7. Bố cục đề tài
3.2. Quy trình áp dụng chương trình 5S tại Văn phịng Bộ Nông nghiệp và
3.2.2. Giai đoạn thực hiện
Tiến hành tổng vệ sinh văn phòng
59
Ngay sau khi Lãnh đạo thơng báo thực hiện chương trình 5S và cơng bố ngày tổng vệ sinh, tức là ngày các văn phịng tiến hành sàng lọc và loại bỏ những thứ khơng cần thiết. Tiến hành tổng vệ sinh là thực hiện sau khi các CBCC đã nắm bắt được các tiêu chuẩn mà Lãnh đạo và ban chỉ đạo chương trình 5S đã đưa ra. Trong lần tổng vệ sinh đầu tiên này, cơ quan sẽ tiến hành theo tình tự 5S. Thực hiện 5S theo hai bước:
Bắt đầu bằng SEIRI - Sàng lọc ban đầu
Thực hiện Sắp xếp, Sạch sẽ, Săn sóc hàng ngày tạo thói quen trong cơng việc
*Thực hiện SERI – Sàng lọc
Để tạo ra không gian hữu dụng và hiệu quả, ban Lãnh đạo Bộ cần đưa ra quy định: Tồn bộ cán bộ cơng chức phải loại bỏ những thứ khơng cần thiết. Đối với các vật dụng có giá trị khi loại bỏ, phải được thống kê vào danh sách để tiện cho việc quản lý. Các công văn khi loại bỏ phải theo quy định riêng. Các văn bản phải được chuyển vào lưu trữ. Chỉ có phịng lưu trữ mới có chức năng xác định giá trị và thời hạn bảo quản của văn bản. Các đơn vị không được tự ý loại bỏ khi khơng dùng đến nữa.
Trong q trình hoạt động, ngày càng có nhiều văn bản được tích lũy lại. Trong đó có những văn bản và vật dụng khơng cịn cần thiết nên cần loại bỏ. Nhưng việc xác định những tài liệu hay vật dụng khơng cịn cần thiết cũng là một vấn đề khơng nhỏ.
Chính vì thế, cần tiến hành họp và trao đổi về việc xây dựng tiêu chuẩn để loại bỏ những gì khơng cần thiết. Để việc sàng lọc có kết quả, CBCC phải tiến hành sàng lọc thường xuyên tại vị trí làm việc, kết hợp với sàng lọc tổng thể được tổ chức theo đợt trong cơ quan.
60
Hình 3.2. Sơ đồ quá trình tiến hành SEIRI (1) Chuẩn bị cho SEIRI (2) Xây dựng tiêu chuẩn cho SEIRI (3) Dọn dẹp vật dụng không cần thiết (4) Đánh giá vật dụng không cần thiết (5) Vứt bỏ vật dụng không cần thiết
Thực hiện Sắp xếp, Sạch sẽ, Săn sóc hàng ngày tạo thói quen trong cơng việc.
Hoạt động này được thực hiện bằng cách thường xuyên loại bỏ những thứ không cần thiết để tận dụng chỗ làm việc hiệu quả hơn. Bên cạnh đó, các đơn vị văn phịng Bộ thực hiện cải tiến địa điểm và phương pháp lưu giữ để giảm tối thiểu thời gian tìm kiếm và lấy ra. Lập thời khóa biểu và thực hiện vệ sinh hàng ngày để tạo ra một môi trường thoải mái đảm bảo sức khỏe, huy động mọi người phát huy sáng tạo cải tiến tại chỗ làm việc.
* Thực hiện SEITON- Sắp xếp
Đây là một nội dung quan trọng của chương trình 5S bởi vì việc thực hiện Sắp xếp như thế nào có ảnh hưởng rất lớn tới cách thức làm việc của các CBCC trong Văn phịng Bộ Nơng nghiệp và Phát triển nông thôn.
+Đưa ra phương châm đi kèm việc thực hiện Sắp xếp: “Dễ tìm, dễ thấy, dễ lấy, dễ kiểm tra”. Khuyến khích các cá nhân trong VP Bộ tích cực vận dụng, phối hợp với nguyên tắc:
+ Mỗi đồ vật được bố trí ở vị trí riêng. Trong q trình sắp xếp, các đồ vật và tài liệu được bố trí ở những vị trí khác nhau nhưng trên cơ sở đảm bảo an tồn và sử dụng hiệu quả các vật dụng đó.
+ Nhận biết các đồ vật thông qua nhãn thẻ, chỉ dẫn nhận biết. Việc sắp xếp phải đảm bảo sao cho dễ thấy, dễ lấy và giảm thiểu thời gian tìm kiếm. Giải quyết vấn đề này, sử dụng hệ thống nhãn, thẻ nhận biết để phân biệt.
Ví dụ trong phịng đọc của cơ quan, để phân biệt các ngăn sách, sử dụng 61
các nhãn phân biệt từng tên loại như sách tham khảo, báo chí, ...
+ Đặt các đồ vật sao cho dễ lấy, dễ vận chuyển. Nguyên tắc này đặc biệt có ý nghĩa đối với các vật dụng thường xuyên được sử dụng mỗi ngày.
Ví dụ: đối với cốc chén dùng để uống nước, bố trí làm sao cho phù hợp với yêu cầu sử dụng và di chuyển để vệ sinh, nhưng đồng thời cũng không để gần nơi sắp xếp tài liệu để tránh trường hợp CBCC vơ tình làm ướt tài liệu. + Để riêng các đồ vật cá nhân với các đồ vật dùng chung. Nguyên tắc này thống nhất và bổ sung cho các nguyên tắc trên. Có những đồ vật hay tài liệu thường chỉ do một cá nhân sử dụng nhưng cũng có những đồ vật mà cả phòng phải sử dụng đến.
+ Các cán bộ đều phải tham khảo hồ sơ nguyên tắc những văn bản về nhiệm vụ cụ thể của từng cán bộ thì chỉ có cán bộ ấy sử dụng đến. Giải quyết vấn đề này bằng cách trang bị nơi để tài liệu dùng chung cho cả phòng và các cặp tài liệu riêng của từng cá nhân. Đồng thời trong khi sắp xếp, các CBCC trong cơ quan đều chú ý sao cho các vật dụng thường xuyên được đặt gần người sử dụng và các vật dụng ít dùng được bố trí ở chỗ xa hơn.
+ Khi thực hiện chương trình 5S các CBCC được trang bị các bàn làm việc theo quy định, cho phép cất giữ trong ngăn kéo đủ các vật dụng thường dùng như giấy, bút, ghim giấy, ... còn các tài liệu để tham khảo thì chuyển vào nơi đề tài liệu dùng chung.
Các nguyên tắc này được vận dụng cụ thể như sau:
Việc sắp xếp trang thiết bị làm việc trong phòng do CBCC tự suy nghĩ và trao đổi với các đồng nghiệp để sắp xếp, bố trí các vật dụng thuận tiện nhất theo quy trình làm việc, giảm tối đa thời gian tìm kiếm, sử dụng, đồng thời đảm bảo tính thống nhất, thẩm mỹ và an toàn.
Ban hành quy định thống nhất trong tồn văn phịng. Tài liệu và các vật dụng tuyệt đối khơng được để trên nóc tủ, sàn nhà, ...
Những trang thiết bị cũ, hỏng phải sao nộp về phòng quản trị để thanh
lý hoặc tiêu hủy.
Những bộ phận hoặc cá nhân nào vi phạm sẽ bị xử phạt theo quy định. Đồng thời các văn bản hướng dẫn thực hiện 5S của Bộ cũng quy định ăn VP thanh tra và các vụ chức năng phải giao nộp tài liệu vào lưu trữ. Các văn bản này có ý nghĩa khơng chỉ đối với việc giải phóng diện tích làm việc mà cịn giúp cho việc quản lý tài liệu và củng cố lề lối làm việc của VP Bộ.
Từng bước trang bị các trang thiết bị văn phòng (bàn, tủ, giá đựng, tài liệu, máy vi tính, …) thống nhất tồn văn phịng về kiểu dáng và chất lượng phù hợp với tiêu chuẩn đề ra.
Các văn bản của Văn phòng được đưa lên mạng tin học nội bộ của cơ quan để mọi người khai thác và sử dụng ứng dụng nhằm giảm thiểu diện tích lưu hồ sơ nguyên tắc và tài liệu tham khảo cho cán bộ, công chức.
Lên kế hoạch dẹp bỏ các bàn nước, giảm bớt tiếp khách trong phòng làm việc. Tổ chức nơi uống nước, tiếp khách vào một địa điểm chỉ định
Quy định thống nhất vị trí xếp đặt các trang thiết bị trên bàn làm việc của từng CBCC.
CBCC trong cùng một lĩnh vực phải thông thạo phần việc của mình và biết việc của người khác để thay thế nhau khi cần thiết. Đảm bảo công chức khi vắng mặt đồng nghiệp phải biết tài liệu đang giải quyết ở chỗ nào.
CBCC đã được trang bị các cặp tài liệu 3 ngăn xếp theo trình tự 1, 2, 3
hoặc tương ứng với 3 màu đỏ, vàng, xanh. Khoang màu đỏ (1) đựng các tài liệu đang giải quyết, khoang màu vàng (2) đựng các tài liệu đã giải quyết xong, khoang màu xanh (3) đựng các tài liệu đã giải quyết xong, ít tra tìm, cần nộp vào lưu trữ cơ quan. Tài liệu xếp theo trình tự từ trong ra ngồi, từ trái qua phải.
TIEU LUAN MOI download : skknchat@gmail.com
Chọn vật dụng cho SEITON
Hình 3.3 Sơ đồ quá trình tiến hành SEITON
Thiết kế các chỉ
Sắp xếp đối tượng theo thứ
tự ưu tiên, và bắt tay vào việc
sắp x ếp chúng. Thiết kế kích cỡ, cách diễn đạt (chữ, hình ảnh, màu sắc) và cách chỉ dẫn cho các Sử dụng các dụng cụ và đồ văn phòng phẩm để chuẩn bị các chỉ dẫn, nhãn, biển Dùng các dụng cụ để treo biển báo chỉ dẫn *Thực hiện SEISO - Sạch sẽ
+ CBCC trong VP Bộ NN&PTNT thực hiện vệ sinh nơi làm việc hàng ngày từ 5 đến 10 phút, loại bỏ những thứ không cần thiết trong ngày, không để lưu đến ngày hôm sau. Hiện nay, công việc vệ sinh chung tại Bộ do một bộ phận chuyên trách và có chun mơn về vệ sinh thực hiện hàng ngày và bảo dưỡng nội thất thực hiện vệ sinh trụ sở cơ quan theo lịch trình xác định. Tuy nhiên, mỗi CBCC vẫn cần có ý thức giữ gìn vệ sinh VP khi cần thiết, đồng thời tự giác đảm bảo sạch sẽ khu vực bàn làm việc của mình góp phần thực hiện cơng tác “Sạch sẽ” được hiệu quả.
+ Không đợi đến lúc quá dơ bẩn mới vệ sinh, thực hiện vệ sinh nơi làm việc lau chùi máy móc, thiết bị, dụng cụ, đồ đạc, ... tại bàn làm việc một cách thường xuyên.
+ Xây dựng thói quen khơng vứt rác và thường xun làm vệ sinh tại chỗ làm việc của mình.
+ Kết hợp trồng một số loại cây xanh tại phòng làm việc.
Cường độ làm việc căng thẳng, mơi trường văn phịng thiếu khí trời, ít vận động và dinh dưỡng chưa hợp lý sẽ dẫn đến nhiều bệnh tất. Làm việc liên tục với
máy tính, quá tập trung với ánh sáng màn hình sẽ khiến mắt CBCC nhức mỏi. Vì vậy, chỉ cần 3 phút ngắm nhìn màu xanh của lá cây cũng sẽ trở nên vơ cùng hữu ích. Theo nghiên cứu, màu xanh giúp giải toả căng thẳng và mệt mỏi cho thị lực, nhìn màu xanh lục khiến cho con người cảm thấy nhẹ nhõm và dễ chịu, thư thái hơn các màu sắc khác.
Tùy từng loại cây sẽ có khả năng hấp thụ khí độc cũng như tác dụng trang trí khác nhau. Một số cây xanh thích hợp dùng cho văn phịng như:
Cây trầu bà có khả năng hút khí thải độc từ máy vi tính, photocopy; cây hồng mơn có mơi trường sống mát mẻ và hút các khí độc; cây cúc đồng tiền có khả năng thanh lọc khơng khí rất mạnh, ...
65
Hình 3.4 Quy trình thực hiện SEISO (1) Tìm ra nguồn gốc và nguyên nhân gây ra bụi bẩn (2) Loại bỏ bụi bẩn từ gốc (3) Nghĩ ra cách tiến hành SEISO thật đơn giản (4) Lập hệ thống quy tắc cho SEISO (5) Kiểm tra việc thực hiện SEISO
* Thực hiện SEIKETSU - Săn sóc
+ Để giữ gìn vệ sinh sạch sẽ nơi làm việc ở mức độ cao, nhằm duy trì sự sạch sẽ và ngăn nắp nơi làm việc, VP Bộ NN&PTNT thực hiện quy định lịch làm vệ sinh hàng ngày, hàng tuần.
+ Tăng cường kiểm tra chéo giữa các đơn vị trong để học tập, rút kinh nghiệm và đánh giá việc thực hiện vệ sinh ngăn nắp nơi công sở...
+ Bên cạnh việc đặt ra các hoạt động 5S như một yêu cầu mỗi thành viên, nên phát động phong trào thi đua giữa các đơn vị, cá nhân để lôi kéo và cuốn hút mọi người tham gia.
*Thực hiện SHITSUKE – Sẵn sàng:
Mục đích của việc thực hiện SHITSUKE là tạo cho nhân viên một cách nhìn tích cực hơn về tổ chức của mình, ý thức và trách nhiệm được nâng cao và là cơ sở tạo nên một nền văn hố cơng sở. Thực hiện tốt SHITSUKE sẽ giúp tồn VP Bộ có tính thống nhất trong hoạt động, có tinh thần đồng đội và ln ý thức được 5S.
Muốn thực hiện SHITSUKE, phải làm cho các thành viên hiểu rằng thực hiện 5S như là một hệ thống. Người Lãnh đạo phải là người đi đầu thực hiện 5S làm gương và phải thể hiện rõ ràng mong muốn đạt SHITSUKE là đúng đắn.
Lãnh đạo phải nắm được tình hình thực hiện và cập nhật liên tục sự thay đổi của văn phịng trong q trình thực hiện nhằm phê bình cũng như tuyên dương kết quả. Việc kiểm tra này có thể thực hiện bằng các phương pháp khác nhau theo
66
báo cáo hoặc chụp ảnh để lưu các hình ảnh cùng chụp ở một góc độ. Kết quả của giai đoạn này là sự thống nhất, đoàn kết và tự giác của tập thể thực hiện chương trình 5S và các quy định, tiêu chuẩn mới của cơ quan. Để luyện tập SHITSUKE, yêu cầu CBCC trong văn phòng thực hiện các phương châm:
+Gặp gỡ mọi người với nụ cười thân thiện +Chịu khó lắng nghe, học hỏi
+Làm việc nhiệt tình và ln sáng tạo cải tiến +Có tinh thần đồng đội
+Đặt uy tín tổ chức lên hàng đầu +Ln đúng giờ
+Giữ gìn văn phịng làm việc ln sạch sẽ, ngăn nắp +Tự giác chấp hành mọi quy định của tổ chức
Để chương trình 5S trở thành một thói quen của CBCC, Lãnh đạo có thể thực hiện sử dụng hai biện pháp sau:
Thứ nhất là các biện pháp mang tính chất pháp lý như: ban hành các văn
bản hướng dẫn thực hiện, thành lập tổ kiểm tra, ban hành các quy định về việc thực hiện 5S. Trong đó, có quy định việc xử lý đối với các trường hợp vi phạm và khen thưởng các đơn vị, cá nhân có thành tích tốt trong việc thực hiện chương trình. Các văn bản này là cơ sở pháp lý thúc đẩy một cách hiệu quả chương trình 5S đi vào nề nếp.
Thứ hai là các biện pháp khuyến khích: bằng các hình thức vận động,
tun truyền, khuyến khích các CBCC trong VP Bộ. Tổ chức các buổi học tập, thảo luận, trao đổi kinh nghiệm về việc thực hiện chương trình 5S.
Trong quá trình thực hiện các biện pháp trên, Lãnh đạo khuyến khích tính sáng tạo của các đơn vị. Trên tinh thần thực hiện các quy định chung, các đơn vị cũng có thể linh động thực hiện chương trình mình một cách hiệu quả, hợp lý nhất.
67