3.2 .2Tập trung đa dạng hố dịch vụ Logistics
3.2.4 Tăng cường ứngdụng cơng nghệ hiện đại trong quản lý và khai thác
thác.
Phải xây dựng hệ thống thơng tin hiện đại, cơ sở dữ liệu phải mạnh để nĩ thật sự giúp ích là cầu nối giữa cộng đồng logistics TP.HCM và các DN xuất nhập khẩu thơng qua các bước sau:
Một là : Phát triển các phần mềm tin học ứng dụng trong logistics.
Các DN logistics TP.HCM cần chú trọng xây dựng phát triển các chương trình phần mềm tin học cĩ khả năng ứng dụng cao vào trong nghiệp vụ
logistics và cơng tác quản lý để tối ưu hĩa hiệu quả hoạt động kinh doanh và chất lượng dịch vụ logistics.
Tại TP.HCM hiện nay đã cĩ sự tham gia của các cơng ty vi tính hàng đầu thế giới IBM, Compaq, HP..., ngày càng cĩ nhiều các cơng ty tham gia sản xuất phần mềm, thu hút lực lượng chuyen gia cơng nghệ thơng tin bao gồm cán bộ
cĩ kiến thức cao được đào tạo ở nước ngồi hoặc các nhà tốn học đã chuyển sang làm tin học nhiều năm, cán bộ được đào tạo ở khoa tin học của một số
trường đại học, và đội ngụ Việt kiều làm tin học. Đây là điều kiện lý tưởng để phát triển các phần mềm tin học ứng dụng hiện đại trong dịch vụ logistics. Nội dung của phần mềm tin học ứng dụng nên được thiết kế đồng bộ cho các hệ thống quản trị giao nhận vận tải quốc tế, hệ thống quản trị kho vận, hệ thống quản trị dịch vụ mơi giới Hải quan ... với các chức năng cơ bản như sau :
- Phân hệ quản trị tiếp thị và bán hàng : lưu trữ các bảng chào giá bán đối
với khách hàng để theo dõi nợ cước, lưu trữ giá mua từ các hãng vận chuyển hay người cung cấp dịch vụ thứba để kiểm sốt số tiền phải trả, đồng thời trợ
giúp cho việc thơng báo giá cho các đai lý đối tác một cách nhanh chĩng và chuẩn xác; thống kê số lượng hàng của mỗi khách hàng, sản lượng hàng của tồn cơng ty hàng tháng, hàng quý, hàng năm, từ đĩ làm cơ sở giúp các cấp
quản lý theo dõi được tình hình biến động thị trường để đề ra các chiến lược
kinh doanh đúng đắn.
- Phân hệ quản trị chứng từ : tự động hĩa các chứng từ đăng ký vận
chuyển, lập danhsách hàng, gửi thơng báo vận chuyển cho đại lý, phát hành Khơng vận đơn (Air Way Bill) đối với hàng vận chuyển bằng máy bay và
Vận tải đơn (Bill of Lading) đối với hàng vận tải bằng tàu biển (hàng nguyên container, hàng lẻ...), dữ liệu chỉ cần nhập vào một lần rồi sau đĩ truyền đi
cho các bộ phận liên quan khác như phịng quản trị kinh doanh, phịng kế tốn ... tiết kiệm thời gian, nhân lực và đảm bảo tính chính xác từng chi tiết, tuyệt
đối tránh các lỗi sai biệt.
- Phân hệ quản trị chi phí : quản trị các biểu cước phí, thiết lập các chi phí
cho mỗi lơ hàng, các chi phí phải trả cho người cung cấp dịch vụ phụ hay đại lý đối tác.
- Phân hệ quản trị doanh thu: tự động hĩa phát hành các hĩa đơn cho các
khách hàng và đại lý đối tác, kiểm tra chính xác doanh thu bất cứ thời điểm
nào.
- Phân hệ quản trị tài chính : Tự động hĩa việc phân tích các khoản phải
thu, khoản phải trả, cơng nợ đối với khách hàng và đại lý, thống kê mỗi lơ
hàng và phản ánh hiệu quả kinh doanh của cơng ty.
Với tính năng tiên tiến trên, cơng cụ phần mềm như thế sẽ giảm thiểu được
nhiều chi phí, nhân lực, tăng tính cạnh tranh, nâng cao chất lượng dịch vụ và hiệu quả quản lý. Cụ thể các phần mềm ứng dụng trên mang lại những lợi ích như : giúp rút ngắn được 2/3 cơng đoạn xử lý chứng từ dữ liệu; tự động thiết lập ngay những chứng từ giao dịch, các bảng biểu thống kê, kế tốn từng lơ hàng một cách chuẩn xác; giảm thiểu tối đa thời gian chờ đợi nhờ cải tiến cấp phát nhanh các chứng từ cần thiết cho khách hàng; truy xuất nhanh và chính xác các thơng tin từng lơ hàng khi cần thiết; Bằng cách sử dụng các giải pháp tích hợp dữ liệu trực tuyến, thiết lập mối liên hệ chặt chẽ giữa các phân hệ độc lập thành nhà quản lý ảo đa năng phục vụ cho cơng tác quản lý, cĩ thể cung cấp hàng loạt các báo cáo, thống kê, bảng tĩm tắt hoạt động kinh doanh nhanh chĩng trong vịng 30 giây ở bất cứ thời điểm nào.
Hai là : Trao đổi dữ liệu điện tử
Trao đổi dữ liệu điện tử là trao đổi các dữ liệu dưới dạng “cĩ cấu trúc” từ
máy tính điện tử này sang máy tính điện tử khác, giữa các cơng ty hay tổ chức
đã thỏa thuận giao dịch với nhau theo cách này một cách tự động. EDI chủ
yếu được thực hiện qua mạng ngoại bộ. Các DN logistics TP.HCM cần phải nhanh chĩng triển khai việc sử dụng hệ thống EDI trên mặt bằng chung.
Trên cơ sở vi tính hĩa và cơng cụ phần mềm tin học ứng dụng đề cập ở trên, các DN cĩ thể đăng nhập hoặc đăng tải những dữ liệu trong hệ thống EDI
cơng đoạn logistics để trao đổi dữ liệu và các loại chứng từ. Thơng qua hệ
thống EDI, các DN logistics TP.HCM cần hợp tác chặt chẽ với Hải quan, Kiểm dịch, Giám định, Cục thuế ... tin học hĩa truyền dẫn dữ liệu trong cơng tác khai báo đăng ký xuất nhập khẩu, đăng ký tờ khai Hải quan điện tử, giám
định, tính thuế ...
Để thực hiện hệ thống EDI thơng suốt, Chính phủ cần phải thiết lập một
sự hợp tác liên Bộ, hợp tác giữa nhà nước và tư nhân để thực hiện cơng tác soạn thảo kỹ lưỡng một mặt bằng chung sử dụng EDI hiệu quả. Vai trị của Chính phủ trước hết cần tạo cơ hội cho các bên liên quan trong dây chuyền hoạt động và quản lý logistics tại TP.HCM (như là Cảng vụ TP.HCM, Điều độ cảng, Hải quan TP.HCM, Cơ quan kiểm định, Hãng tàu, Đại lý hãng tàu,
Người gửi hàng ...) tham gia bàn bạc và xác định những thủ tục cần thiết tiến hành thực hiện EDI, rồi sau đĩ xây dựng thiết kế hệ thống tổng quát và mặt bằng chung chuẩn hĩa. Thống nhất và tiêu chuẩn hĩa mã hàng giữa các cơ quan chức năng và DN là tối quan trọng vì cĩ như thế thì hệ thống tự động
mới xử lý được. Trong suốt quá trình này, cần phải cĩ sự tham gia của tư nhân để đảm bảo cho hệ thống EDI được sử dụng rộng rãi và thơng thống.
Thành phần tư nhân đĩng vai trị dẫn đầu trong việc phát triển và điều hành hệ thống, trong khi đĩ Chính phủ giữ vai trị giám sát làm cho sự phối hợp hoạt
động dễ dàng hơn.
Ba là : Phát triển thương mại điện tử
Mở rộng tầm hoạt động và nâng cao khả năng giám sát hàng hĩa khắp thế giới trong suốt quá trình lưu chuyển là nghị trình mới xuất hiện trong ngành logistics. TP.HCM nĩi chung phải hịa nhập vào dây chuyền thơng tin này. Tận dụng sự phổ biến và những lợi ích của mạng internet, cùng với sự sẵn cĩ của hệ thống định vị tồn cầu (GPS) và sự triển khai hệ thống thơng tin địa lý, các DN TP.HCM cần phải thiết lập hệ thống thương mại điện tử hữu hiệu.
Muốn vậy các DN phải xây dựng được các trang website, địa chỉ email
của riêng mình, đồng thời tổ chức nhân sự phụ trách tốt cơng tác này.
Trong Website của các DN logistics TP.HCM nên được xây dựng với các nội dung dịch vụ đa dạng như: dịch vụ cập nhật lịch vận chuyển trên mạng, dịch vụ hỏi đáp cước trên mạng, dịch vụ đăng ký và xác nhận chỗ vận chuyển trên mạng, dịch vụ đăng tải – đăng nhập các hồ sơ dữ liệu trên mạng, dịch vụ theo dõi và tìm kiếm lơ hàng trong quá trình vận chuyển ...
Việc phát triển thương mại điện tử giúp khách hàng và nhà kinh doanh
dịch vụ logistics cĩ thể giao dịch trực tuyến trên mạng, cung cầu nhanh chĩng
được đáp ứng, chất lượng dịch vụ logistics nâng cao, giảm thiểu tối đa chi phí
hoạt động trao đổi chứng từ, và cĩ thể tiết kiệm 50% nhân lực cho một cơng
việc. Đây là biện pháp hồn tồn khả thi vì hiện nay TP.HCM đã cĩ một
mạng viễn thơng tương đối tốt với mức độ kỹ thuật số hĩa cao. Gần như
100% hệ thống chuyển mạch từ tổng đài quốc tế, tổng đài trung chuyển cho
tới các tổng đài nội hạt đều là tổng đài kỹ thuật số. Hầu hết các cơ quan, DN
tại TP.HCM đã cĩ thể kết nối và truy cập trên mạng internet, liên hệ giao dịch trực tuyến trong nước và nước ngồi.
Để thực hiện tốt biện pháp này cần cĩ các giải pháp hỗ trợ từ phía Chính phủ
và Nhà nước như: tổ chức các khĩa học về thương mại điện tử và lợi ích của nĩ mang lại cho DN; tổ chức đào tạo chuyên gia thương mại điện tử; tiến
hành đào tạo các chuyên gia kinh doanh cĩ năng lực, trình độ ngang tầm quốc tế cĩ khả năng phân tích, ra quyết định kinh doanh ứng dụng thương mại; đồng thời cũng phải sẵn sàng tiếp nhận những tác động tới cách thức làm việc
do ứng dụng thương mai điện tử mang lại như : kỹ thuật số hĩa, tồn cầu hĩa – cho phép các cán bộ kinh doanh và khách hàng tiếp xúc trên mạng ở bất kỳ nơi nào cĩ thể tiếp cận thơng tin trong, ngồi cơng ty ở bất kỳ nơi nào; tiến hành hợp tác xây dựng hệ thống thơng tin kinh doanh trong nước theo hướng
tương thích với hệ thống dữ liệu kinh doanh trên mạng tồn cầu. Phối hợp cơ sở dữ liệu kinh doanh giữa các nhĩm ngành cĩ quan hệ hữu cơ trực tiếp (XNK – vận tải hàng khơng – hàng hải ...); xây dựng hệ thống dữ liệu kinh doanh trong nước theo tiêu chuẩn thống nhất; xây dựng các cơng ty cung ứng dịch vụ kinh doanh trên mạng điện tử tại TP.HCM.