CHƯƠNG 1 : NHỮNG LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ KẾ TỐN TRÁCH NHIỆM
2.2.2. Các cơng cụ đánh giá thành quả quản lý tại Cơng ty CADIVI
2.2.2.1. Thực trạng cơng tác lập dự tốn tại CADIVI
Cơ sở xây dựng kế hoạch chung:
Chiến lược cơng ty luơn kết hợp đồng thời với việc tăng lợi nhuận và phát triển thị trường, quảng bá thương hiệu nhằm mục tiêu phát triển bền vững lâu dài.
Do đĩ, định kỳ vào vào cuối quý III hàng năm, Cơng ty sẽ căn cứ trên báo cáo tổng kết đánh giá cơng tác sản xuất kinh doanh năm trước (năm n-1) kết hợp với việc đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch 6 tháng đầu năm của năm hiện tại (năm n) trên tất cả các mặt hoạt động. Căn cứ vào các chỉ tiêu đạt được so với kế hoạch được giao của năm trước để lập dự tốn cho năm kế hoạch (năm n+1) gồm: dự tốn kết quả kinh doanh, dự tốn tiêu thụ, dự tốn sản xuất.
a) Cơng tác lập dự tốn kết quả kinh doanh
Thơng thường đến cuối quý III, Hội đồng quản trị, Ban giám đốc và giám đốc các xí nghiệp, chi nhánh sẽ họp để lập dự tốn kết quả kinh doanh cho năm kế hoạch. Kết quả kinh doanh năm kế hoạch sẽ được lập dựa trên kết quả kinh doanh năm trước, tỷ lệ hồn thành kế hoạch kinh doanh năm trước và kết quả kinh doanh 6 tháng, cũng như tỷ lệ hồn thành kế hoạch kinh doanh 6 tháng năm hiện tại. Với mục tiêu lợi nhuận năm sau phải cao hơn năm trước, sau khi thảo luận và xem xét định tính đến các yếu tố thuận lợi, khĩ khăn của mơi trường bên ngồi như sự suy giảm kinh tế trong nước và quốc tế, lãi suất, giá cả các yếu tố đầu vào,…cĩ thể xảy ra, Ban giám đốc cơng ty ấn định một tỷ lệ gia tăng về doanh thu và lợi nhuận để tính tốn mức doanh thu, lợi nhuận cho năm kế hoạch.
Tỷ lệ gia tăng doanh thu và lợi nhuận được ấn định như vậy mang tính chủ quan rất lớn theo ý chí của người lãnh đạo, do cơng tác phân tích chưa lượng hĩa được những ảnh hưởng của các yếu tố liên quan đến doanh thu và lợi nhuận. Để minh họa cho nhận định trên, ta cĩ thể thấy rõ hơn qua bảng sau:
Bảng 2.1: Dự tốn kế hoạch lợi nhuận năm 2010 (Tồn cơng ty) S T T Chỉ tiêu TH năm 2008 KH năm 2009 Ước TH năm 2009 So với TH 2008 So với KH 2009 Kế hoạch 2010 Tỷ lệ tăng so với TH 2009 (1) (2) (3) (4) (5) 6=(5-3)/3 7=(5-4)/4 (8)= (5)*(9) (9) 1 Lợi nhuận 33.222 49.000 68.000 104,7% 38,8% 75.000 10,3% 2 Doanh thu 1.702.432 1.720.000 1.635.000 -4,0% -4,9% 1.850.000 13,1% 3 LN/DT 1,95% 2,85% 4,16% 2,21% 1,31% 4,05% -0,10%
Theo như số liệu dự tốn năm 2010 ở bảng trên, mặc dù lợi nhuận ước thực hiện năm 2009 tăng rất mạnh so với thực hiện năm 2008 là 104%, và tăng 38,85 so với kế hoạch lợi nhuận 2009, nhưng lợi nhuận kế hoạch 2010 cơng ty chỉ xây dựng với tỷ lệ gia tăng khiêm tốn là 10,3%. Ngược lại, doanh thu ước thực hiện năm 2009 giảm 4% so với doanh thu thực hiện năm 2008, và giảm 4,9% so với kế hoạch năm 2009 nhưng doanh thu kế hoạch mà cơng ty đặt ra tăng 13,1% so với ước thực hiện 2009. Sỡ dĩ như vậy là do năm 2009 kinh tế thế giới tạm thời vượt qua cơn khủng hoảng, giá cả các yếu tố đầu vào rẻ hơn và nguồn nguyên liệu ổn định hơn, cơng ty giảm được giá thành sản xuất tương đối lớn. Tuy nhiên, doanh thu khơng đạt kế hoạch và cĩ chiều hướng giảm do cơng ty chủ yếu bán hàng nội địa mà kinh tế Việt Nam năm 2009 phục hồi chậm,… Như vậy, việc xây dựng dự tốn cĩ căn cứ vào các nhân tố ảnh hưởng nhưng chưa lượng hĩa được mức độ cụ thể của từng yếu tố đĩ.
b) Cơng tác lập dự tốn tiêu thụ:
Căn cứ vào tổng doanh thu theo dự tốn nĩi trên, ban giám đốc sẽ phân bổ doanh thu cho các bộ phận bán hàng, xí nghiệp, chi nhánh. Tỷ lệ phân bổ được tính tốn dựa trên báo cáo tổng kết cơng tác bán hàng năm trước, mức hồn thành kế hoạch chỉ tiêu doanh thu, kết quả bán hàng năm hiện tại của các bộ phận. Chỉ tiêu về sản lượng tiệu thụ của năm trước, năm hiện tại theo đối tượng khách hàng (Đại lý, khối điện lực, Xây lắp điện và xây dựng, khách hàng vãng lai, Xuất khẩu) và
theo khu vực thị trường (Thị trường miền Nam, miền Trung và miền Bắc) là cơ sở để phân bổ doanh thu về cho các bộ phận.
Tổng doanh thu = Tổng sản lượng * Giá hạch tốn.
Lập dự tốn sản lượng tiêu thụ theo kênh phân phối và thị trường:
Hiện tại cơng ty phân phối sản phẩm qua 5 kênh tiêu thụ được xếp theo quy mơ giảm dần như sau: đại lý, xây lắp điện và xây dựng, khách vãng lai, xuất khẩu, điện lực.
Dựa trên sự thống kê doanh số tiêu thụ theo khu vực, theo đối tượng khách hàng được phản hồi từ bộ phận bán hàng, bộ phận theo dõi thị trường, nghiên cứu thị trường tiềm năng mà được cơng ty phân bổ định lượng cụ thể chỉ tiêu doanh thu cho phịng bán hàng của cơng ty (văn phịng cơng ty), bộ phận bán hàng tại 03 xí nghiệp và bộ phận bán hàng tại 02 chi nhánh tương đương với việc phân phối giao chỉ tiêu doanh thu theo thị trường khu vực Miền Nam, miền Trung và miền Bắc.
Dự tốn lập ra được gửi đến các phịng ban, bộ phận chức năng xem xét lại. Sau khi thống nhất, bảng dự tốn được lập chính thức và đây cũng là cơ sở cho việc lập dự tốn sản xuất.
Do tỷ lệ doanh thu của đại lý chiếm tỷ trọng lớn (khoảng 90% trong tổng doanh thu) nên kế hoạch doanh thu được xây dựng với giả định tồn bộ sản phẩm bán ra với một giá bán được xây dựng trên nền tảng tương đương giá bán cho đại lý (giá này được gọi là giá hạch tốn)
Chiến lược giá bán, quy chế bán hàng:
Giá bán được xác định chi tiết cho từng sản phẩm. Chiến lược giá bán cho năm kế hoạch được xây dựng trên cơ sở giá nguyên vật liệu ước tính. Nguyên vật liệu chính mà cơng ty sử dụng cho sản xuất là đồng, nhơm, nhựa PVC. Qua việc theo dõi, nghiên cứu tình hình biến động giá của kim loại màu trên thế giới và từ các nhà cung cấp, cơng ty sẽ ước tính giá mua nguyên vật liệu đầu vào để tính giá hạch tốn cho năm kế hoạch.
Quy chế bán hàng: Để tăng cường cơng tác quản lý tài chính cũng như để bảo tồn vốn cho tái sản xuất và phát triển, cơng ty đã xây dựng quy chế bán hàng với các nội sau:
- Quy định mức chi hoa hồng theo doanh số, tỷ lệ mức chiết khấu thương mại theo doanh số, tính mức điểm thưởng cho khách hàng,…
- Điều kiện thanh tốn chậm, giá trị ký quỹ, tiền lãi ký quỹ (áp dụng cho đại lý tiêu thụ) cũng được quy định hạn mức cụ thể chi tiết từng đối tượng khách hàng, nhằm mục đích giữ vững thị trường nền và phát triển những thị trường tiềm năng.
c) Cơng tác lập dự tốn sản xuất:
Cơng tác lập dự tốn sản xuất cho năm kế hoạch dựa trên cơ sở dự tốn sản lượng tiêu thụ, và trên dữ liệu kế hoạch hàng tồn kho đầu kỳ của năm mới. Phịng Thương Mại Sản Xuất sẽ lập kế hoạch về sản lượng sản xuất chi tiết theo từng tháng đối với từng quy cách sản phẩm cụ thể.
Cơng tác lập dự tốn chi phí:
- Dự tốn chi phí NVL trực tiếp:
Khi đã cĩ dự tốn sản lượng sản xuất phục vụ cho cơng tác bán hàng trong năm kế hoạch, bộ phận kế hoạch vật tư sẽ dựa vào đĩ lập kế hoạch chuẩn bị vật tư trên cơ sở sau:
Bộ phận kỹ thuật xây dựng định mức vật tư cho từng quy cách sản phẩm theo đúng quy định tiêu chuẩn kỹ thuật –chất lượng của cơ quan liên ngành cĩ liên quan. Mỗi đơn vị sản phẩm (thường là “mét” đối với dây và cáp điện cĩ bọc vỏ PVC, “Kg” đối với dây dẫn trần như dây đồng trần, dây nhơm trần, dây thép trần tiếp đất,...) được quy định cụ thể bao nhiêu lượng vật tư kết tinh trong sản phẩm (gọi là định mức theo trọng lượng tinh), và hao phí bao nhiêu lượng vật tư được dùng để sản xuất (gọi là định mức cơng nghệ). Định mức CN > định mức trọng lượng tinh.
Tổng lượng vật tư
sản xuất sản phẩm A = Số lượng SP A x Định mức CN/đơn vị sp A Dựa vào dự tốn tổng sản lượng của tồn bộ các loại sản phẩm sẽ tính ra được tổng lượng nguyên vật liệu trực tiếp cần cho kế hoạch sản xuất.
Kế hoạch mua NVL để sản xuất tại CADIVI do phịng Thương Mại Sản Xuất mua và quản lý cấp phát sử dụng tại các xí nghiệp sản xuất theo dự tốn sản lượng đã được cơng ty phê duyệt chi tiết cho từng xí nghiệp.
- Dự tốn chi phí nhân cơng:
Căn cứ trên các quyết định về tình hình nhân sự, mức lương cơ bản và chính sách thưởng cho năm mới, Giám đốc nhân sự sẽ phê duyệt kế hoạch chi tiết về nhân lực, tiền lương, tiền thưởng, BHXH, BHYT và các chi phí khác phát sinh ở mỗi bộ phận theo từng tháng trong năm.
Đối với các khoản chi phí nhân cơng phục vụ cho sản xuất, để phục vụ cho việc tính tốn giá thành hạch tốn, hiện nay các khoản chi phí này được phân bổ chi tiết cho các sản phẩm thơng qua thời gian định mức để sản xuất ra các sản phẩm này. Cụ thể:
Số giờ cơng cần thiết
sản xuất sản phẩm A = Số lượng SP A x
Hao phí lao động cho 1 đvị sản phẩm A (giờ)
Hao phí lao động hay cịn gọi định mức lao động (giờ) đối với mỗi loại sản phẩm được xây dựng trên cơ sở thống kê, đo lường thực tế do phịng kỹ thuật tính tốn cung cấp. Tổng giờ cơng lao động cần thiết (theo giờ) sẽ bằng tổng cộng số giờ cơng cần thiết để sản xuất tất cả các sản phẩm theo cơng thức trên.
Sau đĩ tổng quỹ tiền lương theo đơn giá tính trên tỷ lệ doanh thu sẽ được chia cho tổng giờ cơng lao động vừa tính được để cĩ đơn giá nhân cơng trong một giờ. Đơn giá nhân cơng sẽ được nhân với định mức thời gian (tính theo giờ) để sản xuất một sản phẩm để cĩ được giá trị nhân cơng hình thành nên giá thành hạch tốn của sản phẩm:
Chi phí nhân cơng dự
tính để sản xuất sp A = Đơn giá nhân cơng x
Số giờ cơng cần thiết để sản xuất sp A
Bảng dự tốn này được chuyển cho trưởng bộ phận quản lý tài chính để làm căn cứ tính chi phí nhân cơng lao động sản xuất và chi phí tiền lương ở các bộ phận gián tiếp khác.
- Dự tốn chi phí sản xuất chung:
Các khoản chi phí gián tiếp, chi phí sản xuất chung được lập bởi các bộ phận căn cứ trên mục tiêu sử dụng hiệu quả chi phí trong năm mới so với năm hiện tại. Trưởng mỗi bộ phận tiến hành lên kế hoạch chi phí hoạt động của bộ phận mình theo từng tháng/quý/năm và sau đĩ chuyển lại cho kế tốn trưởng xem xét và duyệt trên cơ sở đánh giá tình hình sử dụng chi phí năm trước.
Ngồi ra, chi phí sản xuất chung cũng được phân bổ cho giá thành hạch tốn vào chi tiết mỗi sản phẩm cũng tương tự như chi phí nhân cơng trực tiếp, tức là tổng chi phí sản xuất chung dự tốn cũng được chia cho tổng số hao phí lao động (giờ) để tính được đơn giá dự tốn trong một giờ lao động, sau đĩ nhân với tổng hao phí định mức để sản xuất một đơn vị sản phẩm để cĩ được giá trị chi phí sản xuất chung cĩ trong giá thành hạch tốn đơn vị.
d) Cơng tác lập dự tốn nguồn vốn sản xuất:
Nguồn vốn sản xuất thường được dự tốn gồm hai phần, vốn dài hạn để đầu tư các tài sản cố định và vốn lưu động để mua các chi phí đầu vào cho sản xuất.
- Dự tốn vốn dài hạn: Sau khi phịng kế hoạch thẩm định nhu cầu trang bị tài sản cố định của các bộ phận sản xuất và các phịng ban trong cơng ty, phịng kế tốn tài chính tổng hợp các nguồn vốn dài hạn cĩ thể dùng để đầu tư TSCĐ như: nguồn vốn khấu hao TSCĐ hiện cĩ, quỹ đầu tư phát triển, lợi nhuận sau thuế chưa phân phối,… Nếu nguồn vốn dài hạn hiện cĩ khơng đủ đáp ứng nhu cầu đầu tư thì cần cân nhắc tới các nguồn vốn ngắn hạn tạm thời nhàn rỗi, và lập kế hoạch để huy động các nguồn vốn từ bên ngồi nếu thấy cần thiết.
vào phục vụ sản xuất theo chu kỳ sản xuất sản phẩm, do đĩ nhu cầu về vốn lưu động được căn cứ vào số lượng sản phẩm dự kiến sản xuất, dự tốn chi phí và thời gian để hồn thành sản phẩm đĩ. Thơng thường các nguồn vốn lưu động được đưa vào dự tốn đĩ là nguồn tiền mặt, tiền gửi, các khoản đầu tư tài chính ngắn hạn và các khoản phải thu ngắn hạn. Ngồi ra, vốn lưu động cũng được huy động từ các khoản chiếm dụng vốn của khách hàng như mua chịu vật tư, hàng hĩa, dịch vụ,… hoặc huy động từ các khoản vay ngắn hạn nếu thấy cần thiết.
Dự tốn về nguồn vốn sản xuất là một cơng việc hết sức cần thiết trong hoạt động sản xuất kinh doanh của mỗi doanh nghiệp. Nếu dự tốn nguồn vốn sát với nhu cầu thực tế sử dụng sẽ mang lại hiệu quả cao trong sản xuất, kinh doanh, tránh được tình trạng thiếu hụt vốn hay lãng phí vốn, ứ đọng vốn sản xuất. Tuy nhiên, tại Cơng ty CADIVI, cơng tác dự tốn về nguồn vốn sản xuất chưa thực sự được chú trọng một cách thích đáng, việc phân tích về nhu cầu vốn đầu tư chưa gắn kết với hiệu quả đầu tư.