2.2 Tình hình công tác kế toán tại Công ty xăng dầu khu vực II
2.2.6 Đánh giá tình hình lập Kế hoạch tại Công ty
Cơng ty chỉ mới áp dụng hình thức lập kế hoạch để kiểm sốt chi phí, đánh giá
mức độ hồn thành cơng việc của các phòng ban, các đơn vị thành viên. Việc lập kế hoạch cần nâng lên mức độ cao hơn là lập dự toán ngân sách, có như vậy mới
đáp ứng được yêu cầu hoạch định chiến lược, huy động và điều phối nguồn lực,
kiểm soát, đánh giá, đo lường hiệu quả hoạt động của Công ty.
a. Kế hoạch sản lượng, doanh thu, lãi gộp:
Kế hoạch sản lượng, doanh thu, lãi gộp do phịng Kinh doanh lập, dựa trên tình hình kinh doanh xăng dầu trong năm, các hợp đồng cung cấp xăng dầu cho các đơn vị, chính sách giá cả, khả năng mở rộng thị trường tiêu thụ, chính sách, chế độ của nhà nước, xu hướng phát triển
mạng lưới khách hàng, mức tăng trưởng tối thiểu theo nhu cầu là khoảng 7,5%-8% so với năm trước, …
Kế hoạch sản lượng, kinh doanh, lãi gộp được lập một lần, hàng quý,
lượng đã đề ra trong năm. Từ đó, Cơng ty có thể phần nào nhận biết,
đánh giá tình hình hoạt động kinh doanh trong năm, kiểm tra, đôn đốc
việc thực hiện kế hoạch, đề ra các chính sách bán hàng hợp lý và phấn
đấu hoàn thành vượt mức kế hoạch đã đề ra.
b. Kế hoạch đầu tư xây dựng cơ bản, mua sắm máy móc, thiết bị:
Kế hoạch đầu tư, xây dựng cơ bản, mua sắm máy móc, thiết bị do phịng Cơng nghệ đầu tư lập. Kế hoạch này bao gồm các cơng trình xây dựng trong năm kế hoạch, nhu cầu mua sắm thiết bị, các hạn mục cần đầu tư sửa chữa bằng chi phí sửa chữa và bảo quản Tài sản cố định. Kế hoạch này giúp cho Công ty cân đối trước nhu cầu vốn đầu tư xây dựng cơ
bản, kịp thời có kế hoạch điều chuyển tiền khi có nhu cầu thanh toán
khoản hợp đồng giá trị lớn cho đơn vị thi công.
Kế hoạch này được lập một lần trong năm, hàng q, Cơng ty có tiến hành kiểm tra tình hình đầu tư xây dựng các hạn mục, theo dõi đôn đốc việc thực hiện theo đúng tiến độ, thời gian đã đề ra góp phần đảm bảo kịp thời các hạn mục cơng trình phục vụ cho kinh doanh, đảm bảo sử dụng có hiệu quả nguồn vốn đầu tư xây dựng.
c. Kế hoạch định mức công nợ:
Kế hoạch định mức công nợ do phịng kế tốn lập. Căn cứ vào tình hình thanh toán của khách hàng, doanh thu mua hàng của khách hàng trong năm, tình hình tài chính hiện thời của đơn vị mua hàng, tài sản thế chấp,
đảm bảo có giá trị của khách hàng,… phịng kế tốn sẽ lập ra định mức
công nợ cho từng khách hàng bao gồm: số tiền được phép nợ, số ngày
đáo hạn công nợ,…
Kế hoạch này được lập mỗi năm một lần. Hàng ngày, căn cứ vào định mức công nợ này, Công ty sẽ xem xét việc bán hàng, đôn đốc thu hồi nợ từ khách hàng, nhằm đảm bảo an toàn tiền hàng cho đơn vị.
d. Kế hoạch chi phí do phịng nghiệp vụ quản lý:
Kế hoạch chi phí do phịng nghiệp vụ quản lý do các phòng nghiệp vụ tự lập ra. Căn cứ vào trách nhiệm, quyền hạn, nghiệp vụ của từng phịng, mỗi phịng nghiệp vụ trong Cơng ty sẽ theo dõi các mã chi phí khác nhau, đúng với u cầu nghiệp vụ của phịng mình.
Ví dụ:
Chi phí tiếp khách đối ngoại do phịng Hành chính Tổng hợp quản lý Chi phí đào tạo, tuyển dụng do phịng Tổ chức quản lý
Chi phí làm thủ tục hải quan xuất nhập khẩu do phòng Kinh doanh quản lý
Chi phí sữa chữa tài sản cố định do phịng Cơng nghệ đầu tư quản lý …
Các phịng sẽ căn cứ theo tình hình thực hiện của năm trước đối với các khoản phí do mình quản lý, nhu cầu phát sinh sẽ có trong năm kế hoạch, … để lập ra bảng kế hoạch chi phí của phịng mình quản lý.
Bộ phận kế hoạch sẽ tập hợp các bảng kế hoạch chi phí do các phịng gửi lên thành bộ kế hoạch chi phí. Hàng q, Cơng ty có tiến hành kiểm tra, đối chiếu việc thực hiện chi phí so với kế hoạch chi phí đã đề ra
nhằm mục tiêu nắm rõ tình hình sử dụng chi phí tại đơn vị mình, đồng
thời có kế hoạch điều tiết, cắt giảm bới các khoản chi phí gần bằng hoặc vượt so với kế hoạch đã đề ra. Có kế hoạch kiểm tra, theo dõi tình hình chi phí kịp thời, Cơng ty có thể đánh giá được hiệu quả hoạt động kinh
doanh của đơn vị mình, thực hiện tốt chủ trương tiết kiệm chống lãng phí đã đề ra.
KẾT LUẬN CHƯƠNG II
1. Hiện nay công ty chưa lập dự toán tiêu thụ. Kế hoạch sản lượng, doanh thu, lãi gộp cũng là hình thức của dự tốn tiêu thụ ở mức độ đề ra kế hoạch. Công ty nên nâng kế hoạch sản lương, doanh thu, lãi gộp lên thành dự tốn tiêu thụ, có như vậy mới đáp ứng yêu cầu định hướng các hoạt động, điều hành q trình kinh doanh, giúp tiết kiệm chi phí và nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh của đơn vị.
2. Hiện Cơng ty chưa lập dự tốn tiền. Các kế hoạch đầu tư xây dựng cơ bản, kế hoạch chi phí phát sinh tại các phịng nghiệp vụ hiện nay áp dụng tại Công ty đều là một trong những phần của dự tốn tiền. Cơng ty nên lập dự toán tiền, trong dự toán tiền sẽ bao gồm phần dự tốn chi phí đầu tư xây dựng cơ bản, mua sắm thiết bị, dự toán thu tiền hàng và chi phí hoạt động phát sinh tại doanh nghiệp trong năm. Dự tốn này sẽ giúp Cơng ty phần nào hình dung được tình hình lưu chuyển tiền tệ tại đơn vị mình vào cuối năm kế hoạch nếu mọi việc diễn ra gần đúng với dự kiến. Việc lập dự tốn này cịn giúp doanh nghiệp tính tốn sự thiếu hụt về nguồn vốn cho hoạt động đầu tư mua sắm thiết bị, từ đó kịp thời có kế hoạch vay mượn tiền để đảm bảo rằng các khoản vay sẽ đáp ứng sự thiếu hụt về tiền.
3. Ngồi dự tốn tiêu thụ, dự tốn sản tiêu thụ, dự tốn tiền, Cơng ty nên từng bước hồn thiện hệ thống báo cáo dự tốn ngân sách tại đơn vị mình, cần lập thêm dự tốn mua hàng, dự toán tồn kho cuối kỳ, dự tốn chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp, dự toán kết quả
CHƯƠNG III:
CÁC GIẢI PHÁP ĐỂ HỒN THIỆN HỆ THỐNG DỰ TỐN NGÂN SÁCH TẠI CƠNG TY XĂNG DẦU KHU VỰC II