3.3 Các giải pháp hoàn thiện
3.3.2.1 Giải pháp về nguyên tắc và quy trình lập
Nguyên tắc:
- Truyền đạt kế hoạch và mục tiêu kinh doanh của các nhà quản lý đến các bộ phận trong Công ty
- Dự báo được các khó khăn về tài chính trong một thời gian nhất định, phân bố và điều phối các nguồn lực cịn hạn chế trong Cơng ty và là thước đo
chuẩn trong việc kiểm tra và đánh giá việc thực hiện mọi hoạt động kinh
doanh trong từng bộ phận của Cơng ty. Quy trình lập
- Giai đoạn 1: Chuẩn bị dự toán ngân sách.
Bước 1: Nhà quản lý các Công ty cần phải xác định rõ mục tiêu chung của Công ty thông qua cuộc họp với cán bộ quản lý các phòng ban. Đây là khởi đầu và quan trọng nhất vì tất cả các báo cáo dự tốn ngân sách
của Cơng ty phải dựa vào mục tiêu phát triển kinh doanh của Công ty trong một giai đoạn nhất định. Hiện nay, nhiều Công ty vừa và nhỏ ở
Việt Nam chưa thực hiện tốt ngay bước đầu tiên này, bởi vì các mục
tiêu chỉ chung chung, khơng cụ thể.
Bước 2: Chuẩn bị nhân sự cho việc lập dự toán ngân sách. Tiến hành thành lập một bộ phận chuyên trách về dự toán ngân sách để thực hiện tốt hơn các mục tiêu đã đề ra ở bước 1. Hiện nay việc lập dự toán ngân sách tại các Công ty vừa và nhỏ ở Việt Nam thường được thực hiện
kiêm nhiệm bởi nhân viên từ các phịng ban trong Cơng ty mà những người này không gắn liền trách nhiệm cá nhân trong việc dự tốn ngân sách Cơng ty nên các báo cáo dự tốn ngân sách khơng có độ chính xác cao và thường không khả thi.
Bước 3: Các nhân viên chuyên trách được thành lập ở bước 2 tiến hành soạn thảo các biểu mẫu cần thiết cho cơng tác dự tốn ngân sách. Các biểu mẫu này phải phù hợp với từng Công ty và phải cung cấp đủ các thông tin cần thiết cho việc hoạch định và kiểm sốt của các Cơng ty.
Bước 4: Bộ phận lập dự toán tiến hành rà sốt và đánh giá lại tồn bộ hệ thống dự toán ngân sách trước khi tiến hành soạn thảo để bảo đảm các báo cáo dự toán ngân sách mang lại cho Cơng ty thơng tin hữu ích và chính xác.
- Giai đoạn 2: Soạn thảo ngân sách
Bước 1: Bộ phận lập dự toán tiến hành thu thập các thông tin cần thiết cho việc dự tốn ngân sách, bao gồm những thơng tin bên trong và bên
ngồi Cơng ty, có ảnh hưởng đến hoạt động dự tốn ngân sách của
Cơng ty.
Những thơng tin bên ngồi gồm:
o Cơ cấu kinh tế, chính sách kinh tế, lạm phát, lãi suất, mức thuế và tỷ giá hối đoái. Hiện nay, Việt Nam đang trong giai đoạn chuẩn bị gia nhập tổ chức Thương mại thế giới nên nhiều chính sách kinh tế, mức thuế và hạn ngạch thương mại sẽ được điều chỉnh theo từng giai đoạn. Vì vậy các Công ty phải chú ý đến các vấn đề này khi lập dự
toán ngân sách.
o Trong dự toán ngân sách, dự toán tiêu thụ là khâu quan trọng vì dự tốn tiêu thụ làm cơ sở cho các báo cáo dự toán khác. Trong trường hợp nếu Công ty sản xuất và kinh doanh ở nhiều địa phương khác
nhau cần chú ý đến các quy định về mơi trường, sự khác nhau về văn
hóa ở từng địa phương, xu hướng văn hóa xã hội ở địa phương để
lập dự tốn tiêu thụ chính xác.
o Ngồi ra, Cơng ty cần phải xem xét kỹ các nhân tố có liên quan đến khách hàng, nhà cung cấp, các đối thủ cạnh tranh để lập dự toán tiêu thụ, dự toán sản xuất và dự tốn thu chi tiền mặt chính xác.
Những thông tin bên trong gồm:
o Nắm vững mục tiêu và chính sách kinh doanh của Cơng ty. Xem xét và đánh giá năng lực sản xuất kinh doanh cho phép của các bộ phận
o Ngoài ra, bộ phận lập dự tốn cịn phải chú ý đến các yếu tố khác như các đặc tính liên quan đến sản phẩm mà Công ty kinh doanh: Loại, lượng, phương pháp sản xuất, và phương pháp tính giá: nhân tố con người trong Cơng ty như: trình độ, số lượng, tinh thần và trách nhiệm, số liệu trong q khứ của Cơng ty: doanh thu, chi phí, lợi nhuận, tiền mặt và khấu hao tài sản cố định…
Bước 2: Sau khi đã thu thập các thông tin liên quan, bộ phận chuyên trách tiến hành soạn thảo dự tốn ngân sách của một Cơng ty bao gồm các báo cáo dự toán sau đây:
o Đối với Cơng ty sản xuất: Dự tốn tiêu thụ, dự tốn sản xuất, dự tốn
chi phí ngun vật liệu trực tiếp, dự tốn chi phí nhân cơng trực tiếp, dự tốn chi phí sản xuất chung, dự tốn giá vốn, dự tốn chi phí bán hàng, dự tốn chi phí quản lý Cơng ty, dự tốn vốn, dự toán tiền mặt, dự toán báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, dự toán bảng cân đối kế toán.
o Trong q trình soạn thảo dự tốn ngân sách, cần phải có sự phối hợp và kết nối số liệu một cách chặt chẽ giữa các bộ phận chuyên trách và các bộ phận có liên quan khác trong Cơng ty.
Bước 3: Sau khi hồn thành các báo cáo dự toán, bộ phận chuyên trách dự toán ngân sách sẽ báo cáo cho ban lãnh đạo Cơng ty xem xét tính hợp lý của dự toán ngân sách trong cuộc họp về dự toán ngân sách với sự tham gia đầy đủ của các phòng ban liên quan. Việc xét duyệt này
giúp cho nhà quản lý Công ty hạn chế việc lập dự tốn ngân sách thiếu tính khả thi và khơng phản ảnh năng lực thực tế của Công ty. Sau khi bản thảo dự tốn ngân sách được duyệt nó sẽ trở thành dự tốn ngân sách chính thức của cơng ty được công bố cho các bộ phận trong Công ty theo đó mà tổ chức thực hiện.
- Giai đoạn 3: Theo dõi dự toán ngân sách
Trong quá trình hoạt động, bộ phận chuyên trách dự tốn cần phải theo
dõi và phân tích thường xuyên các sai số giữa dự toán với thực tế, và kiểm tra những yếu tố bất thường mà Công ty không ngờ đến để rút
kinh nghiệm, tiến hành xem xét và điều chỉnh lại ngân sách cho các kỳ tiếp theo.
Tuy nhiên, để thực hiện tốt công tác dự tốn ngân sách theo qui trình nêu trên, các Cơng ty vừa và nhỏ ở Việt Nam cần thực hiện thêm một số giải pháp hỗ trợ sau:
Tổ chức bộ máy kế tốn: Các nhà quản lý Cơng ty nên tổ chức thêm bộ phận kế toán quản trị để cung cấp các thông tin nội bộ phục vụ cho công
tác quản lý: Trong bộ phận kế toán quản trị này sẽ có một bộ phận chun trách về cơng tác dự toán ngân sách.
Trang bị các thiết bị kỹ thuật hiện đại phục vụ cho việc dự tốn ngân
sách:
Tất cả các thơng tin, số liệu liên quan đến cơng tác dự tốn ngân sách phải được kết nối với tất cả các bộ phận trong Công ty bằng hệ thống
mạng nội bộ (LAN). Lập dự tốn ngân sách là cơng việc tính tốn phức tạp và liên quan đến nhiều bộ phận, phịng ban trong Cơng ty. Vì vậy,
để ít bị sai sót và tốn thời gian lẫn cơng sức cho việc lập dự tốn ngân
sách, các Cơng ty nên nghiên cứu dự án mua phần mềm hoặc thuê viết các phần mềm dự toán ngân sách phù hợp với Cơng ty mình.
Tổ chức tốt hệ thống thơng tin trong Cơng ty để các mục tiêu, chính sách của Công ty sẽ được truyền tải đến mọi bộ phận một cách nhanh
chóng, kịp thời và chính xác.
Nhà quản lý các cấp phải động viên, khuyến khích, tạo động lực cho
mọi người cũng như mọi bộ phận trong Công ty tham gia ý kiến vào việc lập kế hoạch và dự toán ngân sách.
Cần tổ chức giáo dục tư tưởng tất cả cá nhân trong Công ty về tầm quan trọng và lợi ích của dự tốn ngân sách đối với Cơng ty, từ đó tất cả mọi người trong Cơng ty sẽ có ý thức hỗ trợ, phối hợp và tạo điều kiện cho nhau trong việc cung cấp thông tin cần thiết nhằm phục vụ công tác dự toán ngân sách tốt.