3.1. Giải pháp đối với Ngân hàng TMCP Phương Nam
3.1.1. Giải pháp hồn thiện cơng tác kiểm tốn nội bộ tại Ngân hàng
3.1. Giải pháp đối với Ngân hàng TMCP Phương Nam:
Phạm vi hoạt động kiểm tốn nội bộ là tất cả các hoạt động của Ngân hàng. Do đĩ, quản lý rủi ro từ gĩc độ kiểm tốn nội bộ bao gồm tồn bộ các giải pháp quản lý rủi ro về tất cả các hoạt động của ngân hàng. Trong khuơn khổ luận văn, các giải pháp này bao gồm gĩi giải pháp chính để hồn thiện cơng tác kiểm tốn nội bộ, bên cạnh đĩ là những giải pháp hỗ trợ khác (về cơng nghệ và con người) để việc quản lý rủi ro tại ngân hàng Phương Nam đạt hiệu quả cao nhất.
3.1.1. Giải pháp hồn thiện cơng tác kiểm tốn nội bộ tại Ngân hàng Phương Nam: Phương Nam:
3.1.1.1. Giải pháp hồn thiện hệ thống kiểm tra, kiểm sốt nội bộ:
Tất cả cán bộ nhân viên tại các bộ phận, đơn vị nghiệp vụ, các cá nhân cĩ liên quan phải thường xuyên xem xét, đánh giá về tính hiệu lực và hiệu quả của hệ thống kiểm tra, kiểm sốt nội bộ; mọi khiếm khuyết của hệ thống này phải được báo cáo kịp thời với cấp quản lý trực tiếp; những khiếm khuyết lớn cĩ thể gây tổn thất hoặc nguy cơ rủi ro phải được báo cáo ngay cho Tổng giám đốc, Hội đồng quản trị, Ban Kiểm sốt Ngân hàng Phương Nam.
Tất cả các cá nhân, các bộ phận ở mọi cấp phải thường xuyên, liên tục kiểm tra và tự kiểm tra việc thực hiện các quy định, quy trình nội bộ cĩ liên quan và phải chịu trách nhiệm về kết quả thực hiện hoạt động nghiệp vụ của mình trước Hội đồng quản trị, Ban Tổng giám đốc và trước pháp luật. Nĩi
cách khác, việc kiểm sốt phải được cài đặt ngay trong quy trình thực hiện nghiệp vụ của các cá nhân và bộ phận.
Điều này chỉ cĩ thể được thực hiện bằng việc thiết lập một hệ thống
kiểm tra, kiểm sốt nội bộ hồn chỉnh và chặt chẽ, các quy trình được soạn thảo bài bản, khoa học và mang tính chuyên nghiệp cao dựa trên cơ sở pháp lý vững chắc. Muốn vậy, ngân hàng Phương Nam cần thành lập một bộ phận chuyên nghiên cứu và soạn thảo những quy định, quy trình, hướng dẫn liên quan đến tất cả các hoạt động ngân hàng. Bộ phận này phải thường xuyên cập nhật những văn bản mới, điều chỉnh những điểm bất hợp lý của những văn bản hiện hành và tham mưu cho Hội đồng quản trị và Ban điều hành nhằm hoạch định chiến lược phát triển và quản lý rủi ro trong quá trình hoạt động của ngân hàng.
Một số giải pháp cụ thể để hồn thiện hệ thống kiểm tra, kiểm sốt nội bộ tại Ngân hàng Phương Nam:
a/ Xây dựng chính sách tín dụng phù hợp:
Để xây dựng được chính sách tín dụng phù hợp cần hồn thiện quy
chế cho vay, bổ sung các quy định, quy trình về tín dụng, đảm bảo thực hiện các nội dung sau:
- Phù hợp với quy định của pháp luật cĩ liên quan đến hoạt động ngân hàng và phù hợp với tình hình thực tiễn của nền kinh tế nĩi chung và của Ngân hàng Phương Nam nĩi riêng.
- Đảm bảo phục vụ cho mục tiêu kinh doanh của ngân hàng nhằm mang
lại hiệu quả trong kinh doanh thơng qua việc tăng trưởng nguồn vốn, tăng trưởng tín dụng một cách bền vững, phịng ngừa hạn chế tới mức thấp nhất những rủi ro trong hoạt động tín dụng.
- Đảm bảo khả thi, thơng thống, dễ hiểu, dễ thực hiện, bao quát tất cả
- Xây dựng trên cơ sở so sánh tương quan giữa Ngân hàng Phương Nam với các ngân hàng thương mại khác trong và ngồi nước, cĩ tính đến yếu tố cạnh tranh, hợp tác để phát triển, đặc biệt là đối với các dự án lớn cần mở rộng hoạt động đồng tài trợ, cho vay hợp vốn.
- Đa dạng hố các phương thức cho vay, đối tượng đầu tư, sản phẩm tín
dụng theo xu thế phát triển chung và xu thế cạnh tranh khơng ngừng. Từng bước mở rộng dịch vụ thấu chi trên tài khoản, cho vay tiêu dùng thơng qua nghiệp vụ thẻ tín dụng, phù hợp với tình hình phát triển kinh tế từng giai đoạn.
- Gắn tín dụng dài hạn với tín dụng ngắn hạn, gắn đầu tư tín dụng với việc thu hút các nguồn vốn trong thanh tốn của các doanh nghiệp, tiền gửi của cá nhân
- Phải thể chế hố quyền và trách nhiệm của khách hàng, của ngân hàng và của những người cĩ liên quan đến việc cho vay.
Trên cơ sở đảm bảo các nội dung trên, một số giải pháp cụ thể tại Ngân hàng Phương Nam là:
o Quy định cụ thể tiêu chí phân loại khách hàng, nhĩm khách
hàng, cổ đơng lớn và quy định mức cho vay tối đa đối với từng đối tượng khách hàng, phù hợp với quy định của Ngân hàng Nhà nước trong từng giai đoạn.
o Bổ sung quy định hướng dẫn cho từng nghiệp vụ tín dụng, làm cơ sở pháp lý để phát triển các sản phẩm dịch vụ mới, cụ thể như: cho vay theo hạn mức thấu chi, cho vay tài trợ xuất nhập khẩu, cho vay nơng nghiệp, cho vay thơng qua nghiệp vụ phát hành và sử dụng thẻ tín dụng …
o Ban hành thống nhất việc mua bảo hiểm đối với tài sản đảm bảo (từng loại bảo hiểm cho từng loại tài sản cụ thể)
o Kịp thời ban hành những văn bản áp dụng trong hệ thống Ngân hàng Phương Nam để hướng dẫn thực hiện những quy định, quyết định mới của Ngân hàng Nhà nước và các cơ quan khác liên quan đến hoạt động ngân hàng.
o Đối với các văn bản hướng dẫn mức cấp tín dụng so với giá trị
tài sản đảm bảo: sau nhiều lần bổ sung sửa đổi, cần thống kê lại hệ thống các văn bản cịn hiệu lực và ban hành một văn bản thống nhất gồm tất cả các nội dung này.
o Quy định thời hạn tái thẩm định đối với tài sản đảm bảo, nhất là những khoản vay trung dài hạn để đánh giá kịp thời tình hình biến động giá tài sản đảm bảo, đặc biệt là bất động sản.
o Cần xây dựng một quy trình cụ thể để xử lý tài sản đảm bảo đối với những hồ sơ quá hạn, đặc biệt là nghiệp vụ mua bán nợ. b/ Ban hành quy chế tổ chức, hoạt động và quy trình thực hiện nghiệp vụ của từng đơn vị, phịng ban, bộ phận:
Hiện tại Ngân hàng Phương Nam vẫn cịn một số phịng ban đơn vị đã
đi vào hoạt động nhưng chưa cĩ quy chế tổ chức hoạt động, hoặc quy chế
hoạt động đã cũ, khơng cịn phù hợp với tình hình thực tế về nhân sự, cơ cấu tổ chức, chức năng nhiệm vụ. Cụ thể cần thực hiện:
- Ban hành bổ sung Quy chế hoạt động của Phịng đầu tư, Phịng quan hệ và quản lý dự án quốc tế, Bộ phận phát triển sản phẩm (được tách ra từ phịng Marketing)
- Thành lập riêng bộ phận quản trị nguồn vốn tách bạch với phịng Kế hoạch tổng hợp, với chức năng chính là phân tích và dự báo rủi ro thanh khoản, thiết lập chiến lược quản trị thanh khoản thơng qua việc hoạch định và dự đốn những thay đổi về lưu lượng tiền gửi và cho
vay, cũng như những thay đổi về lợi nhuận. Cơng tác quản trị này phải đánh giá được ảnh hưởng của các yếu tố rủi ro và lợi nhuận, đồng thời phải thiết lập được những gĩi giải pháp cụ thể để đối phĩ trong trường hợp xảy ra căng thẳng thanh khoản, tránh việc bị động và đưa ra những giải pháp thiếu đồng bộ, thiếu khoa học và mang tính “giật gấu vá vai”. - Chi tiết hố quy trình cho vay, phân định chức năng, nhiệm vụ, trách
nhiệm nhân viên thực hiện trong từng nghiệp vụ cụ thể theo hướng tách bạch nhiệm vụ của cán bộ tín dụng trong việc thẩm định khách hàng, chấm điểm xếp loại khách hàng, kiểm tra việc sử dụng vốn của khách hàng sau giải ngân.
- Trong tất cả các quy trình và cơ chế thẩm định, kiểm tra, chấp thuận và duyệt cho phép thực hiện các giao dịch; phải đảm bảo một quy trình nghiệp vụ phải cĩ ít nhất 2 nhân viên tham gia, khơng cĩ cá nhân nào cĩ thể một mình tiến hành thực hiện và quyết định một quy trình nghiệp vụ, một giao dịch cụ thể, ngoại trừ những giao dịch trong hạn
mức được cho phép phù hợp với quy định của Ngân hàng Phương
Nam và của pháp luật.
- Ban hành quy chế kiểm tra chéo trong quá trình tác nghiệp đối với từng cá nhân, bộ phận trong 1 phịng ban, đơn vị.
- Cơ chế kiểm tra, kiểm sốt nội bộ cần được thiết kế, cài đặt, tổ chức thực hiện ngay trong mọi quy trình nghiệp vụ, tại tất cả các đơn vị, bộ phận của Ngân hàng Phương Nam dưới nhiều hình thức.
- Quy định về hạn mức rủi ro cụ thể đối với từng cá nhân, bộ phận trong việc thực hiện các giao dịch.
- Cơ chế phân cấp ủy quyền phải được thiết lập, thực hiện một cách hợp lý, cụ thể, rõ ràng, tránh các xung đột lợi ích; đảm bảo một nhân viên khơng đảm nhiệm cùng một lúc những cương vị, nhiệm vụ cĩ mục
đích, quyền lợi mâu thuẫn hoặc chồng chéo với nhau; đảm bảo mọi nhân viên khơng cĩ điều kiện để thao túng hoạt động, bưng bít thơng tin phục vụ các mục đích cá nhân hoặc che dấu các hành vi vi phạm quy định của pháp luật và quy định nội bộ.
3.1.1.2 Giải pháp hồn thiện bộ máy kiểm tốn nội bộ:
a- Về phương pháp luận:
Chức năng, nhiệm vụ của kiểm sốt nội bộ và kiểm tốn nội bộ cần được phân biệt rõ, các cấp lãnh đạo và nhân viên Ngân hàng Phương Nam cần hiểu rõ sự khác biệt giữa hai bộ phận này. Tách bạch hoạt động kiểm tốn nội bộ và kiểm sốt nội bộ trên cơ sở:
- Phịng KTKSNB&PC thực hiện kiểm tra, giám sát việc tuân thủ quy định của pháp luật, các quy chế, quy trình nghiệp vụ, quy định nội bộ của ngân hàng Phương Nam, giúp tổng giám đốc thực hiện việc tự kiểm tra để tổng hợp, rà sốt, đánh giá tính hiệu lực và hiệu quả của hệ thống kiểm tra, kiểm sốt nội bộ nhằm phát hiện, ngăn ngừa và kịp thời kiến nghị xử lý tồn tại trong mọi hoạt động nghiệp vụ.
- Bộ phận kiểm tốn nội bộ thực hiện đánh giá một cách độc lập hệ thống kiểm tra, kiểm sốt nội bộ; rà sốt, đánh giá mức độ đầy đủ, tính hiệu lực và hiệu quả của hệ thống kiểm tra, kiểm sốt nội bộ; tính đầy đủ, kịp thời, trung thực và mức độ chính xác của hệ thống hạch tốn kế tốn và các báo cáo tài chính; cơ chế, quy định, quy trình quản trị, điều hành, tác nghiệp của ngân hàng; các biện pháp đảm bảo an tồn tài sản; đánh giá tính kinh tế và hiệu quả các các hoạt động, tính kinh tế và hiệu quả của việc sử dụng các nguồn lực, qua đĩ xác định mức độ phù hợp giữa kết quả đạt được và mục tiêu đề ra; kiểm tra, đánh giá cơng tác kiểm sốt nội bộ của Phịng KTKSNB&PC.
Hoạt động của bộ phận kiểm tốn nội bộ cần được quan tâm đúng mức phù hợp với tính chất quan trọng của nĩ là kiểm tốn tất cả các hoạt động của ngân hàng định hướng theo mức độ rủi ro.
Để kiện tồn bộ máy kiểm tốn nội bộ cần cĩ lộ trình cụ thể. Cần trang
bị đầy đủ các điều kiện về nhân lực, vật lực, tài lực để hỗ trợ cho cơng tác
kiểm tốn, mà trong đĩ, nguồn nhân lực cĩ đầy đủ các kỹ năng về chuyên mơn nghiệp vụ, kinh nghiệm làm việc và kỹ năng ứng xử là điều kiện tiên quyết để bộ máy kiểm tốn nội bộ hoạt động hiệu quả.
b- Về cơ cấu tổ chức và nhân sự:
- Trong thời gian tới cĩ thể chuyển một phần hoặc tồn bộ đội ngũ nhân viên đang thực hiện chức năng kiểm tra, kiểm sốt sang kiểm tốn nội bộ; mở rộng hoạt động của bộ máy kiểm tốn nội bộ để đảm bảo thực hiện đầy đủ và hiệu quả các chức năng được quy định.
- Ngồi việc duy trì Bộ phận kiểm tốn nội bộ trực thuộc Ban kiểm sốt tại Hội sở chính nên hướng tới mở rộng các văn phịng khu vực kiểm tốn nội bộ tại miền Bắc, miền Trung, miền Tây, sẽ khơng cịn các kiểm tra viên tại chi nhánh như hiện nay để đảm bảo tính độc lập và hiệu quả của kiểm tốn nội bộ.
- Tách bạch chức năng và nhiệm vụ của Ban kiểm sốt, Bộ phận kiểm tốn nội bộ và văn phịng Hội đồng quản trị theo hướng:
o Ban kiểm sốt: thực hiện chức năng đảm bảo an tồn đối với ngân hàng và giám sát các vấn đề tuân thủ
o Bộ phận kiểm tốn nội bộ: thực hiện kiểm tốn theo định hướng rủi ro và theo sự chỉ đạo của Hội đồng quản trị, Ban kiểm sốt.
o Văn phịng Hội đồng quản trị: giúp việc và giải quyết các cơng việc liên quan cho Hội đồng quản trị. Trước mắt là tiếp nhận
cơng việc quản l ý cổ phần cổ phiếu cho đến khi cổ phiếu của Ngân hàng Phương Nam lưu ký tại cơng ty chứng khốn.
- Tiếp tục nghiên cứu hồn thiện mơ hình tổ chức và chức năng của Ban kiểm sốt thuộc Hội đồng quản trị, Bộ phận kiểm tốn nội bộ thuộc Ban kiểm sốt và phịng KTKSNB&PC trực thuộc Tổng Giám đốc; đảm bảo sự phối hợp hài hịa, tránh chồng chéo để hạn chế tối đa rủi ro kiểm sốt.
- Cần nâng cao trình độ chuyên mơn, kiến thức và các kỹ năng khác (ứng xử, giao tiếp, tư vấn …) cho tất cả các cán bộ nhân viên thuộc bộ phận kiểm tốn nội bộ thơng qua các chương trình đào tạo cần thiết và quy định cụ thể thời gian bồi dưỡng nghiệp vụ tối thiểu cho từng kiểm tốn viên nội bộ.
- Xây dựng chương trình làm việc theo đĩ một số kiểm tốn viên nội bộ sẽ tập trung vào kiểm tốn một mảng hoạt động nhất định để trở thành chuyên gia thực sự trong các lĩnh vực này (ví dụ như kiểm tốn nghiệp vụ quản lý và kinh doanh vốn, kiểm tốn hệ thống thơng tin…). Cách thức này sẽ tạo điều kiện cho các kiểm tốn viên nội bộ đưa ra các khuyến nghị và tư vấn kinh doanh mang tính thực tế cao cho Ban điều hành.
- Cần cĩ mối liên hệ rõ ràng giữa hiệu quả cơng việc và kế hoạch bồi dưỡng cho các kiểm tốn viên nhằm phát hiện và đáp ứng các yêu cầu
về đào tạo, bồi dưỡng; đảm bảo thước đo hiệu quả cơng việc của các
cán bộ nhân viên thuộc bộ phận kiểm tốn nội bộ cụ thể và đo lường được, phù hợp với định hướng giá trị của Ngân hàng Phương Nam. - Cĩ chính sách định hướng nghề nghiệp phù hợp với kỹ năng chuyên
mơn của từng kiểm tốn viên, sử dụng phương pháp đánh giá dựa trên độ thành thạo nghề nghiệp, hiệu quả cơng việc và mục tiêu của Ngân
hàng Phương Nam. Cĩ thể mở rộng định hướng cả về ngành dọc và ngành ngang, cụ thể: kiểm tốn viên nội bộ cĩ thể được thuyên chuyển đến các phịng, ban hoặc các đơn vị kinh doanh trong nội bộ Ngân hàng Phương Nam, đồng thời cán bộ nhân viên ở các bộ phận khác cĩ thể được chuyển đến làm việc tại bộ phận Kiểm tốn nội bộ.
c- Về thực hiện chức năng, nhiệm vụ của kiểm tốn nội bộ:
- Kiểm tốn nội bộ cần thực hiện đúng chức năng của mình trong việc
định hướng rủi ro, nhận diện và cảnh báo kịp thời cho Hội đồng quản
trị về những rủi ro cĩ thể xảy ra, đồng thời đưa ra các kiến nghị giải quyết. Mục tiêu là xây dựng được hệ thống tìm kiếm những xu hướng tiềm ẩn tiêu cực, bất ổn và thiếu sĩt trong hoạt động của ngân hàng để đưa ra biện pháp chấn chỉnh.
- Phương pháp kiểm tốn nên chuyển từ kiểm tốn tuân thủ sang kiểm