7. Bố cục đề tài
2.2. Thực trạng cơng tác văn phịng tại Văn phịng Bộ Nơng nghiệp và Phát
2.2.4 Thực trạng cơng tác văn phịng dưới góc độ “Săn sóc”
Hoạt động “Săn sóc” được hiểu là các hoạt động nhằm duy trì thường xuyên việc thực hiện 3S đầu tiên, có thể thơng qua cơng tác kiểm tra, khen thưởng, chuẩn hóa các quy định thực hiện, ...
Thứ nhất, hoạt động kiểm tra, đánh giá việc thực hiện “Sàng lọc, Sắp xếp, Sạch sẽ” trong cơng tác văn phịng vẫn chưa được triển khai. Đó cũng là lý do khiến hơn 40% người được hỏi có ý kiến trái chiều với nhận định VP Bộ NN&PTNT tiến hành thường xuyên việc kiểm tra, đánh giá và kiểm sốt việc thực hiện cơng tác “Sàng lọc, Sắp xếp, Sạch sẽ”.
Chính sách, quy định về khen thưởng đối với các cá nhân, tập thể chấp hành và duy trì đều đặn việc thực hiện các cơng tác “Sàng lọc, Sắp xếp, Sạch sẽ” hay chế tài xử phạt khi không tuân thủ quy định trong văn phịng là chưa có mà vẫn chỉ thực hiện theo các quy định chung của nhà nước.
“Săn sóc” cịn được thể hiện ở việc chuẩn hóa các quy định về quy trình thực hiện vệ sinh môi trường làm việc, quản lý, sắp xếp tài liệu, vật dụng, thiết bị,
.... Qua khảo sát thực tế, cho thấy Lãnh đạo VP Bộ NN&PTNT chưa ban hành các quy định cụ thể liên quan đến công tác “Sàng lọc, Sắp xếp, Sạch sẽ” và tại mỗi văn phòng chưa tự xây dựng quy định, dẫn đến phần lớn các CBCC làm theo thói quen và kinh nghiệm cá nhân.
Về tần suất duy trì các hoạt động “Sàng lọc, Sắp xếp, Sạch sẽ”: Việc thực hiện công tác “Sàng lọc” chưa được các thành viên duy trì đều đặn, nên khu vực làm việc vẫn còn những vật dụng dư thừa. Do công tác sắp xếp mới chỉ được thực hiện dựa trên thói quen, chưa sử dụng các quy chuẩn, khiến tỷ lệ phản đối nhận định cơng tác sắp xếp được duy trì thực hiện thường xuyên khá cao 45%. Về mặt duy trì thực hiện sạch sẽ, tỷ lệ người được hỏi đồng ý với nhận định cho rằng hoạt động vệ sinh, dọn dẹp khu vực văn phòng làm việc đều đặn là 45% điều đó có thể thấy mỗi đơn vị văn phịng đã có ý thức tham gia hoạt động này nhưng vẫn chưa đáp ứng đúng với yêu cầu của S thứ 3 mà mới chỉ thực hiện được một nửa trong hoạt động “Sạch sẽ”.
Việc duy trì thực hiện thường xuyên các hoạt động “Sàng lọc, Sắp xếp, Sạch sẽ” tại văn phòng cơ quan chưa được CBCC tuân thủ nghiêm túc thông qua số liệu khảo sát được tổng hợp trong bảng sau:
43
Bảng 2.3: Đánh giá về thực trạng thực hiện cơng tác “Săn sóc” STT 1 2 3 4
2.2.5 Thực trạng cơng tác văn phịng dưới góc độ “Sẵn sàng”
Trong cơng tác văn phịng, thực trạng “Sẵn sàng” được thể hiện ở ý thức, thái độ của đội ngũ CBCC trong việc duy trì tích cực, tự giác thực hiện hoạt động Sàng lọc, Sắp xếp, Sạch sẽ tại văn phịng làm việc.
Để phân tích được thực trạng hoạt động “Sẵn sàng”, tôi đã thực hiện điều tra thu thập ý kiến đánh giá của 20 CBCC tại VP Bộ NN&PTNT về nội dung và kết quả được tổng hợp lại tại bảng sau:
44
Bảng 2.4: Đánh giá về thực trạng hoạt động “Sẵn sàng” tại văn phòng STT 1 sẽ” 2 một cách ý thức,chủ động 3
cho chính bản thân anh/chị
4
anh/chị Từ số liệu bảng, có thể rút ra nhận xét như sau:
Mức độ tham gia tích cực, tự giác của đội ngũ CBCC cịn thấp, chưa có sự tham gia tồn bộ từ Lãnh đạo đến các chuyên viên trong việc thực hiện công tác “Sàng lọc, Sắp xếp, Sạch sẽ”.
Đại đa số CBCC vẫn chưa nhận thức được việc thực hiện các hoạt động “Sàng lọc, Sắp xếp, Sạch sẽ” đem lại lợi ích cho chính bản thân họ, khơng chỉ là những giá trị hữu hình mà cịn cả những giá trị vơ hình như giảm thời gian tìm kiếm tài liệu, cải thiện năng lực, kỹ năng thực hiện các công việc của họ,...Nguyên nhân của vấn đề này xuất phát từ phong cách làm việc, văn hóa của cơ quan nhà
nước nói chung và VP Bộ NN&PTNT nói riêng đã tác động đến tâm lý, ý thức và thái độ làm việc của đội ngũ CBCC. Bên cạnh đó, VP Bộ NN&PTNT chưa thực hiện tốt việc phát động phong trào cải tiến, công tác đánh giá, kỷ luật, khen thưởng, ...
2.3. Nhận xét
2.3.1. Ưu điểm
- Thứ nhất, Lãnh đạo Bộ và Lãnh đạo Văn phòng đã bước đầu quan tâm
đến cải thiện môi trường làm việc cho nhân viên.
Qua khảo sát, thu được kết quả 90% CBCC nhận định Ban Lãnh đạo Bộ và Lãnh đạo VP Bộ có sự quan tâm đến những vấn đề thay đổi hoạt động trong Văn phịng Bộ Nơng nghiệp nhằm nâng cao hiệu quả làm việc của tổ chức. Với sự quan tâm của Lãnh đạo VP, việc bố trí trang thiết bị văn phịng đã đảm bảo khá đầy đủ. Hệ thống quạt và máy điều hịa đã đảm bảo cho các phịng có một nhiệt độ lý tưởng để làm việc.
Trong VP được trang bị những thiết bị hiện đại như: Máy tính, máy in, máy scan, máy photocopy, máy Fax, điện thoại, máy điều hòa, hệ thống mạng, bàn ghế làm việc… Về cơ bản đáp ứng yêu cầu của công việc của CBCC làm việc được thuận lợi. Đồng thời tạo cho họ tâm lý thoải mái khi làm việc, đây chính là động cơ thúc đẩy CBCC trong VP Bộ NN&PTNT làm việc có hiệu quả hơn.
- Thứ hai, mặt tích cực phải nhắc đến nữa đó là nhận thức, thái độ làm việc và sự tự giác thực hiện của bộ phận CBCC trong văn phòng. Mặc dù chưa có
những quy định cụ thể nhưng các thành viên đều rất có ý thức trong những hoạt động của mình.
Qua khảo sát, thu được kết quả 100% người được hỏi cho rằng việc áp dụng chương trình quản lý chất lượng mới vào cơng tác văn phịng là rất cần thiết. Một số CBCC đã thực hiện sắp xếp tài liệu, vật dụng tại khu vực làm việc khoa học, tiết kiệm thời gian, ngăn nắp.
- Thứ ba, công tác quản lý và đào tạo đội ngũ cán bộ, công chức, người lao
động trong văn phòng, đổi mới tư duy, đổi mới cách thức làm việc. Theo Chủ tịch
Hồ Chí Minh: “cán bộ là cái gốc của mọi công việc”14. Yếu tố con người không phải là nguyên nhân duy nhất của sự hưng thịnh, trường tồn của chế độ, của quốc gia, nhưng nó là nguyên nhân trực tiếp có ý nghĩa quyết định vận mệnh đó.
Xây dựng đội ngũ CBCC, bồi dưỡng kỹ năng được Văn phòng Bộ xác định là một trong những nội dung trọng tâm, đóng vai trị quyết định thành cơng trong việc thực hiện nhiệm vụ cơng tác văn phịng. Nhìn chung cơng tác bồi dưỡng đã bám sát nhu cầu thực tế của công việc. Nhu cầu nâng cao kiến thức, nghiệp vụ bước đầu được đáp ứng một cách thiết thực.
Khi tiến hành triển khai thực hiện chương trình 5S, văn phịng Bộ có những chuyển biến rõ ràng, thể hiện ở một số mặt sau:
- Môi trường làm việc của văn phòng Bộ trở nên gọn gàng, khoa học và phục vụ có hiệu quả cho hoạt động của cơ quan, đơn vị. Mơi trường được nói đến ở đây là bao gồm: tư duy của CBCC, catnh quan nơi công sở và lề lối làm việc.
- Hiệu quả công việc của cán bộ công nhân viên trong cơ quan đang ngày càng được nâng cao, năng suất lao động tăng lên rõ rệt.
- Chương trình 5S giúp xây dựng văn hóa cơng sở lành mạnh, khoa học, có tính thẩm mỹ cao.
14Hồ Chí Minh (2001), trong Cơng tác
văn phịng cấp ủy Đảng, NXB Chính trị
2.3.2. Nhược điểm
- Một là, ban Lãnh đạo có sự chú trọng tới cơng tác cải tiến chất lượng
công việc nhưng vẫn tạm dừng lại ở mức độ quan tâm. Bản thân Lãnh đạo vẫn chưa nhận thức đúng đắn và đầy đủ về vai trò và ý nghĩa của việc áp dụng chương trình 5S trong hoạt động của VP. Điều này khiến cho việc triển khai áp dụng được thực hiện chưa triệt để, thiếu sự đồng bộ và nghiêm túc. Về thực hiện các hoạt động “Sàng lọc - Sắp xếp - Sạch sẽ” chưa được duy trì đều đặn, thường xuyên.
-Hai là, công tác kiểm tra, đánh giá chất lượng thực hiện các hoạt động
“Sàng lọc - Sắp xếp - Sạch sẽ” cũng chưa được Lãnh đạo điều hành áp dụng thực hiện hiệu quả và nghiêm túc. Điều này khiến cho việc phát hiện những lỗi sai, những hạn chế, bất cập trong quá trình vận hành các quy trình làm việc chưa thực hiện được.
- Ba là, nhân sự đảm nhận công tác chun mơn của văn phịng cịn nhiều
hạn chế về cả số lượng và chất lượng. Một vài CBNV tại VP Bộ NN&PTNT vẫn trong tình trạng q tải về cơng việc do phải kiêm nhiệm nhiều nhiệm vụ khác nhau. Một số CBCC đã có thái độ tích cực, chủ động trong cơng tác thực hiện, song vẫn tồn tại một số cá nhân chưa có thái độ tích cực, chủ động, thực hiện
chưa thường xuyên và hời hợt.
- Bốn là, đa số nhân sự chưa có sự am hiểu về chương trình quản lý 5S đã
tạo ra những rào cản trong việc thực hiện nhiệm vụ, ảnh hưởng đến hiệu quả áp dụng. Chương trình, tài liệu đào tạo CBCC mặc dù đã có sự đổi mới nhưng vẫn nặng về lý thuyết, nhẹ về kỹ năng thực hành và tổng kết thực tiễn. Chất lượng, hiệu quả bồi dưỡng chưa cao do mới chỉ tập trung vào việc trang bị kiến thức theo tiêu chuẩn trình độ, vị trí, chức danh mà chưa tập trung vào việc trang bị kỹ năng và phương pháp làm việc.
- Năm là, một số máy móc, trang thiết bị văn phòng được trang bị khá
lâu
nên đã cũ kỹ, bụi bặm, một số máy trong quá trình làm việc thì xảy ra lỗi nên ảnh hưởng tới cơng việc. Trang thiết bị, giấy tờ trong phịng làm việc chưa được sắp
xếp khoa học, vừa gây mất mỹ quan, tốn diện tích vừa tốn thời gian tìm kiếm. Khơng những thế, việc để lung tung, lộn xộn vật dụng, tài liệu không phân loại dẫn đến không nắm được những thứ đang cất giữ, khi cần khơng tìm thấy thì phải đi mua gây tốn kém chi phí. Chưa có sự thống nhất về sắp xếp vật dụng, trang thiết bị, ...
2.3.3. Nguyên nhân
Những tồn tại trên xuất phát bởi nhiều nguyên nhân khác nhau, hạn chế cốt yếu và quan trọng nhất chính là nguyên nhân chủ quan từ phía đội ngũ CBCC tại văn phòng Bộ NN&PTNT:
- Một bộ phận CBCC chưa sẵn sàng, ngại thay đổi:
Theo kinh nghiệm tại một số các doanh nghiệp, cơ quan cho thấy quá trình áp dụng 5S sẽ gặp rất nhiều thách thức và sự phản kháng từ phía các cá nhân trong tổ chức cũng như từ chính bản thân tổ chức đó. Rào cản lớn nhất mà VP Bộ NN&PTNT gặp phải khi triển khai áp dụng chương trình 5S vào cơng tác văn phịng là từ phía người lao động, đó là việc thay đổi tưu duy, nhận thức, thói quen, phương thức làm việc cũ của đội ngũ cán bộ, công chức. Thực tế cho thấy, một bộ phận CBCC nhà nước nói chung và văn phịng Bộ Nơng nghiệp nói riêng vẫn quen với lối làm việc tùy tiện, các hồ sơ, tài liệu chưa được phân loại một cách triệt để. Nguyên nhân xuất phát từ sự thiếu nhận thức về tầm quan trọng của việc giữ gìn nơi làm việc ngăn nắp, khoa học mà vẫn cho rằng đó là hoạt động sự vụ, khơng ảnh hưởng đến kết quả công việc. Một số CBCC trong đội ngũ nhân sự chưa có thái độ tích cực tiếp cận phương pháp hiện đại.
Ngồi ra, yếu tố văn hóa địa phương, văn hóa tổ chức và q trình đào tạo cũng là một trong các yếu tố tác động đến việc hình thành tâm lý bị động, ngại thay đổi, sợ rủi ro, dễ bằng lịng với cơng việc thường ngày của CBCC. Mặt khác, 5S là một triết lý địi hỏi cần có sự tham gia của tồn thể cán bộ nhân viên và sự cam kết thực hiện lâu dài của Lãnh đạo. Do vậy, khi bản thân CBCC, những người trực tiếp tham gia vào thực hiện quá trình và Lãnh đạo, người có quyền quyết định các chính sách của tổ chức khơng có tâm thế tốt khó có thể triển khai bất kỳ một
49
dự án nào.
5S là kiến thức khá mới mẻ đối với các cơ quan hành chính nhà nước, cho đến nay có rất ít các đề tài nghiên cứu liên quan cũng như rất ít các cơ quan nhà nước trên địa bàn đã áp dụng chương trình quản lý này. Như vậy, sẽ hạn chế sự tồn tại của những mơ hình mẫu để nghiê cứu, học hỏi mà văn phịng Bộ Nơng nghiệp nếu triển khai áp dụng sẽ đối mặt với những rủi ro vì phải tự xây dựng mới tồn bộ từ hệ thống tài liệu hướng dẫn, kế hoạch, cách thức triển khai,...Đây là một trong những bất lợi cản trở đối với văn phòng Bộ NN&PTNT mà nguồn gốc sâu xa chính là từ thiếu tâm thế, chưa nhận thức được cải tiến môi trường làm việc khoa học, ngăn nắp là mang lại lợi ích cho chính họ và thực hiện nghiêm túc sẽ mang lại hiệu quả cơng việc cao. Do đó, một số CBCC chưa có tinh thần học hỏi, nghiên cứu cải tiến, tìm ra phương pháp nâng cao năng suất, chất lượng cơng việc. Thiếu tâm thế chính là nguyên nhân cốt lõi lý giải việc dù 5S được biết đến là phương pháp mang lại hiệu quả cao, chi phí thấp và đơn giản nhưng lại chưa được áp dụng triển khai tại Bộ Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn.
- Sự hạn chế trong tư duy và năng lực của đội ngũ Lãnh đạo:
Một trong những hạn chế lớn hiện nay là thiếu đi đội ngũ Lãnh đạo có tư duy mới, hiện đại, dám thay đổi. Đại bộ phận Lãnh đạo là người có quyền quyết định các vấn đề, có tầm ảnh hưởng lớn đến cấp dưới thì lại chưa có tâm lý sẵn sàng hoặc khơng muốn thay đổi. Khi bản thân người đứng đầu không quyết liệt, gương mẫu dẫn đầu trong các phong trào, không động viên, lôi cuốn cấp dưới tham gia vào quá trình thực hiện, đề xuất cải tiến thì ý tưởng áp dụng sẽ khó trở thành hiện thực.
Ngoài ra cũng tồn tại những nguyên nhân khách quan như:
- Thiếu chương trình đào tạo, khóa học về 5S
5S là chương trình quản lý đem lại nhiều lợi ích, được áp dụng trong nhiều ngành nghề, lĩnh vực và trong cuộc sống. Tuy nhiên, do hạn chế, bất cập trong chương trình đào tạo nên 5S chưa được đưa vào giảng dạy như một môn học cơ sở bắt buộc đối với học sinh, sinh viên các trường. Hơn nữa, tại Việt Nam hiện
50
vẫn thiếu các chuyên gia đầu ngành về 5S nên các tổ chức hầu hết phải trả một khoản chi phí khơng nhỏ để th chun gia Nhật về giảng dạy, các khóa học đào tạo về 5S cũng như các nguồn tài liệu về chương trình quản lý 5S cịn hạn hẹp. Trong khi đó, đa số CBCC cũng chưa được đào tạo về 5S. Chính vì vậy, tỷ lệ người được hỏi chưa được tiếp cận và biết đến chương trình này tại văn phịng Bộ Nơng nghiệp là rất cao.
- Chưa đẩy mạnh các hoạt động tuyên truyền về 5S
Mặc dù 5S trên thế giới không hề xa lạ, nhưng ở Việt Nam đây vẫn còn là khái niệm mới mẻ, ít người biết đến, hoặc nếu có biết cũng chưa có nhận thức đầy đủ về ý nghĩa của nó. Việc tun truyền, phổ biến chương trình này thơng qua chương trình giáo dục ở các cấp, khóa đào tạo, chương trình hợp tác với Nhật Bản, ... cũng như tuyên truyền trên các kênh phương tiện thông tin đại