7. Bố cục đề tài
3.2. Quy trình áp dụng chương trình 5S tại Văn phịng Bộ Nông nghiệp và
3.2.1. Giai đoạn chuẩn bị
Đây là khởi đầu của việc áp dụng chương trình 5S nên có ý nghĩa vơ cùng quan trọng, cơng tác chuẩn bị có kỹ lưỡng thì khi thực hiện mới sn sẻ và ít mắc sai lầm.
Trước tiên, Lãnh đạo Bộ NN&PTNT phải hiểu rõ nguyên lý và lợi ích của việc thực hiện chương trình 5S. Là người quản lý và điều hành cơng việc, Lãnh đạo càng hiểu rõ thì các văn bản chỉ đạo ban hành càng sâu sát với thực tế. Để hiểu rõ ngun lý và lợi ích của chương trình 5S, Lãnh đạo Bộ cần tìm hiểu kinh nghiệm của các cơ quan, tổ chức khác đã thực hiện chương trình 5S xem các hoạt động 5S được thực hiện ra sao, có vướng mắc gì trong q trình thực hiện. Kết quả thu được như thế nào, có vấn đề gì phát sinh trong q trình triển khai hay khơng. Lãnh đạo Bộ cần tổ chức các buổi họp để thảo luận chuẩn bị trước khi triển khai chương trình. Kết quả của giai đoạn này là ban Lãnh đạo nắm được lợi ích 5S, cách thức thực hiện và đưa ra quyết định thực hiện chương trình 5S.
Thơng báo của Lãnh đạo về việc cam kết thực hiện chương trình 5S
Sau khi có quyết định thực hiện chương trình 5S ban Lãnh đạo phải có thơng báo cam kết thực hiện phong trào này. Cam kết của Lãnh đạo thể hiện trách nhiệm,
57
và sự quyết tâm thực hiện 5S đến cùng. Sự cam kết thực hiện của Lãnh đạo là một việc làm rất quan trọng đối với việc thực hiện chương trình 5S. Cam kết của Lãnh đạo là cơ sở và là động lực thúc đẩy các nhân viên thực hiện nghiêm túc các tiêu chuẩn 5S đặt ra.
Thành lập bộ phận phụ trách phong trào 5S
- Thành lập ban chỉ đạo thông qua một Quyết định. Cùng với việc thành lập Ban chỉ đạo là việc chỉ định cán bộ có trách nhiệm chính về hoạt động 5S, đồng thời đào tạo cán bộ có trách nhiệm chính và các thành viên hướng dẫn thực hiện. Đây nên là những cán bộ nòng cốt để nhân rộng mơ hình ra tồn cơ qua. Ở văn phòng, Thanh tra cần tổ chức các tổ chuyên viên giúp việc ban chỉ đạo triển khai chương trình.
- Để chuẩn bị cho việc áp dụng chương trình 5S, Lãnh đạo Bộ cần ban hành một hệ thống văn bản chỉ đạo và triển khai thực hiện. Các văn bản không chỉ hướng dẫn việc thực hiện chương trình 5S mà cịn xác định rõ chức năng nhiệm vụ và trách nhiệm của từng đơn vị, cá nhân có liên quan. Đây là cơ sở để phân công công việc cụ thể đối với từng CBCC, phát huy tối đa tính tự chủ sáng tạo của mỗi người. Cùng với các văn bản được ban hành quy định về nguyên tắc làm việc, lề lối làm việc của cơ quan và quy định về chức năng nhiệm vụ quyền hạn của từng đơn vị văn phòng, tạo thành một hệ thống đồng bộ để mọi CBCC tự ý thức được nhiệm vụ của mình, khơng chỉ phát huy tính tự chủ, tự giác trong công việc mà việc theo dõi, đánh giá chât lượng công việc cũng dễ dàng hơn, chất lượng và hiệu quả công tác cũng tốt hơn.
Lên kế hoạch thực hiện phong trào 5S
Sau khi thành lập bộ phận thực hiện phong trào 5S thì bộ phận này cùng ban Lãnh đạo sẽ dựa trên những thực trạng của cơ quan, mục tiêu hoạt động 5S để đưa ra các kế hoạch thực hiện chương trình 5S. Các kế hoạch thực hiện 5S phải hợp lý và được sự thông qua của ban Lãnh đạo và ban chỉ đạo. Thơng thường 5S được thực hiện theo trình tự “Sàng lọc, Sắp xếp, Sạch sẽ, Săn sóc, Sẵn sàng” sau khi thực hiện 3S đầu tiên có thể thực hiện kết hợp với “Sẵn sàng” từ lúc đó. Kế
58
hoạch thực hiện 5S phải cụ thể cho từng S một với nội dung và tiến độ của từng giai đoạn.
Riêng trong giai đoạn khi thực hiện “Sàng lọc” cần thiết phải đưa ra các tiêu chuẩn để thực hiện việc sàng lọc những vật dụng cần thiết và không cần thiết. Các tiêu chuẩn này phải cụ thể cho từng đối tượng như giấy tờ, hồ sơ, văn bản đến, văn bản đi, các vật dụng khác, …
Thực hiện đào tạo cán bộ công nhân viên
- Để toàn bộ các cán bộ cơng chức trong Bộ hiểu rõ về chương trình 5S và sẵn sàng thực hiện triển khai chương trình này, Lãnh đạo Bộ cần tổ chức 1 lớp đào tạo về cách triển khai chương trình này và 1 lớp đào tạo về các nội dung cơ bản của chương trình 5S cho mọi CBCC trong cơ quan.
- Lãnh đạo cũng trình bày các mục tiêu chương trình 5S, cơng bố thành lập ban chỉ đạo thực hiện, phương hướng triển khai, phân công các cá nhân chịu trách nhiệm đối với từng phòng cụ thể, lập ra các công cụ tuyên truyền, bản tin về thực hiện chương trình 5S trong cơ quan.
Hình 3.1 Hình ảnh minh họa về việc tuyên truyền thực hiện 5S