CHƯƠNG 1 : NHỮNG LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ KẾ TỐN TRÁCH NHIỆM
2.1. Giới thiệu tổng quan về Cơng ty cổ phần CADIVI
2.2.1.1. Chức năng, nhiệm vụ của các phịng ban
- Phịng Tài chính kế tốn: Kế tốn của CADIVI được tổ chức theo mơ hình vừa tập trung, vừa phân tán. Tại phịng Tài chính kế tốn hạch tốn tập trung, cĩ nhiệm vụ thu thập thơng tin, hạch tốn, tổng hợp và lập báo cáo tài chính cho tồn Cơng ty. Đồng thời thực hiện phân tích và xử lý các thơng tin về nguồn vốn, tài sản, tình hình tài chính và các chỉ tiêu liên quan đến lĩnh vực tài chính, lập các báo cáo kế tốn quản trị theo yêu cầu của các nhà quản lý cấp cao. Tại các xí nghiệp, chi nhánh tổ chức bộ máy kế tốn riêng, hạch tốn phụ thuộc, lập các hệ thống báo cáo về một số chỉ tiêu như doanh thu bán hàng, chi phí theo qui định của phịng tài chính kế tốn cơng ty, nhưng khơng xác định kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh riêng.
- Phịng Thương mại sản xuất (TMSX) tại xí nghiệp và Phịng TMSX cơng
ty cĩ nhiệm vụ thu thập, tổng hợp và phân tích thơng tin về thị trường, khách hàng và hoạt động sản xuất kinh doanh của Cơng ty.
Chức năng, nhiệm vụ cơ bản của phịng Thương mại sản xuất là thực hiện các cơng tác mua, bán và quản lý vật tư, quản lý cơng tác bán hàng chi tiết cho 05 đối tượng khách hàng cơ bản: Hệ thống đại lý (là kênh phân phối “nền” với 174 đại lý tại các tỉnh và thành phố lớn); Đối tượng khách hàng điện lực; Đối tượng khách hàng xây lắp điện, xây dựng, các cơng ty thiết bị điện; Đối tượng khách hàng vãng lai (khách hàng khơng thường xuyên); Xuất khẩu .
Riêng đối tượng khách hàng là khối điện lực, cách thức bán hàng được thực hiện theo một quy trình riêng biệt. Đối tượng này được tiếp cận thơng qua hồ sơ dự
thầu. CADIVI mua hồ sơ mời thầu từ phía điện lực , bộ phận đấu thầu chào giá của phịng TMSX sẽ lập phiếu xem xét khách hàng trong đĩ thể hiện nội dung cơng việc và trách nhiệm của các bộ phận, phịng ban liên quan khác như: Phịng Kỹ thuật chuẩn bị đầy đủ các tài liệu về đặc tính kỹ thuật sản phẩm, Phịng QLCL chuẩn bị các giấy kiểm nghiệm đạt tiêu chuẩn theo đúng quy định của sản phẩm, phịng TMSX tính tốn hợp lý nhằm đưa ra một phương án giá tối ưu mới cĩ thể trúng thầu. Giá trúng thầu cho đối tượng này thường được kèm theo thư giảm giá, với mục đích cĩ thể loại bỏ các nhà thầu khác để dành thị phần. Quá trình xem xét hợp đồng và đấu thầu/ chào giá tại CADIVI được mơ tả tĩm tắt bởi sơ đồ 2.2 (Xem phụ
lục số 04)
- Phịng Kỹ thuật cơ điện chịu trách nhiệm thu thập, tổng hợp và phân tích
thơng tin về kỹ thuật, cơng nghệ, thiết bị. Quản lý cơng tác kỹ thuật, hướng dẫn, theo dõi các cơng tác như sản xuất, cơng nghệ, định mức năng suất, nghiên cứu sản phẩm mới,…và quản lý các cơng việc liên quan đến kỹ thuật nhà máy (quản lý thiết bị, bảo dưỡng sửa chữa, cải tiến thiết bị,…)
- Phịng Quản lý chất lượng chịu trách nhiệm tổng hợp, so sánh và phân tích thơng tin về tình hình sản phẩm khơng phù hợp. Giám sát việc thực hiện theo các tiêu chuẩn, thủ tục, hướng dẫn kiểm sốt chất lượng ở các cơng đoạn trong q trình sản xuất tại xí nghiệp, để sản phẩm đạt tiêu chuẩn theo đúng quy định của cơ quan quản lý nhà nước cĩ liên quan.
- Phịng Nhân sự hành chính thu thập, tổng hợp và phân tích các thơng tin về nguồn nhân lực, đào tạo, khen thưởng phúc lợi, bảo hộ lao động, vệ sinh lao động và mơi trường… của Cơng ty. Ngồi ra phịng NSHC quản lý tồn bộ chi phí văn phịng phẩm phát sinh trong tồn cơng ty.
2.2.1.2. Mối quan hệ cơng tác giữa các phịng ban tại Cơng ty và các xí nghiệp, chi nhánh.
Các phịng ban tại cơng ty cũng như tại xí nghiệp/ chi nhánh đều cĩ mối quan hệ phối hợp cơng tác tương hỗ lẫn nhau. Cĩ trách nhiệm cung cấp kịp thời, đầy đủ,
chính xác các thơng tin, dữ liệu về các hoạt động thuộc chức năng của phịng quản lý để phục vụ cho cơng tác chuyên mơn các phịng ban khác cĩ liên quan trong việc thực hiện các nhiệm vụ do Tổng giám đốc/ giám đốc xí nghiệp giao phĩ, nhằm đạt được mục tiêu chung của cơng ty.
Trong quá trình thực hiện sản xuất, các xí nghiệp phụ thuộc hồn tồn vào việc cung cấp nguyên vật liệu chính từ cơng ty cấp phát theo kế hoạch tháng. Căn cứ vào dự tốn doanh thu, sản lượng và chi phí được giao, xí nghiệp vừa thực hiện chức năng sản xuất theo lệnh sản xuất vừa thực hiện chức năng bán hàng theo kế hoạch bán hàng của phịng TMSX cung cấp. Tại các chi nhánh chỉ thực hiện chức năng bán hàng, phối hợp với phịng TMSX cơng ty để nhận đặt hàng, điều hàng ra chi nhánh, cung cấp kịp thời cho khách hàng.