7. Bố cục đề tài
1.1. Khái quát chung về chương trình 5S
1.1.5. Quy trình thực hiện chương trình 5S
5S Bước 1: Lập ra một kế hoạch hành động
Trước tiên, cần xây dựng các kế hoạch, lộ trình cụ thể, tất cả người lao động trong tổ chức từ cán bộ quản lý cấp cao cho tới nhân viên đều phải làm việc trên tinh thần 5S, nắm vững được những nội dung của 5S để áp dụng quy trình này vào cơng việc hàng ngày.
Bước 2: Đào tạo, chỉ dẫn cho những người có liên quan:
Ở bước này, nhà quản lý cần:
Thơng báo ý nghĩa của quy trình 5S cho những người có liên quan trong tổ chức của mình;
Đặt ra kết quả kỳ vọng và mong muốn đối với quy trình 5S;
Đảm bảo kết quả bởi những người có liên quan; nhấn mạnh quy tắc giải quyết nguyên nhân cốt lõi của vấn đề mà không phải chỉ biết đổ lỗi, chỉ tay năm ngón.
Bước 3: Lựa chọn, đánh giá và lập hồ sơ khu vực bắt đầu:
Trước tiên, cần chọn ra một khu vực riêng biệt để triển khai các phương 17
pháp, công cụ, kỹ thuật cho quy trình 5S.
Sử dụng tồn bộ tài liệu của khu vực riêng biệt này làm ví dụ thực tiễn cho tất cả.
Tôn trọng những khu vực cá nhân và tiến hành đánh giá quy trình 5S ở mức cơ sở.
Cuối cùng lập ra các mục tiêu về 5S của đội.
Bước 4: Tiến hành triển khai thực hiện quy trình 5S lần lượt là: Sàng lọc, Sắp xếp, Sạch sẽ, Săn sóc và Sẵn sàng.
Bước 5: Ln ln cải tiến 5S khơng ngừng.
Cách thức để cải tiến 5S đó là: Đo lường, xây dựng và phân tích điểm chuẩn đối với các kết quả tích cực; tìm kiếm, tham khảo những đơn vị, tổ chức có cùng quy mơ đã áp dụng hiệu quả quy trình 5S.
Bước 6: Khiến quy trình 5S trở thành thói quen và được áp dụng cho nhiều khu vực khác.
Ở bước này cần:
Đánh dấu thành công và tiếp tục thực hiện;
So sánh giữa kết quả thực tế với kết quả kỳ vọng; Đảm bảo kế thừa các quá trình, thủ tục 5S.
1.1.6. Các yếu tố tạo nên thành cơng khi áp dụng chương trình 5S
Lãnh đạo cam kết, hỗ trợ: Yếu tố đầu tiên tạo nên thành công cho phương
pháp 5S chính là lời cam kết của Lãnh đạo. Sự hiểu biết, ủng hộ và đồng tình của Lãnh đạo khi có sự hình thành các nhóm cộng tác là vơ cùng cần thiết.
Tiến hành đào tạo: Để mọi người nhận thức được vai trị, lợi ích của 5S là
yếu tố tiên quyết đến sự thành công của phương pháp này. Cần cung cấp cho mọi người những kiến thức, cách tiến hành cơ bản của 5S.
Tự nguyện tham gia: Sau khi nhận thức được ý nghĩa, họ sẽ tự giác, chủ
động tiến hành 5S như một thói quen. Tạo ra môi trường thúc đẩy tinh thần tự nguyện của mọi người là yếu tố căn bản của 5S.
18
Lặp lại chu trình 5S với tiêu chuẩn cao hơn: Chu trình thực hiện 5S cần
sự lặp lại liên tục, khơng ngừng nghỉ. Điều này nhằm duy trì, cải tiến cơng tác quản lý của tổ chức.
1.2. Khái quát chung về văn phòng
1.2.1. Một số khái niệm
Văn phòng
Trong hoạt động của mỗi cơ quan tổ chức người ta ln nhấn mạnh đến vai trị quan trọng của bộ máy văn phịng. Vì thế, văn phịng là một thuật ngữ đã xuất hiện từ lâu trong lịch sử. Ngay từ thời La Mã cổ đại người ta đã lập nên những văn phòng của những “người biện hộ”, với những chức năng, nhiệm vụ có điểm tương đồng với văn phòng hiện đại.
Thuật ngữ “văn phòng” tiếng Anh – Office được sử dụng rộng rãi ở các nước châu Âu vào những năm 70 của thế kỷ thứ XVIII cùng với thuật ngữ “cơ quan”, “công sở”. Theo từ điển tiếng Việt định nghĩa “văn phịng” được giải thích là: “Bộ phận phụ trách cơng việc, giấy tờ, hành chính trong một cơ quan”6
Theo bài viết: “Cơng tác văn phịng ở cơ quan, đơn vị” của tác giả Nguyễn Toàn Thắng chỉ ra rằng: “Văn phòng là bộ máy của cơ quan, tổ chức có
trách nhiệm thu thập, xử lý và tổng hợp thông tin phục vụ cho sự điều hành của Lãnh đạo, đồng thời đảm bảo các điều kiện vật chất, kỹ thuật cho hoạt động chung của toàn cơ quan, tổ chức đó”.7
Tuy nhiên, đây chỉ là cách hiểu thơng thường, trên thực tế, thuật ngữ “văn phòng” được hiểu theo nhiều nghĩa khác nhau. Một mặt văn phòng được hiểu như là bộ máy giúp thủ trưởng điều hành hoạt động của cơ quan, đơn vị (văn phòng giám đốc, văn phòng luật sư); hoặc là trụ sở làm việc của cơ quan, đơn vị, là địa điểm giao tiếp, đối nội, đối ngoại của cơ quan. Mặt khác, văn phòng còn được hiểu là một loại hoạt động trong các cơ quan nhà nước, trong các tổ chức chính
6 Theo từ điển tiếng Việt do Viện Ngôn ngữ học chủ biên, Nxb Đà Nẵng, năm 2003, tr.1117, 7 Trang thông tin điện tử Trường đại học Đơng Ấ
19
trị-xã hội, doanh nghiệp. Như vậy, có thể xem xét nội dung của văn phịng trên bốn khía cạnh sau:
Thứ nhất: Văn phòng là bộ máy làm việc tổng hợp và trực tiếp của một
cơ quan chức năng, phục vụ cho điều hành của Lãnh đạo, các cơ quan thẩm quyền chung hoặc có quy mơ lớn thì thành văn phịng.
Thứ hai: Văn phòng là trụ sở làm việc của doanh nghiệp, tổ chức xã hội,
cơ quan Nhà nước, là địa điểm giao tiếp đối nội, đối ngoại của cơ quan đơn vị đó. Ví dụ: văn phịng Trường Đại học Nội vụ Hà Nội…
Thứ ba: Văn phòng là nơi làm việc cụ thể của những người có chức vụ,
có tầm cỡ như nghị sĩ, tổng giám đốc, giám đốc…
Thứ tư: Văn phòng là một dạng hoạt động trong các cơ quan tổ chức, trong
đó diễn ra việc thu nhận, bảo quản, lưu trữ các loại văn bản, giấy tờ, con dấu, tiếp khách… trong cơ quan. Nói đến văn phịng là người ta thường nghĩ đến một bộ phận chỉ làm những công việc liên quan đến công tác văn thư – lưu trữ.
Từ những nhận thức khái quát về nội dung vè đặc điểm hoạt động của cơng tác văn phịng đã nêu trên, chúng ta có thể đưa ra một định nghĩa chính xác về văn phịng cơ quan như sau:
Văn phịng là một thực thể tồn tại khách quan trong mỗi tổ chức là bộ máy điều hành tổng hợp của cơ quan, đơn vị; là nơi thu thập, xử lý thông tin hỗ trợ cho hoạt động quản lý; là nơi chăm lo mọi lĩnh vực dịch vụ hậu cần đảm bảo các điều kiện vật chất cho các hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức được thông suốt, hiệu quả”8
Công tác văn phòng:
Hiện nay, khái niệm về cơng tác văn phịng chưa thực sự thống nhất, rất nhiều tác giả đã đưa ra những khái niệm khác nhau.
Tác giả Nghiêm Kỳ Hồng đưa ra quan điểm về cơng tác văn phịng như sau: “Cơng tác văn phịng chỉ các hoạt động tham mưu tổng hợp, thu nhận và
xử lý thông tin phục vụ quản lý và đảm bảo điều kiện vật chất cho cơ quan do bộ
8 Nguyễn Hữu Tri: Quản trị văn phòng. Nhà xuất bản khoa học và kỹ thuật, 2005. 20
phận văn phịng (văn phịng/hành chính) của cơ quan thực hiện trong một khơng gian văn phịng nhất định với những con người làm cơng tác văn phịng chun trách có nhiệm vụ, quyền hạn và tiêu chuẩn nghiệp vụ được quy định đối với chức danh cơng chức, viên chức văn phịng (Chánh văn phịng, Trưởng phịng hành chính, Thư ký văn phịng, Nhân viên văn thư, Cán bộ văn thư, Chuyên viên văn thư, Cán sự lưu trữ, chuyên viên lưu trữ, nhân viên đánh máy, kỹ thuật viên đánh máy...”9
Theo tác giả Nguyễn Hữu Tri trong cuốn “Giáo trình quản trị văn
phòng” đưa ra khái niệm: “Cơng tác văn phịng là chỉnh thể bao gồm việc tổ chức, quản lý và sử dụng thơng tin dữ liệu để duy trì hoạt động của cơ quan, tổ chức nhằm đạt được kết quả mong muốn”.10
Tác giả Trung Thị Ngân (2017) trong Đề tài nghiên cứu Khóa luận tốt nghiệp “Hiện đại hóa cơng tác văn phịng tại văn phịng Tổng cục Hải quan”, Khoa Quản trị văn phịng – K13 đã nói lên khái niệm của chính tác giả về cơng tác văn phịng: “Cơng tác văn phịng được hiểu là các công việc, các hoạt động
xoay quanh các công tác tổ chức, quản lý, điều hành và thực hiện nhiệm vụ của văn phịng nhằm duy trì chức năng của văn phịng hướng tới hồn thành mục tiêu chung của tổ chức.”11
Theo quan điểm logic trong nghiên cứu khoa học, tơi nhận thấy “Cơng
tác văn phịng là các hoạt động giúp Lãnh đạo tổ chức, quản lý, sử dụng tồn bộ hoạt động thơng tin theo các phương án khác nhau nhằm thu được kết quả tối ưu trong từng hoạt động của cơ quan đơn vị. Từ đó truyền tải ý kiến chỉ đạo của Lãnh đạo, những thơng tin phản hồi từ nội bộ và bên ngồi cơ quan, đơn vị. Đó là tồn bộ hoạt động giúp Lãnh đạo ra những quyết định chính xác và hiệu quả nhất, thúc đẩy sự phát triển của cơ quan, đơn vị.”
9 Nghiêm Kỳ Hồng (2014), Một số vấn đề trong nghiên cứu về Quản trị văn phòng và lưu trữ học, NXB Đại học Quốc gia Hồ Chí Minh.
10 Nguyễn Hữu Tri: Quản trị văn phòng. Nhà xuất bản khoa học và kỹ thuật, 2005.
11 Trung Thị Ngân (2017) trong Đề tài nghiên cứu Khóa luận tốt nghiệp “Hiện đại hóa cơng tác văn
phòng tại văn phòng Tổng cục Hải quan”, Khoa Quản trị văn phòng – K13.
21
Văn phịng khơng phải là cỗ máy giúp việc đơn thuần như một số người thường nghĩ. Văn phòng là nơi tập trung và cần phải có những con người hiểu biết, ln phấn đấu vươn lên, ln tích cực, chủ động, sáng tạo, trung thành, tận tụy, biết hy sinh thời gian của cá nhân cho đơn vị để đảm bảo công tác “ tham
mưu - tổng hợp - phục vụ”. Do đó, cần phải thay đổi cách nhìn nhận cũng như
cần phải quan tâm nhiều hơn nữa đến cơng tác văn phịng để hoạt động của cơ quan, đơn vị thông suốt, hồn thành xuất sắc nhiệm vụ. Chính vì vậy, việc tăng cường xây dựng tổ chức và cải cách hoạt động văn phòng của cơ quan, đơn vị cần phải được quan tâm.
Môi trường làm việc:
Môi trường làm việc theo Beukema (1987) là một mức độ cho phép nhân
viên có thể sắp đặt cơng việc chủ động, phù hợp với sự chọn lựa, sự quan tâm và nhu cầu. Nó là mức độ quyền lực mà một tổ chức trao cho nhân viên của nó để thực hiện cơng việc.
Định nghĩa này nhấn mạnh đến chọn lựa của nhân viên về sự hứng thú trong khi thực hiện công việc.
Môi trường làm việc theo Robbins (1989 là quá trình mà tổ chức đáp lại
nhu cầu của người lao động bằng cách phát triển thể chế để cho phép người lao động được quyền lên tiếng trong những quyết định về cuộc sống tại nơi làm việc của họ.
Môi trường làm việc theo Efraty & Sirgy (2001) là sự hài lịng của nhân
viên với những nhu cầu cá nhân thơng qua các nguồn lực, hoạt động và kết quả xuất phát từ sự tham gia tại nơi làm việc.
Tóm lại, “Mơi trường làm việc bao gồm tất cả những gì có liên quan, ảnh
hưởng trực tiếp đến hoạt động và sự phát triển, nâng cao năng lực công tác của mỗi cá nhân (bao gồm môi trường bên trong và mơi trường bên ngồi). Mơi trường làm việc bao gồm: cơ sở vật chất, tinh thần, chế độ chính sách, mối quan hệ giữa Lãnh đạo đối với nhân viên và giữa nhân viên với nhân viên… trong một
22
cơ quan, tổ chức, đơn vị”12
Môi trường làm việc hiệu quả:
Theo quan điểm của TS Lê Thị Hạnh – Học viện chính trị quốc gia: “Môi
trường làm việc hiệu quả là một trong những nội dung, nhiệm vụ hàng đầu mà cơ quan, tổ chức hay đơn vị phải quan tâm thực hiện. Có mơi trường làm việc tốt thì mỗi cá nhân, CBCC mới có điều kiện làm việc tốt, phát huy khả năng của mình, chung sức thực hiện nhiệm vụ của đơn vị.”13
Như vậy, từ các khái niệm trên có thể rút ra như sau: “Môi trường làm
việc hiệu quả là các điều kiện: cơ sở vật chất, tinh thần, chế độ chính sách, mối quan hệ giữa các cấp, ... nhằm đảm bảo để toàn bộ nhân viên trong tổ chức làm việc tốt, phát huy hết khả năng của mình, chung sức hồn thành nhiệm vụ chung tạo nên môi trường làm việc chuyên nghiệp, gắn bó giúp tổ chức phát triển vững mạnh”.
=> Mơi trường làm việc hiệu quả trong công tác VP là các điều kiện: cơ sở vật chất, tinh thần, chế độ chính sách, mối quan hệ giữa các cấp, ... nhằm đảm bảo để toàn bộ nhân viên trong tổ chức làm việc tốt, phát huy hết khả năng của mình, chung sức hồn thành nhiệm vụ chung tạo nên môi trường VP chuyên nghiệp, hiệu quả.
1.2.2. Vai trị của văn phịng và cơng tác văn phòng
Thứ nhất, văn phòng là trung tâm thực hiện quá trình quản lý, điều hành
của cơ quan, tổ chức. Bởi vì các quyết định, chỉ đạo của thủ trưởng đều phải thơng qua văn phịng để chuyển giao đến các phịng ban, đơn vị khác. Văn phịng có trách nhiệm theo dõi, đơn đốc, nhắc nhở việc thực hiện các quyết định và sự chỉ đạo của Lãnh đạo cơ quan. Như vậy đây là chức năng vô cùng quan trọng. Các bộ phận, phòng ban khác thực hiện các chức năng riêng biệt. Nếu văn phịng khơng làm việc thì mọi hoạt động của cơ quan sẽ bị ngừng trệ.
12 Lý Thị Kim Bình (2008), Môi trường làm việc là điều kiện để cán bộ, công chức phát huy khả năng
công tác, Tạp chí Tổ chức Nhà nước.
13 Lê Thị Hạnh (2020), Mơi trường làm việc – yếu tố quan trọng nhằm phát huy sức mạnh của cán bộ,
công chức trong thực thi cơng vụ, Tạp chí Quản lý Nhà nước.
23
Thứ hai, văn phòng là nơi tiếp nhận tất cả các mối quan hệ, đặc biệt là quan
hệ đối ngoại của cơ quan. Văn phịng được coi là “cổng gác thơng tin” của cơ quan, tổ chức. Bởi vì mọi thơng tin đến hay đi đều phải thơng qua bộ phận văn phịng. Từ những nguồn thông tin tiếp nhận được văn phịng sẽ phân loại thơng tin theo những kênh thích hợp để chuyển phát hoặc lưu trữ. Đây là hoạt động vô cùng quan trọng. Nó quyết định đến sự thành cơng hay thất bại của tổ chức.
Văn phòng còn là nơi giải quyết mọi vấn đề của cơ quan. Ví dụ: khi trang thiết bị trong cơ quan bị hỏng thì phải thơng qua bộ phận văn phịng để trình văn bản cho thủ trưởng ký để giải quyết.
Thứ ba, văn phòng là bộ máy làm việc của các nhà Lãnh đạo. Văn phòng
là bộ máy làm việc giúp thủ trưởng. Mọi cơng việc của văn phịng đều nhằm thực hiện các mục tiêu của nhà quản lý như việc ra văn bản; tập hợp đưa ra các phương án…
Thứ tư, văn phòng là trung tâm khâu nối các hoạt động quản lý, điều hành
của cơ quan, tổ chức. Văn phịng là nơi trung chuyển mọi cơng việc của cá nhân, phòng ban tới thủ trưởng để đạt được mọi mục tiêu của cơ quan, tổ chức.
Thứ năm, văn phòng là cầu nối giữa chủ thể và các đối tượng quản lý
trong và ngồi tổ chức. Ví dụ: các quyết định quản lý của thủ trưởng phải thông qua bộ phận văn phòng để ra các văn bản chuyển đến các phịng ban, cá nhân có liên quan. Các thơng tin phản hồi cũng được thơng qua văn phịng để chuyển đến thủ trưởng.
Thứ sáu, văn phịng được ví là nơi cung cấp các dịch vụ tổng hợp cho
hoạt động của các phịng ban, đơn vị nói chung và các nhà Lãnh đạo nói riêng như: xây dựng mới, sửa chữa, mua sắm các trang thiết bị hoạt động…