7. Bố cục đề tài
3.2. Quy trình áp dụng chương trình 5S tại Văn phịng Bộ Nông nghiệp và
3.2.3. Giai đoạn kiểm tra, đánh giá
Kiểm soát 5S chủ yếu do ban Lãnh đạo và chính các CBCC trong Văn phịng Bộ thực hiện. Kiểm sốt 5S có thể thực hiện bằng các cách khác nhau nhưng phổ biến là phương pháp đánh giá định kỳ bằng cách cho điểm và phương pháp đánh giá theo các nội dung câu hỏi.
Có rất nhiều cách kiểm tra, đánh giá định kỳ, ở đây tôi xin đề xuất 2 cách như sau:
Cách 1: Lãnh đạo thành lập tổ kiểm tra tình hình thực hiện chương trình 5S tại các đơn vị thuộc VP Bộ.
Nội dung kiểm tra như sau:
1. Kiểm tra vệ sinh các phòng làm việc và việc sắp xếp tài liệu, hồ sơ theo quy định
2. Đánh giá, xếp loại để làm căn cứ bình xét thi đua khen thưởng theo
tháng, q, năm...
Tiêu chí đánh giá
1. Về vệ sinh mơi trường làm việc
a) Phòng làm việc phải sạch sẽ khơng có rác; bàn ghế sắp xếp gọn gàng; máy móc thiết bị sạch sẽ;
b) Đồ dùng và máy móc được sắp xếp trật tự đúng chỗ, đảm bảo thẩm mỹ
68
và tiện lợi khi sử dụng.
2. Về sắp xếp hồ sơ tài liệu
a) Sắp xếp hồ sơ, tài liệu ngăn nắp, gọn gàng b) Có các File tài liệu của từng cá nhân
c) Khơng có tài liệu, hồ sơ lưu quá 01 năm mà chưa đưa vào Lưu trữ Bộ.
Có thể triển khai một số quy định khác:
Những đơn vị thực hiện tốt các tiêu chí theo quy định sẽ được xét khen thưởng trong đợt bình xét thi đua, khen thưởng tháng, quý, năm;
-Khơng bình xét thi đua khen thưởng cho các phịng làm việc khơng đạt các tiêu chí quy định .
- Tổ kiểm tra thống nhất thang điểm việc thực hiện chương trình 5S: mỗi tiêu chí thực hiện tốt sẽ được 20 điểm, điểm cao nhất cho cả 5 tiêu chí là 100 điểm. Sau kiểm tra, tổ sẽ có văn bản báo cáo Lãnh đạo xét khen thưởng cho văn phòng và cá nhân thực hiện tốt 5S, những phòng và cá nhân thực hiện chưa tốt được nhắc nhở và thông báo trên mạng nội bộ.
Cách 2: Lập một form đánh giá, nội dung form do cán bộ đánh giá thiết kế