CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG TÀI TRỢ XK TẠI CÁC NHTM TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH ĐỒNG NA
2.2.2.1. Mơ hình tổ chức và quy trình nghiệp vụ
Về mơ hình tổ chức : các NHTM trên địa bàn tỉnh Đồng Nai chủ yếu theo mơ hình quản lý 2 cấp :
Mơ hình tổ chức và quản lý hiện tại được phân biệt chủ yếu theo chức năng với hai cơ cấu quyền lực là cấp quản trị điều hành và cấp quản lý kinh doanh. Cấp quản trị điều hành: Là hội đồng quản trị gồm chủ tịch Hội đồng quản trị và một số thành viên chuyên trách, làm việc theo chế độ tập thể, giúp việc Hội đồng quản trị có ban chun viên và ban kiểm sốt. Về nguyên tắc Hội đồng quản trị thực hiện chức năng quản lý đối với mọi hoạt động của NH; chịu trách nhiệm bảo toàn và phát triển vốn; ban hành các điều lệ, cơ chế, qui chế tổ chức và hoạt động của các NH.
Cấp quản lý kinh doanh: Cấp điều hành kinh doanh gồm Tổng giám đốc, các Phó
tổng giám đốc và các phịng ban tham mưu giúp việc tại hội sở chính, bên cạnh Tổng giám đốc có Kế tốn trưởng. Cấp trực tiếp kinh doanh gồm các đơn vị hạch toán độc lập, các chi nhánh hạch toán phụ thuộc, các đơn vị sự nghiệp và đơn vị hùn vốn kinh doanh.
Quy trình nghiệp vụ tài trợ XK : Về cơ bản là quy trình nghiệp vụ tín dụng ngắn
hạn.
Hồ sơ cần thiết bao gồm :
* Hồ sơ pháp lý ( khi vay vốn lần đầu )
- Quyết định thành lập, Giấy phép đăng ký kinh doanh, Giấy phép hành nghề. - Giấy chứng nhận đăng ký mã số XNK, hợp đồng ủy thác XNK.
- Giấy bổ nhiệm giám đốc, kế toán trưởng. Điều lệ hoạt động đã duyệt. * Hồ sơ tài chính :
- Báo cáo quyết toán quý, năm và biên bản duyệt quyết toán. - Bảng tổng kết tài sản, báo cáo kết quả sản xuất kinh doanh. - Bảng chi tiết các khoản phải thu, phải trả...
* Hồ sơ vay :
- Đơn xin vay, trong đó ghi rõ số tiền, mục đích và thời hạn xin vay. - Phương án sử dụng vốn vay và trả nợ.
- Báo cáo tình hình tài chính đến ngày gần nhất. - Hợp đồng ngoại thương, L/C đã mở.
- Danh mục tài sản thế chấp, cầm cố, các giấy tờ có liên quan khác... Quy trình tài trợ bao gồm các bước cơ bản sau :
* Tìm hiểu và hướng dẫn khách hàng :
Khách hàng có nhu cầu tài trợ XK liên hệ trực tiếp với phịng Tín dụng ( Ngoại trừ tài trợ bằng hình thức ứng trước tiền hàng, chiết khấu chứng từ hàng XK liên hệ trực tiếp với phịng TTQT ). Lúc này cán bộ tín dụng có nhiệm vụ :
+ Tìm hiểu những nhu cầu của khách hàng, nắm khái quát về tư cách pháp lý của khách hàng, quy mô năng lực kinh doanh và năng lực tài chính của DN.
+ Làm rõ nhu cầu vốn thực sự, thời gian cần vay, mục đích sử dụng vốn, xem xét thời gian vay vốn có phù hợp với mục đích sử dụng vốn hay không, đánh giá sơ lược khả năng trả nợ và tính hợp pháp của hồ sơ pháp lý.
* Thẩm định hồ sơ xin vay :
+ Thẩm định tính khả thi của phương án kinh doanh : xem xét giá bán, giá mua, giá thành khách hàng đưa ra có đúng và hợp lý khơng, cơ cấu vốn tự có tham gia của DN có tương xứng với số vốn xin vay khơng, tình hình về giá cả hàng hóa, thị
trường tiêu thụ trong nước và quốc tế, tham khảo ý kiến phòng TTQT về nội dung, điều kiện của hợp đồng ngoại thương và của L/C xuất đã được mở.
+ Đánh giá tình hình tài chính và tình hình cơng nợ của khách hàng : tính tốn các tỉ số tài chính; các tỉ số phản ánh khả năng thanh toán nợ; các chỉ số phản ánh về hiệu quả kinh tế; đánh giá khả năng trả nợ, khả năng thanh toán lãi vay, nguồn trả nợ có hợp lý và khả thi khơng...
+ Đánh giá khả năng hoạt động và khai thác tài sản, uy tín và khả năng phát triển của khách hàng : tính các tỉ số như vịng quay kho, thời gian thu hội bình quân tiền bán hàng, hiệu quả sử dụng vốn lưu động, hiệu quả sử dụng tài sản cố định.
+ Thẩm định tài sản thế chấp, cầm cố, bảo lãnh.
* Lập tờ trình : trong đó nêu đầy đủ các yếu tố đã tìm hiểu và thẩm định trên và nêu kiến nghị cho vay hay không cho vay, mức cho vay, thời hạn cho vay và lãi suất cho vay...trình Ban Giám Đốc và Hội đồng tín dụng ( trường hợp cần thiết ) quyết định. * Giải ngân : Nếu NH chấp thuận tài trợ thì khách hàng sẽ tiến hành các cơng việc về TTQT (nếu có) ở phịng TTQT và tiền vay sẽ giải ngân theo tiến độ phù hợp với việc thu mua, sản xuất hàng của khách hàng. Điều kiện đặt ra là các khoản được NH tài trợ phải thực hiện thanh toán qua NH tài trợ.
* Theo dõi và thu nợ : cán bộ tín dụng theo dõi để kiểm tra việc sử dụng vốn vay, thu nợ, thu lãi hoặc gia hạn nợ, gia hạn lãi và tất toán khoản vay.
Trường hợp tài trợ bằng hình thức chiết khấu bộ chứng từ hàng XK, phòng TTQT sẽ kiểm tra các chứng từ thanh tốn xem có phù hợp với các điều kiện của L/C khơng, uy tín của NH phát hành L/C, các điều kiện của L/C và phối hợp lấy ý kiến của phịng Tín dụng về uy tín, khả năng tín dụng của khách hàng để trình đề nghị Ban Giám đốc về hạn mức chiết khấu, và quyết định cho chiết khấu hay không đối với từng bộ chứng từ xuất trình, mức chiết khấu và lãi suất chiết khấu. Phịng TTQT sau đó sẽ tiến hành các nghiệp vụ TTQT cần thiết để thu tiền thanh toán từ NH nước ngồi, từ đó thu lãi chiết khấu và tất toán khoản đã ứng trước.