CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG DOANH NGHIỆP
2.2.3. Hoạt động kiểm soát
Các hoạt động kiểm sốt là một phần khơng thể tách rời trong các tác nghiệp hàng ngày của một doanh nghiệp. Để hoạt động KSNB có hiệu quả DN cần phải có cơ cấu kiểm sốt đúng đắn với các hoạt động kiểm soát được xác định ở tất cả các cấp của tổ chức và tại rất nhiều giai đoạn của q trình hoạt động, bao gồm cả mơi trường xây dựng và kinh doanh bất động sản.
Theo đó, hoạt động kiểm sốt là các chính sách và thủ tục do nhà quản lý xây dựng để quản lý được các rủi ro có thể xảy ra, nhằm đảm bảo thực hiện được các mục tiêu đúng với nội dung và tiến độ đặt ra. Các hoạt động kiểm soát được xây dựng theo 3 nguyên tắc chỉ đạo chung, bao gồm:
Thứ nhất là nguyên tắc phân cơng, phân nhiệm. Trong một tổ chức có nhiều
người tham gia thì các cơng việc cần phải được phân cơng cho tất cả mọi người, khơng để trình trạng một số người làm quá nhiều việc trong khi một số khác lại khơng có người làm. Theo nguyên tắc này, trách nhiệm và công việc cần được phân loại cụ thể cho nhiều bộ phận và cho nhiều người trong bộ phận. Việc phân công phân nhiệm rõ ràng tạo sự chun mơn hóa trong cơng việc, sai sót ít xảy ra và khi xảy ra thường dễ phát hiện.
Mục đích của ngun tắc này là khơng để cho cá nhân hay bộ phận nào có thể kiểm sốt được mọi mặt của nghiệp vụ. Khi đó, cơng việc của người này được kiểm sốt tự động bởi cơng việc của một nhân viên khác. Phân công công việc làm giảm rủi ro xảy ra gian lận và sai sót, đồng thời tạo điều kiện nâng cao chuyên môn của nhân viên.
Phân công, phân nghiệm đầy đủ đối với một KSNB hiệu quả thì thông thường một cá nhân không kiêm nhiệm nhiều nhiệm vụ, mà những nhiệm vụ này cùng nằm trong quy trình của một hoạt động cụ thể.
Thứ hai là Nguyên tắc bất kiêm nhiệm. Nguyên tắc này quy định sự cách ly
thích hợp về trách nhiệm trong các nghiệp vụ có liên quan nhằm ngăn ngừa các sai phạm (nhất là sai phạm cố ý) và hành vi lạm dụng quyền hạn.
lập. Kiểm tra độc lập là việc kiểm tra được thực hiện bởi một cá nhân đối với một nghiệp vụ khơng phải do cá nhân đó thực hiện. Ví dụ: Đơn vị có nhu cầu đề xuất thanh tốn chi phí q tặng cho sinh viên thì cần có thơng tin về số lượng sinh viên và định mức quà tặng tương ứng. Sau khi tổng hợp chi phí cần có xác nhận của trưởng đơn vị và xác nhận thơng tin dự tốn cho phần chi phí q tặng từ nhân viên phịng kế hoạch cũng như kiểm tra số tiền thực tế, bảng kê chi tiết từ bộ phận kế toán trước khi thực hiện giao dịch thanh toán; ... Việc kiểm tra của bộ phận kế hoạch và kế tốn chính là kiểm tra độc lập
Thứ ba là Nguyên tắc ủy quyền và phê chuẩn. Để thỏa mãn các mục tiêu
kiểm sốt thì tất cả các nghiệp vụ kinh tế phải được phê chuẩn đúng đắn. Trong một tổ chức, nếu ai cũng làm mọi việc thì sẽ xảy ra hỗn loạn, phức tạp. Phê chuẩn là biểu hiện cụ thể của việc quyết định và giải quyết một công việc trong phạm vi nhất định. Sự phê chuẩn được thực hiện qua 2 loại:
- Phê chuẩn chung: Được thực hiện thông qua việc xây dựng các chính sách chung về những mặt hoạt động cụ thể cho các cán bộ cấp dưới tuân thủ.
- Phê chuẩn cụ thể: Được thực hiện cho từng nghiệp vụ kinh tế riêng biệt. Phê chuẩn cụ thể được áp dụng đối với những nghiệp vụ có số tiền lớn hoặc quan trọng, những nghiệp vụ không thường xuyên xảy ra.
Tại doanh nghiệp, nguyên tắc về ủy quyền và phê chuẩn được thể hiện trong việc nhà quản lý cần trao quyền cho một hay nhiều người khác thực hiện. Ví dụ như: giám sát việc vận hành có phó phịng, trưởng phịng. Trường hợp cần có quyết định cao hơn có Trưởng Trung tâm, bộ phận, … Ngồi ra, ủy quyền cịn áp dụng trong các trường hợp người có thẩm quyền có việc đột xuất cần người khác hỗ trợ xử lý thơng tin hoặc có thể ra quyết định thay thế trong phạm vi được ủy quyền.
Hoạt động kiểm soát bao gồm: Kiểm soát chung, Kiểm soát ứng dụng và Kiểm soát từng nghiệp vụ cụ thể. Theo đó, Hoạt động kiểm sốt của doanh nghiệp cần đạt được những nội dung sau:
- Phân chia trách nhiệm thích hợp: Khi phân chia khơng cho phép một cá nhân hay một bộ phận nào được thực hiện tồn bộ quy trình nghiệp vụ mà phải phân chia cho
nhiều bộ phận liên quan tham gia.
- Phê chuẩn đúng đắn: Tất cả các nghiệp vụ hoạt động đều phải được phê chuẩn bởi các cấp quản lý trong phạm vi quyền hạn cho phép. Riêng đối với phê chuẩn cụ thể thì người quản lý phải phê chuẩn cho từng nghiệp vụ một cách cụ thể.
- Kiểm soát chứng từ và sổ sách: Kiểm soát chứng từ và sổ sách bao gồm 05 khâu:
(1) – Biểu mẫu chứng từ, thiết kế sổ sách đầy đủ, rõ ràng. (2) – Đánh số trước liên tục.
(3) – Lập chứng từ và ghi chép sổ sách chính xác, kịp thời.
(4) – Lưu chuyển chuyển chứng từ, sổ sách (nếu có) một cách khoa học. (5) – Bảo quản và lưu trữ chứng từ.
- Kiểm soát vật chất: Phải hạn chế được việc tiếp cận tài sản bằng cách sử dụng các thiết bị bảo vệ, hạn chế người tiếp cận và bảo vệ thông tin. Kiểm kê đúng giá trị của tài sản, xác định được quyền đối với tài sản đó.
- Kiểm tra độc lập việc thực hiện: Khi tiến hành kiểm tra lại việc thực hiện các loại thủ tục kiểm sốt, để có thể phát hiện các biến động bất thường, tìm ra nguyên nhân và xử lý kịp thời.