CHƯƠNG 1 : LÝ THUYẾT VỀ CHI PHÍ MỤC TIÊU
2.2 Chi phí và phân loại chi phí trong ngành xây dựng
2.2.2 Chi phí ngồi sản xuất trong ngành xây dựng
Chi phí ngồi sản xuất trong ngành xây dựng là những chi phí khơng trực tiếp cấu thành nên giá trị sản phẩm xây dựng mà chỉ tham gia vào quá trình tiêu thụ sản phẩm và quản lý của doanh nghiệp, bao gồm: Chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp; ký hiệu: Tài khoản 641 – Chi phí bán hàng; Tài khoản 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp.
Nội dung và kết cấu các khoản mục chi phí ngồi sản xuất xây dựng: 2.2.2.1 Chi phí bán hàng
Chi phí bán hàng được tập hợp vào tài khoản 641, tài khoản này phản ánh
phẩm, hoa hồng bán hàng, chi phí bảo hành cơng trình, tiền lương, tiền cơng của nhân viên bộ phận bán hàng, chi phí điện thoại cho việc bán hàng,…
Bên nợ tài khoản 641: Tập hợp các chi phí liên quan đến q trình tiêu thụ sản phẩm xây dựng hay dịch vụ ở doanh nghiệp xây dựng.
Bên cĩ tài khoản 641: Kết chuyển chi phí bán hàng vào tài khoản 911 –xác
định kết quả kinh doanh để tính kết quả kinh doanh trong kỳ.
2.2.2.2 Chi phí quản lý doanh nghiệp
Chi phí quản lý doanh nghiệp được tập hợp vào tài khoản 642, tài khoản này phản ánh các loại chi phí như: tiền lương nhân viên bộ phận quản lý và các khoản trích theo tiền lương như BHYT, BHXH, KPCĐ; chi phí VPP, chi phí khấu hao TSCĐ dùng cho bộ phận quản lý, chi phí thuế đất, thuế mơn bài, chi phí các dịch vụ mua ngồi (điện, nước, điện thoại, bảo hiểm tài sản, cháy nổ,…) chi phí khác bằng tiền (tiếp khách, hội nghị,…)….
Bên nợ tài khoản 642: Tập hợp các chi phí quản lý doanh nghiệp thực tế phát sinh trong kỳ.
Bên cĩ tài khoản 642: Các khoản chi giảm chi phí quản lý doanh nghiệp và số chi phí quản lý doanh nghiệp được kết chuyển vào tài khoản 911 – xác định kết quả kinh doanh để tính kết quả kinh doanh trong kỳ.
2.2.3 Phân loại chi phí sản xuất trong ngành xây dựng
Chi phí sản xuất gồm nhiều loại cĩ cơng dụng và mục đích khác nhau trong quá trình sản xuất của doanh nghiệp. Trong các doanh nghiệp xây dựng chi phí sản xuất được phân thành các loại sau:
2.2.3.1 Phân loại theo yếu tố chi phí
Căn cứ vào nội dung kinh tế của chi phí để sắp xếp những chi phí cĩ nội
dung kinh tế ban đầu giống nhau vào cùng một nhĩm chi phí. Cách phân loại này khơng phân biệt nơi chi phí phát sinh và mục đích sử dụng của chi phí. Mục đích
của cách phân loại này để biết được chi phí của doanh nghiệp gồm những loại nào, số lượng, giá trị từng loại chi phí là bao nhiêu.
Theo cách phân loại này các chi phí sản xuất được chia thành các yếu tố chi phí sau:
- Chi phí nguyên liệu, vật liệu:Gồm toàn bộ các loại nguyên liệu, nhiên
liệu, phụ tùng thay thế, vật liệu cần thiết xây dựng cơ bản, dụng cụ,…mà doanh nghiệp đã thực sự sử dụng cho hoạt động sản xuất.
-Chi phí nhân cơng:là tồn bộ số tiền lương, tiền cơng phải trả, tiền trích bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí cơng đồn của cơng trình, viên chức trong doanh nghiệp.
- Chi phí khấu hao TSCĐ:là tồn bộ giá trị khấu hao phải trích của các
TSCĐ sử dụng trong doanh nghiệp.
- Chi phí dịch vụ mua ngồi:là tồn bộ số tiền doanh nghiệp phải trả về các dịch vụ mua từ bên ngồi: Tiền điện, tiền nước, tiền điện thoại…phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
- Chi phí khác bằng tiền:gồm tồn bộ chi phí khác dùng cho hoạt động sản
xuất – kinh doanh ở doanh nghiệp ngoài các yếu tố chi phí trên như chi phí tiếp khách, hội họp, hội nghị…
Tùy theo yêu cầu quản lý, các chi phí cĩ thể được phân loại chi tiết hơn
như: chi phí vật liệu chính, chi phí vật liệu phụ, chi phí nhiên liệu, chi phí năng lượng,..
2.2.3.2 Phân loại theo khoản mục chi phí
Cách phân loại này dựa trên cơng dụng của chi phí trong q trình sản xuất
và phương pháp tập hợp chi phí cĩ tác dụng tích cực cho việc phân tích giá thành
theo khoản mục chi phí. Mục đích của cách phân loại này để tìm ra các nguyên
nhân làm thay đổi giá thành so với định mức và đề ra các biện pháp hạ giá thành
Theo cách phân loại này chi phí sản xuất trong doanh nghiệp bao gồm:
- Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp:là giá trị thực tế của các loại nguyên, vật
liệu sử dụng trực tiếp cho sản xuất xây dựng.
- Chi phí nhân cơng trực tiếp: bao gồm các khoản tiền lương phải trả và
các khoản tính theo lương của cơng nhân trực tiếp sản xuất. Các khoản phụ cấp
lương, tiền ăn ca, tiền cơng phải trả lao động thuê ngồi cũng được hạch tốn vào
khoản mục này.
- Chi phí sử dụng máy thi cơng:
+ Chi phí thường xuyên sử dụng máy thi cơng
+ Chi phí tại thời điểm sử dụng máy thi cơng.
- Chi phí sản xuất chung: bao gồm các chi phí phát sinh ở đội, bộ phận sản
xuất ngoài các chi phí sản xuất trực tiếp như:
+ Chi phí nhân viên quản lý đội sản xuất gồm lương chính, lương phụ và các khoản tính theo lương của nhân viên quản lý đội (bộ phận sản xuất).
+ Chi phí vật liệu gồm giá trị nguyên vật liệu dùng để sửa chữa, bảo dưỡng tài sản cố định, các chi phí cơng cụ, dụng cụ,…ở đội xây lắp.
+ Chi phí khấu hao TSCĐ sử dụng tại đội xây lắp, bộ phận sản xuất.
+ Chi phí dịch vụ mua ngồi như chi phí điện, nước, điện thoại sử dụng cho sản xuất và quản lý ở đội xây lắp (bộ phận sản xuất).
+ Các chi phí bằng tiền khác.
2.2.4 Phân loại chi phí theo mối quan hệ giữa chi phí với số lượng sản phẩm sản xuất: phẩm sản xuất:
- Chi phí cố định:là những chi phí mang tính tương đối ổn định khơng phụ
thuộc vào số lượng sản phẩm sản xuất trong một mức sản lượng nhất định. Khi sản lượng tăng thì mức chi phí cố định tính trên một sản phẩm cĩ xu hướng giảm.
- Chi phí biến đổi: là những chi phí thay đổi phụ thuộc vào số lượng sản
phẩm sản xuất. Các chi phí nguyên vật liệu, chi phí nhân cơng trực tiếp, chi phí sử dụng máy,..thuộc chi phí biến đổi. Dù sản lượng sản phẩm sản xuất thay đổi
nhưng chi phí biến đổi cho một sản phẩm vẫn mang tính ổn định.
Cách phân loại theo chí phí cố định và chi phí biến đổi cĩ vai trị quan trọng
trong phân tích điểm hịa vốn phục vụ cho việc ra các quyết định kinh doanh của
Giám đốc doanh nghiệp24.
2.3 Thực tế khảo sát quản lý chi phí trong ngành xây dựng ở Việt Nam 2.3.1 Quá trình thực hiện khảo sát 2.3.1 Quá trình thực hiện khảo sát
Quản lý chi phí là hoạt động cần thiết đối với mọi doanh nghiệp, nhất là đối với những doanh nghiệp sản xuất kinh doanh ngành xây dựng. Nhưng để quản lý chi phí tốt tại các doanh nghiệp này thì địi hỏi doanh nghiệp phải thực hiện tốt cơng việc lựa chọn giai đoạn để kiểm sốt chi phí, thu thập và xử lý thơng tin
về chi phí, lập kế hoạch chi phí vì những thay đổi về điều kiện sản xuất trước
và sau giai đoạn thiết kế hoàn tồn khác nhau, cĩ thể làm chi phí biến động tăng
lên hoặc giảm xuống. Ngành xây dựng là ngành sản xuất đặc biệt, được xem là một trong những ngành cĩ quy trình sản xuất phức tạp và khĩ khăn trong cơng tác quản lý nguồn lực, trong đĩ cĩ cơng tác quản lý chi phí. Do vậy, đối tượng mà tác giả lựa chọn để khảo sát là các doanh nghiệp hoạt động trong ngành xây dựng cĩ thời gian hoạt động từ ba năm trở lên. Tác giả đã tiến hành khảo sát các doanh nghiệp xây dựng tại TPHCM, Đồng Nai, Bình Dương, vì các tỉnh này cĩ tốc độ tăng trưởng kinh tế nhanh của Việt Nam, nên cĩ thể đại diện cho cả nước.
Bảng 2.1 Số lượng các doanh nghiệp được khảo sát trực tiếp qua bảng sau:
Đơn vị khảo sát Số lượng Tỷ lệ (%)
Số đơn vị khảo sát phát ra Số đơn vị khảo sát nhận về Số đơn vị xử lý thơng tin
Trong đĩ: - TPHCM - Đồng Nai - Bình Dương 50 32 26 6 17 3 100 64 52 12 34 6
Như vậy, số đơn vị kế hoạch đưa ra khảo sát 50, số đơn vị phản hồi thơng
tin là 32 và chỉ cĩ 26 đơn vị cĩ đủ thơng tin để xử lý kết quả quá trình khảo sát. Quá trình khảo sát tiến hành với các mục tiêu:
- Đặc điểm quản trị chung của các doanh nghiệp xây dựng ở Việt Nam. - Lựa chọn giai đoạn để kiểm sốt chi phí
- Tình hình tổ chức thu thập và xử lý thơng tin về chi phí; lập kế hoạch chi phí. - Những vấn đề mà các nhà quản trị doanh nghiệp đã, đang và sẽ quan tâm
đến chi phí mục tiêu.
Nhằm thu thập được những thơng tin hữu ích để giải quyết các vấn đề của quản trị đặt ra là tìm hiểu thực tiễn quản lý chi phí trong các doanh nghiệp xây dựng ở Việt Nam, qua đĩ ứng dụng phương pháp chi phí mục tiêu để hoàn thiện cơng tác quản lý chi phí cho các doanh nghiệp xây dựng, vì vậy, yêu cầu nội dung khảo sát đề cập đến vấn đề sau:
Thứ nhất, doanh nghiệp lựa chọn giai đoạn nào để tiến hành kiểm sốt chi phí. Thứ hai, tình hình tổ chức thu thập và xử lý thơng tin về chi phí của dự án. Thứ ba, tình hình tổ chức lập kế hoạch chi phí của dự án.
Thứ tư, nhận thức của các nhà quản trị về chi phí mục tiêu và sự cần thiết phải vận dụng chi phí mục tiêu để quản lý chi phí.
2.3.2 Kết quả quá trình thực hiện khảo sát
Bằng phương pháp gặp và phỏng vấn trực tiếp lãnh đạo các doanh nghiệp, tác giả tiến hành xử lý tài liệu theo phương pháp thống kê so sánh, kết quả khảo sát qua các bảng sau:
Bảng 2.2 Khi thực hiện dự án cơng ty tiến hành kiểm sốt chi phí
Chỉ tiêu khảo sát Số đơn vị áp dụng Tỷ lệ (%)
- Từ giai đoạn lập dự án - Từ giai đoạn thiết kế - Từ giai đoạn thi cơng
- Từ giai đoạn nghiệm thu, bàn giao
1 1 24 0 3,85 3,85 92,3 0 Cộng 26 100
Trong tổng số 26 doanh nghiệp được khảo sát; cĩ đến 92,3% (24/26 DN) cho rằng kiểm sốt chi phí chỉ tiến hành khi dự án được triển khai thực hiện ở
giai đoạn thi cơng. Trong khi đĩ chỉ cĩ 3,85% số doanh nghiệp cho rằng kiểm
sốt chi phí thực hiện từ giai đoạn lập dự án hoặc từ giai đoạn thiết kế. Tuy nhiên, khơng cĩ doanh nghiệp nào thực hiện kiểm sốt chi phí ở giai đoạn nghiệm thu, bàn giao. Tình hình này cho thấy các doanh nghiệp quan tâm đến kiểm sốt chi phí ở giai đoạn thi cơng hơn là ở những giai đoạn khác, vì các doanh nghiệp cho rằng ở giai đoạn thi cơng chi phí của dự án mới bắt đầu phát sinh.
Bảng 2.3 Tổ chức kiểm sốt chi phí của cơng ty
Chỉ tiêu khảo sát Số đơn vị áp dụng Tỷ lệ (%)
- Bộ phận kế tốn tài chính kiêm nhiệm - Bộ phận thiết kế và các bộ phận khác 23 3 88,46 11,54 Tổng cộng 26 100
Về tình hình tổ chức kiểm sốt chi phí của các doanh nghiệp, trong số 26 doanh nghiệp được khảo sát cĩ đến 88,46% doanh nghiệp tổ chức kiểm sốt chi phí là do bộ phận kế tốn tài chính kiêm nhiệm. Trong khi đĩ chỉ 3 trong 26 doanh nghiệp cho rằng kiểm sốt chi phí phải do bộ phận thiết kế và các bộ phận khác cùng thực hiện. Như vậy tổ chức kiểm sốt chi phí do bộ phận thiết kế và các bộ phận khác chiếm tỉ lệ 11,54% là rất thấp.
Bảng 2.4 Sự phối hợp với nhau giữa các bộ phận trong cơng ty để thu thập và xử lý thơng tin về chi phí cho dự án (gọi là phối hợp bên trong cơng ty): và xử lý thơng tin về chi phí cho dự án (gọi là phối hợp bên trong cơng ty):
Chỉ tiêu khảo sát Số đơn vị áp dụng Tỷ lệ (%)
- Trong giai đoạn thiết kế các bộ phận bên trong cơng ty cĩ phối hợp với nhau
để thu thập và xử lý thơng tin về chi phí
- Trong giai đoạn thiết kế các bộ phận bên trong cơng ty khơng phối hợp với
nhau để thu thập và xử lý thơng tin về
chi phí. 5 21 19,24 80,76 Cộng 26 100
Sự phối hợp với nhau bên trong cơng ty thường đem lại hiệu quả khi thực hiện việc tham dự đấu thầu hoặc chuẩn bị ký hợp đồng một dự án nào đĩ, nhưng thực tế khảo sát chỉ 5 trong 26 doanh nghiệp được khảo sát cho rằng trong giai
đoạn thiết kế các bộ phận bên trong cơng ty cĩ phối hợp với nhau để thu thập và
khơng phối hợp với nhau giữa các bộ phận để thu thập và xử lý thơng tin về chi phí. Tình hình này cho thấy việc tiếp nhận thơng tin và xử lý thơng tin về lĩnh vực chi phí trong giai đoạn thiết kế ở mức độ rất thấp.
Bảng 2.5 Cơng ty phối hợp với các nhà cung cấp và chủ đầu tư để thu thập và xử lý thơng tin về chi phí (gọi là phối hợp bên ngồi cơng ty): thập và xử lý thơng tin về chi phí (gọi là phối hợp bên ngồi cơng ty):
Chỉ tiêu khảo sát Số đơn vị áp dụng Tỷ lệ (%)
- Trong giai đoạn thiết kế cơng ty cĩ
phối hợp với các nhà cung cấp và chủ
đầu tư để thu thập và xử lý thơng tin về
chi phí.
- Trong giai đoạn thiết kế cơng ty khơng phối hợp với các nhà cung cấp và chủ
đầu tư để thu thập và xử lý thơng tin về
chi phí. 2 24 7,69 92,31 Cộng 26 100
Thu thập và xử lý thơng tin từ bên ngồi cơng ty được xem là quan trọng trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp và nhất là thơng tin về chi phí khi triển khai thực hiện cơng tác thiết kế cho dự án. Từ bảng khảo sát 2.5 trên ta thấy chỉ cĩ 2 trong 26 doanh nghiệp, chiếm 7,69% là cĩ phối hợp với các nhà cung cấp và chủ đầu tư để thu thập thơng tin và xử lý thơng tin. Trong khi đĩ cĩ đến 92,31% doanh nghiệp khơng phối hợp với nhau để cĩ được thơng tin về chi phí tốt nhất.
Bảng 2.6 Thời điểm tổ chức lập kế hoạch chi phí cho dự án
Chỉ tiêu khảo sát Số đơn vị áp dụng Tỷ lệ (%)
- Tại thời điểm lập hồ sơ dự thầu - Sau khi trúng thầu/ ký hợp đồng
6 20
23,07 76,93
Ra quyết định trong quản trị sẽ ở bất kỳ thời điểm nào, nhưng cũng phải cĩ mục tiêu và kế hoạch rõ ràng. Trong ngành xây dựng thời điểm lập hồ sơ dự thầu cĩ thể nĩi là thời điểm quan trọng nhất đối với nhà thầu, vì lúc này họ cĩ thể xác
định được với mức giá bao nhiêu là cạnh tranh được nhưng vẫn đảm bảo được
lợi ích cho chủ đầu tư và cả nhà thầu. Thế nhưng, điều này thực tế khác nhiều, nhà thầu họ hướng đến mục tiêu là làm thế nào để trúng thầu, cịn vấn đề lợi nhuận sẽ được thảo luận nội bộ sau đĩ. Trong khi đĩ, các doanh nghiệp xây dựng
ở nước Brazil cho rằng, lập kế hoạch chi phí tại thời điểm lập hồ sơ dự thầu sẽ
tốt hơn sau khi trúng thầu hoặc ký hợp đồng, trường hợp này, thực tế khảo sát chỉ cĩ 6 trong số 26 doanh nghiệp tổ chức lập kế hoạch chi phí tại thời điểm lập hồ
sơ dự thầu, con số này chiếm 23,07% trong tổng số doanh nghiệp được khảo sát.
Cịn lại (20/26 DN) chiếm 76,93% trong tổng số các doanh nghiệp được khảo sát, họ cho rằng sau khi trúng thầu/ ký hợp đồng thì mới bắt đầu việc lập kế hoạch chi phí, do đĩ, họ ít cĩ cơ hội khai thác những kinh nghiệm của các nhà