3.3 Các giải pháp hoàn thiện
3.3.2.2 Giải pháp về xác lập mơ hình lập dự toán ngân sách
- Để các báo cáo dự toán ngân sách phản ánh đúng tiềm năng thực tế của
Cơng ty nên áp dụng mơ hình truyền thông tin từ cấp dưới lên cấp trên. Thơng tin về các chỉ tiêu dự tốn ngân sách được bắt đầu từ các phòng ban.
Ví dụ: Phịng Kinh Doanh lập dự tốn tiêu thụ, sau đó chuyển cho bộ phận chuyên trách về dự tốn ngân sách để xem xét.
Phịng Kế tốn Tài chính lập dự tốn chi phí bán hàng, chi phí quản lý Cơng ty, dự tốn vốn đầu tư, dự toán báo cáo kết quả họat động kinh doanh, dự toán bảng cân đối kế toán, dự toán tiền.
- Các báo cáo dự toán ngân sách sau khi được bộ phận chuyên trách về dự
toán ngân sách xem xét và chấp nhận sẽ được bộ phận dự toán báo các
trong cuộc họp về dự toán ngân sách. Cuộc họp này bao gồm các thành phần sau: ban lãnh đạo công ty, lãnh đạo các phịng, bộ phận chun trách về dự tốn ngân sách. Báo cáo dự tốn ngân sách được thơng qua tại cuộc
Trong trường hợp không được thông qua trong cuộc họp thì bộ phận chun trách về dự tốn ngân sách sẽ phối hợp với các bộ phận có liên quan
để điều chỉnh, sau khi điều chỉnh xong sẽ được trình bày trong cuộc họp về
dự tốn ngân sách.
- Sơ đồ mơ hình dự tốn ngân sách như sau:
Sơ đồ 02: Sơ đồ mơ hình dự tóan ngân sách
- Hệ thống các báo cáo dự toán ngân sách:
Dự toán tiêu thụ
Dự toán tiền
Dự toán hàng tồn kho
Dự toán sản lượng nhập hàng
Dự toán sản lượng tiêu thụ
Dự tốn chi phí bán hàng
Dự tốn chi phí quản lý Cơng ty
Dự toán kết quả hoạt động kinh doanh
Dự toán bảng cân đối kế toán
- Kỳ dự toán ngân sách
Hiện nay, các báo cáo dự tốn ngân sách của cơng ty thể hiện số liệu dự tốn của cả năm tài chính, mỗi năm cơng ty lập dự tốn một lần và các chỉ tiêu số liệu trên báo cáo dự toán ngân sách là số liệu tổng hợp của một năm cho nên số liệu dự tốn ngân sách khơng thể sát với thực tế.
Do đó, cơng ty nên lập dự toán chi tiết cho từng tháng, tổng hợp các dự toán ngân sách tháng lại thành dự toán ngân sách của cả năm.
Dự toán ngân sách của tháng và dự tốn ngân sách năm của cơng ty sẽ thường xuyên bị điều chỉnh, thay đổi cho phù hợp với tình hình thực tế.
Ví dụ cụ thể: trong khi hoạt động ở tháng 01 năm 2008 công ty sẽ theo dõi và phân tích tình hình thực hiện dự toán ngân sách ở tháng 01 và những yếu tố mới phát sinh ở tháng 01 có thể ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh trong tháng 02, từ đó sẽ tiến hành điều chỉnh dự tốn ngân sách của tháng 02 cho sát và phù hợp với tình hình thực tế.