2.2. CÔNG TY TNHH WANHAI VIỆT NAM
2.2.1. Thông tin về Công ty TNHH Wan Hai Việt Nam
Thông tin chung:
- Tên công ty: Công ty TNHH Wan Hai Việt Nam (Wanhai Vietnam). - Địa chỉ: 27 Nguyễn Trung Trực, Quận 1, TP. HCM.
- Công ty TNHH Wan Hai Việt Nam là công ty con của công ty Wan Hai Lines (Đài Loan). Gia nhập thị trường vận chuyển biển Việt Nam tháng 6/1993, Wan Hai Vietnam liên tục là một trong số những công ty dẫn đầu trên thị trường, đặc biệt là trên các tuyến vận tải container đường biển từ
Việt Nam đến các quốc gia châu Á khác. Hoạt động của công ty tập trung vào việc cung cấp dịch vụ vận chuyển hàng hóa xuất nhập khẩu đường biển bằng container giữa Việt Nam và các nước trên thế giới.
Cơ cấu tổ chức của công ty
Công ty TNHH Wan Hai Việt Nam hiện có tổng cộng 120 nhân đang làm việc tại văn phịng chính của Cơng ty ở Thành phố Hồ chí minh và các chi nhánh ở Quy Nhơn, Đà nẵng, Hải phòng và Hà Nội. Cơ cấu tổ chức của Công ty được thể hiện
(Nguồn: Phịng Hành chính nhân sự, Cơng ty TNHH Wan Hai Việt Nam)
Hình 2.5. Sơ đồ tổ chức nhân sự của cơng ty Wanhai Vietnam
Đại diện của hãng tàu mẹ
Bao gồm 4 người được hãng tàu mẹ ở Đài Loan gửi sang để giám sát các hoạt động ở Việt Nam với nhiệm kỳ 3 năm. Trong đó, một người là Tổng đại diện, giám
sát chung các hoạt động ở Việt Nam; một người phụ trách Sales & Marketing; một
người phụ trách các hoạt động khai thác liên quan đến tàu và container; và một
người phụ trách tài chính.
Tổng giám đốc
Tổng giám đốc của Công ty TNHH Wan Hai Việt Nam theo quy định của Công ty sẽ là Tổng đại diện được hãng tàu mẹ cử sang giám sát toàn bộ các hoạt động của Wanhai Vietnam.
Các chi nhánh Sales & Marketing Khai thác Kế tốn Hành chính nhân sự,
IT Phó Tổng giám đốc thứ 1 Phó Tổng giám đốc thứ 2 Tổng giám đốc Đại diện của hãng tàu mẹ Sales & MKT hàng nhập Sales & MKT hàng xuất Chứng từ hàng xuất Chứng từ hàng nhập Bộ phận đại lý Bộ phận quản lý thiết bị Bộ phận quản lý tàu Bộ phận hiện trường ở cảng Bộ phận thu ngân Bộ phận kế toán các
khoải phải thu Bộ phận kế toán các khoải phải trả Bộ phận nhân sự Bộ phận IT Chi nhánh Quy Nhơn Chi nhánh Đà Nẵng Chi nhánh Hải Phòng Chi nhánh Hà Nội
Phó tổng giám đốc
Cơng ty có hai phó tổng giám đốc là người Việt Nam. Phó tổng giám đốc thứ
nhất phụ trách mảng sales & marketing và hoạt động khai thác tàu; và phó tổng
giám đốc thứ hai phụ trách mảng tài chính – kế tốn và nhân sự.
Phòng Sales & Marketing
Bao gồm hai bộ phận: Sales & Marketing và Chứng từ. Sales & Marketing được phân chia thành Sales & Marketing hàng nhập và Sales & Marketing hàng xuất. Bộ phận chứng từ cũng được chia thành Chứng từ hàng nhập và Chứng từ hàng xuất.
Phòng Khai thác (Operation Department)
Phòng khai thác được chia thành:
- Bộ phận đại lý: chịu trách nhiệm liên lạc với tàu, cảng vụ và các bên liên quan khác để làm thủ tục cho tàu ra/vào càng và giải quyết các vấn đề liên quan đến thủ tục, giấy tờ khác cho tàu và thuyền viên trên tàu.
- Bộ phận quản lý thiết bị: cập nhật và theo dõi dòng chảy của container (từ lúc container hàng nhập được dỡ xuống tàu, đưa vào bãi, giao cho khách
hàng đến khi khách hàng trả vỏ container rỗng, sau đó được cấp rỗng cho khách hàng khác để đóng hàng xuất, kéo về hạ bãi ở cảng, xuất lên tàu đi
nước ngồi), tình trạng của container (tình trạng hư hỏng, sửa chữa).
- Bộ phận quản lý tàu: chịu trách nhiệm giám sát quá trình xếp/dỡ container từ tàu xuống bãi container ở cảng và từ bãi lên tàu (được thực hiện bởi
Cảng), thiết kế sơ đồ xếp hàng lên tàu và giải quyết các vấn đề liên quan đến xếp dỡ từ lúc tàu đến cho tới khi tàu rời cảng.
- Bộ phận hiện trường ở cảng: bao gồm bộ phận hàng nhập, hàng xuất giải
quyết các vấn đề liên quan tới danh sách container đủ điều kiện xếp lên tàu, thực hiện thủ tục cho khách hàng lấy container, giám định container rỗng hư hỏng; và bộ phận container lạnh kiểm soát, vệ sinh và sửa chữa container lạnh.
Phịng kế tốn
Bao gồm các bộ phận: thu ngân, kế toán các khoản phải thu và kế toán các khoản phải trả. Bộ phận thu ngân thực hiện các giao dịch thu tiền từ khách hàng (tiền cước phí, tiền lưu giữ container, tiền chạy điện container lạnh, tiền sửa chữa
container hư hỏng, …). Bộ phận kế toán các khoản phải thu chịu trách nhiện theo dõi, giám sát, hạch toán, tổng hợp và báo cáo các khoản tiền phải thu từ khách hàng trực tiếp và từ các đối tác (trong nước và nước ngoài); trong khi bộ phận kế toán các khoản phải trả thực hiện các hoạt động liên quan đến các khoản thanh toán cho các
đối tác.
Phịng hành chính, nhân sự và IT
Vai trị của bộ phận hành chính nhân sự khơng được thể hiện đậm nét. Các công việc nghiên cứu và hoạch định, tuyển dụng, đào tạo và phát triển nhân lực do các
phó tổng giám đốc trực tiếp đề xuất và thực hiện. Bộ phận hành chính nhân sự chỉ tập trung vào các công việc liên quan đến quan hệ lao động, chế độ phúc lợi, và các thủ tục hành chính khác.
Các chi nhánh
Ngồi văn phịng chính ở 27 Nguyễn Trung Trực, Quận 1, TP. HCM, Cơng ty cịn có các chi nhánh ở Quy Nhơn, Đà Nẵng, Hải Phòng và Hà Nội.