bằng các hình thức chuyển khoản, hình thức bán chịu cho khách hàng
* Thanh toán bằng tiền mặt :
Sau khi ký kết Hợp đồng kinh tế, khách hàng nhận được hàng hoá hay chưa nhận được hàng hoá khách hàng thanh toán tiền hàng ngay hay trả trước tiền hàng cho nhân viến kế toán, nhân viên kế toán lập phiếu thu gồm 3 liên:
Liên 1: Lưu lại quyển gốc Liên 2: Giao cho khách hàng
37 Liên 3 Dùng để lưu vào bộ chứng từ. * Thanh toán qua ngân hàng
Khách hàng chấp nhận mua hàng của cơng ty và thanh tốn tiền hàng cho cơng ty theo các hình thức chuyển khoản, uỷ nhiệm chi, thư tín dụng. Ngân hàng sẽ chuyển số tiền khách hàng thanh tốn vào tài khoản của cơng ty và gửi giấy báo có cho cơng ty
* Hình thức bán chịu
Khách hàng mua hàng của công ty nhưng chưa thanh toán tiền hàng ngay mà nợ một thời gian sau mới thanh toán (thời gian nợ được thoả thuận giữa bên mua và bên bán trong hợp đồng kinh tế đã ký kết). Hình thức này được cơng ty áp dụng với khách hàng có uy tín, có quan hệ làm ăn lâu dài với cơng ty.
3.3.2. Kế toán giá vốn hàng bán
a) Chứng từ sử dụng
Phiếu xuất kho : (Mẫu sổ 3.1, Mẫu sổ 3.2)
Ghi đầy đủ các thơng tin: tên hàng hóa, số lượng yêu cầu và số thực xuất, số tiền phải thanh toán, họ tên người mua hàng, lý do xuất kho, xuất tại kho nào….
Phiếu xuất kho do kế toán hàng hóa (kiêm thủ kho của Cơng ty) lập khi có lệnh xuất kho.
b) Tài khoản sử dụng
Công ty sử dụng một số tài khoản sau để hạch toán giá vốn: TK632 “Giá vốn hàng bán”
TK 156 “Hàng hóa” c) Phương pháp hạch tốn
Cơng ty sử dụng phương pháp nhập trước xuất trước để tính giá vốn của hàng xuất bán, theo phương thức này thì lơ hàng nào nhập trước xuất bán trước, hàng nhập sau xuất bán sau như vậy hàng tồn kho cuối kỳ là hàng mua vào sau cùng.
38
Khi mua hàng phát sinh chi phí, kế tốn tập hợp vào bên nợ Tài khoản 1562 căn cứ vào từng lần xuất bán tiến hành phân bổ chi phí vào giá vốn cho phù hợp
Nợ TK 632 Giá vốn hàng bán
Có TK 1562 Chi phí mua hàng phân bổ cho hàng bán
Kế toán sử dụng phương pháp kê khai thường xuyên để hạch toán hàng tồn kho
Khi xuất kho hàng hoá giao cho người mua hàng: Kế toán hàng hoá (kiêm thủ kho) căn cứ vào đơn đặt hàng để ghi lượng hàng xuất trong ngày. Kế toán ghi phiếu xuất kho 3 liên:
Liên 1: Dùng để lưu lại cùng với cuống sổ Liên 2: Dùng để giao cho khách hàng
Liên 3: Dùng để lưu vào bộ chứng từ (liên 3 kế toán ghi giá vốn cho hàng xuất bán (giá vốn được tính theo phương pháp nhập trước xuất trước).
Ví dụ: Ngày 10/02/2018 sau khi ký kết hợp đồng kinh tế và có lệnh xuất lơ hàng cốc thủy tinh LG 385 tại kho bán cho Công ty TNHH Hồng Thịnh, tại kho Kế toán ghi phiếu xuất kho.
Phiếu xuất kho lập thành 3 liên ghi đầy đủ các thông tin vật tư xuất (Số phiếu, ngày tháng, tên người nhận, tên hàng hóa…)
+ Liên 1: Lưu làm chứng từ gốc + Liên 2: Giao cho khách hàng giữ
+ Liên 3: Thủ kho giữ để ghi vào thẻ kho, sau đó ghi vào sổ kế tốn Trích phiếu xuất kho ngày 10/02/2018:
39
Mẫu sổ 3.01: Phiếu xuất kho bán hàng cho Công ty TNHH Hồng Thịnh
Đơn vị: Cty CPĐT và TMBC Toàn Cầu Địa chỉ: P.Phương Liệt, Q.Thanh Xuân, Hà Nội
Mẫu số 01-VT
(Ban hành theo TT133/2016/TT-BTC ngày 26/06/2016 của BTC)
PHIẾU XUẤT KHO
Ngày 10 tháng 02 năm 2018 Số:102 NợTK 632 Có TK 1561 - Họ và tên người nhận hàng: - Đơn vị : Công ty TNHH Hồng Thịnh - Lý do xuất: Xuất bán
- Xuất tại kho: 01- Công ty
- Địa điểm: Kho Cơng ty CPĐT và TMBC Tồn Cầu
STT
Tên, nhãn hiệu, quy cách , phẩm chất vật tư, sản phẩm, hàng hóa Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực xuất A B C 1 2 3 4 1 Cốc LG 385 Bộ 450 450 85.000 38.250.000 Cộng X 450 450 X 38.250.000 Người lập phiếu Người nhận hàng Thủ kho Kế toán trưởng Giám đốc
(Ký,họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký , họ tên) (Ký,họ tên ,
đóng dấu)
40
Ví dụ: Ngày 12/2/2018 xuất cho công ty CP Vinamaxi lô hàng bút béo SP105
sau khi đã ký kết hợp đồng kinh tế với tổng giá thanh tốn là 44.000.000đồng và có lệnh xuất kho tại kho thủ kho ghi phiếu xuất kho gồm 3 liên, liên 3 lưu vào bộ chứng từ, kế toán ghi giá vốn cho hàng xuất bán. Cụ thể:
Mẫu sổ 3.02: Phiếu xuất kho bán hàng cho Công ty CP Vinamaxi
Đơn vị: Cty CPĐT và TMBC Toàn Cầu Địa chỉ: số 12 ,ngõ 73, Nguyễn Văn Trỗi,
P.Phương Liệt, Q.Thanh Xuân, Hà Nội
Mẫu số 01-VT
(Ban hành theo TT133/2016/TT-BTC ngày 26/06/2016 của BTC)
PHIẾU XUẤT KHO
Ngày 12 tháng 02 năm 2018
Số: 105 NợTK 632
CóTK 1561
- Họ và tên người nhận hàng: - Đơn vị : Công ty CP Vinamaxi - Lý do xuất: Xuất bán
- Xuất tại kho: 01- Công ty
- Địa điểm: Kho Cơng ty CPĐT và TMBC Tồn Cầu STT Tên,nhãn hiệu, quy cách ,
phẩm chất vật tư, sản phẩm, hàng hóa Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực xuất A B C 1 2 3 4 1 Bút béo Chiếc 5.000 5.000 6.000 30.000.000 Cộng X 450 450 X 30.000.000
Người lập phiếu Người nhận hàng
Thủ kho Kế toán trưởng
Giám đốc
(Ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, đóng dấu)
41
Mẫu sổ 3.03: Thẻ kho
Đơn vị: Cơng ty CPĐT và
TMBC Tồn Cầu Thẻ kho
Ngày lập thẻ: 01/02/2018 Tờ số: 01 Mẫu số S09 - DNN Ban hành theo TT số 133/2016/TT-BTC Ngày 26/08/2016 - Tên nhãn hiệu, quy cách vật tư: Cốc LG 385
- Đơn vị tính: Bộ - Mã số: TT Chứng từ Trích yếu Số lượng Ký xác nhận của kế toán SH NT Nhập Xuất Tồn Tồn đầu tháng 800 1 001 10/02 Xuất bán 450 350 2 025 10/02 Nhập hàng của công ty Tấn Hợp 3.000 3.350 3 004 12/02 Xuất bán 700 2.650 4 007 21/02 Xuất bán 1.000 1.650 5 010 21/02 Xuất bán 550 1.100 6 012 24/02 Xuất bán 500 600 7 031 24/02 Nhập của công ty Lan Hương 5.000 5.600 015 28/02 Xuất bán 2000 3.600 Cộng tháng 02 8.000 5.200 3.600 Người lập (ký, họ tên) Kế toán trưởng (ký, họ tên) Giám đốc (ký, họ tên) Nguồn: phịng Tài chính Kế tốn
Kế toán tập hợp vào sổ Nhật ký chung và lên Sổ cái cho tài khoản 632 “Giá vốn hàng bán”
42
Mẫu sổ 3.04: Trích sổ cái tài khoản 632 – Giá vốn hàng bán
Cơng ty CPĐT và TMBC Tồn Cầu Địa chỉ: Số 12, ngõ 73, Nguyễn Văn Trỗi, Phường Phương Liệt, quận Thanh Xuân – Hà Nội
(Ban hành theo TT số 133/2016/TT-BTC ngày 26/08/2016 của bộ trưởng BTC)
SỔ CÁI Từ ngày 01/02/2018 đến ngày 28/02/2018 TK632: Giá vốn hàng bán Ngà y ghi sổ Chứng từ Diễn giải Tài khoả n Số tiền Số Ngà y Nợ Có 10/02 PX102 10/02 Giá vốn cốc thủy tính LG385 632 38.250.000 … … … …………………… …. …….. …….. 12/02 PX105 12/02 Giá vốn bút béo 632 30.000.000 … … … …………………… …. …….. …….. 28/02 28/02 Giá vốn cung cấp dịch vụ 154 28.745.000 28/02 28/02 Kết chuyển giá vốn hàng bán 632 128.575.000 Cộng số phát sinh 128.575.000 128.575.000 Số dư cuối kỳ
Hà Nội, ngày 28 tháng 2 năm 2018
Người ghi sổ (ký, họ tên) Kế toán trưởng (ký,họ tên) Giám đốc (Ký,họ tên, đóng dấu) Nguồn: Phịng Tài chính Kế tốn
43
Cuối kế toán tiến hành tổng hợp giá vốn thực tế và kết chuyển giá vốn hàng bán vào tài khoản xác định kết quả kinh doanh 911 như sau:
Nợ TK 911 : 128.575.000 đồng
Có TK 632 : 128.575.000 đồng
Nhận xét: Việc hạch tốn giá vốn hàng bán của Cơng ty tương đối đầy đủ và
hợp lý.
3.3.3. Kế toán doanh thu bán hàng
Doanh thu của cơng ty chủ yếu là doanh thu bán hàng hóa. a) Chứng từ sử dụng
Công ty CPĐT và TMBC Toàn Cầu là công ty kinh doanh tổng hợp nhiều loại hàng hóa khác nhau với nhiều phương thức bán hàng khác nhau, do vậy tùy thuộc vào mỗi phương thức bán hàng, từng hình thức thanh tốn mà chứng từ sử dụng là khác nhau. Công ty sử dụng một số chứng từ sau trong q trình hạch tốn nghiệp vụ doanh thu
- Hóa đơn GTGT:
Là chứng từ chứng minh cho nghiệp vụ kinh tế phát sinh, dùng để theo dõi giám sát, số lượng chất lượng, giá trị hàng xuất bán, và được lập thành 3 liên:
Liên 1 (màu tím) dùng để lưu lại cùng với cuống sổ. Liên 2 (màu đỏ) dùng để giao cho khách hàng. Liên 3 (màu xanh) dùng lưu vào bộ chứng từ. Hóa đơn GTGT do kế tốn hàng hố lập.
b)Tài khoản sử dụng
Để hạch toán doanh thu kế toán sử dụng số tài khoản sau:
- Tài khoản 511 “Doanh thu bán hàngvà cung cấp dịch vụ” chi tiết: + TK 5111 “Doanh thu bán hàng hóa”
+ TK 5118 “Doanh thu khác ”
- Tài khoản 156 “Hàng hóa” chi tiết: + TK 1561 “Hàng hóa”
44 + TK 1562 “Chi phí mua hàng”
c) Phương pháp hạch toán
Khi nhận được đơn đặt hàng và có lệnh xuất hàng, kế tốn hàng hóa ghi hóa đơn GTGT theo số lượng của đơn đặt hàng với giá bán.
Ví dụ: Xuất bán cho Cơng ty TNHH Hồng Thịnh kế tốn hàng hoá ghi
phiếu xuất kho (Mẫu sổ 3.01) và ghi hóa đơn Giá trị gia tăng (GTGT) theo số lượng của đơn đặt hàng và giá bán đã được tính tốn cho lơ hàng này như sau: Kế toán căn cứ vào Phiếu xuất kho (Mẫu sổ 3.01) và Hóa đơn GTGT (mẫu sổ 3.04). Hạch toán như sau:
+) Phảnánh giá vốn hàng bán Nợ TK 632 (Cốc LG385): 38.250.000đồng Có TK156: 38.250.000 đồng +) Phản ánh doanh thu bán hàng Nợ TK 131(Hồng Thịnh): 47.025.000 đồng Có TK5111: 42.750.000 đồng Có TK3331: 4.475.000 đồng
Công ty TNHH Hồng Thịnh nhận nợ theo hợp đồng kinh tế, kế toán đưa vào sổ chi tiết khách hàng để theo dõi tình hình thanh tốn của khách hàng này
45
Mẫu sổ 3.05: Trích hóa đơn GTGT bán hàng cho Cơng ty TNHH Hồng Thịnh
HỐ ĐƠN Mẫu số: 01 GTKT - 3LL
GIÁ TRỊ GIA TĂNG Ký hiệu: TC/17P
Liên 2: (Giao cho khách hàng) 0000158
Ngày 10 tháng 02 năm 2018
Đơn vị bán hàng: Công ty CPĐT và TMBC Toàn Cầu
Địa chỉ: 12, ngõ 73 Nguyễn Văn Trỗi, phường Phương Liệt, quận Thanh Xuân, Hà Nội Số TK:
MS: 0 1 0 2 9 6 3 8 0 1 Họ tên người mua hàng:
Đơn vị: Công ty TNHH Hồng Thịnh
Địa chỉ: Số 27 Đào Tấn, Ba Đình, Hà Nội MST: 0 1 0 3 2 4 0 0 2 0
Hình thức thanh tốn: CK
STT Tên hàng hóa dịch vụ
Đơn vị
tính Số lượng Đơn giá Thành Tiền
A B C 1 2 3 = 1X2
1 Cốc thủy tinh LG385 Bộ 450 95.000 42.750.000
Cộng tiền hàng: 42.750.000
Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 4.275.000
Tổng cộng tiền thanh toán: 47.025.000
Số tiền viết bằng chữ: Bốn mươi bảy triệu, khơng trăm hai mươi lăm nghìn đồng./.