7. Bố cục đề tài
3.3. Một số giải pháp để triển khai áp dụng chương trình 5S tạo mơi trường
3.3.1. Nhóm giải pháp khắc phục các rào cản để đưa 5S vào áp dụng tạ
văn phịng Bộ Nơng nghiệp và Phát triển Nơng thơn.
- Nâng cao nhận thức tầng lớp Lãnh đạo, ban hành cơ chế, quy định về chương trình 5S:
Đặc điểm chung của đa số người dân Việt Nam, nhất là lực lượng CBCC đang cơng tác trong các cơ quan hành chính nhà nước là sức ì rất lớn với tư tưởng cố hữu về chế độ tuyển dụng lâu dài, ổn định dẫn đến tâm lý ngại thay đổi, sợ rủi ro, thụ động. Mặt khác, việc thay đổi nhận thức của người lao động, đặc biệt là tư duy của tầng lớp Lãnh đạo là khơng hề dễ dàng, cần phải có thời gian để thích ứng và lộ trình đào tạo để thay đổi dần dần.
Thực tế hiện nay, công tác kỷ luật vẫn chưa thực sự có tác dụng chấn chỉnh việc thực hiện 5S của các cá nhân. Do vậy, ngay trong giai đoạn đầu triển khai cần đưa ra các quy định áp dụng với những cá nhân, tập thể không chấp hành hoặc có thái độ khơng tích cực tùy theo mức độ vi phạm chẳng hạn như: phạt tiền, giảm xếp loại đánh giá cuối năm, ... Nếu tái diễn nhiều lần với thái độ khơng hợp tác, có thể áp dụng các hình thức kỷ luật khiển trách, cảnh cáo, ... Để đảm bảo hiệu quả, phía Lãnh đạo cần đánh giá với thái độ khách quan, công tâm không thiên vị, bao che.
-Tuyên truyền, giáo dục nâng cao ý thức cho đội ngũ Lãnh đạo và cán bộ
công nhân viên.
Như đã đề cập ở chương 2, một trong những rào cản lớn nhất khi triển khai áp dụng phương pháp mới là ý thức và tác phong làm việc của đội ngũ CBCC. Một số cơ quan đơn vị áp dụng chương trình 5S chưa phát huy hiệu quả tối đa cũng xuất phát từ cách thức đào tạo, thay vì đào tạo tâm thế nhận thức trước thì các cơ quan nóng vội đào tạo kiến thức.
71
Qua kinh nghiệm của các đơn vị đi trước, tôi nhận thấy công việc quan trọng phải thực hiện trong giai đoạn chuẩn bị là đào tạo S5 cho toàn bộ đội ngũ nhân sự từ Lãnh đạo đến chuyên viên các đơn vị.
Việc đào tạo về tâm lý sẵn sàng, thái độ tích cực hưởng ứng nên được lồng ghép trong các buổi tập huấn chuyên môn nghiệp vụ hoặc phổ biến trong các buổi họp giao ban của các đơn vị. Mục đích là nhằm xây dựng ý thức cho người lao động giúp CBCC nhận thức được việc thực hiện 5S đem lại lợi ích trực tiếp cho bản thân và tổ chức của họ, tức là hình thành tâm lý sẵn sàng, từ đó họ sẽ tích cực tự giác rèn luyện tác phong thói quen thực hiện 5S tại nơi làm việc. Đây là công việc quan trọng nền tảng hỗ trợ cho việc triển khai các bước tiếp theo. Bởi vì khi CBCC có tâm thế tốt, việc đào tạo các kiến thức về chương trình 5S sẽ dễ dàng đi vào nhận thức của họ, đồng thời mọi người sẽ tự giác tham gia và chủ động trong các hoạt động 5S.
Với thực trạng CBCC tại VP Bộ NN&PTNT gần như chưa có kiến thức về chương trình 5S và chưa có tiền lệ thực hiện nên cần được chuẩn bị đầy đủ các điều kiện trước khi thực hiện, tránh áp dụng máy móc, nóng vội. Trong dài hạn, cần xây dựng văn hóa tổ chức hướng tới sự học hỏi, năng lực sáng tạo và cải tiến khơng ngừng trong tồn VP Bộ để duy trì những thành quả do thực hiện 3S đầu tiên mang lại.
-Tổ chức hướng dẫn thực hiện kết hợp tuyên truyền sâu, rộng về chương
trình 5S.
Mặc dù 5S đã xuất hiện khá lâu ở các nước trên thế giới nhưng đối với
người lao động Việt Nam phương pháp 5S còn rất xa lạ, mới mẻ. Đại đa số CBCC tại VP Bộ NN&PTNT được khảo sát đều chưa biết đến chương trình này. Mặt khác, nếu CBCC không được giới thiệu và hiểu rõ về lợi ích của 5S thì khi triển khai sẽ khó đạt được sự đồng thuận, ủng hộ hoặc họ sẽ thực hiện với tâm lý đối phó, thụ động.
Do vậy sau khi đào tạo nâng cao nhận thức, VP Bộ NN&PTNT nên tổ chức đào tạo 5S thông qua tổ chức các buổi tập huấn về kiến thức, kĩ năng thực hành 5S. Trong đó, cần chú trọng việc đổi mới phương thức giảng dạy theo hướng trực quan hóa, chẳng hạn: hướng dẫn thực hiện các bước “Sàng lọc, Sắp xếp, Sạch sẽ” thực tế tại 1 đơn vị văn phòng của cơ quan để CBCC dễ dàng quan sát và ghi nhớ. Trong giai đoạn đầu, có thể tổ chức các buổi hướng dẫn, tuyên truyền, giới thiệu về chương trình 5S cho tồn bộ CBCC một tháng một lần.
Đồng thời, tăng cường công tác tun truyền về 5S thơng qua các hình thức như: treo băng rơn, khẩu hiệu, áp phích, sơ đồ hóa quy trình thực hiện và lợi ích khi áp dụng chương trình 5S, .... tại các khu vực cơng cộng và các phòng ban; xây dựng nội dung đăng tải trên cổng thông tin điện tử của Bộ. Sau khi thực hiện thành công 3S đầu tiên, các năm tiếp theo tổ chức buổi tập huấn hàng năm để đào tạo cho những CBCC mới chưa được tập huấn cũng như nâng cao các kiến thức về 5S cho đội ngũ CBCC cũ.
Những hạn chế trong khâu đào tạo sẽ khiến cho việc thực hiện chương trình 5S khơng nhận được sự hưởng ứng và tham gia của tồn thể nhân viên. Trong khi đó, đây là một trong những tiêu chí cần thiết để áp dụng và duy trì thành cơng 5S. Nhận thức được tầm quan trọng, nắm bắt được cách thức thực hiện và khơng gặp khó khăn trong q trình thực hiện, CBCC sẽ chấp hành nghiêm túc. Vì vậy, cơng tác đào tạo về 5S để toàn bộ CBCC và cán bộ Lãnh đạo hiểu rõ vai trò cũng như cách thức thực hiện là yếu tố đảm bảo thành công khi triển khai.
-Thiết lập cơ chế khen thưởng “nóng”
Sau khi CBCC đã quen dần với chương trình quản lý mới, cần đưa ra cơ chế khen thưởng nóng nhằm khuyến khích sự sáng tạo và cải tiến của các thành
73
viên tham gia vào việc thực hiện và nâng cao hiệu quả chương trình 5S. Chẳng hạn kết hợp thực hiện 5S với cơng cụ Kaizen để khuyến khích các cá nhân, đơn vị đưa ra các ý tưởng cải tiến quy trình, phương thức thực hiện “Sàng lọc, Sắp xếp, Sạch sẽ”. Mỗi ý tưởng, đề xuất cải tiến các vấn đề bất cập, nâng cao hiệu quả của phương pháp 5S sẽ được thưởng nóng ngay một số tiền nhất định, tùy theo mức độ hiệu quả đem lại.
Không những thế, các cá nhân, tập thể thực hiện tốt chương trình 5S, ngồi việc được xét thi đua khen thưởng, nhận khen thưởng nóng cịn được viết bài tun dương tại góc 5S (bảng thơng báo, cập nhật các thơng tin hình ảnh về việc thực hiện 5S được đặt ở vị trí nhiều người lui tới nhất của Bộ). Việc ghi nhận khen thưởng các cá nhân, đơn vị có thành tích duy trì và cải tiến 5S tốt nhằm đẩy mạnh phong trào 5S trong tổ chức.