CHƯƠNG 1 : LÝ THUYẾT VỀ CHI PHÍ MỤC TIÊU
3.2 Nội dung vận dụng chi phí mục tiêu để quản lý chi phí trong ngành xây
3.2.2.2 Quy trình vận dụng chi phí mục tiêu để quản lý chi phí trong
ngành xây dựng ở Việt Nam.
Qua thực tế khảo sát về quản lý chi phí trong ngành xây dựng tại các doanh nghiệp xây dựng Việt Nam ở chương 2, để vận dụng cơng cụ chi phí mục tiêu vào quản lý chi phí từ giai đoạn thiết kế một cách hữu hiệu, tác giả chia ra làm hai trường hợp như sau:
Trường hợp 1. Dự án khơng được thực hiện theo hình thức tổng thầu
(tức là thực hiện rời rạc: thiết kế - đấu thầu – thi cơng):
Theo quy trình hoạt động đầu tư xây dựng, cơng tác thiết kế thuộc giai đoạn thực hiện đầu tư, đối với những cơng trình thuộc nhĩm A, nhĩm27 B thường chủ
đầu tư thuê đơn vị tư vấn để giúp chủ đầu tư trong việc tư vấn, thiết kế và lập dự
tốn cho cơng trình. Như vậy làm thế nào để chủ đầu tư đạt được hiệu quả với nguồn vốn sẵn cĩ?:
* Về điều kiện:
- Trước tiên, chủ đầu tư cần xác định cách tính chi phí phải trả cho đơn vị tư vấn là bằng khối lượng cơng việc thực tế thực hiện (m2 , m3 ) nhân với định mức
tư vấn thiết kế theo quy định hiện hành.
- Thứ hai, chủ đầu tư đưa ra những điều kiện nghiêm khắc để lựa chọn đơn vị tư vấn, như về kinh nghiệm thực hiện ở những dự án tương tự, năng lực chuyên mơn hiện tại của đội ngũ làm việc trong đơn vị tư vấn, phương án triển khai thực hiện cơng việc thiết kế, mua bảo hiểm trách nhiệm cơng việc,..
- Thứ ba, đơn vị tư vấn phải biết vận dụng những cơng cụ quản trị chi phí
để cĩ thể nhận biết và loại bỏ những chi phí khơng cần thiết mà khơng tạo nên
giá trị sản phẩm cho chủ đầu tư trong giai đoạn thiết kế, cụ thể như: Cơng cụ phân tích giá trị, phân tích phá hủy,..
Sơ đồ 3.1 Mơ hình chi phí mục tiêu đề xuất vận dụng trong trường hợp 1
1. Thay đổi thiết kế (sử dụng kinh
nghiệm và kiến thức của nhà thầu)
2. Thay đổi phạm vi của gĩi cung ứng
(phân chia hoặc kết hợp các gĩi để cĩ một gĩi thầu nằm trong chi phí mục tiêu) 3. Thay đổi hình thức hợp đồng Bước 1 Bước 5 Bước 4 Bước 3 Bước 2 Bước 6 Xác định ý tưởng dự án Xác định ngân sách
của chủ đầu tư
Đề xuất phác thảo Ước tình chi phí của phương án phương án thiết kế lựa chọn lựa chọn dựa trên chi phí thực tế
của các dự án tương tự.
Thiết kế tổng thể Chi phí hiện hành của các
được lựa chọn phương án lựa chọn ≥ ngân sách hiện cĩ
Các gĩi thiết kế Chi phí mục tiêu
(cĩ thể được phát triển độc lập) được ấn định cho mỗi gĩi thiết kế
Phát triển Ước tính chi tiết chi phí của các cơng việc một gĩi thiết kế bao gồm trong một gĩi thiết kế
Phân chia các cơng việc Ấn định chi phí mục tiêu bao gồm trong một gĩi thiết kế cho mỗi gĩi cung ứng thành các gĩi cung ứng
Điều chỉnh thiết kế: phạm vi, các phương pháp thi cơng, vật liệu
Ký hợp đồng các gĩi cung ứng Hồn tất các cơng việc thi cơng
Chưa đạt Đạt Chưa đạt Đạt Ước lượng chi phí Ước tính chi phí trong giới hạn của gĩi thiết kế
Nguồn: Anna Sobotka, Agata Czarnigowska, Target costing in public construction projects, www.vgtu.lt/leidiniai/leidykla/MBM_2007
Với mơ hình chi phí mục tiêu được vận dụng trong trường hợp này bao gồm
các bước sau:
Bước 1: Ý tưởng dự án và xác định ngân sách của chủ đầu tư
Mục tiêu bước 1: các nhà tư vấn thiết kế tiếp nhận mọi yêu cầu và xác định
được nguồn ngân sách sẵn cĩ của chủ đầu tư.
Bước 2: Đề xuất phác thảo lựa chọn phương án thiết kế và ước tính chi phí
của các phương án được lựa chọn dựa trên chi phí thực tế của các dự án tương tự. Mục tiêu bước 2: các nhà thầu tư vấn thiết kế đưa ra các phương án thiết kế.
Bước 3: Thiết kế tổng thể của phương án được lựa chọn (thiết kế cơ sở),
xác định chi phí hiện hành của phương án thiết kế được lựa chọn và so sánh với
ngân sách (nguồn vốn) hiện cĩ của chủ đầu tư.
Mục tiêu bước 3: các nhà thầu tư vấn thiết kế và chủ đầu tư lựa chọn được
phương án thiết kế tối ưu.
Cả hai bước 2 và bước 3 các nhà thầu tư vấn thiết kế vận dụng cơng cụ phân tích giá trị (VE) như lý thuyết tại chương 1 để lựa chọn phương án thiết kế tốt nhất (ví dụ minh họa tại phụ lục 1), nhưng để thực hiện cĩ hiệu quả, các nhà thầu tư vấn, chủ đầu tư cần quan tâm đến các việc sau đây:
- Ước tính chi phí của phương án thiết kế được lựa chọn dựa trên chi phí thực tế của các dự án tương tự (nếu cĩ).
- So sánh chi phí hiện hành của phương án thiết kế được lựa chọn với ngân sách sẵn cĩ của chủ đầu tư cho phương án được lựa chọn đĩ (nghĩa là xác định chi phí theo cách tính thơng thường mà đơn vị thiết kế áp dụng cho các dự án gần đây).
Bước 4: Các gĩi thiết kế (cĩ thể được phát triển độc lập) và ấn định chi phí
Từ thiết kế tổng thể (thiết kế cơ sở) đơn vị tư vấn thiết kế phân bổ ra thành các gĩi thiết kế nhỏ, ví dụ như gĩi thiết kế điện, gĩi thiết kế nước, gĩi thiết kế chiếu sáng, gĩi thiết kế tường rào,…Sau khi các gĩi thiết kế hồn thành, đơn vị
tư vấn thiết kế sẽ ghép các gĩi thiết kế nhỏ lại thành bảng thiết kế đầy đủ (thiết
kế kỹ thuật hay thiết kế thi cơng).
Mục tiêu ở bước 4, nhằm giúp cho chi phí sẽ bắt đầu kiểm sốt được bởi
những người thiết kế và khống chế được việc tăng chi phí hay thay đổi thiết kế ở
bước thi cơng.
Yêu cầu cụ thể đối với các cơng ty xây dựng Việt Nam: phải phối hợp với chủ đầu tư để quyết định mức chi phí cho từng gĩi thiết kế.
Bước 5: Phát triển một gĩi thiết kế và ước tính chi tiết chi phí của các cơng
việc trong một gĩi thiết kế.
Ở bước này tương tự như hồn thiện một bảng thiết kế và lập dự tốn cho
bảng thiết kế.
Mục đích là yêu cầu người thiết kế các gĩi thiết kế phải đưa ra được ước tính chi tiết chi phí về phần do mình thiết kế.
u cầu cụ thể với các cơng ty xây dựng Việt Nam: người thiết kế và người lập dự tốn phải cùng phối hợp với nhau trong gĩi thiết kế.
Nếu ở bước này, các gĩi thiết kế khơng đáp ứng được chi phí mục tiêu đã
ấn định hay mức ngân sách sẵn cĩ của chủ đầu tư thì yêu cầu đơn vị tư vấn thiết
kế phải điều chỉnh lại thiết kế bằng cách điều chỉnh phạm vi, hay thay đổi
phương pháp thi cơng, hay vật liệu xây dựng. Nếu đạt chuyển sang bước 6.
Bước 6: Phân chia các cơng việc bao gồm trong một gĩi thiết kế thành các
gĩi cung ứng và ấn định chi phí mục tiêu cho mỗi gĩi cung ứng.
Ở bước này, đơn vị tư vấn tính đến kế hoạch cung ứng cho các vật tư hay
Mục tiêu là yêu cầu các nhĩm thiết kế phải cĩ kế hoạch vật liệu và nhân cơng cụ thể ở mức chi phí tối thiểu để hồn thành cơng việc ở gĩi thiết kế này.
Yêu cầu đối với các cơng ty xây dựng Việt Nam: phải cĩ đầy đủ những thơng tin về chi phí cung cấp trên thị trường. Như vậy, để thực hiện tốt các cơng ty xây dựng phải phối hợp với các nhà cung cấp và chủ đầu tư.
Các bước đã thực hiện hồn chỉnh, các cơng ty xây dựng hoặc chủ đầu tư cĩ
thể ký hợp đồng các gĩi cung ứng và hồn tất các việc thi cơng.
Sơ đồ 3.2 ví dụ về mơ hình phân tích các gĩi thiết kế nhằm đạt chi phí mục tiêu như sau (tương ứng với bước 4 trong sơ đồ 3.1)
Sơ đồ 3.2 Ví dụ về mơ hình phân tích các gĩi thiết kế nhằm đạt chi phí mục tiêu như sau:(Bước 4 trong sơ đồ 3.1) Dự án: Nhà để dụng cụ thể dục
Địa điểm: Trường Đại Học Thể dục Thể Thao Giai đoạn thiết kế: Mục tiêu phương án Ngày: 19/9/2009
Chú thích:
Loại thiết kế Xây dựng: Giải trí Mục tiêu (m2 ): 100.000
Sàn: 1 tầng và gác lửng Ghi chú Tổng chi phí mỗi m2 Tổng chi phí mỗi m2
(Dự án tương tự)
Ước lượng chi phí 101 USD 105 USD
Xây dựng Dự phịng (10%) Tổng chi phí thiết kế - xây dựng Tổng chi phí thiết kế - xây dựng 9.090.000 + 1.010.000 = 10.100.000 10.500.000
Cơng trường Tịa nhà
200.000 + 8.890.000 Chuẩn bị cơng
trường Bên ngồi Bên trong Cơ khí Điện
150.000 2.000.000 5.000.000 1.000.000 890.000 Thiết bị thi cơng Mĩng XD bên trong Hệ thống ống nước Dây, chiếu sáng 50.000 1.500.000 4.000.000 800.000 700.000
Lợp mái Cầu thang PCCC Dụng cụ
điện khác
500.000 1.000.000 200.000 190.000
Trường hợp 2: Dự án thực hiện theo hình thức tổng thầu bao gồm cả
thiết kế - thi cơng (gọi là tổng thầu EPC)
Để cĩ cơ sở tiến hành lựa chọn nhà thầu, chủ đầu tư tiến hành thuê đơn vị tư vấn cĩ kinh nghiệm để lựa chọn được bảng thiết kế tổng thể và xác định được
tổng mức đầu tư. Sau đĩ chủ đầu tư tiến hành mời thầu. Sơ đồ 3.3 mơ tả mơ hình chi phí mục tiêu đề xuất ứng dụng để quản lý chi phí trong dự án được thực hiện theo hình thức tổng thầu.
Sơ đồ 3.3 Mơ hình chi phí mục tiêu đề xuất ứng dụng trong trường hợp 2
Trong mơ hình này, việc ứng dụng chi phí mục tiêu để quản lý chi phí bao gồm hai bước chính như sau:
Bước 1: Xác định chi phí mục tiêu của dự án
Ở bước này, các cơng ty xây dựng vận dụng kinh nghiệm ở những dự án tương tự và phân tích bảng thiết kế hiện hành để xác định được giá dự thầu (mà
cĩ khả năng cạnh tranh và trúng thầu), sau đĩ lấy giá trúng thầu trừ đi mức lợi nhuận mong muốn của nhà thầu để xác định chi phí mục tiêu.
Mục tiêu là khống chế mức chi phí và giảm chi phí để đạt mức lợi nhuận cao.
Giá của những dự
án tương tự
Phân tích thiết kế hiện tại
Giá thầu Biên lợi nhuận mục tiêu Chi phí mục tiêu dự án Chi phí phụ Tổng chi phí cấp bộ phận Các giải pháp mới Nhà cung cấp Cơng ty Khách hàng Bước 1 Bước 2 Giảm chi phí = -
Nguồn:A.P.Kern; A.C.Soares and C.T.Formoso, Introducing Target Costing in Cost Planning and Control: a case
Yêu cầu đối với cơng ty xây dựng Việt Nam:
- Phải xây dựng hệ thống dữ liệu cho các dự án đã thực hiện thành cơng với mức chi phí tốt hay đem lại lợi nhuận cao.
- Người thực hiện phân tích thiết kế hiện hành phải cĩ kinh nghiệm trong những dự án tương tự và thành cơng.
Bước 2: Giảm chi phí
Giảm chi phí là cơng việc nhằm giúp cho nhà thầu đạt được lợi nhuận cao, nhưng đồng thời khơng làm giảm tính năng, chất lượng và thời gian của dự án theo yêu cầu của chủ đầu tư.
Từ mức chi phí mục tiêu được xác định cho cả dự án ở bước 1, các giám
đốc bộ phận và quản lý dự án (những người cĩ kinh nghiệm trong các dự án tương tự) đã thiết lập chi phí mục tiêu cho các bộ phận cơng trình (hệ thống phụ)
cĩ liên quan với sự hỗ trợ từ bộ phận ước tính chi phí (như ví dụ 3.4 sau đây). Khi dự án bắt đầu, các nhà thầu chính đã ký hợp đồng, cơng ty xây dựng này bắt đầu tổ chức các cuộc họp để phát triển các thiết kế chi tiết, bao gồm cả chủ đầu tư và các nhà cung cấp. Các cuộc họp này được tổ chức ít nhất mỗi tuần một lần trong suốt thời gian đầu của dự án bởi những người quản lý hợp đồng. Họ phối hợp với nhau để tìm ra các giải pháp thiết kế và phương pháp thi cơng nhằm đáp ứng các yêu cầu của chủ đầu tư, cũng như mức lợi nhuận mong muốn của nhà thầu.
Yêu cầu đối với các cơng ty xây dựng Việt Nam:
- Thực hiện tốt sự phối hợp với nhau các bộ phận bên trong cơng ty cũng
như bên ngồi cơng ty như: bộ phận kinh tế - bộ phận kỹ thuật, nhà cung cấp –
nhà thầu - chủ đầu tư,…
- Thành lập các nhĩm làm việc đa năng từ 3 đến 6 người cho mỗi gĩi thiết kế.
Sơ đồ 3.4 Ví dụ về mơ hình phân bổ chi phí cấp bộ phận : (Bước 2 trong sơ đồ 3.3)
Dự án: Nhà để dụng cụ thể dục
Địa điểm: Trường Đại Học Thể dục Thể Thao Giai đoạn thiết kế: Mục tiêu phương án Ngày: 19/9/2009
Chú thích:
Loại thiết kế Xây dựng: Giải trí Mục tiêu (m2 ): 100.000
Sàn: 1 tầng và gác lửng Tổng chi phí: 10.100.000 USD
Trong đĩ: Phần Xây dựng 9.090.000 USD
Phần xây dựng
9.090.000 USD
Cơng trường Tịa nhà
200.000 + 8.890.000 Chuẩn bị cơng
trường Bên ngồi Bên trong Cơ khí Điện
150.000 2.000.000 5.000.000 1.000.000 890.000 Thiết bị thi cơng Mĩng XD bên trong Hệ thống ống nước Dây, chiếu sáng 50.000 1.500.000 4.000.000 800.000 700.000
Lợp mái Cầu thang PCCC Dụng cụ
điện khác
3.2.2.3 Đánh giá kết quả thực hiện các mục tiêu chi phí đã xác định
Tổ chức và quản lý chi phí theo phương pháp chi phí mục tiêu cĩ thể dẫn
đến một trong các kết quả sau:
- Chi phí thực tế nằm trong giới hạn chi phí mục tiêu và chi phí trần:
Trường hợp này, nhà quản trị cần phải tạm dừng các hoạt động sản xuất để xem
xét lại kế hoạch sản xuất vì sản phẩm sản xuất khơng mang lại lợi nhuận.
- Chi phí thực đạt đến chi phí mục tiêu: Khi tình huống này xảy ra, nhà quản trị cần xem xét lại cả bước xác định chi phí mục tiêu và bước tổ chức thực hiện. Phải xem xét kỹ quá trình thiết kế sản phẩm đã hợp lý chưa hoặc xem xét lại các bước của giai đoạn sản xuất để giảm chi phí. Các phương pháp cĩ thể
được vận dụng ở giai đoạn thiết kế sản phẩm và giai đoạn sản xuất nhằm cắt
giảm chi phí như:
+ Kế hoạch hĩa tốt hơn quá trình sản xuất sản phẩm.
+ Cải tiến phương pháp sản xuất, lựa chọn đầu tư hợp lý, lựa chọn cơng nghệ phù hợp mang lại hiệu suất cao, vận dụng hệ thống sản xuất “kịp thời” (Just-in- time) để loại trừ các chi phí phát sinh do thời gian chờ các yếu tố sản xuất, chờ một giai đoạn nào đĩ hoặc do dự trữ quá cao.
+ Áp dụng hệ thống quản trị chất lượng tổng thể (TQS) để tránh lãng phí
làm gia tăng chi phí.