3.3 Các giải pháp hoàn thiện
3.3.2.3 Giải pháp về phương pháp lập
Dự toán tiêu thụ
- Là dự toán quan trọng nhất trong các báo cáo dự tốn của Cơng ty và cũng là cơ sở để lập các báo cáo dự toán khác. Dự toán tiêu thụ gồm 2 phần:
Phần 1: Dự toán sản lượng, doanh thu
Dự tốn tiêu thụ phần 1 sẽ do phịng kinh doanh – xuất nhập khẩu chịu trách nhiệm lập, phịng tài chính kế tốn phối hợp thực hiện. Phịng kinh doanh – xuất nhập khẩu lập dự toán tiêu thụ là chính xác nhất vì trong cơng ty chỉ có phịng kinh doanh – xuất nhập khẩu hiểu rõ nhất vể thị trường tiêu thụ sản phẩm của công ty. Hơn nữa, việc dự toán sản lượng tiêu thụ còn mang ý nghĩa nhiệm vụ kế hoạch mà phòng kinh doanh – xuất nhập khẩu tự đặt ra và phải hồn thành. Dự tốn tiêu thụ phần 1 sẽ xác định các tiêu chí sản lượng tiêu thụ, đơn giá tiêu thụ, doanh thu tiêu thụ. Thông thường sản lượng tiêu thụ của công ty không đều nhau qua các tháng, vì vậy khi lập dự tốn tiêu thụ phải lập cho từng tháng.
Sản lượng tiêu thụ
o Để cho việc lập dự toán tiêu thụ chính xác, phịng kinh doanh – xuất
nhập khẩu nên chia sản lượng tiêu thụ thành từng loại sản phẩm, theo từng đối tượng khách hàng và nhóm khách hàng, hình thức bán hàng.
o Khi dự kiến sản lượng tiêu thụ, Công ty tiến hành phân khúc thị trường, chia thị trường tiêu thụ thành các nhóm khách hàng:
¾ Nhóm 1 : khách hàng là ngành công nghiệp nặng, Nhà máy điện,
Thép, Xi măng, Khai thác mỏ và dầu khí,…
¾ Nhóm 3 : các khách hàng đánh bắt và dịch vụ thủy sản.
¾ Nhóm 4 : các khách hàng trong ngành giao thơng vận tải và xây dựng.
¾ Nhóm 5 : các khách hàng nơng nghiệp và tiêu dùng cho sinh hoạt
¾ Nhóm 6 : các khách hàng kinh doanh thương mại xăng dầu phân
phối bán bn, hoặc kinh doanh bán lẻ.
o Phịng kinh doanh – xuất nhập khẩu sẽ dự kiến sản lượng tiêu thụ trên các phương pháp thống kê dự báo xu hướng, phỏng vấn trực tiếp Ban lãnh đạo của Công ty, khách hàng của Công ty về những nhân tố tác động lên sản lượng tiêu thụ. Nhóm nhân viên phụ trách phải có nhiệm vụ tổ chức điều tra, nghiên cứu thị trường, thống kê sản lượng tiêu thụ qua các năm và nộp báo cáo cho nhân viên dự tốn tiêu thụ thuộc phịng kinh doanh – xuất nhập khẩu. Nhân viên lập dự toán căn cứ vào các báo cáo của nhân viên bán hàng kết hợp với các nhận định của cá nhân, ý kiến của Ban lãnh đạo Công ty,
mục tiêu phát triển của Cơng ty để lập dự tốn sản lượng tiêu thụ.
Đơn giá tiêu thụ
o Để dự tốn đơn giá tiêu thụ, phịng kinh doanh – xuất nhập khẩu
phải tham khảo ý kiến của phịng tài chính kế tốn về giá bán của các mặt hàng và tham khảo chính sách giá của Công ty. Điều cần thiết nhất trong việc dự tốn đơn giá tiêu thụ là Ban lãnh đạo Cơng ty cần xây dựng chính sách giá bán cụ thể vừa đảm bảo mức lợi
nhuận mong muốn vừa mang tính cạnh tranh.
o Chính sách giá bán của Công ty nên được ấn định bằng tỷ lệ tăng
nhất định trên giá nhập và mức sàn của Tổng Công ty.
Doanh thu tiêu thụ
Doanh thu tiêu thụ được phòng kinh doanh – xuất nhập khẩu tính bằng cơng thức:
Doanh thu tiêu thụ = sản lượng tiêu thụ x đơn giá tiêu thụ
Do Cơng ty kinh doanh các loại hàng hóa xăng dầu khác nhau, và theo hình thức kinh doanh khác nhau nên dự toán sản lượng được lập theo 2 tiêu chí: hình thức
kinh doanh và sản phẩm
Phần 2: Xác định chỉ tiêu thanh toán bằng tiền
- Dự toán tiêu thụ phần 2 sẽ do phịng tài chính kế tốn lập căn cứ vào dự toán tiêu thụ phần 1 và phương thức thanh toán, thời hạn thanh toán dự kiến trên hợp đồng và tình hình thu tiền năm trước. Việc lập dự tốn tiêu thụ
phần 2 cũng phải tính chi tiết cho từng đối tượng khách hàng vì mỗi một đối tượng khách hàng có một hình thức thanh tốn và thời hạn thanh toán
khác nhau.
- Dự tốn chi phí bán hàng (chi phí phục vụ cho kinh doanh xăng dầu), quản lý doanh nghiệp
Dự tốn chi phí bán hàng cho bộ phận chun trách về dự tốn ngân sách thuộc phịng kế toán lập. Trước khi bắt đầu lập dự tốn chi phí bán hàng phịng kinh doanh – xuất nhập khẩu phải ước tính các khoản chi
tiêu cho hoạt động bán hàng và chuyển đến phịng kế tốn để xem xét.
Bộ phận chuyên trách về dự toán ngân sách phải kiểm tra các khoản chi tiêu để đảm bảo các khoản chi tiêu này phù hợp với thực tế, khơng chi tiêu q nhiều hoặc q ít. Sau đó, bộ phận chuyên trách về dự toán ngân sách sẽ phân chia các khoản mục chi phí bán hàng thành định phí bán hàng và biến phí bán hàng đồng thời phải tính đơn giá biến phí bán hàng. Dự tốn chi phí bán hàng = sản lượng tiêu thụ x đơn giá biến phí bán hàng + định phí bán hàng.
Dự tốn chi phí bán hàng sau khi hồn thành phải được cơng bố trong
cuộc họp về dự toán ngân sách để Ban lãnh đạo Công ty xét duyệt.
Hiện nay, chi phí bán hàng của Cơng ty phần lớn là định phí. Chi phí bán hàng bao gồm chi phí tiếp thị, khuyến mãi, chăm sóc khách hàng, …Phịng kế tốn có thể dựa vào số liệu thực tế của năm trước, kết hợp với kế hoạch chi tiêu cho hoạt động bán hàng trong năm sau của Ban
lãnh đạo Cơng ty để lập dự tốn chi phí bán hàng.
Chi phí quản lý Cơng ty cũng được thực hiện tương tự như chi phí bán hàng. Các phịng ban trong Cơng ty phải ước tính chi phí sử dụng cho
bộ phận mình và bộ phận chuyên trách về dự toán ngân sách sẽ kiểm tra lại. Sau đó, bộ phận chun trách dự tốn ngân sách sẽ lập dự tốn chi phí quản lý Cơng ty. Chi phí quản lý Cơng ty cũng phải phân chia thành
định phí và biến phí và phải tính đơn giá biến phí quản lý Cơng ty. Hiện
nay chi phí quản lý Cơng ty bao gồm: chi phí tiền lương, chi phí khấu hao tài sản cố định, chi phí đồ dùng văn phịng, phí, lệ phí, chi phí dịch vụ mua ngồi, chi phí đào tạo, tập huấn, chi phí khác. Các khoản chi phí này là định phí. Vì vậy, phịng kế tốn nên dựa vào kế hoạch, chiến lược của Công ty trong tương lai kết hợp với xu hướng tăng giá của thị trường để dự tốn chi phí quản lý Cơng ty hoặc xét duyệt các mức chi
phí.
- Dự toán báo cáo kết quả kinh doanh:
cáo kết quả kinh doanh theo mẫu báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh của kế tốn tài chính.
.Dự toán tiền gồm các nội dung: tiền tồn đầu kỳ, tiền thu trong kỳ, tiền chi trong kỳ, cân đối thu chi.
Dự toán tiền tồn đầu kỳ: bao gồm tiền mặt và tiền gởi ngân hàng dự
kiến tồn đầu kỳ, chỉ tiêu này được lập dựa trên tiền tồn thực tế đầu quý 4 năm trước điều chỉnh tăng/ giảm cho đến ngày lập báo cáo dự toán
tiền.
Dự kiến tiền thu trong kỳ: bao gồm các khoản thu do bán hàng, thu từ các khoản phải thu và các khoản phải thu khác bằng tiền.
Dự kiến tiền chi trong kỳ: bao gồm chi trả lương, chi phục vụ bán hàng, phục vụ quản lý Công ty, mua công cụ, tài sản cố định, nộp thuế, trả nợ người bán.
Cân đối thu chi được tính dựa trên cơ sở tiền tồn đầu kỳ, tiền thu trong kỳ, tiền chi trong kỳ.
Nếu thu lớn hơn chi thì ưu tiên các khoản trả nợ vay hoặc đầu tư ra bên ngồi Cơng ty.
Nếu thu nhỏ hơn chi phải có kế hoạch huy động từ các nguồn khác để
đảm bảo đủ vốn cho kinh doanh. - Dự toán tiền:
- Phịng tài chính kế tốn lập dự tốn tiền. Dự tốn tiền là dự toán lượng tiền thu, chi trong kỳ để sử dụng hợp lý và có hiệu quả trong q trình kinh
doanh. Dự tốn tiền phải được lập hàng quý. Cơ sở để lập là tất cả các báo cáo dự tốn đã lập có liên quan đến thu, chi tiền
- Dự toán bảng cân đối kế toán:
Căn cứ vào các dự toán tiêu thụ, dự toán hàng tồn kho, dự tốn chi phí bàn hàng và quản lý Cơng ty, dự toán kết quả hoạt động kinh doanh, dự tốn giá thành… phịng kế tốn sẽ lập dự tốn bảng cân đối kế toán. Dự toán bảng cân đối kế toán được lập theo mẫu bảng cân đối kế tốn của kế tốn tài chính và lập mỗi q 1 lần.
Khi lập dự toán bảng cân đối kế toán, cột số đầu năm sẽ lấy số liệu ước thực hiện năm trước hoặc số thực tế năm trước. Cột số cuối kỳ sẽ được tổng hợp trên các báo cáo dự toán đã lập trong quý. Phần tài sản với chỉ tiêu tiền và các khoản tương đương tiền sẽ được lấy số liệu trên tiền tồn cuối kỳ từ dự toán tiền, nợ phải thu sẽ lấy từ dự toán tiêu thụ phần 2, hàng tồn kho sẽ lấy từ dự toán hàng tồn kho, tài sản cố định sẽ lấy từ dự
toán vốn đầu tư, dự tốn chi phí bán hàng và quản lý Công ty và tài liệu thực tế về tài sản cố định năm trước.
Phần nợ phải trả, vay dài hạn, vay ngắn hạn sẽ dựa vào số liệu thực tế từ các khoản nợ phải trả và các khoản vay năm trước trừ các khoản đã trả năm nay trên dự toán tiền cộng các khoản nợ, các khoản vay thêm trong năm nay trên dự toán tiền và dự toán mua hàng. Phần vốn chủ sở hữu sẽ dựa vào số liệu thực tế năm trước cộng (trừ) các khoản tăng (giảm) cho năm nay.