7. Bố cục đề tài
3.3. Một số giải pháp để triển khai áp dụng chương trình 5S tạo mơi trường
3.3.2. Nhóm giải pháp nhằm duy trì và phát triển chương trình 5S trong
cơng tác văn phịng tại văn phịng Bộ Nơng nghiệp và Phát triển nơng thơn
-Đẩy mạnh phong trào thi đua thực hành chương trình 5S
Nhằm khích lệ tinh thần phấn đấu cũng như huy động sự tham gia của tất cả mọi người vào việc thực hiện 5S, Lãnh đạo cần đẩy mạnh hơn nữa các phong trào thi đua thực hành 5S trong nội bộ VP cũng như trong tổ chức thơng qua các chương trình và các cuộc thi.
Đồng thời, trích nguồn kinh phí hoạt động của đơn vị thuộc VP Bộ cho việc khen thưởng và công bố công khai các quy định về khen thưởng nóng cho việc thực hiện 5S đến tồn bộ CBCC. Các phong trào khơng nên chỉ mang tính hình thức mà phải thực sự tác động đến thái độ, tinh thần của CBCC.
-Chuẩn hóa quy trình thực hiện “sàng lọc, Sắp xếp, Sạch sẽ”
Phần lớn các cơ quan doanh nghiệp đã và đang áp dụng chương trình 5S chưa xây dựng được quy trình chuẩn hóa dẫn đến sự thiếu đồng bộ trong quá trình triển khai thực hiện các hoạt động. Do đó, bài học kinh nghiệm được rút ra là cần phải chuẩn hóa các quy định, quy trình một cách rõ ràng, chi tiết để các hoạt động S1 S2 S3 trong nội bộ VP được thực hiện thống nhất, tránh sự thiếu nhất quán.
74
-Xây dựng đội ngũ chuyên gia 5S nội bộ
Với cơ cấu đội ngũ CBCC và Lãnh đạo trẻ hiện nay, việc thành lập ban 5S nên huy động sự tham gia của các CBCC trẻ triển vọng, có tố chất tốt. Mặc dù, những người trẻ chưa có nhiều kinh nghiệm nhưng thực tế lại là đối tượng có tư duy sáng tạo, tiếp thu nhanh, ham học hỏi, dễ đào tạo tâm thế, dễ thích nghi. Sau đó, cần tổ chức cho các thành viên của ban 5S đi tham quan thực tế, học hỏi kinh nghiệm áp dụng 5S tại các cơ quan tổ chức tại Việt Nam và nước ngồi đã áp dụng thành cơng 5S, cũng như tham gia các khóa học đào tạo bài bản, chun sâu về chương trình 5S.
Mục đích là nhằm đào tạo thành viên ban 5S trở thành các chuyên gia 5S nội bộ có vai trị tun truyền, hướng dẫn, tư vấn phát triển, nâng cao hiệu quả áp dụng 5S trước mắt là vào công tác văn phịng tại VP Bộ NN&PTNT. Sau đó, đội ngũ chuyên gia này có thể nghiên cứu đề xuất áp dụng chương trình 5S vào các hoạt động khác hoặc tư vấn các giải pháp, quy trình áp dụng tại các cơ quan, đơn vị thuộc Bộ Nông nghiệp và Phát triển Nơng thơn.
-Duy trì thường xun hoạt động kiểm tra, đánh giá.
Sau khi nhận thức được những lợi ích mà 5S đem lại và biết cách thực hiện, hầu hết CBCC đều hăng hái tham gia vào các cuộc thi hay phong trào về thực hiện chương trình 5S. Để duy trì hiệu quả cơng tác kiểm tra, thực hiện, 5S cần được tiến hành thường xuyên nhằm phát hiện các điểm chưa phù hợp để lập kế hoạch khắc phục và cải tiến tránh tình trạng bỏ qua, khi phát sinh các công việc mới.
Hơn nữa, trước khi thực hiện đánh giá cần xây dựng bộ tiêu chí đánh giá cụ thể vì nếu khơng có tiêu chí thì người chịu trách nhiệm đánh giá không thể đánh giá đúng chất lượng thực hiện. Việc đánh giá quá cao hoặc quá thấp hiệu quả thực hiện so với thực tế sẽ khơng đảm bảo tính cơng bằng và có thể tác động tiêu cực đến tâm lý của tồn thể CBCC trong VP Bộ NN&PTNT.
Vì vậy, xây dựng bảng tiêu chí đánh giá là cơ sở để ban chỉ huy 5S tiến hành đánh giá hoạt động 5S tại các văn phòng. Kết quả điểm tổng hợp của những nội dung đánh giá sẽ là cơ sở để để để đánh giá thi đua cuối năm cho các cá nhân và đơn vị, khuyến nghị cải tiến cũng như đề xuất khen thưởng với các đơn vị thực
75
hiện tốt 5S và để định hướng các hoạt động cải tiến tiếp theo.
-Ghi lại hình ảnh trước và sau khi áp dụng chương trình 5S
VP Bộ NN&PTNT có thể sử dụng phương pháp chụp ảnh tại vị trí văn phịng làm việc của các cá nhân, đơn vị trước và sau khi áp dụng chương trình 5S để có cơ sở, bằng chứng phục vụ cơng tác chấm điểm, đánh giá và theo dõi quá trình cải tiến sau này. Hơn nữa, việc ghi chép lại sự thay đổi trước và sau khi áp dụng sẽ giúp CBCC nhận thấy rõ rệt hiệu quả đem lại, từ đó thúc đẩy tinh thần cải tiến của họ.
Những kết quả đạt được hay không đạt được đều được ghi nhận bằng hình ảnh trực quan, màu hiển thị để học tập, phát huy cũng như đúc rút kinh nghiệm cho thời gian tới. Ngồi ra, nếu có điều kiện VP Bộ NN&PTNT có thể ghi lại tồn bộ q trình từ trước khi thực hiện, chuẩn bị thực hiện và sau khi thực hiện xong thành một cuốn phim tư liệu. Đây là nguồn tài liệu hữu ích, sinh động, trực quan cho chính VP Bộ NN&PTNT cũng như các cơ quan quản lý nhà nước khác tham khảo, học hỏi. Ngồi ra, các CBCC có thể tham khảo nghiên cứu để xây dựng cải tiến hoạt động của văn phịng mình.
76
TIỂU KẾT
Qua việc đánh giá tính khả thi áp dụng chương trình 5S trong cơng tác văn phịng tại Văn phịng Bộ Nơng nghiệp trên cơ sở nêu ra những thuận lợi, khó khăn khi áp dụng chương trình 5S tại đây, tơi đã đề xuất quy trình áp dụng 5S tại đây và đưa ra một số những giải pháp khắc phục đã được trình bày, tơi hy vọng sẽ góp phần tạo mơi trường làm việc hiệu quả, nâng cao năng suất làm việc tại Văn phịng Bộ Nơng nghiệp và Phát triển Nông thôn.
77
KẾT LUẬN
Đến đây ta có thể kết luận rằng 5S là một cơng cụ quản lý chất lượng đơn giản với chi phí thấp lại rất hữu ích để các cơ quan, tổ chức có thể áp dụng và nâng cao chất lượng mơi trường làm việc của mình, nhằm tạo ra một mơi trường làm việc hiệu quả tốt hơn. Hiểu rõ được định nghĩa về 5S, mục đích, ý nghĩa, quy trình cũng như nắm vững các yếu tố để đảm bảo thành công là cơ sở lý luận quan trọng cho các cơ quan, đơn vị bước đầu triển khai áp dụng 5S.
Thông thường, khi tiếp cận một chương trình quản lý mới, các cơ quan, đơn vị sẽ gặp trở ngại trong việc thay đổi tư duy, thói quen, nề nếp làm việc cũ. Đây cũng là một trong những thách thức lớn mà Văn phòng Bộ Nông nghiệp và Phát triển Nông thơn sẽ phải đối mặt khi có ý định triển khai áp dụng chương trình 5S. Việc thay đổi nhận thức của người lao động khơng hề dễ dàng, địi hỏi cần có lộ trình rõ ràng và thời gian để họ hiểu rõ lợi ích của 5S, từ đó thay đổi hành vi, hình thành thói quen và tác phong khoa học. Do đó, việc tuyên truyển, vận động mọi người nhận thức và thực hiện là điều cần phải được nghiên cứu và thực hiện dưới nhiều hình thức với quyết tâm cao của Lãnh đạo. Mặt khác, một mơ hình có thể thành cơng tại một tổ chức, một quốc gia nhưng chưa chắc đảm bảo sự thành công tuyệt đối cho một tổ chức, một quốc gia khác. Vì vậy, Văn phịng Bộ Nơng nghiệp khi nghiên cứu học hỏi kinh nghiệm của các cơ quan, tổ chức khác cần chắt lọc, đúc rút và điều chỉnh cách thức áp dụng cho phù hợp với điều kiện và hồn cảnh. Trong bài nghiên cứu này, tơi đã cố gắng trình bày khái quát nhất tổng quan lý thuyết về chương trình quản lý 5S, về văn phịng và về mơi trường làm việc hiệu quả, tạo tiền đề cho các chương tiếp theo về xem xét thực trạng cơng tác văn phịng tại Văn phịng Bộ Nơng nghiệp dưới góc độ 5S. Đồng thời, trình bày những ưu nhược điểm và nguyên nhân để làm cơ sở đề xuất áp dụng chương trình 5S và đưa ra những giải pháp khắc phục phù hợp.
Những nhận xét, đánh giá trong bài nghiên cứu mang màu sắc cá nhân dựa trên những kiến thức được học và quá trình tự nghiên cứu. Một số những nhận xét và giải pháp mà tơi đề ra trong nội dung khóa luận mong rằng sẽ nhận được sự ủng hộ của những tổ chức, đơn vị, cá nhân liên quan để góp phần giúp cho VP Bộ NN&PTNT nói riêng và các đơn vị sự nghiệp khác nói chung được hồn thiện hơn.
78
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO
Tài liệu văn bản Quy phạm pháp luật
1. Nghị định 15/2017/NĐ-CP của Chính phủ ngày 17/02/2017 Quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ NNPTNT.
2. Quyết định số 818/QĐ-BNN-TCCB của Bộ trưởng Bộ NN&PTNT
ngày 20 tháng 03 năm 2017 về việc Quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng Bộ
3. Quyết định số 1986/QĐ-BNN-TCCB ngày 30/5/2018 Sửa đổi, bổ sung Quyết định số 818/QĐ-BNN-TCCB ngày 20/03/2017 của Bộ trưởng Bộ Nông nghiệp và PTNT quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phịng Bộ
Tài liệu chun mơn:
1. Phan Chí Anh (2008), cuốn sách Thực hành 5S – Nền tảng cải tiến
năng suất, NXB Lao động - Xã hội, Hà Nội
2. Trương Quốc Anh (1998), 5S – Bí quyết thành cơng của các doanh
nghiệp Nhật Bản, Tạp chí Năng suất và Chất lượng.
3. Lý Thị Kim Bình (2008), Mơi trường làm việc là điều kiện để cán bộ,
công chức phát huy khả năng công tác, Tạp chí Tổ chức Nhà nước
4. Nguyễn Thành Độ, Nguyễn Ngọc Diệp, Trần Phương Hiền (2012),
Giáo trình Quản trị văn phòng, NXB Đại học Kinh tế Quốc dân, Hà Nội
5. Trần Thúy Giang (2007), đề tài “Nghiên cứu áp dụng 5S tạo
môi
trường làm việc hiệu quả các phịng ban chức năng tại cơng ty cổ phần dịch vụ du lịch đường sắt Hà Nội”, luận văn thạc sĩ - Đại học Kinh tế quốc dân
6. TS Nguyễn Văn Hậu (2016), Sứ mệnh của Quản trị văn phòng
trong
bối cảnh hội nhập và phát triển cơng nghệ, Tạp chí Quản lý nhà nước, Học viện
Hành chính Quốc gia.
7. Nghiêm Kỳ Hồng (2014), Một số vấn đề trong nghiên cứu về Quản
8. Kaoru Ishikawa, người dịch: Nguyễn Như Thịnh, Trịnh Trung Thành
79
(1990), Quản lý chất lượng theo phương pháp Nhật, Nhà xuất bản Khoa học Kỹ thuật, Hà Nội.
9. Hồ Chí Minh (2001), trong Cơng tác văn phịng cấp ủy Đảng, NXB Chính trị Quốc gia.
10. Nguyễn Đăng Minh, Đỗ Thị Cúc, Tạ Thị Hương Giang và Hoàng Thị
Thu Hà, (2013), đề tài “Áp dụng 5S tại các doanh nghiệp sản xuất nhỏ và vừa ở
Việt Nam – Thực trạng và khuyến nghị”, Tạp chí Khoa học Đại học Quốc gia Hà
Nội, Kinh tế và Kinh doanh, tập 29, số 1, trang 23-31.
11. Trung Thị Ngân (2017) trong Đề tài nghiên cứu Khóa luận tốt nghiệp “Hiện đại hóa cơng tác văn phịng tại văn phòng Tổng cục Hải quan”, Khoa Quản trị văn phịng – K13.
12. Nguyễn Đình Phan, Đặng Ngọc Sự (2012), Giáo trình Quản trị
chất lượng, NXB Đại học Kinh tế quốc dân, Hà Nội.
13. Nguyễn Ngọc Qúy (2005), đề tài “Áp dụng chương trình quản lý 5S
một giải pháp để nâng cao hiệu quả làm việc tại Bộ Công nghiệp”, Khoa Lưu
trữ học và Quản trị văn phòng, Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn 14. Lưu Kiếm Thanh - Khoa Văn bản và Cơng nghệ Hành chính, Học viện Hành (2013), Cơng tác văn phịng trong bối cảnh hiện đại hóa nền hành chính
nhà nước, Tạp chí Tổ chức Nhà nước.
15. Nguyễn Hữu Tri: Quản trị văn phòng. Nhà xuất bản khoa học và kỹ thuật, 2005.
16. TCVN ISO 9001:2008 Hệ thống quản lý chất lượng – Các yêu cầu (2008), xuất bản lần 3.
17. http://www.omard.gov.vn//vi-VN/46/omard.aspx 18. https://www.mard.gov.vn/Pages/default.aspx 19. http://www.iso.org/
PHỤ LỤC
1. Phiếu khảo sát;
2. Nghị định 15/2017/NĐ-CP của Chính phủ ngày 17/02/2017 Quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ NNPTNT;
3. Quyết định số 818/QĐ-BNN-TCCB của Bộ trưởng Bộ NN&PTNT
ngày 20 tháng 03 năm 2017 về việc Quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng Bộ;
4. Quyết định số 1986/QĐ-BNN-TCCB ngày 30/5/2018 Sửa đổi, bổ
sung Quyết định số 818/QĐ-BNN-TCCB ngày 20/03/2017 của Bộ trưởng Bộ Nông nghiệp và PTNT quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng Bộ.
Phụ lục 1: Phiếu khảo sát
BẢNG CÂU HỎI KHẢO SÁT NGHIÊN CỨU ÁP DỤNG CHƯƠNG TRÌNH 5S TẠO MỘI TRƯỜNG LÀM VIỆC HIỆU QUẢ TRONG CƠNG TÁC VĂN PHỊNG TẠI VĂN PHỊNG BỘ NÔNG NGHIỆP&PHÁT TRIỂN
NÔNG THÔN
Mã phiếu:......
A. THÔNG TIN CÁ NHÂN
Anh/ chị vui lịng cho biết một số thơng tin cá nhân:
(Lựa chọn bằng cách “X” vào ô tương ứng)
1) Giới tính: 2) Tuổi: Dưới 30t 3) Thâm <2 n niên cơng tác: B. PHẦN CÂU HỎI
1.Đánh giá thực trạng cơng tác văn phịng dưới góc độ “Sàng lọc”
Câu 1: Xin cho biết tần suất anh/ chị thực hiện việc sàng lọc
(vật dụng, tài liệu) tại nơi làm việc?
☐Hàng ngày ☐Hàng tuần ☐Hàng tháng ☐6 tháng 1 lần ☐Mỗi năm 1 lần ☐>1 năm
☐Không bao giờ
82
Câu 2: Số lượng các vật dụng/ tài liệu không cần thiết (thừa, hết hạn, hỏng, khơng cịn giá trị, ...) tại phịng làm việc của anh/chị?
☐Khơng có
☐Từ 1-3
☐Từ 3-10
☐>10
Hãy cho biết mức độ đồng ý của anh/chị với các nhận định sau.
(Có 5 mức độ: 1- Hồn tồn khơng đồng ý, 2 - Khơng đồng ý, 3 - Bình thường, 4 - Đồng ý, 5 - Hoàn toàn đồng ý)
STT Đánh giá thực trạng cơng tác văn phịng
cơ quan anh/chị dưới góc độ sắp xếp
1 Văn phịng làm việc được bố trí khoa học
thuận tiện
2 Máy móc, thiết bị, vật dụng được bố trí tiện lợi cho sử dụng
3 Tài liệu, hồ sơ được sắp xếp gọn gàng,dễ tìm, dễ lấy
4 Tài liệu, hồ sơ, vật dụng được dán nhãn , đánh số khoa học dễ nhận biết
83
Câu 1: Xin cho biết tần suất anh/chị thực hiện việc sắp xếp tài liệu, hồ sơ?
☐Hàng ngày ☐Hàng tuần ☐Hàng tháng ☐6 tháng 1 lần ☐Mỗi năm 1 lần ☐>1 năm
☐Không bao giờ
Câu 2: Thơng thường, việc tìm kiếm vật dụng, tài liệu của anh/chị như thế nào? (Chọn 1 đáp án)
☐Có tìm thấy, mất ít thời gian 5-15p
☐Có tìm thấy, tốn khá nhiều thời gian15-20p
☐Có tìm thấy nhưng tốn rất nhiều thời gian
☐Đa số khơng tìm thấy
STT Đánh giá thực trạng cơng tác văn phịng
cơ quan anh/chị dưới góc độ sạch sẽ
1 Sàn nhà khu vực làm việc sạch sẽ, khơng có
rác
2 Khơng gian văn phịng khơng có bụi bẩn
3 Máy móc, thiết bị,giá,tủ,...tại văn phịng
ln sạch sẽ
4 Tài liệu, hồ sơ không bụi bẩn
84
Câu 1: Xin cho biết mức độ tham gia của anh/chị vào việc hoạt động vệ sinh khu vực làm việc?
☐ Không bao giờ
☐ Hiếm khi
☐ Thỉnh thoảng
☐ Thường xun theo phân cơng
☐ Tích cực, tự giác, chủ động
STT Đánh giá thực trạng cơng tác văn phịng
cơ quan anh/chị dưới góc độ săn sóc
1 Duy trì thực hiện sàng lọc, phân loại tài liệu,vật dụng thường xuyên
2 Thường xuyên sắp xếp tài liệu,vật dụng
ngăn nắp,gọn gàng,khoa học
3 Thường xuyên vệ sinh khu vực bàn làm
việc
Hoạt động kiểm tra,kiểm soat công tác sàng