“Để đưa ra các phương pháp tạo động lực phù hợp, trước hết các nhà quản lý cần hiểu được cơng chức của mình cần gì và muốn gì. Sự thấu hiểu cơng chức có thể giúp tổ chức xác định được và có hướng giải quyết cho các vấn đề liên quan đến sự không hài lịng của cơng chức. Hành vi làm việc của cơng chức cũng để nhằm đạt được thỏa mãn nhu cầu của bản thân nhu cầu có mức lương cao, có mơi trường làm việc an tồn lành mạnh, có cơ hội thăng tiến, được người khác tơn trọng… Mục tiêu chung của việc nghiên cứu nhu cầu của cơng chức là tìm hiểu mức độ hài lịng, sự khát khao, nguyện vọng của họ. Nghiên cứu mức độ hài lịng của cơng chức chính là một trong những cách thức hiệu quả nhất nhằm đo lường và phát triển các mối quan hệ trong tổ chức. Dữ liệu của cuộc khảo sát nhu cầu của công chức giúp các nhà quản trị nắm bắt được thái độ và ý kiến của họ. Sau khi khảo sát, để tạo ra động lực một cách hiệu quả thì cần phải xác định xem trong số các nhu cầu của cơng chức thì nhu cầu nào đang là nhu cầu cấp thiết nhất của đại bộ phận công chức trong tổ chức và sau đó phải phân loại nhu cầu theo từng nhóm đối tượng như nhu cầu của quản lý, nhu cầu của công chức, nhu cầu của cơng chức nam, cơng chức nữ... để từ đó xây dựng kế hoạch tạo động lực một cách hợp lý.”
1.4.2. Phân tích nhu cầu của cơng chức
Phân loại nhu cầu của công chức nhằm xác định thứ tự nhu cầu ưu tiên cho các nhóm đối tượng lao động khác nhau trong tổ chức/ tổ chức. Có nghĩa là thơng qua việc tìm hiểu nhu cầu, sắp xếp các nhu cầu theo thứ tự ưu tiên từ đó thỏa mãn tối ưu nhu cầu của công chức theo thứ tự tự ưu tiên, nhu cầu nào cấp bách, quan trọng nhất được ưu tiên thỏa mãn trước nhưng phải đảm bảo phù hợp với mục tiêu phát triển của tổ chức/tổ chức.
19
Việc phân loại nhu cầu của công chức là khác nhau theo từng cá nhân và khác nhau theo những khía cạnh khác nhu: nhóm nhu cầu ở bậc cao lại quan trọng hơn nhu cầu ở bậc thấp do cá nhân phấn đấu để đạt địa vị trên các nấc của danh vọng,...
1.4.3. Thực hiện chương trình tạo động lực làm việc cho công chức .
- Xác định mục tiêu chương trình tạo động lực cho cơng chức : Các mục tiêu chủ
yếu:
+Tăng năng suất lao động
+Thúc đẩy, khuyến khích cơng chức làm việc tự giác, chủ động. +Duy trì và phát huy khơng khí làm việc năng động, sáng tạo.
+Thu hút và giữ chân công chức , làm cho cơng chức gắn bó với tổ chức. +Hỗ trợ việc đạt được mục tiêu chung của tổ chức trong ngắn hạn và dài hạn. +Xây dựng hình ảnh, uy tín tổ chức/tổ chức.
- Xác định đối tượng của chương trình tạo động lực cho cơng chức
Tùy vào mục tiêu của chương trình tạo động lực, chiến lược kinh doanh và chiến lược phát triển bền vững của tổ chức/tổ chức, năng lực và mức độ khan hiếm của nhân lực trên thị trường lao động mà tổ chức/ tổ chức xác định đối tượng tạo động lực phù hợp cho từng giai đoạn, thời kì.
- Lựa chọn các biện pháp tạo động lực cho công chức :
Tạo động lực thông qua các biện pháp vật chất
+ Tiền lương
+ Tiền thưởng
+ Các chế độ phụ cấp
+ Các khoản phúc lợi
Tạo động lực thông qua các biện pháp phi vật chất
- Biện pháp tạo động lực làm việc bằng công việc
+ Công bằng, khách quan trong đánh giá thành tích, hiệu quả thực hiện cơng việc và sử dụng có hiệu quả kết quả đánh giá trong quản lý công chức
+ Tạo điều kiện để cơng chức được đào tạo nâng cao trình độ, phát triển nghề nghiệp và cơ hội thăng tiến
+ Luân chuyển công việc
- Biện pháp tạo động lực làm việc bằng tác động vào môi trường làm việc và văn hóa tổ chức
- Tác động đến mơi trường làm việc
- Xây dựng văn hóa tổ chức
1.4.4.Triển khai chương trình tạo động lực làm việc cho cơng chức
Thực hiện mục tiêu của chương trình tạo động lực làm việc cho cơng chức đã xác định và là kết quả của việc tổ chức và phối hợp của các bộ phận.
Phải thực hiện theo đúng lịch trình đã xác định. Các cơng việc cụ thể bao gồm: - Lập danh sách và thông báo đến các bộ phận, các đối tượng đã xác định trong
chương trình tạo động lực.
- Chuẩn bị các điều kiện vật chất phục vụ chương trình tạo động lực như: địa điểm, trang thiết bị, in ấn hoặc photo các tài liệu, các dịch vụ như ăn, uống, giải trí, nghỉ ngơi,..
- Chuẩn bị kinh phí chi cho các đối tượng tham gia chương trình tạo động lực, kinh phí này cần dựa trên cơ sở ngân quỹ đã được phê duyệt, tránh tình trạng lãng phí tiền bạc hoặc lạm dụng cơng quỹ vì lợi ích cá nhân, đồng thời tránh việc chi tiêu quá
chặt chẽ hay “máy móc” làm ảnh hưởng khơng tốt đến hoạt động và kết quả của các chương trình tạo động lực.
1.4.5. Đánh giá tạo động lực cho cơng chức
* Mục đích: Giúp phát hiện những sai lệch trong quá trình tạo động lực làm việc cho cơng chức từ đó có những điều chỉnh kịp thời đồng thời giúp nhà quản trị rút ra những bài học kinh nghiệm trong tương lai.
- Đánh giá chương trình tạo động lực:
+ Nội dung chương trình tạo động lực: Đánh giá về sự đầy đủ các nội dung chương trình tạo động lực, đảm bảo đúng muc tiêu hướng đến của tổ chức. Phải tốt và phù hợp với cơng chức và tình hình thực tế trong tổ chức, tổ chức; Phù hợp với ngân sách của tổ chức, tổ chức.
+ Việc triển khai chương trình tạo động lực: Những chương trình tạo động lực đã được xây dựng theo nội dung chuẩn, được ban lãnh đạo tổ chức, tổ chức phê duyệt đã được triển khai, áp dụng tại tổ chức, tổ chức hay chưa? Có đúng nội dung và hướngdẫn áp dụng hay khơng? Q trình triển khai đã gặp phải những khó khăn, vướng mắc như thế nào, để đưa ra phương án giải quyết kịp thời.
+ Tuân thủ kỷ luật lao động: Một tổ chức hay tổ chức nào cũng đều có những nội quy, quy định riêng. Nếu cơng chức tốt thì được động viên, khen thưởng, ngược lại, nếu cơng chức vi phạm nội quy, quy định thì sẽ bị kỷ luật. Nếu sau chương trình tạo động lực, việc tuân thủ kỷ luật của cơng chức tốt hơn thì có nghĩa chương trình tạo động lực có hiệu quả.
+ Mức độ hài lịng của cơng chức đối với công việc: Sau khi thực hiện chương trình tạo động lực cơng chức có cảm thấy hài lịng, thỏa mãn về cơng việc và môi trường làm việc hay khơng? Mức độ hài lịng ra sao? Tỷ lệ thăng chức, luân chuyển công việc, được cử đi dào tạo, bồi dưỡng đã đạt kết quả ra sao? Sự sáng tạo trong cơng việc của cơng chức. Bên cạnh đó, trang thiết bị làm việc của công chức được đổi mới
22
có phù hợp với trình độ, kỹ năng sử dụng của công chức . Sự tập trung, hứng thú làm việc, hỗ trợ làm việc giữa các công chức, bộ phận, mối quan hệ giữa các đồng nghiệp được cải thiện
1.5. Các biện pháp tạo động lực làm việc cho công chức
1.5.1. Biện pháp tạo động lực làm việc bằng tài chính
Tạo động lực làm việc bằng tài chính là việc sử dụng các yếu tố tiền lương, tiền thưởng và phúc lợi như một hệ thống cơng cụ kích thích vật chất cho cơng chức, trong đó:
a)Tiền lương
Hiểu một cách chung nhất thì tiền lương là số tiền mà người sử dụng lao động trả cho người lao động để hồn thành cơng việc theo chức năng, nhiệm vụ quy định. Tiền lương được sử dụng như một cơng cụ đắc lực, đóng vai trị quan trọng tác động đến động lực làm việc của người công chức.
Tiền lương là phần cơ bản nhất trong thu nhập, giúp cho người công chức trang trải được các chi phí sinh hoạt trong cuộc sống; tiền lương kiếm được ảnh hưởng tới địa vị của người cơng chức trong gia đình cũng như đối với bạn bè, đồng nghiệp, xã hội…Tiền lương nếu được trả đúng với năng lực, trình độ và tính chất cơng việc thì sẽ thúc đẩy cơng chức nỗ lực để thực thi tốt cơng việc của mình, tạo động lực cho cơng chức vươn lên, cạnh tranh để khẳng định bản thân. Muốn tạo động lực cho người công chức cần quan tâm giải quyết vấn đề về lương như một điều kiện “cần”.
Thực tế hiện nay, tiền lương chưa thực sự phát huy được vai trị của q trình tạo động lực làm việc cho cơng chức. Với hệ thống thang bảng lương phức tạp, tăng lương theo thâm niên công tác, không đo lường được hiệu quả thực thi công vụ trong các cơ quan HCNN đã khiến cho cơng chức khơng thật sự hài lịng. Để tiền lương trở thành cơng cụ tài chính quan trọng trong việc tạo động cơ làm việc cho cơng chức, Chính phủ
23
phải xác định lộ trình tăng lương hợp lý, thay đổi cách thức từ việc chi trả lương theo thâm niên công tác sang hiệu quả cơng việc, xóa bỏ việc trả lương mang tính cào bằng…
b) Tiền thưởng
Tiền thưởng là một dạng khuyến khích tài chính chi trả cho hiệu quả, chất lượng thực hiện cơng việc của cơng chức. Tiền thưởng có tác dụng giúp cho công chức cố gắng, nỗ lực hết mình trong khi thực hiện cơng việc, thúc đẩy năng suất lao động, tạo ra sự kỳ vọng và động lực hồn thành cơng việc, nó ảnh hưởng rất lớn đến kết quả hồn thành cơng việc và trách nhiệm đối với cơng việc. Có hai loại thưởng: thưởng cố định thường vào các dịp lễ, tết, hoặc cuối năm, thưởng cũng có thể được trả đột xuất để ghi nhận những thành tích ở hiện tại của cơng chức như hoàn thành sớm so với kế hoạch đặt ra.
Khi cơng chức đạt thành tích xuất sắc, để ghi nhận, người lãnh đạo có thể sử dụng hình thức thưởng bằng tiền. Thưởng bằng tiền khác với trả lương và các khoản phụ cấp ởchỗ nó có thể có, hoặc khơng, nhiều hoặc ít. Điều quan trọng là ở cách thức thưởng, mức thưởng sao cho phù hợp và chỉ trao cho những cá nhân tận tâm với cơng việc, có sự sáng tạo, hồn thành xuất sắc nhiệm vụ. Việc xét thưởng và trao thưởng cần phải tiến hành thường xuyên để tạo tính tích cực hoạt động của cơng chức tránh để tình trạng cuối năm mới bình xét cho cả quá trình làm việc.
Tiền thưởng một mặt làm tăng thêm thu nhập cho công chức, giúp cơng chức có điều kiện thỏa mãn nhu cầu vật chất cao hơn, mặt khác nó thỏa mãn nhu cầu tinh thần đó là sự khen ngợi, sự ghi nhận những đóng góp của cơng chức đối với cơng việc, đối với sự phát triển của tổ chức làm cho công chức cảm thấy tự hào hơn về giá trị của mình, điều này làm cho cơng chức có động lực phấn đấu hơn trong cơng việc.
c) Các chế độ phụ cấp
Phụ cấp là một khoản tiền bổ sung khi việc định lương cấp bậc, chức vụ chưa tính hết các yếu tố khơng ổn định so với điều kiện lao động và điều kiện sinh hoạt bình
24
thường. Phụ cấp nhằm đãi ngộ cơng chức có chế độ làm việc khơng bình thường, điều kiện sinh hoạt khơng ổn định, thường xuyên gặp khó khăn. Việc chi trả các chế độ phụ cấp cho công chức sẽ giúp họ nâng cao trách nhiệm trong cơng việc, khuyến khích họ làm việc tại các vùng sâu, vùng xa. Chế độ phụ cấp thường được Nhà nước chi trả bao gồm: phụ cấp chức vụ lãnh đạo, phụ cấp khu vực, phụ cấp lưu động, phụ cấp nguy hiểm độc hại, phụ cấp làm đêm…
d) Các khoản phúc lợi
Phúc lợi là phần thù lao gián tiếp được trả dưới dạng các hỗ trợ về cuộc sống cho công chức như: bảo hiểm sức khỏe, bảo đảm xã hội, tiền lương hưu, tiền trả cho ngày nghỉ lễ, nghỉ phép, các chương trình giải trí, nghỉ mát, nhà ở, phương tiện đi lại và các phúc lợi khác gắn liền với các quan hệ làm việc hoặc là thành viên trong tổ chức. Các khoản phúc lợi mà công chức được hưởng rất đa dạng và phụ thuộc vào nhiều yếu tố như: quy định của Chính phủ, tập quán trong nhân dân, mức độ phát triển kinh tế, khả năng tài chính của cơ quan…
Chính sách phúc lợi đối với công chức được hiểu là những quyền lợi vật chất và tinh thần mà Nhà nước và các cơ quan, tổ chức đảm bảo cho người công chức, thể hiện sự quan tâm của cơ quan tới đời sống của cơng chức, có tác dụng kích thích, giúp người cơng chức trung thành gắn bó với tổ chức, thúc đẩy họ làm việc đạt hiệu quả cao. Trong hệ thống các cơ quan HCNN, việc áp dụng mức phúc lợi hoàn toàn do các cơ quan tự chủ, căn cứ vào quy định khung của Bộ Tài chính và quỹ phúc lợi cơ quan. Khi cơ quan, tổ chức có chính sách đãi ngộ hợp lý sẽ góp phần tạo ra động lực làm việc hăng say, nhiệt tình cho người cơng chức, tạo ra cho họ tâm lý tự hào nghề nghiệp.
1.5.2. Biện pháp tạo động lực làm việc bằng cơng việc
a) Phân cơng, bố trí cơng việc một cách hợp lý, khoa học Việc phân cơng, bố trí cơng việc đúng với chun mơn, nghiệp vụ (đúng người, đúng việc) thì cơng chức sẽ
thực thi nhiệm vụ có hiệu quả và đạt được mục tiêu mong muốn của cơ quan; còn ngược 25
lại sẽ khiến cho bản thân người cơng chức cảm thấy nản chí, mất hứng thú, khơng nỗ lực, thiếu trách nhiệm vì khơng được cấp trên tin tưởng trong cơng việc. Điều này đòi hỏi nhà quản lý phải quan tâm, chú ý, nắm bắt, đánh giá thực chất chun mơn, tính cách, mặt nổi trội và một số kỹ năng mềm (kỹ năng giao tiếp, kỹ năng làm việc nhóm, kỹ năng giải quyết vấn đề…). Đồng thời phải phân tích những yêu cầu của từng vị trí cơng việc cụ thể để từ đó sắp xếp họ vào những vị trí thích hợp nhằm giúp họ có thể thực hiện tốt công việc được giao và phát huy được những khả năng vốn có của bản thân. Bố trí, sử dụng nhân lực phù hợp với năng lực, trình độ chun mơn, nghiệp vụ là cơ sở để phát huy khả năng, trí tuệ, sở trường trong q trình thực thi công vụ. Khi người công chức cảm thấy được làm những việc mình có đủ khả năng đảm nhận và được sáng tạo trong tư duy, đó sẽ là nguồn động lực mạnh mẽ cho sự say mê, cống hiến trong cơng việc và sự gắn bó, có trách nhiệm đối với cơ quan.
b) Công bằng, khách quan trong đánh giá thành tích, hiệu quả thực hiện cơng việc và sử dụng có hiệu quả kết quả đánh giá trong quản lý cơng chức
Đánh giá thành tích, hiệu quả thực hiện cơng việc được hiểu là sự đánh giá có hệ thống và chính thức tình hình thực hiện cơng việc của người lao động trong quan hệ so sánh với các tiêu chuẩn đã được xây dựng và thảo luận về sự đánh giá đó với người lao động.
Đánh giá thực hiện cơng việc có ý nghĩa quan trọng đối với cả người cơng chức và cơ quan. Khi đánh giá công bằng, khách quan sẽ là biện pháp hữu hiệu để tạo động lực làm việc cho công chức. Kết quả của bảng đánh giá thực hiện cơng việc càng chính xác, càng kích thích người cơng chức làm việc. Nếu cơ quan thực hiện đánh giá