CHƯƠNG 1 : LÝ THUYẾT VỀ CHI PHÍ MỤC TIÊU
2.3 Thực tế khảo sát quản lý chi phí trong ngành xây dựng ở Việt Nam
2.3.1 Quá trình thực hiện khảo sát
Quản lý chi phí là hoạt động cần thiết đối với mọi doanh nghiệp, nhất là đối với những doanh nghiệp sản xuất kinh doanh ngành xây dựng. Nhưng để quản lý chi phí tốt tại các doanh nghiệp này thì địi hỏi doanh nghiệp phải thực hiện tốt cơng việc lựa chọn giai đoạn để kiểm sốt chi phí, thu thập và xử lý thơng tin
về chi phí, lập kế hoạch chi phí vì những thay đổi về điều kiện sản xuất trước
và sau giai đoạn thiết kế hoàn tồn khác nhau, cĩ thể làm chi phí biến động tăng
lên hoặc giảm xuống. Ngành xây dựng là ngành sản xuất đặc biệt, được xem là một trong những ngành cĩ quy trình sản xuất phức tạp và khĩ khăn trong cơng tác quản lý nguồn lực, trong đĩ cĩ cơng tác quản lý chi phí. Do vậy, đối tượng mà tác giả lựa chọn để khảo sát là các doanh nghiệp hoạt động trong ngành xây dựng cĩ thời gian hoạt động từ ba năm trở lên. Tác giả đã tiến hành khảo sát các doanh nghiệp xây dựng tại TPHCM, Đồng Nai, Bình Dương, vì các tỉnh này cĩ tốc độ tăng trưởng kinh tế nhanh của Việt Nam, nên cĩ thể đại diện cho cả nước.
Bảng 2.1 Số lượng các doanh nghiệp được khảo sát trực tiếp qua bảng sau:
Đơn vị khảo sát Số lượng Tỷ lệ (%)
Số đơn vị khảo sát phát ra Số đơn vị khảo sát nhận về Số đơn vị xử lý thơng tin
Trong đĩ: - TPHCM - Đồng Nai - Bình Dương 50 32 26 6 17 3 100 64 52 12 34 6
Như vậy, số đơn vị kế hoạch đưa ra khảo sát 50, số đơn vị phản hồi thơng
tin là 32 và chỉ cĩ 26 đơn vị cĩ đủ thơng tin để xử lý kết quả quá trình khảo sát. Quá trình khảo sát tiến hành với các mục tiêu:
- Đặc điểm quản trị chung của các doanh nghiệp xây dựng ở Việt Nam. - Lựa chọn giai đoạn để kiểm sốt chi phí
- Tình hình tổ chức thu thập và xử lý thơng tin về chi phí; lập kế hoạch chi phí. - Những vấn đề mà các nhà quản trị doanh nghiệp đã, đang và sẽ quan tâm
đến chi phí mục tiêu.
Nhằm thu thập được những thơng tin hữu ích để giải quyết các vấn đề của quản trị đặt ra là tìm hiểu thực tiễn quản lý chi phí trong các doanh nghiệp xây dựng ở Việt Nam, qua đĩ ứng dụng phương pháp chi phí mục tiêu để hồn thiện cơng tác quản lý chi phí cho các doanh nghiệp xây dựng, vì vậy, yêu cầu nội dung khảo sát đề cập đến vấn đề sau:
Thứ nhất, doanh nghiệp lựa chọn giai đoạn nào để tiến hành kiểm sốt chi phí. Thứ hai, tình hình tổ chức thu thập và xử lý thơng tin về chi phí của dự án. Thứ ba, tình hình tổ chức lập kế hoạch chi phí của dự án.
Thứ tư, nhận thức của các nhà quản trị về chi phí mục tiêu và sự cần thiết phải vận dụng chi phí mục tiêu để quản lý chi phí.
2.3.2 Kết quả quá trình thực hiện khảo sát
Bằng phương pháp gặp và phỏng vấn trực tiếp lãnh đạo các doanh nghiệp, tác giả tiến hành xử lý tài liệu theo phương pháp thống kê so sánh, kết quả khảo sát qua các bảng sau:
Bảng 2.2 Khi thực hiện dự án cơng ty tiến hành kiểm sốt chi phí
Chỉ tiêu khảo sát Số đơn vị áp dụng Tỷ lệ (%)
- Từ giai đoạn lập dự án - Từ giai đoạn thiết kế - Từ giai đoạn thi cơng
- Từ giai đoạn nghiệm thu, bàn giao
1 1 24 0 3,85 3,85 92,3 0 Cộng 26 100
Trong tổng số 26 doanh nghiệp được khảo sát; cĩ đến 92,3% (24/26 DN) cho rằng kiểm sốt chi phí chỉ tiến hành khi dự án được triển khai thực hiện ở
giai đoạn thi cơng. Trong khi đĩ chỉ cĩ 3,85% số doanh nghiệp cho rằng kiểm
sốt chi phí thực hiện từ giai đoạn lập dự án hoặc từ giai đoạn thiết kế. Tuy nhiên, khơng cĩ doanh nghiệp nào thực hiện kiểm sốt chi phí ở giai đoạn nghiệm thu, bàn giao. Tình hình này cho thấy các doanh nghiệp quan tâm đến kiểm sốt chi phí ở giai đoạn thi cơng hơn là ở những giai đoạn khác, vì các doanh nghiệp cho rằng ở giai đoạn thi cơng chi phí của dự án mới bắt đầu phát sinh.
Bảng 2.3 Tổ chức kiểm sốt chi phí của cơng ty
Chỉ tiêu khảo sát Số đơn vị áp dụng Tỷ lệ (%)
- Bộ phận kế tốn tài chính kiêm nhiệm - Bộ phận thiết kế và các bộ phận khác 23 3 88,46 11,54 Tổng cộng 26 100
Về tình hình tổ chức kiểm sốt chi phí của các doanh nghiệp, trong số 26 doanh nghiệp được khảo sát cĩ đến 88,46% doanh nghiệp tổ chức kiểm sốt chi phí là do bộ phận kế tốn tài chính kiêm nhiệm. Trong khi đĩ chỉ 3 trong 26 doanh nghiệp cho rằng kiểm sốt chi phí phải do bộ phận thiết kế và các bộ phận khác cùng thực hiện. Như vậy tổ chức kiểm sốt chi phí do bộ phận thiết kế và các bộ phận khác chiếm tỉ lệ 11,54% là rất thấp.
Bảng 2.4 Sự phối hợp với nhau giữa các bộ phận trong cơng ty để thu thập và xử lý thơng tin về chi phí cho dự án (gọi là phối hợp bên trong cơng ty): và xử lý thơng tin về chi phí cho dự án (gọi là phối hợp bên trong cơng ty):
Chỉ tiêu khảo sát Số đơn vị áp dụng Tỷ lệ (%)
- Trong giai đoạn thiết kế các bộ phận bên trong cơng ty cĩ phối hợp với nhau
để thu thập và xử lý thơng tin về chi phí
- Trong giai đoạn thiết kế các bộ phận bên trong cơng ty khơng phối hợp với
nhau để thu thập và xử lý thơng tin về
chi phí. 5 21 19,24 80,76 Cộng 26 100
Sự phối hợp với nhau bên trong cơng ty thường đem lại hiệu quả khi thực hiện việc tham dự đấu thầu hoặc chuẩn bị ký hợp đồng một dự án nào đĩ, nhưng thực tế khảo sát chỉ 5 trong 26 doanh nghiệp được khảo sát cho rằng trong giai
đoạn thiết kế các bộ phận bên trong cơng ty cĩ phối hợp với nhau để thu thập và
khơng phối hợp với nhau giữa các bộ phận để thu thập và xử lý thơng tin về chi phí. Tình hình này cho thấy việc tiếp nhận thơng tin và xử lý thơng tin về lĩnh vực chi phí trong giai đoạn thiết kế ở mức độ rất thấp.
Bảng 2.5 Cơng ty phối hợp với các nhà cung cấp và chủ đầu tư để thu thập và xử lý thơng tin về chi phí (gọi là phối hợp bên ngồi cơng ty): thập và xử lý thơng tin về chi phí (gọi là phối hợp bên ngồi cơng ty):
Chỉ tiêu khảo sát Số đơn vị áp dụng Tỷ lệ (%)
- Trong giai đoạn thiết kế cơng ty cĩ
phối hợp với các nhà cung cấp và chủ
đầu tư để thu thập và xử lý thơng tin về
chi phí.
- Trong giai đoạn thiết kế cơng ty khơng phối hợp với các nhà cung cấp và chủ
đầu tư để thu thập và xử lý thơng tin về
chi phí. 2 24 7,69 92,31 Cộng 26 100
Thu thập và xử lý thơng tin từ bên ngồi cơng ty được xem là quan trọng trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp và nhất là thơng tin về chi phí khi triển khai thực hiện cơng tác thiết kế cho dự án. Từ bảng khảo sát 2.5 trên ta thấy chỉ cĩ 2 trong 26 doanh nghiệp, chiếm 7,69% là cĩ phối hợp với các nhà cung cấp và chủ đầu tư để thu thập thơng tin và xử lý thơng tin. Trong khi đĩ cĩ đến 92,31% doanh nghiệp khơng phối hợp với nhau để cĩ được thơng tin về chi phí tốt nhất.
Bảng 2.6 Thời điểm tổ chức lập kế hoạch chi phí cho dự án
Chỉ tiêu khảo sát Số đơn vị áp dụng Tỷ lệ (%)
- Tại thời điểm lập hồ sơ dự thầu - Sau khi trúng thầu/ ký hợp đồng
6 20
23,07 76,93
Ra quyết định trong quản trị sẽ ở bất kỳ thời điểm nào, nhưng cũng phải cĩ mục tiêu và kế hoạch rõ ràng. Trong ngành xây dựng thời điểm lập hồ sơ dự thầu cĩ thể nĩi là thời điểm quan trọng nhất đối với nhà thầu, vì lúc này họ cĩ thể xác
định được với mức giá bao nhiêu là cạnh tranh được nhưng vẫn đảm bảo được
lợi ích cho chủ đầu tư và cả nhà thầu. Thế nhưng, điều này thực tế khác nhiều, nhà thầu họ hướng đến mục tiêu là làm thế nào để trúng thầu, cịn vấn đề lợi nhuận sẽ được thảo luận nội bộ sau đĩ. Trong khi đĩ, các doanh nghiệp xây dựng
ở nước Brazil cho rằng, lập kế hoạch chi phí tại thời điểm lập hồ sơ dự thầu sẽ
tốt hơn sau khi trúng thầu hoặc ký hợp đồng, trường hợp này, thực tế khảo sát chỉ cĩ 6 trong số 26 doanh nghiệp tổ chức lập kế hoạch chi phí tại thời điểm lập hồ
sơ dự thầu, con số này chiếm 23,07% trong tổng số doanh nghiệp được khảo sát.
Cịn lại (20/26 DN) chiếm 76,93% trong tổng số các doanh nghiệp được khảo sát, họ cho rằng sau khi trúng thầu/ ký hợp đồng thì mới bắt đầu việc lập kế hoạch chi phí, do đĩ, họ ít cĩ cơ hội khai thác những kinh nghiệm của các nhà thầu cung cấp hoặc các bộ phận trong cơng ty để biết được những chi phí kéo
theo trước khi lập hồ sơ dự thầu.
Bảng 2.7 Nhận thức của nhà quản trị về chi phí mục tiêu
Chỉ tiêu khảo sát Số đơn vị áp dụng Tỷ lệ (%)
- Cơng cụ quản trị chi phí ở giai đoạn thiết kế.
- Cơng cụ quản trị chi phí ở giai đoạn thi cơng.
- Cơng cụ quản trị chi phí ở giai đoạn
thiết kế và giai đoạn thi cơng.
0 25 1 0 96,15 3,85 Cộng 26 100
Chức năng của cơng cụ chi phí mục tiêu là quản trị chi phí ở giai đoạn hoạch định hay giai đoạn thiết kế sản phẩm và cịn cung cấp cơ sở kiểm sốt chi phí ở giai đoạn thi cơng, nhưng thực tế nhà quản trị của các doanh nghiệp thường
vận dụng một cơng cụ gần giống chi phí mục tiêu ở giai đoạn thi cơng, vì họ cho rằng các chi phí trong dự tốn thi cơng là cơ sở để quản lý chi phí, cĩ đến 25/26 doanh nghiệp, chiếm 96,15%. Trong khi đĩ chỉ cĩ 1 doanh nghiệp xem chi phí mục tiêu là cơng cụ quản trị chi phí ở giai đoạn thiết kế và giai đoạn thi cơng và khơng cĩ doanh nghiệp nào vận dụng chi phí mục tiêu ngay từ giai đoạn thiết kế.
Bảng 2.8 Các yếu tố khác ảnh hưởng đến cơng tác quản lý chi phí của cơng ty
Chỉ tiêu khảo sát Số đơn vị áp dụng Tỷ lệ (%)
- Yếu tố thị trường
- Yếu tố khoa học kỹ thuật
26 26
100 26 Hầu hết các cơng ty xây dựng nhận thức được biến động của yếu tố thị
trường (giá cả) và sự tiến bộ khoa học kỹ thuật (sử dụng vật liệu thay thế) đều ảnh hưởng đến cơng tác quản lý chi phí của cơng ty. Kết quả này cĩ thể cho thấy
rằng trong quản lý chi phí các doanh nghiệp đều quan tâm đến yếu tố bên ngồi.
Đây là điều kiện thuận lợi để triển khai cơng cụ chi phí mục tiêu vào quản lý chi
phí của doanh nghiệp.
2.3.3 Đánh giá kết quả khảo sát
2.3.3.1 Về sự thu thập và xử lý thơng tin về chi phí a) Kết quả đạt được a) Kết quả đạt được
Các cơng ty xây dựng khơng mất nhiều thời gian ở giai đoạn thiết kế.
b) Tồn tại và hạn chế
Một là, các cơng ty xây dựng chưa thiết lập được mối quan hệ giữa các bộ phận bên trong cũng như bên ngồi cơng ty để cĩ được những thơng tin hữu ích về chi phí để phục vụ trong giai đoạn thiết kế.
Hai là, các cơng ty xây dựng chưa quan tâm đến cơng tác quản lý chi phí trong giai đoạn thiết kế.
c) Nguyên nhân của tồn tại và hạn chế
Một là, hầu hết các cơng ty xây dựng cho rằng ở giai đoạn thiết kế chỉ liên
quan đến cơng tác kỹ thuật và kiến trúc, cho nên các bộ phận khác khơng cần
thiết tham gia vào giai đoạn này.
Hai là, quan điểm quản trị về chi phí của các nhà quản trị cơng ty xây dựng
chỉ xảy ra khi thực tế cơng trình được chuyển sang giai đoạn thi cơng.
Ba là, cơng tác thiết kế tách rời cơng tác thi cơng, cho nên hầu hết các cơng
ty tư vấn thiết kế liên quan đến việc thiết kế và lập dự tốn, cịn ở những cơng ty
chuyên về thi cơng họ sẽ giao lại bảng thiết kế kỹ thuật được lập sẵn từ cơng ty
tư vấn cho bộ phận kỹ thuật trong cơng ty để lập bảng vẽ thi cơng, do đĩ, họ
khơng cĩ sự trao đổi thơng tin với nhau để cĩ phương án cải thiện chi phí hoặc
phương án thiết kế tối ưu.
2.3.3.2 Về lựa chọn giai đoạn nào để tiến hành kiểm sốt chi phí a) Kết quả đạt được a) Kết quả đạt được
Một là, hầu hết các cơng ty xây dựng đều nhận thức được cơng tác kiểm sốt chi phí do bộ phận kế tốn tài chính thực hiện.
Hai là, các cơng ty xây dựng nhận thức và tổ chức tốt cơng tác kiểm sốt chi phí ở giai đoạn thi cơng.
b) Tồn tại và hạn chế
Một là, các cơng ty xây dựng chưa nhận thức được mọi chi phí sẽ phát sinh sau khi thiết kế hồn thành. Do đĩ, việc kiểm sốt chi phí họ chỉ mới thực hiện tốt ở bộ phận kế tốn tài chính.
Hai là, các cơng ty xây dựng chưa xây dựng mơ hình chi phí cho dự án ở
của chủ đầu tư, hơn nữa họ khơng phải chịu áp lực về chi phí cho từng cơng năng trong dự án.
c) Nguyên nhân của tồn tại và hạn chế
Các nhà quản trị cơng ty xây dựng cho rằng kiểm sốt chi phí là vấn đề của bộ phận kế tốn tài chính, vì vậy, họ sẽ quan tâm đến giai đoạn thi cơng và yêu cầu bộ phận kế tốn tài chính căn cứ theo dự tốn được duyệt để kiểm sốt các chi phí thực tế phát sinh.
2.3.3.3 Về tổ chức lập kế hoạch chi phí a) Kết quả đạt được a) Kết quả đạt được
Hầu hết các cơng ty xây dựng thực hiện tốt việc lập kế hoạch chi phí sau khi trúng thầu hay được ký hợp đồng.
b) Tồn tại và hạn chế
Các cơng ty xây dựng chưa quan tâm đến việc lập kế hoạch chi phí ngay từ
giai đoạn lập hồ sơ dự thầu hay chuẩn bị ký hợp đồng, cho nên họ ít cĩ cơ hội
thắng thầu hay được lựa chọn để ký hợp đồng nếu giá cả đưa ra khơng phù hợp với yêu cầu của chủ đầu tư.
c) Nguyên nhân của tồn tại và hạn chế
Ở giai đoạn lập hồ sơ dự thầu hay chuẩn bị ký hợp đồng, các cơng ty xây
dựng cho rằng kế hoạch chi phí chỉ được lập sau khi trúng thầu hoặc đã ký hợp
đồng, vì lúc này mới cĩ cơ sở tính chi phí và lợi nhuận cho dự án.
KẾT LUẬN CHƯƠNG 2
Theo số liệu thống kê 06 tháng đầu năm 2010, giá trị sản xuất cơng nghiệp ngành xây dựng Việt Nam chiếm tỷ trọng 25,3% trong tổng GDP cùng thời kỳ (theo vneconomy.vn). Như vậy, sự tồn tại và phát triển của các doanh nghiệp xây dựng là cần thiết cho thành quả này. Mặt khác, những năm gần đây, ngành xây dựng chịu ảnh hưởng của khủng hoảng kinh tế toàn cầu như giá vật liệu, chi phí tiền lương – tiền cơng luơn biến động tăng, trong khi đĩ, hai yếu tố chính này cấu thành nên giá thành sản phẩm xây dựng, làm cho chi phí đầu vào cao hơn so với dự tốn, dẫn đến các doanh nghiệp xây dựng đứng trước nguy cơ phá sản khi các dự án đã ký kết hợp đồng. Để phản ứng lại thị trường, Việt Nam đã kịp thời cĩ những chính sách bù giá hoặc cho phép điều chỉnh dự tốn nhằm giúp các