CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG DOANH NGHIỆP
2.2.4. Thông tin và truyền thông
Thông tin và truyền thơng của KSNB bao gồm thơng tin tài chính và thơng tin phi tài chính. Thơng tin tài chính chính là các thơng tin về số liệu, dữ liệu kinh doanh, tình hình tài chính của doanh nghiệp. Thơng tin tài chính được thể hiện thơng qua hệ thống chứng từ, tài khoản kế toán, sổ kế toán, các loại báo cáo tài chính và báo cáo quản trị của doanh nghiệp. Thơng tin phi tài chính là các thơng tin khác ngồi phạm vi của các thơng tin tài chính. Thơng tin phi tài chính có thể hiểu là các báo cáo quản trị cung cấp cho việc ra quyết định của nhà quản lý và cả các văn bản, nội quy, quy định nội bộ của doanh nghiệp, văn hóa hay tiền đề, định hướng của doanh nghiệp.
Thông tin và truyền thông tạo ra báo cáo, chứa đựng các thông tin cần thiết cho việc quản lý và kiểm sốt đơn vị. Sự trao đổi thơng tin hữu hiệu đòi hỏi phải diễn ra
theo nhiều hướng: từ cấp trên xuống cấp dưới, từ dưới lên trên và giữa các cấp với nhau.
Theo đó, mỗi cá nhân cần hiểu rõ vai trị của mình trong hoạt động KSNB cũng như hoạt động của cá nhân có tác động tới cơng việc của người khác như thế nào. Ngồi ra, cũng cần có sự trao đổi thơng tin một cách hữu hiệu giữa đơn vị với các đối tượng bên ngồi như khách hàng, nhà cung cấp, cổ đơng và các cơ quan quản lý.
Thơng tin và truyền thơng cịn liên quan đến việc tạo lập một hệ thống thông tin và truyền thơng hữu hiệu trong tồn doanh nghiệp, phục vụ việc thực hiện các mục tiêu kiểm sốt. Thơng tin và truyền thơng cần được thực hiện xuyên suốt theo chiều từ trên xuống và từ dưới lên, giúp cho mọi nhân viên đều nhận được những thông tin cần thiết, hiểu rõ thông điệp từ nhà quản lý cấp cao.
Chất lượng hệ thống thông tin chỉ đạt được khi các nội dung sau được đảm bảo:
- Doanh nghiệp thường xuyên cập nhật các thông tin quan trọng cho ban lãnh đạo và những người có thẩm quyền.
- Hệ thống truyền thơng của doanh nghiệp đảm bảo cho nhân viên ở mọi cấp độ đều có thể hiểu và nắm rõ các nội quy, chuẩn mực của tổ chức; đảm bảo thông tin được cung cấp kịp thời, chính xác đến các cấp có thẩm quyền theo quy định.
- Doanh nghiệp đã thiết lập các kênh thơng tin nóng, cho phép nhân viên báo cáo về các hành vi, sự kiện bất thường có khả năng gây thiệt hại cho doanh nghiệp.
- Doanh nghiệp đã lắp đặt hệ thống bảo vệ số liệu phòng ngừa sự truy cập, tiếp cận của những người khơng có thẩm quyền.
- Doanh nghiệp có hệ thống báo cáo và giám sát tài chính
Xây dựng hệ thống thơng tin và truyền thông là một yếu tố không thể thiếu được trong mơ hình KSNB. Mỗi cấp độ quản lý khác nhau sẽ có nhu cầu thơng tin về quản trị khác nhau. Quy trình của hệ thống thơng tin là thu thập, nhận dạng, xử lý và báo cáo các thơng tin về tình hình kinh doanh sản xuất trong doanh nghiệp cho người xử lý thông tin.
Thông tin và truyền thơng sử dụng các hình thức như: Các tài liệu kế tốn (chứng từ, tài khoản kế toán, sổ kế toán, ...), các báo cáo kế tốn chi phí như báo cáo chi tiết về chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, nhân cơng trực tiếp, chi phí sản xuất
chung cho từng cơng trình, các báo cáo về tiến độ thanh toán, các báo cáo kế tốn tài chính (như: Bảng cân đối kế tốn, Báo cáo kết quả kinh doanh, Báo cáo lưu chuyển tiền tệ, Bản thuyết minh báo cáo tài chính), các báo cáo quản trị như báo cáo phân tích sự biến động của các loại doanh thu chi phí...
Việc xây dựng thơng tin và truyền thông trong KSNB chủ yếu là xây dựng hệ thống kế tốn. Ngồi ra cần xây dựng hệ thống theo dõi KSNB cho từng phòng ban, trung tâm. Một doanh nghiệp có hệ thống kế tốn tốt, hệ thống theo dõi thơng tin tài chính tốt khơng những cung cấp thơng tin cho kế tốn tài chính và kế tốn quản trị mà cịn cung cấp cả những thơng tin về doanh thu và sản lượng cả bằng tiền và số lượng cho nhà quản trị. Nhờ đó hỗ trợ một cách hiệu quả cho nhà quản trị trong việc đưa ra các quyết định kinh doanh.
2.2.5. Giám sát
Giám sát được phân thành hai loại là giám sát thường xuyên và giám sát định kỳ. Trong đó, giám sát thường xuyên bao gồm các hoạt động giám sát trực tiếp hay giám sát gián tiếp được thực hiện với tần xuất thường xuyên, liên tục. Giám sát định kỳ bao gồm các hoạt động giám sát được thực hiện định kỳ theo tuần, tháng, quý hoặc năm tài chính.
Trong mơi trường kiểm sốt, nhà quản lý đánh giá rủi ro đe dọa đến việc đạt được các mục tiêu cụ thể. Hoạt động kiểm soát được tiến hành nhằm đảm bảo rằng các chỉ thị của nhà quản lý nhằm đối phó với rủi ro được thực hiện trong thực tế. Trong khi đó, các thơng tin thích hợp cần phải được thu thập và quá trình trao đổi thơng tin diễn ra thơng suốt trong tồn bộ tổ chức. Q trình trên sẽ được giám sát và điều chỉnh lại khi cần thiết.
Như vậy, hoạt động giám sát chính là quy trình đánh giá hiệu lực các hoạt động của Kiểm sốt trong từng giai đoạn. Quy trình này bao gồm việc đánh giá tính hiệu lực của các kiểm sốt một cách kịp thời và tiến hành các biện pháp khắc phục cần thiết. Ban Giám đốc thực hiện việc giám sát các kiểm sốt thơng qua các hoạt động liên tục, các đánh giá riêng biệt hoặc kết hợp cả hai. Các hoạt động giám sát liên tục thường gắn liền với các hoạt động lặp đi lặp lại của một đơn vị và bao gồm các hoạt động quản lý và giám sát thường xuyên.
Giám sát trong KSNB là quá trình đánh giá chất lượng thực hiện của KSNB một cách liên tục, giúp cho KSNB ln duy trì được tính hiệu quả của mình qua các giai đoạn khác nhau. Nói cách khác, Như vậy, giám sát là việc đánh giá rủi ro đối với từng nhómcơng việc, đánh giá tính hiệu lực của các hoạt động kiểm sốt và thơng tin truyền thơng về hệ thống báo cáo kế tốn, đảm bảo tính hiệu lực của các báo cáo đó. Giám sát bao gồm cả giám sát thường xuyên và giám sát độc lập. Giám sát thường xuyên diễn ra ngay trong q trình hoạt động do chính các nhà quản lý thực hiện thông qua việc đánh giá định kỳ đối với các quy trình KSNB trong doanh nghiệp, giám sát liên tục đối với hệ thống kế tốn của doanh nghiệp, phân tích, theo dõi và báo cáo các hiện tượng khơng bình thường trong q trình vận hành KSNB... Sự đánh giá độc lập có thể thực hiện thơng qua phịng Kiểm tốn nội bộ trong công ty.
Phịng Kiểm tốn nội bộ của một cơng ty, doanh nghiệp là bộ phận có chức năng tham mưu cho Ban lãnh đạo. Hoạt động của phịng chủ yếu là nhằm giám sát, kiểm sốt, dự báo, phát hiện, ngăn ngừa và chống rủi ro gắn liền với tất cả các hoạt động của Công ty.
Phịng Kiểm tốn nội bộ có các chức năng và nhiệm vụ chủ yếu như sau:
- Tham mưu cho Ban điều hành về các vấn đề liên quan đến quản trị rủi ro trong việc xây dựng, thực hiện các quy chế, quy trình của Cơng ty;
- Tham mưu đề xuất các biện pháp quản trị rủi ro trong các hoạt động đầu tư tài chính, cho vay và thực hiện các nhiệm vụ khác mà Công ty được giao trong từng thời kỳ hoạt động;
- Thực hiện cơng tác kiểm sốt nội bộ của Cơng ty bao gồm cả về quỹ và việc tuân thủ các quy chế, quy định nội bộ;