7. Bố cục đề tài
3.1.2. Những khó khăn, thách thức
- 5S là kiến thức khá mới mẻ đối với các cơ quan hành chính nhà nước Đại
đa số CBCC tại văn phịng Bộ Nơng nghiệp và Phát triển Nông thơn được khảo sát đều chưa biết đến chương trình này. Mặt khác, nếu cán bộ công chức không được giới thiệu và hiểu rõ về lợi ích của 5S thì khi triển khai sẽ khó đạt được sự
54
đồng thuận, ủng hộ hoặc họ sẽ thực hiện với tâm lý đối phó, thụ động. Với thực trạng cán bộ công chức tại văn phịng Bộ Nơng nghiệp và Phát triển Nơng thơn gần như chưa có kiến thức về chương trình 5S và chưa có tiền lệ thực hiện nên
- Ban Lãnh đạo có sự chú trọng tới công tác cải tiến chất lượng công việc
nhưng vẫn tạm dừng lại ở mức độ quan tâm. Bản thân Lãnh đạo vẫn chưa nhận
thức đúng đắn và đầy đủ về vai trò và ý nghĩa của việc áp dụng chương trình 5S trong hoạt động của VP. Điều này khiến cho việc triển khai áp dụng được thực hiện chưa triệt để, thiếu sự đồng bộ và nghiêm túc.
- Một bộ phận CBCC trong các cơ quan hành chính nhà nước có sức ì rất lớn với tư tưởng cố hữu về chế độ tuyển dụng lâu dài, ổn định dẫn đến tâm lý ngại
thay đổi, sợ rủi ro, thụ động. Mặt khác, việc thay đổi nhận thức của người lao
động, đặc biệt là tư duy của tầng lớp có thâm niên lâu năm là khơng hề dễ dàng, cần phải có thời gian.
- Tài liệu 5S bằng tiếng Việt chưa phổ biến
5S là triết lý bắt nguồn từ Nhật Bản và phát triển ở nhiều nước Âu Mỹ. Rất nhiều tài liệu về 5S đã được xuất bản nhưng phần lớn được biên soạn bằng tiếng Anh và tiếng Nhật. Tại Việt Nam, các tài liệu tham khảo về 5S đã được một số tác giả biên dịch, tuy nhiên lại chưa mang tính hệ thống bài bản và cụ thể. Do vậy, khi thực hiện việc đào tạo 5S trong doanh nghiệp, tổ chức gặp khơng ít khó khăn. 5S là triết lý cần được từng nhân viên trong VP hiểu rõ, tuy nhiên do trình độ tiếng Anh cịn thấp nên việc thiếu tài liệu tiếng Việt về 5S là một trở ngại lớn khi tổ chức muốn triển khai 5S.
Nhìn chung, việc áp dụng chương trình 5S trong cơng tác VP tại VP Bộ NN&PTNT có khả năng thực hiện và thành công. Khi thực hiện thành công 5S trong cơ quan, đơn vị sẽ mang lại sự thay đổi kỳ diệu:
- Đối với VP Bộ NN&PTNT:
Áp dụng chương trình 5S sẽ tạo nên mơi trường làm việc sạch sẽ và ngăn nắp hơn. Thực hiện 5S với các bước đầy đủ sẽ loại bỏ những thứ không cần thiết
khỏi nơi làm việc, những vật dụng cần thiết được sắp xếp ngăn nắp, gọn gàng, đặt 55
ở những vị trí thuận tiện cho người sử dụng, máy móc, thiết bị được bảo dưỡng, bảo quản. Từ đó, tạo nên một mơi trường sạch sẽ, ngăn nắp, thúc đẩy tinh thần làm việc của đội ngũ nhân sự trong tổ chức.
Thực hiện 5S góp phần mang lại khơng gian làm việc thuận tiện, an tồn hơn. Khi VP làm việc trở nên ngăn nắp, lề lối làm việc được quy chuẩn thì cơng
việc cũng trở nên thuận tiện, sn sẻ và nhanh chóng hơn.
Hoạt động 5S giúp nâng cao hiệu quả làm việc trong tổ chức. Khi môi
trường làm việc được cải thiện (bao gồm cả mơi trường vật lý và mơi trường tâm lý) thì các yếu tố tạo nên hiệu quả cơng việc được kích thích theo hướng tích cực sẽ được cải thiện, dẫn tới hiệu quả công việc được nâng cao.
- Đối với CBCC trong VP Bộ NN&PTNT:
CBCC khi chấp hành thực hiện 5S trở nên có kỷ luật hơn. Thực hiện 5S
đồng nghĩa với việc cơ quan phải thống nhất thực hiện cùng một biện pháp. Những điều này buộc CBCC trong tổ chức phải tuân thủ kỷ luật, làm việc theo lề lối và cố gắng duy trì cơng việc một cách khoa học nhất.
Các CBCC trong VP không ngừng phát huy sáng kiến. Chương trình quản
lý 5S trực tiếp kích thích tính sáng tạo của mọi người đồng thời 5S cũng gián tiếp kích thích sự sáng tạo bằng cách để mơi trường làm việc sạch sẽ và ngăn nắp tạo nên tinh thần thoải mái tạo điều kiện để CBCC tập trung phát triển các ý tưởng một cách tự nhiên.
CBCC cảm thấy tự hào về VP làm việc sạch sẽ và ngăn nắp của mình.
Điều này tưởng chừng như đơn giản nhưng thực tế lại rất quan trọng. 5S đã chứng minh rằng: “Người ta tựu hào về nơi làm việc của mình khi nơi đó tạo ra bầu khơng khí thoải mái, dễ chịu khi làm việc và người ta cảm thấy mình thực sự làm chủ cơng việc của mình”.
Tóm lại, việc thực hiện 5S dễ ở chỗ kỹ thuật thực hiện không phức tạp nhưng lại cũng yêu cầu sự cam kết của Lãnh đạo, sự cố gắng đồng đều của toàn bộ cơ quan. Bằng việc đưa ra quy trình áp dụng rõ ràng, phù hợp từng giai đoạn, 5S sẽ mang lại sự biến đổi rõ rệt đối với VP làm việc.
56
3.2. Quy trình áp dụng chương trình 5S tại Văn phịng Bộ Nơng nghiệp và Phát triển nơng thơn
Văn phịng Bộ là tổ chức quan trọng thuộc Bộ NN&PTNT, với chức năng tham mưu tổng hợp về chương trình, kế hoạch cơng tác và phục vụ hoạt động của Bộ, là đơn vị đi đầu trong việc áp dụng chương trình quản lý 5S nhằm tạo mơi trường làm việc hiệu quả có vai trị đặc biệt quan trọng, nhất là trong công cuộc đẩy mạnh thực hiện cải cách nền hành chính hiện nay.
Việc triển khai áp dụng thành cơng chương trình quản lý 5S sẽ tạo nền móng, cơ sở ví dụ thực tiễn giúp cho việc nâng cao hiệu quả làm việc trong VP Bộ NN&PTNT, thúc đẩy tổ chức phát triển bền vững, đồng thời tạo niềm tin, động lực áp dụng các chương trình quản lý tiên tiến cho các đơn vị khác trong Bộ nói riêng và các cơ quan hành chính Nhà nước nói chung.
3.2.1. Giai đoạn chuẩn bị
Đây là khởi đầu của việc áp dụng chương trình 5S nên có ý nghĩa vơ cùng quan trọng, cơng tác chuẩn bị có kỹ lưỡng thì khi thực hiện mới sn sẻ và ít mắc sai lầm.
Trước tiên, Lãnh đạo Bộ NN&PTNT phải hiểu rõ nguyên lý và lợi ích của việc thực hiện chương trình 5S. Là người quản lý và điều hành cơng việc, Lãnh đạo càng hiểu rõ thì các văn bản chỉ đạo ban hành càng sâu sát với thực tế. Để hiểu rõ ngun lý và lợi ích của chương trình 5S, Lãnh đạo Bộ cần tìm hiểu kinh nghiệm của các cơ quan, tổ chức khác đã thực hiện chương trình 5S xem các hoạt động 5S được thực hiện ra sao, có vướng mắc gì trong quá trình thực hiện. Kết quả thu được như thế nào, có vấn đề gì phát sinh trong q trình triển khai hay không. Lãnh đạo Bộ cần tổ chức các buổi họp để thảo luận chuẩn bị trước khi triển khai chương trình. Kết quả của giai đoạn này là ban Lãnh đạo nắm được lợi ích 5S, cách thức thực hiện và đưa ra quyết định thực hiện chương trình 5S.
Thơng báo của Lãnh đạo về việc cam kết thực hiện chương trình 5S
Sau khi có quyết định thực hiện chương trình 5S ban Lãnh đạo phải có thơng báo cam kết thực hiện phong trào này. Cam kết của Lãnh đạo thể hiện trách nhiệm,
57
và sự quyết tâm thực hiện 5S đến cùng. Sự cam kết thực hiện của Lãnh đạo là một việc làm rất quan trọng đối với việc thực hiện chương trình 5S. Cam kết của Lãnh đạo là cơ sở và là động lực thúc đẩy các nhân viên thực hiện nghiêm túc các tiêu chuẩn 5S đặt ra.
Thành lập bộ phận phụ trách phong trào 5S
- Thành lập ban chỉ đạo thông qua một Quyết định. Cùng với việc thành lập Ban chỉ đạo là việc chỉ định cán bộ có trách nhiệm chính về hoạt động 5S, đồng thời đào tạo cán bộ có trách nhiệm chính và các thành viên hướng dẫn thực hiện. Đây nên là những cán bộ nịng cốt để nhân rộng mơ hình ra tồn cơ qua. Ở văn phòng, Thanh tra cần tổ chức các tổ chuyên viên giúp việc ban chỉ đạo triển khai chương trình.
- Để chuẩn bị cho việc áp dụng chương trình 5S, Lãnh đạo Bộ cần ban hành một hệ thống văn bản chỉ đạo và triển khai thực hiện. Các văn bản khơng chỉ hướng dẫn việc thực hiện chương trình 5S mà cịn xác định rõ chức năng nhiệm vụ và trách nhiệm của từng đơn vị, cá nhân có liên quan. Đây là cơ sở để phân công công việc cụ thể đối với từng CBCC, phát huy tối đa tính tự chủ sáng tạo của mỗi người. Cùng với các văn bản được ban hành quy định về nguyên tắc làm việc, lề lối làm việc của cơ quan và quy định về chức năng nhiệm vụ quyền hạn của từng đơn vị văn phòng, tạo thành một hệ thống đồng bộ để mọi CBCC tự ý thức được nhiệm vụ của mình, khơng chỉ phát huy tính tự chủ, tự giác trong cơng việc mà việc theo dõi, đánh giá chât lượng công việc cũng dễ dàng hơn, chất lượng và hiệu quả công tác cũng tốt hơn.
Lên kế hoạch thực hiện phong trào 5S
Sau khi thành lập bộ phận thực hiện phong trào 5S thì bộ phận này cùng ban Lãnh đạo sẽ dựa trên những thực trạng của cơ quan, mục tiêu hoạt động 5S để đưa ra các kế hoạch thực hiện chương trình 5S. Các kế hoạch thực hiện 5S phải hợp lý và được sự thông qua của ban Lãnh đạo và ban chỉ đạo. Thơng thường 5S được thực hiện theo trình tự “Sàng lọc, Sắp xếp, Sạch sẽ, Săn sóc, Sẵn sàng” sau khi thực hiện 3S đầu tiên có thể thực hiện kết hợp với “Sẵn sàng” từ lúc đó. Kế
58
hoạch thực hiện 5S phải cụ thể cho từng S một với nội dung và tiến độ của từng giai đoạn.
Riêng trong giai đoạn khi thực hiện “Sàng lọc” cần thiết phải đưa ra các tiêu chuẩn để thực hiện việc sàng lọc những vật dụng cần thiết và không cần thiết. Các tiêu chuẩn này phải cụ thể cho từng đối tượng như giấy tờ, hồ sơ, văn bản đến, văn bản đi, các vật dụng khác, …
Thực hiện đào tạo cán bộ cơng nhân viên
- Để tồn bộ các cán bộ cơng chức trong Bộ hiểu rõ về chương trình 5S và sẵn sàng thực hiện triển khai chương trình này, Lãnh đạo Bộ cần tổ chức 1 lớp đào tạo về cách triển khai chương trình này và 1 lớp đào tạo về các nội dung cơ bản của chương trình 5S cho mọi CBCC trong cơ quan.
- Lãnh đạo cũng trình bày các mục tiêu chương trình 5S, cơng bố thành lập ban chỉ đạo thực hiện, phương hướng triển khai, phân công các cá nhân chịu trách nhiệm đối với từng phòng cụ thể, lập ra các công cụ tuyên truyền, bản tin về thực hiện chương trình 5S trong cơ quan.
Hình 3.1 Hình ảnh minh họa về việc tuyên truyền thực hiện 5S
3.2.2. Giai đoạn thực hiện
Tiến hành tổng vệ sinh văn phòng
59
Ngay sau khi Lãnh đạo thơng báo thực hiện chương trình 5S và cơng bố ngày tổng vệ sinh, tức là ngày các văn phòng tiến hành sàng lọc và loại bỏ những thứ không cần thiết. Tiến hành tổng vệ sinh là thực hiện sau khi các CBCC đã nắm bắt được các tiêu chuẩn mà Lãnh đạo và ban chỉ đạo chương trình 5S đã đưa ra. Trong lần tổng vệ sinh đầu tiên này, cơ quan sẽ tiến hành theo tình tự 5S. Thực hiện 5S theo hai bước:
Bắt đầu bằng SEIRI - Sàng lọc ban đầu
Thực hiện Sắp xếp, Sạch sẽ, Săn sóc hàng ngày tạo thói quen trong cơng việc
*Thực hiện SERI – Sàng lọc
Để tạo ra không gian hữu dụng và hiệu quả, ban Lãnh đạo Bộ cần đưa ra quy định: Tồn bộ cán bộ cơng chức phải loại bỏ những thứ không cần thiết. Đối với các vật dụng có giá trị khi loại bỏ, phải được thống kê vào danh sách để tiện cho việc quản lý. Các công văn khi loại bỏ phải theo quy định riêng. Các văn bản phải được chuyển vào lưu trữ. Chỉ có phịng lưu trữ mới có chức năng xác định giá trị và thời hạn bảo quản của văn bản. Các đơn vị không được tự ý loại bỏ khi không dùng đến nữa.
Trong q trình hoạt động, ngày càng có nhiều văn bản được tích lũy lại. Trong đó có những văn bản và vật dụng khơng cịn cần thiết nên cần loại bỏ. Nhưng việc xác định những tài liệu hay vật dụng khơng cịn cần thiết cũng là một vấn đề khơng nhỏ.
Chính vì thế, cần tiến hành họp và trao đổi về việc xây dựng tiêu chuẩn để loại bỏ những gì khơng cần thiết. Để việc sàng lọc có kết quả, CBCC phải tiến hành sàng lọc thường xuyên tại vị trí làm việc, kết hợp với sàng lọc tổng thể được tổ chức theo đợt trong cơ quan.
60
Hình 3.2. Sơ đồ quá trình tiến hành SEIRI (1) Chuẩn bị cho SEIRI (2) Xây dựng tiêu chuẩn cho SEIRI (3) Dọn dẹp vật dụng không cần thiết (4) Đánh giá vật dụng không cần thiết (5) Vứt bỏ vật dụng không cần thiết
Thực hiện Sắp xếp, Sạch sẽ, Săn sóc hàng ngày tạo thói quen trong cơng việc.
Hoạt động này được thực hiện bằng cách thường xuyên loại bỏ những thứ không cần thiết để tận dụng chỗ làm việc hiệu quả hơn. Bên cạnh đó, các đơn vị văn phịng Bộ thực hiện cải tiến địa điểm và phương pháp lưu giữ để giảm tối thiểu thời gian tìm kiếm và lấy ra. Lập thời khóa biểu và thực hiện vệ sinh hàng ngày để tạo ra một môi trường thoải mái đảm bảo sức khỏe, huy động mọi người phát huy sáng tạo cải tiến tại chỗ làm việc.
* Thực hiện SEITON- Sắp xếp
Đây là một nội dung quan trọng của chương trình 5S bởi vì việc thực hiện Sắp xếp như thế nào có ảnh hưởng rất lớn tới cách thức làm việc của các CBCC trong Văn phịng Bộ Nơng nghiệp và Phát triển nông thôn.
+Đưa ra phương châm đi kèm việc thực hiện Sắp xếp: “Dễ tìm, dễ thấy, dễ lấy, dễ kiểm tra”. Khuyến khích các cá nhân trong VP Bộ tích cực vận dụng, phối hợp với nguyên tắc:
+ Mỗi đồ vật được bố trí ở vị trí riêng. Trong q trình sắp xếp, các đồ vật và tài liệu được bố trí ở những vị trí khác nhau nhưng trên cơ sở đảm bảo an toàn và sử dụng hiệu quả các vật dụng đó.
+ Nhận biết các đồ vật thơng qua nhãn thẻ, chỉ dẫn nhận biết. Việc sắp xếp phải đảm bảo sao cho dễ thấy, dễ lấy và giảm thiểu thời gian tìm kiếm. Giải quyết vấn đề này, sử dụng hệ thống nhãn, thẻ nhận biết để phân biệt.
Ví dụ trong phịng đọc của cơ quan, để phân biệt các ngăn sách, sử dụng 61
các nhãn phân biệt từng tên loại như sách tham khảo, báo chí, ...
+ Đặt các đồ vật sao cho dễ lấy, dễ vận chuyển. Nguyên tắc này đặc biệt có ý nghĩa đối với các vật dụng thường xuyên được sử dụng mỗi ngày.
Ví dụ: đối với cốc chén dùng để uống nước, bố trí làm sao cho phù hợp với yêu cầu sử dụng và di chuyển để vệ sinh, nhưng đồng thời cũng không để gần nơi sắp xếp tài liệu để tránh trường hợp CBCC vơ tình làm ướt tài liệu. + Để riêng các đồ vật cá nhân với các đồ vật dùng chung. Nguyên tắc này thống nhất và bổ sung cho các nguyên tắc trên. Có những đồ vật hay tài liệu thường chỉ do một cá nhân sử dụng nhưng cũng có những đồ vật mà cả phòng phải sử dụng đến.