- Độ tin cậy của dữ liệu:
6. Lời cầu thị
2.2. Thực trạng hoạt động tuyển dụng nhân sự tại Công ty TNHH Thiết Kế Kiến
2.2.4. Nguồn và phương pháp tuyển dụng tại Công ty
Để có thể tuyển dụng được nguồn nhân lực tốt, đáp ứng được những tiêu chuẩn trong công việc đã yêu cầu cũng như các chỉ tiêu về số lượng nhân sự cần tuyển mà Công ty đã đưa ra, Paris Décor sử dụng nguồn tuyển dụng cả bên trong lẫn bên ngoài doanh nghiệp. Điều này giúp cho Cơng ty có thể khai thác tối đa nguồn nhân lực hiện có trong Cơng ty cho những vị trí cần nhiều kinh nghiệm hơn và quen với cách thức làm việc trong Công ty, đồng thời khi mở rộng nguồn tuyển dụng ra bên ngồi Cơng ty cũng có thể tuyển dụng được nhân lực mới hơn góp phần trong việc mở rộng Cơng ty.
sau:
2.2.4.1. Nguồn tuyển dụng bên trong doanh nghiệp
Nguồn tuyển dụng: Nguồn này được Công ty sử dụng trong hai trường hợp
Một là khi bộ phận nào đó trong Cơng ty thiếu người sẽ thơng báo tuyển trong Công ty, nhân viên bộ phận nào quan tâm báo cáo với người quản lý bộ phận mình và sẽ được người quản lý trực tiếp bộ phận có nhu cầu tuyển dụng phỏng vấn, kiểm tra các nghiệp vụ chun mơn. .
Hai là trường hợp tuyển những vị trí cao, sử dụng phương pháp tìm kiếm nhân viên từ nguồn nội bộ như: Tổ trưởng, trưởng bộ phận, phó Giám đốc và Giám đốc. Đây là những người đã gắn bó với Công ty. Điều này sẽ tạo động cơ tốt cho tất cả lao động trong Công ty, thúc đẩy qua trình làm việc của mọi người bởi lẽ đây là cơ hội thăng tiến của họ. Họ phải cố gắng, nỗ lực hết mình trong cơng việc để có thể trở thành ứng cử viên sáng giá. Khi được đề bạt, bổ nhiệm vào vị trí cao hơn vị trí hiện tại thì họ sẽ cảm thấy thoả mãn hơn đối với công việc, gắn bó với tổ chức hơn.
Tuyển dụng theo nguồn này có rất nhiều tiện lợi cho Công ty như chi phí tuyển dụng thấp, khơng tốn nhiều thời gian để hướng dẫn người lao động làm quen với công việc. Đồng thời tạo được niềm tin và động lực cho các nhân viên làm việc trong Công ty vì họ hy vọng sẽ được thăng tiến lên vị trí cơng việc cao hơn. Tuy nhiên, hình thức này cũng có nhược điểm số lượng khơng lớn, khơng làm mới chất lượng nguồn nhân lực trong Công ty, mặt khác có thể gây ra những xung đột, bè phái trong nội bộ.
Như vậy công tác tuyển dụng đối với nguồn bên trong đã được Công ty quan tâm, giúp cho Công ty tiết kiệm được phần nào thời gian và chi phí tuyển dụng, sử dụng một cách hiệu quả nguồn lực hiện có, tạo cho người lao động cơ hội để thăng tiến, làm tăng sự gắn bó giữa họ và Cơng ty.
Phương pháp tuyển dụng:
Bộ phận nhân sự sẽ sử dụng bảng thông báo tuyển dụng và gửi đến tất cả các nhân viên trong Công ty để mọi người cùng nắm được tình hình, liệt kê đầy đủ thơng tin về vị trí tuyển dụng và yêu cầu cụ thể đối với từng vị trí tuyển dụng. Những thơng tin này sẽ thông báo cho tồn thể nhân viên trong Cơng ty nắm được các vị trí đang cần tuyển và khuyến khích họ tham gia ứng tuyển nếu thấy phù hợp.
Bảng 2.8: Kết quả số lượng tuyển dụng từ nội bộ của Cơng ty TNHH Thiết Kế Kiến Trúc Trang Trí Nội Thất Paris giai đoạn 2018-2020
Đvt: Người
Năm 2018 2019 2020
Số lượng tuyển được 8 18 16
Kế hoạch tuyển dụng 21 30 29
(Nguồn: Phòng HC - NS)
Thơng qua bảng 2.6 ta có thể nhận thấy hiện nay số lượng tuyển dụng nguồn nội bộ hàng năm tại Cơng ty cịn khá nhiều, đây là nguồn tuyển dụng giúp Công ty giảm dụng bớt chi phí tuyển dụng. Tuy nhiên, nguồn tuyển dụng từ nội bộ cũng sẽ còn một số hạn chế nhất định như việc gây ra tình trạng khó tuyển được đúng người, đúng việc do hạn chế số lượng tham gia ứng tuyển. Ngoài ra do tuyển dụng từ nguồn nội bộ đôi khi gây ra những khó khăn cho nhà tuyển dụng bởi số lượng tham gia ứng tuyển cũng bị hạn chế trong khi nhu cầu tuyển dụng lớn thì chắc chắn bộ phận tuyển dụng sẽ không tuyển đủ người theo yêu cầu.
2.2.4.2. Nguồn tuyển dụng bên ngoài doanh nghiệp
Nguồn tuyển dụng: Những năm gần đây Công ty mở rộng quy mô kinh doanh, nguồn nhân lực hiện có của Cơng ty khơng thể đáp ứng đủ nhu cầu về số lượng cũng như chất lượng, do vậy Công ty phải tuyển dụng thêm nhân lực từ nguồn bên ngồi.
Do quy mơ của Công ty không quá lớn và số lượng nhân sự cần tuyển dụng không quá nhiều nên Paris Décor chưa sử dụng nhiều phương pháp tuyển dụng. Paris Décor ưu tiên sử dụng phương pháp đăng tin tuyển dụng thông qua các trang web và thu hút ứng viên từ việc đăng tuyển thực tập sinh là những bạn sinh viên ở các trường đại học, cao đẳng.
Đối với phương pháp đăng tin tuyển dụng thông qua các trang web: Paris Décor thường xuyên đăng tuyển nhân viên trên trang chủ Facebook của Công ty, quảng cáo tuyển dụng trên facebook, google, ngồi ra cịn đăng tuyển trên các trang web như vieclam24h.vn, timviec365.vn …
Đối với việc thu hút ứng viên từ việc đăng tuyển thực tập sinh: Paris Décor nhận thấy các sinh viên ở các trường đại học, cao đẳng thường được đào tạo khá bài bản, khoa học và có hệ thống. Mặc dù chưa có kinh nghiệm thực tế nhưng họ lại có sức trẻ, nhiệt huyết, đam mê, tinh thần ham học hỏi, cầu tiến. Chính vì thế, Paris Décor sau 2 năm đi vào hoạt động đã xây dựng và phát triển chính sách nhận sinh viên của các trường đại học, cao đẳng về thực tập tại Công ty. Thời gian đầu, sinh viên sẽ được thực tập và làm quen với các cơng việc với các vị trí và sẽ được làm những công việc giống như những nhân viên thật sự. Sau một thời gian làm việc đến khi kết thúc q trình thực tập, sẽ có bộ phận đánh giá năng lực cho sinh viên thực tập. Khi đã có kết quả đánh giá, những thực tập sinh nào có mong muốn được gắn bó lâu dài với Cơng ty sẽ được phía Cơng ty xem xét và sẽ tạo mọi điều kiện tốt nhất cho sinh viên.
Bảng 2.9: Kết quả số lượng tuyển dụng từ bên ngồi của Cơng ty TNHH Thiết Kế Kiến Trúc Trang Trí Nội Thất Paris giai đoạn 2018-2020
Đvt: Người
Năm 2018 2019 2020
Số lượng tuyển được 5 12 13
Kế hoạch tuyển dụng 21 30 29
(Nguồn: Phịng HC - NS)
Thơng qua bảng 2.7 ta thấy rằng, số lượng tuyển dụng từ nguồn bên ngoài hiện nay của Cơng ty cịn khá ít, nó chỉ biến động trên dưới 10 người/năm. Có thể thấy rằng việc tuyển dụng lao động mới từ nguồn bên ngồi của Cơng ty hiện nay còn gặp
Bước 3
Tiếp nhận và sàng lọc hồ sơ Bước 2
Thông báo tuyển dụng Bước 1 Chuẩn bị tuyển dụng Bước 6 Thử việc Bước 5 Lựa chọn ứng viên Bước 4 Phỏng vấn ứng viên
nhiều khó khăn. Nếu so với nguồn tuyển dụng nội bộ thì rõ ràng nguồn tuyển dụng bên ngoài của Cơng ty cịn khá hạn chế, nguyên nhân là do công tác thông báo tuyển dụng và công tác thu hút lao động từ các phương tiện truyền thông mạng xã hội hiện nay tại Công ty chưa được chú trọng và phổ biến, Công ty chỉ mới sử dụng một vài phương pháp dẫn đến kết quả tuyển dụng chưa cao. Ngồi ra, chính điều này cũng là lý do dẫn đến bộ phận nhân sự trong giai đoạn này đều khơng hồn thành các chỉ tiêu tuyển dụng cho Cơng ty.
2.2.5. Quy trình tuyển dụng
Khơng phải tất cả các doanh nghiệp đều có quy trình tuyển dụng giống nhau, mỗi doanh nghiệp đều xây dựng riêng cho mình một quy trình tuyển dụng hợp lý nhưng hiệu quả. Paris Décor cũng vậy, để có thể tuyển chọn được những nhân viên tốt và phù hợp, Công ty đã xây dựng một quy trình tuyển dụng riêng nhưng vẫn đáp ứng về mặt kinh tế cũng như phù hợp với chiến lược nhân sự của Công ty đã đề ra.
Sơ đồ 2.2: Quy trình tuyển dụng tại Cơng ty TNHH Thiết kế Kiến trúc Trang trí nội thất Paris Bước 7 Ra quyết định tuyển dụng Bước 8 Bố trí cơng việc (Nguồn: Phịng HC - NS) 2.2.5.1. Chuẩn bị tuyển dụng
Tại Paris Décor, việc tuyển dụng sẽ do bộ phận nhân sự thuộc phòng HC – NS đảm nhận. Tất cả các công việc liên quan đến hoạt động tuyển dụng phần lớn sẽ do trưởng phịng HC – NS thực hiện. Ngồi ra, chỉ có thêm một nhân viên thực hiện các
công tác phỏng vấn qua điện thoại và phỏng vấn ở những vị trí khơng cần nhiều chun mơn.
Ở giai đoạn chuẩn bị tuyển dụng, trưởng phòng nhân sự của Công ty sẽ căn cứ vào chiến lược kinh doanh cũng như định hướng phát triển nhân sự để xác định xem Công ty cần tuyển số lượng nhân sự là bao nhiêu và nhu cầu tuyển dụng ra sao để thực hiện tuyển dụng cho hợp lý.
Bảng 2.10: Nhu cầu tuyển dụng nhân sự của Công ty TNHH Thiết Kế Kiến Trúc Trang Trí Nội Thất Paris (Paris Décor) ( 2018 – 2020)
ĐVT: Người
Nhu cầu tuyển dụng 2018 Năm2019 2020
Tổng số lao động Công ty 16 31 35
Nhu cầu tuyển dụng 21 30 29
Vị trí quản lý cấp trung 0 0 1
Thực tập sinh kinh doanh 5 7 6
Thực tập sinh thiết kế nội thất 5 6 7
Nhân viên thiết kế nội thất 2 3 3
Nhân viên partime- call telephone 5 9 6
Nhân viên kinh doanh 4 5 6
(Nguồn: Phòng HC - NS)
Qua bảng 2.10 nhu cầu tuyển dụng nhân sự của Paris Décor, có thể thấy rằng nhu cầu tuyển dụng lao động của Cơng ty có sự biến động ở giai đoạn 2018- 2020. Nhu cầu tuyển dụng của các vị trí qua các năm khơng cao và ít biến động. Có thể thấy rằng thực tập sinh và nhân viên partime – call telephone là hai vị trí thường xuyên thay đổi và có số lượng đa số là nhân viên làm việc partime nên số lượng không ổn định và nhân sự thường xuyên thay đổi. Ngoài ra, bộ phận nhân viên kinh doanh cũng là lực lượng nịng cốt của cơng ty nên việc tăng số lượng nhân sự qua các năm cũng là điều dễ hiểu. Mặc dù nhu cầu tuyển dụng hàng năm tương đối lớn nhưng quy mô nhân sự của công ty hàng năm tăng lên không nhiều.
Khi đã xác định được nhu cầu tuyển dụng, sẽ tiến hành xác định xác định một cách cụ thể nguồn tuyển dụng và phương pháp tuyển dụng; xác định thời gian, địa điểm tuyển dụng, đưa ra những yêu cầu cụ thể cho mỗi vị trí tuyển dụng.
Về nguồn và phương pháp tuyển dụng: bộ phận nhân sự sẽ sử dụng kết hợp cả bên trong lẫn bên ngồi Cơng ty để tuyển dụng nhằm khai thác tối đa các nguồn lực sẳn có cũng như tìm kiếm thêm những nguồn lực mới cho Cơng ty.
Đối với việc xác định địa điểm và thời gian phỏng vấn: bộ phận nhân sự quy định sẽ thực hiện tuyển dụng tại văn phịng Cơng ty và thời gian phỏng vấn ứng viên sẽ có thể thay đổi linh hoạt để thuận tiện cho cả đơi bên.
Ngồi ra, để có thể thực hiện tốt cơng tác tuyển dụng, trưởng phịng HC - NS
của Paris Décor sẽ lập ra “Bảng các tiêu chuẩn tuyển dụng”- Phụ lục 1, đây là
bảng để mô tả cụ thể về từng vị trí mà Cơng ty cần tuyển dụng để ứng viên có thể hiểu rõ hơn vị trí tuyển dụng.
2.2.5.2. Thơng báo tuyển dụng
Mục đích của việc thơng báo tuyển dụng nhằm thu hút được nhiều ứng viên từ nhiều nguồn khác nhau. Căn cứ vào kế hoạch tuyển dụng, phòng HC - NS sẽ tiến hành thông báo tuyển dụng nhân viên. Nội dung của thông báo bao gồm các nội dung: Thông tin khái quát về Cơng ty; Vị trí tuyển dụng và số lượng cần tuyển; Mô tả công việc; Yêu cầu đối với vị trí ứng tuyển; Khái quát về quyền lợi được hưởng, nhiệm vụ, trách nhiệm và quyền hạn khi thực hiện công việc của ứng viên; Yêu cầu về hồ sơ ứng tuyển, thời gian và địa điểm thu nhận hồ sơ, cách thức nộp hồ sơ và liên hệ với nhà tuyển dụng.
Về hình thức đăng thơng báo tuyển dụng:
Đối với tuyển dụng bên trong doanh nghiệp: Bản thông báo tuyển dụng được phổ biến thông qua e-mail nội bộ của Công ty và chủ yếu là thông báo rộng rãi trong tồn Cơng ty và yết thị tại cổng Công ty.
Đối với tuyển dụng bên ngồi doanh nghiệp: Để có thể gây ấn tượng với các ứng viên ngay từ ban đầu Công ty sẽ thiết kế “Một số mẫu thông báo tuyển dụng”
- Phụ lục 2 ngắn gọn nhưng đầy đủ các thơng tin về vị trí tuyển dụng để các ứng
viên có thể hiểu rõ hơn. Ngồi ra, Cơng ty cịn tiến hành đăng các “ Bài thông báo
tuyển dụng” - Phụ lục 3 trên kênh vieclam365 một cách cụ thể hơn trên các kênh
như topcv.vn, vieclam24h.vn, timviecnhanh.vn, vieclam365… đây là những kênh đã được bộ phận như sự tuyển chọn ngay từ bước lập kế hoạch tuyển dụng. Sau khi đăng tuyển trên những trang web này bộ phận tuyển dụng sẽ nhận được CV từ các ứng viên gửi
về từ đó có thể chọn lọc ra những CV chất lượng và loại bỏ đi những CV không phù hợp.
2.2.5.3. Tiếp nhận và sàng lọc hồ sơ
Sau khi thông báo tuyển dụng, bộ phận nhân sự sẽ tiến hành thu nhận hồ sơ và kiểm tra hồ sơ theo các tiêu chuẩn xét duyệt hồ sơ cụ thể như sau:
Hồ sơ ứng viên phải thể hiện rõ vị trí dự tuyển, họ tên ứng viên và các dữ liệu cụ thể để Cơng ty có thể liên hệ khi có nhu cầu.
Về mặt hình thức của hồ sơ bao gồm: Đơn xin việc; Sơ yếu lý lịch (có chứng thực của địa phương); Bản sao các bằng cấp, chứng chỉ hoặc các giấy tờ thể hiện trình độ, khả năng nghiệp vụ của ứng viên; Bản sao hộ khẩu, bản sao CMND; 2 tấm hình 3x4 (khơng q 6 tháng). Tùy vào từng vị trí, chức danh cần tuyển mà Cơng ty sẽ u cầu bổ sung những giấy tờ cần thiết khác trong bộ hồ sơ.
Về mặt nội dung: Hồ sơ phải thể hiện đựơc trình độ chun mơn cũng như các kiến thức theo u cầu tuyển dụng thơng qua phần trình bày của đơn xin việc và sơ yếu lí lịch, các bằng cấp, chứng chỉ chun mơn.
Kết thúc q trình nhận hồ sơ, trưởng phòng HC - NS sẽ tiến hành sơ tuyển hồ sơ. Tiến hành ghi lại các thông tin chủ yếu và những lưu ý về ứng viên. Bộ phận nhân sự dựa trên các hồ sơ mà ứng viên đã gửi để chọn lọc những hồ sơ phù hợp và loại bỏ bớt những hồ sơ không đáp ứng được yêu cầu của Công ty.
Hồ sơ ứng viên được ưu tiên theo thứ tự: Bằng cấp, các loại chứng chỉ, thời gian kinh nghiệm, thời gian làm việc, độ tuổi... Những hồ sơ khơng đảm bảo tính hợp lệ và không thể hiện được những yêu cầu của vị trí tuyển dụng sẽ bị hủy. Những hồ sơ phù hợp với các tiêu chí tuyển dụng Cơng ty đưa ra sẽ tiến hành liên hệ với các ứng viên bằng cách gửi email mời phỏng vấn để hẹn lịch phỏng vấn, thông báo chi tiết cho ứng viên về địa điểm, thời gian buổi phỏng vấn.
Bảng 2.11: Bảng tổng hợp hồ sơ sau sơ tuyển của Công ty TNHH Thiết Kế Kiến Trúc Trang Trí Nội Thất Paris (Paris Décor) (2018 – 2020)
ĐVT: Người
Nội dung 2018 Năm2019 2020
Số lượng hồ sơ ứng viên đăng ký
tuyển dụng 45 58 46
Số lượng hồ sơ ứng viên sau sơ
tuyển 22 29 24
(Nguồn: Phịng HC - NS)
Thơng qua bảng 2.11 ta thấy rằng, số lượng hồ sơ ứng viên đăng ký tuyển dụng khá nhiều nhưng sau khi sơ tuyển hồ sơ hợp lệ chỉ còn còn hơn một nửa so với số lượng hồ sơ đăng ký tuyển dụng. Có thể thấy rằng cơng tác nghiên cứu và lựa chọn hồ sơ của Công ty tiến hành khá bài bản, hạn chế được phần nào những thiếu sót trong việc lựa chọn những ứng viên có đầy đủ năng lực, đảm bảo cho cơng tác