7. Bố cục đề tài
1.1. Khái quát chung về chương trình 5S
1.1.4. Mục tiêu, ý nghĩa chương trình 5S
5S * Mục tiêu chính của chương trình
5S
5S là một chương trình quản lý rất hiệu quả để huy động con người, cải tiến môi trường làm việc và nâng cao năng suất cơ quan, tổ chức. Mục tiêu chính của chương trình 5S bao gồm:
a, Xây dựng ý thức cải tiến cho mọi người tại nơi làm việc.
Trong thực tế khơng có gì tồn tại vĩnh cửu, do đó các hệ thống đều đi đến sự xuống cấp sau khi chúng được thiết lập. Vì vậy, để cải thiện mơi trường làm việc hay thậm chí để duy trì một hiện trạng nào đó cũng cần phải nỗ lực liên tục.
Chương trình 5S cũng vậy, bằng việc thực hiện chương trình này, cơ quan tổ chức sẽ cải thiện được phương pháp làm việc, quan hệ công việc cũng như điều kiện làm việc. Nhưng nếu chỉ dừng lại ở đó, mọi thứ lại bắt đầu trở nên bừa bãi, lộn xộn. Do vậy, lại phải lặp đi lặp lại chương trình 5S ở mức độ cao hơn. Nghĩa là tồn bộ cán bộ cơng nhân viên của cơ quan phải thực hiện các quy trình của 5S nhưng lại ở mức độ cao hơn, dựa trên cơ sở cải tiến những cái đã đạt được.
b, Xây dựng tinh thần đồng đội giữa các cá nhân trong tổ chức.
Nhìn chung, bất cứ hoạt động nào được triển khai trong phạm vi tồn cơ quan muốn thành cơng cũng cần đến sự nỗ lực của tất cả mọi người. Nếu như một hoặc một nhóm người thực hiện cơng việc khơng hiệu quả cũng sẽ ảnh hưởng tới kết quả chung của tồn tổ chức. Chính vì lẽ đó, mọi người muốn hay không cũng phải cùng nhau nỗ lực. Mặt khác, thực hiện 5S còn gắn kết hơn nữa tinh thần đồng đội giữa các cá nhân. Vì 5S khơng đơn giản là tồn bộ cơ quan thực hiện mà cịn
vì bản thân các cơng việc ấy là một chuỗi những hoạt động mà mỗi người thực hiện một công đoạn yêu cầu phải gắn bó với nhau. Làm việc cùng nhau cũng là cách để mọi người hiểu, thông cảm, chia sẻ và giúp đỡ lẫn nhau. Nhờ đó, kỹ năng làm việc nhóm cũng được củng cố và phát triển.
c, Phát triển vai trò Lãnh đạo của cán bộ Lãnh đạo và cán bộ quản lý thông qua các hoạt động thực tế.
Thông qua việc điều hành chương trình 5S, các nhà lanh đạo, quản lý sẽ hiểu rõ hơn về CBCC của mình, từ đó xây dựng được chiến lược sử dụng con người phù hợp nhất. Cũng thơng qua việc thực hiện chương trình, Lãnh đạo có thể đánh giá tình hình sử dụng trang thiết bị và có những quyết định quản lý liên quan đến vấn đề này. Nếu chương trình thực hiện tốt, uy tín của nhà Lãnh đạo cũng được nâng cao. Mặt khác, chương trình 5S xuất phát từ nhu cầu đảm bảo sức khỏe, đem lại sự tiện ích và nâng cao chất lượng cuộc sống cho CBCC trong toàn cơ quan. Quyết tâm thực hiện chương trình này là một trong những biểu hiện của nhà Lãnh đạo đối với việc quan tâm, chăm lo đời sống của CBCC. Qua đó, mối quan hệ giữa các cấp trong cơ quan, tổ chức được khăng khít, gắn bó hơn.
d, Xây dựng cơ sở để đưa vào các kỹ thuật cải tiến.
Kỹ thuật cải tiến muốn nói đến ở đây bao gồm các kỹ thuật quản lý tiên tiến, các ứng dụng khoa học công nghệ hiện đại, các biện pháp nhằm nâng cao năng suất và chất lượng cơng việc, ... Các kỹ thuật cải tiến chỉ có thể được đưa vào dựa trên cơ sở sự đồng nhất với các yếu tố khác của môi trường lao động. Điều đó có nghĩa là giữa mơi trường lao động với các các kỹ thuật được áp dụng vào mơi trường ấy phải có sự phù hợp với nhau. Mơi trường làm việc phải có những điều kiện nhất định thì mới có thể triển khai áp dụng các kỹ thuật mới.
Ví dụ: Khơng thể trang bị đồng bộ máy tính cho một cơ quan nếu như đại bộ phận cán bộ trong cơ quan ấy chưa biết sử dụng máy tính.
Chương trình 5S là cách hiệu quả để cải thiện môi trường làm việc. Môi trường này bao gồm môi trường thực tế và mơi trường khơng thể nhìn thấy bằng giác quan – là ý thức đã được cải tiến của con người. 5S cũng được coi là một
13
trong những nội dung quan trọng trong việc xây dựng hệ thống quản lý chất lượng tồn diện. Nó được xem như là cách tiếp cận cơ bản và hiệu quả nhất để xây dựng nền móng cho bất kỳ nỗ lực cải tiến nào. Môi trường mà 5S mang lại đã chuẩn bị sẵn những tiền đề để đưa vào các kỹ thuật cải tiến mới và xét đến cùng là để nâng cao năng suất lao động trong cơ quan, tổ chức.
* Ý nghĩa của chương trình 5S:
Hoạt động 5S đã được rất nhiều các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp ở nhiều quốc gia trên thế giới áp dụng. Hiệu quả của 5S đã được thừa nhận, nhưng rất nhiều cơ quan cho rằng 5S có giá trị khơng phải chỉ bởi tính hiệu quả đối với năng suât lao động và là cơ sở cho việc áp dụng những tiến bộ kỹ thuật mới mà cịn bởi nó xuất phát từ những nhu cầu phát triển bền vững đối với con người.
Chương trình 5S được chú ý vì xuất phát từ các nhu cầu phù hợp với tâm lý và nguyện vọng của cả nhà quản lý và CBCC trong tổ chức. Trong đó, có hai nhu cầu cơ bản là:
Đảm bảo sức khỏe cho toàn thể đội ngũ CBCC trong tổ chức: Thực chất,
việc đảm bảo sức khỏe cho cán bộ công nhân viên là một nghệ thuật của nhà quản lý. Bây giờ, các quan điểm quản lý dựa trên phương pháp vắt kiệt sức lao động của người lao động đã gây ra sự phản cảm, bất bình, mọi người đa số cho rằng phương pháp đó chỉ mang lại hiệu quả tức thời chứ khơng thể duy trì bền lâu. Trong thời đại hiện nay, áp dụng phương pháp đó đồng nghĩa với việc tổ chức sẽ thua lỗ, suy thối do phải chi phí một khoản khơng nhỏ vào việc thay thế và đào tạo lại đội ngũ CBCC. Đảm bảo sức khỏe cho đội ngũ CBCC sẽ tạo nên động lực duy trì tái sản xuất. Mặt khác, chương trình 5S khơi dậy cho mọi người thấy họ được làm chủ công việc của mình, do đó tạo nên tinh thần tự giác và bầu khơng khí cởi mở, mơi trường làm việc hiệu quả trong cơ quan, tổ chức dẫn đến mọi công việc sẽ trở nên dễ dàng và thuận lợi hơn.
Nâng cao năng suất lao động từ đó nâng cao chất lượng cuộc sống: Với mọi tổ chức, năng suất luôn là vấn đề cốt lõi nhất của quản lý. Chính vì thế, mọi chính sách và mọi phương pháp quản lý đều nhằm hướng vào năng suất nhằm
14
nâng cao năng suất. Khi năng suất lao động được nâng cao có nghĩa là nhà quản lý đã thành cơng trong cơng tác hoạch định chính sách và điều hành CBCC thực hiện công việc một cách hiệu quả. Thực hiện 5S một cách hệ thống đồng nghĩa sức khỏe đội ngũ CBCC trong tổ chức được đảm bảo, tinh thần làm việc thoải mái, năng suất lao động được nâng cao và chất lượng cuộc sống của CBCC cũng khơng ngừng được cải thiện. Từ đó, họ dần trở nên thực sự gắn bó với mơi trường làm việc và cống hiến hết mình cho cơ quan, tổ chức. Đây cũng chính là một yếu tố tác động trở lại thúc đẩy hoạt động của tổ chức.
Khi thực hiện thành công 5S trong cơ quan, đơn vị sẽ mang lại sự thay đổi kỳ diệu. Ngày nay, 5S là một chương trình nâng cao năng suất phổ biến ở Nhật Bản và dần dần trở nên phổ biến ở những quốc gia khác vì những ý nghĩa sau:
- Đối với cơ quan, tổ chức áp dụng chương trình 5S:
Áp dụng chương trình 5S sẽ tạo nên mơi trường làm việc sạch sẽ và ngăn nắp hơn. Trên thực tế, đã có nhiều cơng trình nghiên cứu chứng minh sự tác
động mạnh mẽ của yếu tố cảnh quan môi trường làm việc đến năng suất lao động. Thực hiện 5S với các bước đầy đủ sẽ loại bỏ những thứ không cần thiết khỏi nơi làm việc, những vật dụng cần thiết được sắp xếp ngăn nắp, gọn gàng, đặt ở những vị trí thuận tiện cho người sử dụng, máy móc, thiết bị được bảo dưỡng, bảo quản. Từ đó, tạo nên một mơi trường sạch sẽ, ngăn nắp, thúc đẩy tinh thần làm việc của đội ngũ nhân sự trong tổ chức.
Khơng những thế, 5S cịn được thực hiện để mang lại không gian làm việc thuận tiện, an toàn hơn. Khi nơi làm việc trở nên ngăn nắp, lề lối làm việc được
quy chuẩn thì cơng việc cũng trở nên thuận tiện, sn sẻ và nhanh chóng hơn. Mặt khác, tính an tồn của nơi làm việc thể hiện ở chỗ mọi người đều có thế kiểm sốt được các các tài liệu, vật dụng, thiết bị của mình nên sẽ tránh được trường hợp tài liệu và vật dụng bị thất thốt, hư hỏng, mất mát hoặc khơng thể kiểm soát được do quá nhiều.
Hoạt động 5S giúp nâng cao hiệu quả làm việc trong tổ chức. Như trên đã
phân tích, theo các quan điểm của 5S, khi môi trường làm việc được cải thiện (bao 15
gồm cả môi trường vật lý và mơi trường tâm lý) thì các yếu tố tạo nên hiệu quả cơng việc được kích thích theo hướng tích cực sẽ được cải thiện, dẫn tới hiệu quả công việc được nâng cao. Đây cũng chính là mục tiêu mà chương trình 5S hướng tới.
- Đối với các cá nhân trong cơ quan, tổ chức:
Mọi cá nhân khi chấp hành thực hiện 5S trở nên có kỷ luật hơn. Thực hiện
5S đồng nghĩa với việc cơ quan phải thống nhất thực hiện cùng một biện pháp. Lãnh đạo cơ quan phải ban hành các văn bản chỉ đạo, phải thành lập các tổ kiểm tra giám sát, báo cáo kết quả, ... Những điều này buộc CBCC trong tổ chức phải tuân thủ kỷ luật, làm việc theo lề lối và cố gắng duy trì cơng việc một cách khoa học nhất.
Các CBCC trong tổ chức khơng ngừng phát huy sáng kiến. Chương trình
quản lý 5S trực tiếp kích thích tính sáng tạo của mọi người khi phải sàng lọc những vật dụng không cần thiết và sắp xếp các vật dụng còn lại một cách khoa học, đồng thời 5S cũng gián tiếp kích thích sự sáng tạo bằng cách để môi trường làm việc sạch sẽ và ngăn nắp tạo nên tinh thần thoải mái. Từ đó, tạo điều kiện cho mọi người tập trung vào cơng việc và phát triển các ý tưởng một cách tự nhiên.
Mọi người đều cảm thấy tự hào về nơi làm việc sạch sẽ và ngăn nắp của mình. Điều này tưởng chừng như đơn giản nhưng thực tế lại rất quan trọng. Trước
đây người ta thậm chí bỏ ra rất nhiều cơng sức và tiền của để tìm ra đáp án cho câu hỏi: “Làm thế nào để mọi người tự hào về nơi làm việc của mình?”. Khơng lâu sau đó, 5S cho một câu trả lời đơn giản nhưng được chấp nhận, đó là: “Người ta tựu hào về nơi làm việc của mình khi nơi đó tạo ra bầu khơng khí thoải mái, dễ chịu khi làm việc và người ta cảm thấy mình thực sự làm chủ cơng việc của mình”.
Các cá nhân trong và ngoài cơ quan, tổ chức dễ dàng nhận thấy những sai sót. Điều này được coi như là một ưu điểm của chương trình 5S. Vì các chương
trình mang lại kết quả nhanh chóng bao giờ cũng gây phấn khích cho người thực hiện nhiều hơn các chương trình khác. Việc thực hiện 5S dễ ở chỗ kỹ thuật thực hiện khơng phức tạp nhưng lại khó khăn khi u cầu sự cam kết của Lãnh đạo, sự
16
cố gắng đồng đều của toàn bộ cơ quan. Bằng việc thực hiện các bước Sàng lọc, Sắp xếp, Sạch sẽ, hoạt động 5S sẽ mang lại sự biến đổi rõ rệt đối với mơi trường làm việc. Cũng bởi lý do đó, người ta dễ dàng nhận ra và thực hiện các công đoạn cịn thiết xót, đồng thời chuẩn bị lại những điều kiện cần thiết để lặp lại chu trình 5S ở mức độ cao hơn.
Có thể nói những lợi ích trên đưa đến một hệ quả là: Sẽ mở ra nhiều cơ hội phát triển cho tổ chức. Đối với các cơ quan hành chính nhà nước thì triển vọng chính là ở những chính sách quản lý tốt mà cơ quan có thể ban hành. Đối với các doanh nghiệp thì đấy là các cơ hội kinh doanh tốt, các hợp đồng sản xuất, khả năng cạnh tranh mà những cơ quan doanh nghiệp khác với công sở bộn bề, lề lối làm việc thiếu khoa học sẽ khơng có được. Đây cũng chính là ngun nhân và động lực để chương trình 5S tồn tại và ngày càng phát triển trên thế giới gần 20 năm qua.