3.3 Các giải pháp hoàn thiện
3.3.2 Giải pháp cụ thể
Để cơng tác dự tốn ngân sách tại Cơng ty Xăng dầu KV II được hoàn chỉnh
và phù hợp với thực tế, Cơng ty cần hồn thiện quy trình dự tốn ngân sách. Trong quy trình này phải phân chia từng giai đoạn trong q trình dự tốn ngân sách và các công việc cụ thể trong từng giai đoạn. Qua nghiên cứu thực tế tại Công ty Xăng dầu KV II, quy trình dự tốn ngân sách được chia làm 3 giai đoạn:
- Giai đoạn 1: Chuẩn bị dự toán ngân sách
Ở giai đoạn này Giám đốc Công ty phải xác định rõ mục tiêu chung của
Công ty trong một cuộc họp với các Trưởng phòng/ Ban/ Bộ phận. Mặc dù Tổng Công ty yêu cầu Công ty tăng lợi nhuận 7% so với năm trước nhưng đó chỉ là chỉ tiêu được áp đặt từ cơ quan quản lý cấp trên nhưng thực tế mức lợi nhuận của Công ty trong năm 2008 có thể tăng nhiều hơn 7% so với năm 2007. Vì vậy, khi lập dự tốn ngân sách, Cơng ty không nên điều chỉnh các số liệu, thông tin để kết quả cuối cùng của các báo cáo ngân sách bằng đúng 107% so với lợi nhuận năm trước.
Như vậy, Ban lãnh đạo Công ty cần đưa ra mục tiêu cho chính mình xây dựng, mục tiêu phải mang tính phát triển và dựa vào tình hình thực tế của Cơng ty. Ví dụ, trong năm 2008, thay vì đề ra mục tiêu lợi nhuận bằng 107% so với năm 2007 thì Cơng ty có thể đặt ra mục tiêu là phấn
đấu tăng ít nhất 7% lợi nhuận so với năm 2007.
Sau đó, chuẩn bị nhân sự cho việc lập dự tốn ngân sách. Ban lãnh đạo Cơng ty cần phải phân công cụ thể những cá nhân ở từng phịng ban chịu trách nhiệm cho việc lập dự tốn ngân sách cho bộ phận mình và cần phải có riêng một bộ phận chuyên trách chịu trách nhiệm tổ chức chỉ đạo, tổng hợp, kiểm tra xem xét toàn bộ các báo cáo dự toán ngân sách để đảm bảo các báo cáo dự toán ngân sách phản ánh đúng tiềm
năng thực tế của Công ty. Bộ phận chuyên trách về dự toán ngân sách nên đặt trong bộ phận kế tốn quản trị và trực thuộc phịng kế toán. Bộ phận chuyên trách lập dự toán ngân sách để tạo sự thống nhất về các chỉ tiêu, cách lập dự toán ngân sách cho tất cả các bộ phận.
Cuối cùng là đánh giá lại tồn bộ hệ thống dự tốn ngân sách để bảo
đảm các báo cáo dự toán ngân sách mang lại cho Cơng ty thơng tin hữu
ích và chính xác.
- Giai đoạn 2: Soạn thảo ngân sách
Bộ phận chuyên trách dự toán ngân sách cung cấp các biểu mẫu về dự toán ngân sách cho các bộ phận dự tốn ngân sách có liên quan. Ví dụ,
bộ phận chuyên trách về dự toán ngân sách sẽ cung cấp các biểu mẫu cho phòng kinh doanh – xuất nhập khẩu, các đơn vị thành viên.
Tất cả các bộ phận tiến hành soạn thảo dự toán ngân sách cho bộ phận mình, sau khi hồn thành thì các bộ phận nộp báo cáo dự toán ngân sách về cho bộ phận chuyên trách báo cáo dự toán ngân sách
Bộ phận chuyên trách dự toán ngân sách sẽ kiểm tra, tổng hợp, điều
chỉnh (nếu báo cáo dự toán không phản ánh đúng tiềm năng thực tế) tất cả các báo cáo dự tốn để hồn thành báo cáo dự tốn ngân sách cho Cơng ty.
- Giai đoạn 3: Theo dõi dự toán ngân sách
Trong quá trình hoạt động, bộ phận chuyên trách về dự toán ngân sách
cần theo dõi, so sánh và phân tích sự khác nhau giữa kết quả thực tế đạt
được với các chỉ tiêu trên báo cáo dự toán ngân sách để kịp thời điều
chỉnh các chỉ tiêu số liệu cho báo cáo dự toán ngân sách của kỳ tiếp theo.