7. Bố cục đề tài
2.2. Thực trạng cơng tác văn phịng tại Văn phịng Bộ Nơng nghiệp và Phát
2.2.2 Thực trạng cơng tác văn phịng dưới góc độ “Sắp xếp”
“Sắp xếp” là hoạt động bố trí các vật dụng làm việc, hồ sơ, tài liệu, … tại những vị trí hợp lý sao cho dễ nhận biết, dễ lấy, dễ trả lại. Bất kỳ vật dụng cần thiết nào cũng có vị trí quy định riêng và kèm theo dấu hiệu nhận biết rõ ràng.
Hoạt động sắp xếp tại VP Bộ NN&PTNT được thể hiện cụ thể qua các công việc sau:
- Sắp xếp hồ sơ, tài liệu, ...
- Sắp xếp giá, tủ đựng, vật dụng, trang thiết bị phục vụ cho cơng tác văn phịng, ...
- Sắp xếp văn phòng nơi làm việc
- Dán nhãn tại các khu vực bảo quản, tủ đựng, hộp đựng, ...
36
Biểu đồ 2.3: Tần suất thực hiện hoạt động “Sắp xếp” của CBCC
Không bao giờ Không bao giờ, 0
Trên 1 năm Trên 1 năm , 1
1 năm 1 lần 1 năm 1 lần, 1 6 tháng 1 lần 6 tháng 1 lần, 1 Hàng tháng Hàng tháng, 11 Hàng tuần Hàng tuần, 1 Hàng ngày Hàng ngày, 5 0 2 4 6 8 10 12 Số người thực hiện "Sắp xếp"
Về tần suất thực hiện: Từ kết quả khảo sát cho thấy toàn bộ các đối tượng được khảo sát đều đã thực hiện hoạt động sắp xếp tài liệu, vật dụng. Tần suất thực hiện hàng tháng được đa số CBCC lựa chọn, tỷ lệ CBCC thực hiện sắp xếp hàng tuần, hàng ngày cịn hạn chế. Nhìn chung, so với cơng tác sàng lọc thì cơng tác sắp xếp được thực hiện thường xuyên hơn. Các CBCC đều đã có ý thức trong việc sắp xếp tài liệu, hồ sơ trong văn phòng.
Về bố trí, sắp xếp văn phịng làm việc: Qua số liệu khảo sát, cho thấy tỷ lệ người được hỏi phản đối nhận định văn phịng làm việc được bố trí khoa học thuận tiện là 47%, trong khi tỷ lệ người đồng ý chỉ chiếm 8% (xem biểu đồ 2.4). Việc bố trí các vị trí trong văn phịng làm việc chưa hợp lý, khơng thuận tiện, là nguyên nhân dẫn đến lãng phí về thời gian di chuyển để lấy và sử dụng.
37
Biểu đồ 2.4: Mức độ tán thành về cơng tác bố trí văn phịng
3% 5%
Bảng 2.1: Đánh giá về thực trạng thực hiện công tác “Sắp xếp”
STT
1
khoa học thuận tiện 2
3
gọn gàng,dễ tìm, dễ lấy 4
Số liệu tại bảng cho thấy 25% CBCC được hỏi đồng ý với nhận định hệ thống máy móc, thiết bị, vật dụng tại văn phịng làm việc được bố trí thuận lợi
38
cho việc sử dụng. Tỷ lệ ý kiến không ủng hộ với quan điểm là 30% và tỷ lệ ý kiến trung lập tương đối cao 45%. Điều này cho thấy, việc sắp xếp máy móc, thiết bị, vật dụng chưa được khoa học, gây tốn nhiều thời gian di chuyển.
Về việc sắp xếp tài liệu, hồ sơ: tỷ lệ người được hỏi khơng nhất trí với ý kiến cho rằng các tài liệu, hồ sơ sắp xếp khoa học, dễ tìm là 45%. Đây là một trong những mặt hạn chế lớn trong cơng tác văn phịng, xuất phát từ sự hạn chế trong kỹ năng, nghiệp vụ của CBCC làm cơng tác văn phịng tại cơ quan.
Về việc dán nhãn tài liệu, vật dụng: Đa số hầu hết những người được khảo sát đều đồng ý với nhận định rằng tài liệu, hồ sơ, vật dụng được dán nhãn khoa học để dễ nhận biết. Tuy nhiên, vẫn còn tồn tại một số bất cập và được các đối tượng khảo sát đánh giá chưa cao.
Qua quan sát trực tiếp tại VP, tác giả nhận thấy để tiện cho công việc, mỗi người thường có những cách thức sắp xếp vật dụng một riêng sao cho mình có thể sử dụng nhanh nhất khi có việc cần dùng. Tại đây, việc sắp xếp vật dụng của cán bộ chưa có một quy định nào và cũng chưa có những quy định để kiểm sốt nó. Hiện tại, VP Bộ NN&PPNT mới chỉ có các hướng dẫn, nội quy chung về giữ gìn vệ sinh, sắp xếp gọn gàng đồ dùng, phịng chống cháy nổ, ... Vì khơng có quy định nên các CBCC sắp xếp theo thói quen, cách thức riêng chưa thống nhất. Đây là một trong những nguyên nhân gián tiếp gây ra các loại lãng phí trong q trình tác nghiệp, lãng phí thời gian làm việc của đội ngũ nhân sự.
Theo kết quả điều tra nghiên cứu, trong số các vấn đề gặp phải trong cơng tác văn phịng dưới góc độ 5S, vấn đề chi phí mua sắm văn phịng phẩm cao, khơng gian văn phịng trật hẹp chiếm đén 70% số phiếu đánh giá. Nguyên nhân của vấn đề này xuất phát từ việc sắp xếp khơng khoa học gây khó khăn cho việc tìm kiếm. Tiếp đó, vấn đề tài liệu, hồ sơ, vật dụng hư hỏng và nhiều tài liệu, vật dụng dư thừa không cần thiết chiếm tỉ trọng khá cao do người được khảo sát nhận định. Ngoài ra, cũng tồn tại một số vấn đề khác ít nghiêm trọng và chỉ xảy ra tại số ít văn phịng làm việc như tốn thời gian tìm kiếm, khu vực phòng làm việc còn bụi bẩn, ...Cụ thể, tình trạng những vấn đề bất cập trong cơng tác văn phịng được
39
minh họa ở biểu đồ sau:
Biểu đồ 2.5: Những vấn đề bất cập trong văn phịng dưới góc độ 5S
14 12 10 8 6 4 2 0 Chi phí mua sắm văn phịng năm lớn Nhiều tài liệu, vật dụng dư thừa Số phiếu đánh giá