2.2 Tình hình công tác kế toán tại Công ty xăng dầu khu vực II
2.2.3 Hệ thống báo cáo kế toán và báo cáo kiểm kê
- Hệ thống báo cáo tại Công ty Xăng dầu KV II bao gồm:
o Các hệ thống tài chính sẽ giúp q trình lập kế hoạch và đưa ra các kế hoạch hành động của tổ chức của Cơng ty. Các hệ thống tài chính cũng sẽ giúp theo dõi và quản lý các nguồn lực cần có để hồn thành nhiệm vụ đã đề ra.
o Thực hiện quản lý nguồn lực tốt sẽ giúp Cơng ty thể hiện các nỗ lực nâng cao tính minh bạch của hệ thống kế toán. Việc xây dựng các hệ thống tài chính rất quan trọng cịn vì các lý do sau:
+ Hệ thống kế toán và năng lực tài chính sẽ giúp Cơng ty đưa ra các quyết định đúng đắn dựa trên nguồn tiền mặt và các nguồn lực sẵn có.
+ Giám sát tài chính, so sánh thu nhập, chi tiêu thực tế so với mức thu nhập và chi tiêu dự toán giúp lãnh đạo Cơng ty đảm bảo rằng có đủ tiền cần thiết để hoàn thành hoạt động
+ Xây dựng các quy trình kiểm sốt tài chính và kế toán rõ rang
để đảm bảo các khoản đầu tư được sử đụng đúng mục đích ban đầu.
+ Tính minh bạch, lập kế hoạch rõ ràng và các dự tốn mang tính thực tế sẽ góp phần làm cho Công ty trở nên đáng tin cậy hơn.
Danh mục Báo cáo Tài chính thực hiện tại Cơng ty:
ĐƠN VỊ STT TÊN BÁO CÁO HIỆU SỐ
KỲ BÁO CÁO TỔNG CÔNG TY VP CÔNG TY TKNB XNBL XNDV
1 Bảng cân đối kế toán B01-DN Tháng/ Quý/ Năm
X X X X X
2 Kết quả hoạt động kinh doanh B02-DN Tháng/ Quý/
Năm X X X X X
3 Thuyết minh báo cáo tài chính B09-DN Quý/ Năm X 4 Tình hình tăng giảm TSCĐ HH PB 01 Quý/ Năm X X X X 5 Tình hình tăng giảm TSCĐ VH PB 02 Quý/ Năm X X X X 6 Các khoản phải nộp ngân sách PB 06 Quý/ Năm X X X X 7 Thuyết minh chi phí XDCB dở dang PB 08 Quý/ Năm X X X X
Danh mục 01: Danh mục báo cáo tài chính áp dụng tại Cơng ty Xăng dầu Khu vực II
Hệ thống báo cáo quản trị:
o Báo cáo kế toán quản trị được xây dựng thích hợp với mục tiêu hoạt
động của Công ty và phù hợp với phạm vi cung cấp thơng tin của Kế
tốn quản trị, đảm bảo phục vụ cho các chức năng quản lý.
Báo cáo kế tốn quản trị được chia thành 2 nhóm: phục vụ yêu cầu quản lý của Tổng Công ty và phục vụ yêu cầu quản lý tại Công ty.
Danh mục báo cáo quản trị Tổng công ty:
STT TÊN BÁO CÁO
1 Báo cáo chi tiết kết quả hoạt động kinh doanh 2 Báo cáo CPBH và QLDN
4 Báo cáo quỹ tiền lương 5 Báo cáo tiêu thụ
6 Báo cáo cân đối nhập xuất tồn 6a Phụ biểu nhập hàng hóa 6b Phụ biều xuất hàng hóa
6c Phụ biểu nhập mua nội bộ xăng dầu 6d Phụ biểu xuất bán nội bộ xăng dầu
6e Báo cáo cân đối nhập xuất tồn (hàng gửi của Tổng công ty) 6g Phụ biểu BC nhập (Hàng gửi Tổng công ty)
6h Phụ biểu BC Xuất (Hàng gửi của Tổng công ty)
6i Phụ biểu Nhập di chuyển NB (Hàng gửi của Tổng công ty) 6k Phụ biểu Xuất di chuyển NB (Hàng gửi của Tổng công ty)
7 Báo cáo cân đối nhập xuất tồn (nguồn P10) 8 Báo cáo cân đối nhập xuất tồn (Hàng gửi của KH) 9 Báo cáo tổng hợp công nợ
10 Báo cáo điều động nội bộ về tài sản, nguồn vốn, quỹ, công nợ
11 Báo cáo tăng giảm nguồn vốn khấu hao 12 Báo cáo đầu tư ra ngoài doanh nghiệp
14 Báo cáo chi tiết công nợ phải thu, phải trả 15 Phụ biểu phân tích cơng nợ
Danh mục 2.1: danh mục báo cáo quản trị Tổng công ty
Nhận xét: Báo cáo phục vụ yêu cầu quản lý của Tổng công ty chủ yếu
mang mục đích kiểm sốt hoạt động kinh doanh tại Cơng ty, bao gồm
chi tiết về lượng hàng hóa nhập xuất tồn, tổng hợp về cơng nợ, tình hình sử dụng các nguồn vốn tại Công ty.
o Danh mục báo cáo quản trị công ty
STT Tên báo cáo
1 Kết quả KDXD theo mặt hàng và phương thức bán 2 Kết quả KDXD cấp bù phân bổ theo mặt hàng 3 Kết quả KDXD theo khách hàng
4 Kết quả kinh doanh dịch vụ hàng hóa khác 5 Kết quả kinh doanh theo địa điểm
6 Báo cáo phân tích kết quả kinh doanh 7 Báo cáo phân tích các chỉ tiêu tài chính Danh mục 2.2: danh mục báo cáo quản trị Công ty
Nhận xét: Báo cáo Kế toán quản trị phục vụ nhu cầu quản lý tại
Công ty, chủ yếu phục vụ nhu cầu quản lý, kiểm sốt, cung cấp thơng tin về tình hình kinh doanh.
Hệ thống báo cáo kiểm kê:
Hiện nay, Công ty đang thực hiện các loại báo cáo kiểm kê sau: - Báo cáo kiểm kê tiền mặt, tiền gửi ngân hàng
- Báo cáo kiểm kê tài sản cố định, công cụ dụng cụ - Báo cáo kiểm kê hàng hóa
2.2.4 Tình hình thực hiện kế tốn quản trị trong Cơng ty:
- Việc thực hiện kế toán quản trị tại Công ty Xăng dầu khu vực II chỉ mới thực hiện bằng các báo cáo theo yêu cầu của Tổng Công ty và báo cáo trong công ty theo danh mục trên
- Kế tốn quản trị tại Cơng ty hiện nay chủ yếu theo dõi trên excel, chưa có hệ thống phần mềm kế tốn quản trị chun nghiệp.
- Do đặc tính riêng biệt của cơng ty, việc thiết lập và thực hiện hệ thống
báo cáo cần phải đạt những yêu cầu sau:
Công tác báo cáo phải thực hiện xuyên suốt và mang tính tức thời
Đề xuất chuẩn hóa hệ thống báo cáo quản trị nhằm:
Giải quyết những thụ động và bất cập trong việc lập và thực hiện các
báo cáo
Tin học hóa hệ thống báo cáo quản trị, giảm áp lực cho các đơn vị trong công tác báo cáo định kỳ
Giúp lãnh đạo theo sát tình hình kinh doanh thực tế và có thể ra quyết
định ngay những trường hợp khẩn cấp.
2.2.5 Tình hình lập dự tốn ngân sách tại Cơng ty xăng dầu KV II:
- Hiện nay, Công ty xăng dầu KV II chưa áp dụng việc lập dự toán ngân
sách mà chỉ là hình thức lập kế hoạch nhằm đáp ứng các yêu cầu về báo
cáo do Tổng Công ty, Công ty đề ra. Các kế hoạch Công ty Xăng dầu KV II hiện đang xây dựng:
Kế hoạch sản lượng, doanh thu – lãi gộp
Kế hoạch đầu tư xây dựng cơ bản, mua sắm máy móc thiết bị
Kế hoạch định mức công nợ, khách hàng
Nguyên tắc, phương pháp lập: STT Chịu trách nhiệm Nội dung 1 Tổ trưởng tổ KH Cty. Phịng CNTT
1. Phân cơng, phân cấp quản lý KMP:
1.1 Căn cứ chức năng, nhiệm vụ của từng phịng nghiệp vụ Cơng ty và các đơn vị trực thuộc, Tổ KH Công ty tham mưu giúp Giám đốc xây dựng và ban hành bảng Danh mục khoản mục phí (KMP) để phân cơng, phân cấp trách nhiệm trong việc xây
dựng, quản lý và kiểm tra từng khoản mục kế hoạch trong tồn Cơng ty.
Trên cơ sở phân công, phân cấp trong bảng danh mục KMP đã được Giám đốc Công ty phê duyệt, Phịng CNTT có trách nhiệm lập, điều chỉnh và hồn thiện chương trình phần mềm quản lý kế hoạch trên máy tính, theo yêu cầu của Tổ KH, để hỗ trợ việc theo dõi tình hình thực hiện kế hoạch trong tồn Cơng ty
Trên cơ sở phân cơng, phân cấp trong bảng danh mục KMP đã được Giám đốc Cơng ty phê duyệt, Phịng CNTT có trách nhiệm lập, điều chỉnh và hồn thiện chương trình phần mềm quản lý kế hoạch trên máy tính, theo yêu cầu của Tổ KH, để hỗ trợ việc theo dõi tình hình thực hiện kế hoạch trong tồn Cơng ty.
2 Giám đốc Cty
Tổ trưởng tổ KH Cty.
Định hướng xây dựng kế hoạch SXKD hàng năm:
2.1 Vào cuối kỳ kế hoạch hàng năm, Giám đốc Công ty họp các phịng, đơn vị để đánh giá tình hình và kết quả thực hiện kế hoạch trong năm tài chính; phân tích, dự báo tình hình hoạt động cho năm tiếp theo.
2.2 Trên cơ sở đó và định hướng của Tổng công ty, Giám đốc Công ty chỉ đạo định hướng các chỉ tiêu kế hoạch Sản xuất kinh doanh chủ yếu trong năm tới. Tổ trưởng Tổ KH lập văn bản hướng dẫn trình Giám đốc ký để triển khai xây dựng kế hoạch trong tồn Cơng ty.
3 Tổ KH Cty và các phòng nghiệp vụ Cty, đơn vị
Tổ chức xây dựng kế hoạch chi tiết:
3.1 Trên cơ sở thông báo và hướng dẫn của Tổ KH Cơng ty, các phịng nghiệp vụ Công ty và các đơn vị trực thuộc phải tiến
STT Chịu trách nhiệm Nội dung Thường trực tổ KH Cơng ty và các phịng nghiệp vụ Công ty.
hành xác định và xây dựng kế hoạch cơ bản, chi tiết về khối lượng các hạng mục/đầu mục công việc theo đúng phân cấp trong Bảng danh mục KMP của Cơng ty; từ đó làm cơ sở để xác định và chuyển đổi sang kế hoạch về số lượng và giá trị như sau:
- Phịng Kinh doanh Cơng ty lập biểu Kế hoạch sản lượng,
doanh thu - lãi gộp
- Phịng Cơng nghệ đầu tư lập Kế hoạch đầu tư XDCB,
mua sắm MMTB
- Phịng Kế tốn tài chính lập Kế hoạch định mức công nợ
khách hàng
- Căn cứ văn bản hướng dẫn của Công ty và điều kiện hoạt động thực tế của đơn vị, các phịng nghiệp vụ Cơng ty và đơn vị tiếp tục xây dựng các chỉ tiêu kế hoạch thuộc nhiệm vụ quản lý chun mơn của phịng mình theo mẫu Kế hoạch chi phí do phịng nghiệp vụ quản lý . Tất cả kế
hoạch do các phòng nghiệp vụ của đơn vị xây dựng, sau khi thống nhất với Tổ KH đơn vị và phịng quản lý Cơng ty, phải được gửi ngay về Thường trực Tổ KH Cơng ty và phịng quản lý Cơng ty.
- Căn cứ kế hoạch do các phòng nghiệp vụ xây dựng, Tổ KH
của từng đơn vị phải tổ chức xây dựng, tổng hợp các chỉ tiêu kế hoạch của đơn vị mình; lập biểu Kế hoạch chi phí
quản lý của đơn vị (KTTC- BM-03.7).
3.2 Tổ KH Công ty cân đối các chỉ tiêu và tổng hợp kế hoạch tồn Cơng ty:
- Thường trực Tổ KH Công ty chuyển kế hoạch của các đơn
vị trực thuộc cho các phòng nghiệp vụ
- Các phịng nghiệp vụ Cơng ty kiểm tra, cân đối, rà sốt các
chỉ tiêu (thuộc phịng mình quản lý)
- Trên cơ sở kế hoạch của đơn vị và kế hoạch của phịng mình, các phịng nghiệp vụ Cty lập bảng Tổng hợp kế hoạch chi phí tồn Cty - do phòng nghiệp vụ Cty quản
lý, gửi về Thường trực Tổ KH Công ty để tổng hợp.
- Thường trực Tổ KH Công ty tổng hợp toàn bộ các chỉ tiêu
và lập bảng Tổng hợp kế hoạch chi phí quản lý & giá thành dịch vụ tồn Cty - trình Giám đốc Cơng ty xem xét, chỉ đạo điều chỉnh (nếu có) trước khi hồn chỉnh số
STT Chịu trách nhiệm
Nội dung
liệu để lập:
• Kế hoạch SXKD hàng năm của Cơng ty
• Kế hoạch giao trong nội bộ Cơng ty, gồm: Giao kế hoạch cho các phòng nghiệp vụ Công ty và bảng Giao kế hoạch tổng hợp cho đơn vị / toàn Cty
Sau khi hoàn tất, Tổ trưởng Tổ KH Cơng ty trình Giám đốc Cơng ty xem xét tất cả kế hoạch trên.
4 Giám đốc Cty Phê duyệt kế hoạch:
Giám đốc Cty xem xét các bản kế hoạch trên, nếu:
- Đồng ý thì phê duyệt để Tổ KH tổ chức thực hiện tiếp theo
bước 5.
Khơng đồng ý thì chỉ đạo Tổ KH Cty làm lại từ bước 3
2.2.6 Đánh giá tình hình lập Kế hoạch tại Cơng ty:
Cơng ty chỉ mới áp dụng hình thức lập kế hoạch để kiểm sốt chi phí, đánh giá
mức độ hồn thành cơng việc của các phòng ban, các đơn vị thành viên. Việc lập kế hoạch cần nâng lên mức độ cao hơn là lập dự toán ngân sách, có như vậy mới
đáp ứng được yêu cầu hoạch định chiến lược, huy động và điều phối nguồn lực,
kiểm soát, đánh giá, đo lường hiệu quả hoạt động của Công ty.
a. Kế hoạch sản lượng, doanh thu, lãi gộp:
Kế hoạch sản lượng, doanh thu, lãi gộp do phịng Kinh doanh lập, dựa trên tình hình kinh doanh xăng dầu trong năm, các hợp đồng cung cấp xăng dầu cho các đơn vị, chính sách giá cả, khả năng mở rộng thị trường tiêu thụ, chính sách, chế độ của nhà nước, xu hướng phát triển
mạng lưới khách hàng, mức tăng trưởng tối thiểu theo nhu cầu là khoảng 7,5%-8% so với năm trước, …
Kế hoạch sản lượng, kinh doanh, lãi gộp được lập một lần, hàng quý,
lượng đã đề ra trong năm. Từ đó, Cơng ty có thể phần nào nhận biết,
đánh giá tình hình hoạt động kinh doanh trong năm, kiểm tra, đôn đốc
việc thực hiện kế hoạch, đề ra các chính sách bán hàng hợp lý và phấn
đấu hoàn thành vượt mức kế hoạch đã đề ra.
b. Kế hoạch đầu tư xây dựng cơ bản, mua sắm máy móc, thiết bị:
Kế hoạch đầu tư, xây dựng cơ bản, mua sắm máy móc, thiết bị do phịng Cơng nghệ đầu tư lập. Kế hoạch này bao gồm các cơng trình xây dựng trong năm kế hoạch, nhu cầu mua sắm thiết bị, các hạn mục cần đầu tư sửa chữa bằng chi phí sửa chữa và bảo quản Tài sản cố định. Kế hoạch này giúp cho Công ty cân đối trước nhu cầu vốn đầu tư xây dựng cơ
bản, kịp thời có kế hoạch điều chuyển tiền khi có nhu cầu thanh toán
khoản hợp đồng giá trị lớn cho đơn vị thi công.
Kế hoạch này được lập một lần trong năm, hàng q, Cơng ty có tiến hành kiểm tra tình hình đầu tư xây dựng các hạn mục, theo dõi đôn đốc việc thực hiện theo đúng tiến độ, thời gian đã đề ra góp phần đảm bảo kịp thời các hạn mục cơng trình phục vụ cho kinh doanh, đảm bảo sử dụng có hiệu quả nguồn vốn đầu tư xây dựng.
c. Kế hoạch định mức công nợ:
Kế hoạch định mức công nợ do phịng kế tốn lập. Căn cứ vào tình hình thanh toán của khách hàng, doanh thu mua hàng của khách hàng trong năm, tình hình tài chính hiện thời của đơn vị mua hàng, tài sản thế chấp,
đảm bảo có giá trị của khách hàng,… phịng kế tốn sẽ lập ra định mức
công nợ cho từng khách hàng bao gồm: số tiền được phép nợ, số ngày
đáo hạn công nợ,…
Kế hoạch này được lập mỗi năm một lần. Hàng ngày, căn cứ vào định mức công nợ này, Công ty sẽ xem xét việc bán hàng, đôn đốc thu hồi nợ từ khách hàng, nhằm đảm bảo an toàn tiền hàng cho đơn vị.
d. Kế hoạch chi phí do phịng nghiệp vụ quản lý:
Kế hoạch chi phí do phịng nghiệp vụ quản lý do các phòng nghiệp vụ tự lập ra. Căn cứ vào trách nhiệm, quyền hạn, nghiệp vụ của từng phịng, mỗi phịng nghiệp vụ trong Cơng ty sẽ theo dõi các mã chi phí khác nhau, đúng với u cầu nghiệp vụ của phịng mình.
Ví dụ:
Chi phí tiếp khách đối ngoại do phịng Hành chính Tổng hợp quản lý Chi phí đào tạo, tuyển dụng do phịng Tổ chức quản lý
Chi phí làm thủ tục hải quan xuất nhập khẩu do phòng Kinh doanh quản lý
Chi phí sữa chữa tài sản cố định do phịng Cơng nghệ đầu tư quản lý …
Các phịng sẽ căn cứ theo tình hình thực hiện của năm trước đối với các khoản phí do mình quản lý, nhu cầu phát sinh sẽ có trong năm kế hoạch, … để lập ra bảng kế hoạch chi phí của phịng mình quản lý.
Bộ phận kế hoạch sẽ tập hợp các bảng kế hoạch chi phí do các phịng gửi lên thành bộ kế hoạch chi phí. Hàng q, Cơng ty có tiến hành kiểm tra, đối chiếu việc thực hiện chi phí so với kế hoạch chi phí đã đề ra
nhằm mục tiêu nắm rõ tình hình sử dụng chi phí tại đơn vị mình, đồng