2. Trung tâm tư vấn và quản lý cơng trình xây dựng
Bảng 3.2. Cơ cấu tổ chức Bộ máy hoạt động tại Công ty Cổ phần Tu tạo và Phát triển Nhà
Đại hội cổ đông và hội đồng quản trị: Là cơ quan quản lý cao nhất của cơng ty, có tồn quyền nhân danh cơng ty để giải quyết những vấn đề liên quan đến mục đích, quyền lợi của cơng ty, quyết định chiến lược phát triển công ty, phương án đầu tư, có chức năng quản lý và điều hành các hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp một cách tổng thể. Hội đồng quản trị của Công ty Cổ phần Tu tạo và Phát triển Nhà tham gia xây dựng và quyết định chiến lược, kế hoạch kinh doanh của doanh nghiệp. Từ đó tham vấn và đưa ra định hướng với các hoạt động tác động đến kiểm sốt chi phí: Đối với kế hoạch kinh doanh của doanh nghiệp thì rủi ro về chi phí có thể phát sinh từ đâu? Đối với các rủi ro thì cần tập trung kiểm sốt vào rủi ro nào? Đâu là giải pháp kiểm sốt ngắn hạn các chi phí lớn, đâu là giải pháp kiểm soát dài hạn?
Tổng giám đốc: Là người điều hành mọi hoạt động hàng ngày của công ty và
chịu trách nhiệm trước Hội đồng quản trị về việc thực hiện các quyền và nhiệm vụ được giao, Tổng giám đốc được quyền quyết định các vấn đề liên quan đến hoạt động hàng ngày của công ty, tổ chức thực hiện các quyết định của Hội đồng quản trị, kế hoạch kinh doanh, phương án đầu tư…, bổ nhiệm, cách chức các chức danh quản lý trong cơng ty…
Phịng tổ chức hành chính :
Họach định nguồn nhân lực: Chiến lược,chính sách theo dõi và đánh giá tình hình nguồn nhân lực,thống kê nhu cầu nhân sự. Dự báo nhu cầu nhân sự tương lai trong công ty (3 tháng/lần) trên cơ sở những quy trình sản xuất đã được lập kế hoạch, những thay đổi và những nhân tố khác. Xây dựng các chương trình và kế hoạch nguồn nhân lực cho công ty.Đề xuất thực hiện các chính sách phát triển nguồn nhân lực
Tuyển dụng: Dự báo nhu cầu tuyển dụng hàng năm. Lên kế hoạch chuẩn bị nguồn lực (kinh phí, phịng ốc, các bài kiểm tra, trắc nghiệm ứng viên…) cho việc tuyển dụng nhân viên mới.Xác định nguồn tuyển dụng.Tiếp nhận sàng lọc và xử lý hồ sơ ứng viên. Lập danh sách ứng viên tham gia phỏng vấn và thông báo cho họ biết. Tiến hành phỏng vấn ứng viên.Lập chương trình hội nhập và- cơng ty cho nhân
viên mới.Tổng kết công tác tuyển dụng.Theo dõi và đánh giá biến động nhân sự trong Công ty.Cho nhân viên mới ký kết hợp đồng lao động.Đăng ký lao động Theo các quy định của luật pháp và các cơ quan chức năng.
Đào tạo: Đào tạo nội quy, quy chế cho nhân viên mới. Hướng dẫn cách thức làm việc, nghiệp vụ cho nhân viên mới về công tác trong phòng Nhân sự.
Thực hiện, phối hợp với các Ban, Khối/ Khu vực và các đơn vị thành viên. Xác định
nhu cầu và nội dung chương trình Đào tạo. Xây dựng kế hoạch Đào tạo 1 lần/quý. Chuẩn bị nguồn lực tài chính, phòng ốc,… để đào tạo nhân viên đối với những chương trình đơn vị tự tổ chức Đào tạo.Tổ chức cho nhân viên đi Đào tạo.
Đánh giá thành tích cán bộ nhân viên: Tổ chức đánh giá năng lực cán bộ công nhân viên. Đánh giá tinh thần làm việc của nhân viên.Tham gia xây dựng các chỉ tiêu thi đua định kỳ Theo kế hoạch hoặc đột xuất. Đánh giá nhân viên mới sau thời gian thử việc.
Quản trị tiền lương – tiền thưởng và chế độ chính sách, BHYT, BHXH. Xử lý quan hệ lao động, hành chính văn thư lưu trữ, vệ sinh – An toàn – Bảo hộ lao động. Tham mưu: Tham mưu cho Giám đốc về chiến lược phát triển nguồn nhân lực và trong các lĩnh vực sau: tuyển dụng , đào tạo, đánh giá nhân viên, khen thưởng, kỷ luật và quan hệ lao động
Phịng tài chính – kế tốn: có chức năng tham mưu cho Lãnh đạo Cơng ty và
tổ chức thực hiện các mặt cơng tác sau: hạch tốn kế tốn kịp thời, đầy đủ toàn bộ tài sản, vốn chủ sở hữu, nợ phải trả, các hoạt động thu, chi tài chính, lập kế hoạch kinh doanh và kế hoạch tài chính của đơn vị; tham mưu cho lãnh đạo đơn vị chỉ đạo và thực hiện kiểm tra, giám sát việc quản lý và chấp hành chế độ tài chính – kế tốn. Phịng tài chính – kế tốn có nhiệm vụ hạch tốn các nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại đơn vị một cách kịp thời, đầy đủ đảm bảo phục vụ tốt cho hoạt động kinh doanh, chủ trì và phối hợp với các phịng có liên quan để lập kế hoạch kinh doanh, kế hoạch tài chính hàng năm và dài hạn của công ty; thực hiện, tham gia thực hiện và trực tiếp quản lý cơng tác đầu tư tài chính, cho vay tại đơn vị; tham mưu cho lãnh đạo đơn vị về việc chỉ đạo thực hiện hoặc trực tiếp thực hiện kiểm tra, giám sát việc quản lý và
chấp hành chế độ tài chính – kế tốn; nghiên cứu và đề xuất với Lãnh đạo đơn vị các biện pháp quản lý hoạt động kinh doanh đảm bảo chấp hành tốt đúng chế độ hiện hành và phù hợp với đặc điểm, tình hình kinh doanh của đơn vị để đạt hiệu quả cao nhất.
Phòng quản lý kinh doanh xây dựng: Phịng kinh doanh có chức năng tham
mưu, đưa ra ý kiến lên ban Giám đốc công ty về công tác phân phối sản phẩm cho các thị trường về hàng hóa và dịch vụ đến các doanh nghiệp. Ngồi ra, phịng kinh doanh cịn có chức năng phụ trách chỉ đạo chính trong cơng tác nghiên cứu và phát triển các sản phẩm hàng hóa, phát triển thị trường tiêu dùng sản phẩm.Triển khai công tác xây dựng và phát triển mạng lưới khách hàng tiềm năng, cũng như lên báo cáo theo quy định của doanh nghiệp về các hoạt động của công ty, doanh nghiệp bao gồm cả những nhiệm vụ và quyền đã được giao. Hỗ trợ cho tổng giám đốc về công tác tiêu thụ các sản phẩm hàng hóa và dịch vụ của cơng ty như huy động vốn trên thị trường,thanh tốn quốc tế,…
Với hình thức cơ cấu tổ chức theo đường thẳng sẽ góp phần đẩy nhanh tốc độ các giao dịch hay các nghiệp vụ cần xử lý. Ngoài ra việc phân tầng quản lý sẽ hỗ trợ đảm bảo việc giám sát chặt chẽ các cấp bên dưới. Đặc biệt với một DN đang trên đà phát triển nhanh, mạnh và theo hướng xây dựng cần thỏa mãn nhu cầu của khách hàng như Công ty cổ phần Tu tạo và Phát triển Nhà thì thời gian cho xử lý cơng việc cũng như hoạt động giám sát cũng như tính linh động càng trở nên quan trọng. Ngồi ra, việc áp dụng cơ cấu tổ chức theo đường thẳng giúp nhà quản lý có thể nhanh chóng và dễ dàng nắm bắt được cơng việc của tồn bộ các phịng ban dễ dàng hơn, không gây trùng lặp trong việc ra quyết định, mỗi cấp dưới chỉ có một cấp trên trực tiếp quản lý.
Thứ sáu là phân công quyền hạn và trách nhiệm. Ngồi việc phân cơng
quyền hạn và trách nhiệm theo cơ cấu tổ chức, Công ty Cổ phần Tu tạo và Phát triển nhà cịn phân cơng quyền hạn và trách nhiệm theo cấp bậc và chức vụ của nhân sự tại phòng ban, trung tâm tương ứng.
Qua khảo sát thực trạng và tổng hợp kết quả trả lời phiếu khảo sát, tác giả nhận thấy các nguyên tắc kiểm soát cơ bản: nguyên tắc phân công phân nhiệm; nguyên tắc ủy quyền phê chuẩn; và nguyên tắc bất kiêm nhiệm, đã được áp dụng
trong xây dựng, ban hành hệ thống các quy chế quản lý nội bộ tại các doanh nghiệp trong công ty.
Cụ thể như sau: Nguyên tắc phân công phân nhiệm Nguyên tắc phân công phân nhiệm được thể hiện thông qua việc phân công công việc và trách nhiệm của ban quản trị, ban điều hành, các phòng, ban chức năng, đơn vị phụ thuộc và của từng cá nhân trong các bộ phận đó. Ngun tắc phân cơng phân nhiệm địi hỏi mỗi cá nhân không chỉ nắm rõ công việc và trách nhiệm của mình mà cịn hiểu cơng việc và trách nhiệm của các cá nhân, bộ phận có liên quan trong đơn vị. Phân công, phân nhiệm đối với hội đồng thành viên, hội đồng quản trị và ban giám đốc. Nguyên tắc phân công phân nhiệm đối với hội đồng thành viên, hội đồng quản trị và ban giám đốc được phần lớn các doanh nghiệp trong công ty thể hiện khá cụ thể, chi tiết trong các văn bản như: Quy chế hoạt động của hội đồng thành viên, hội đồng quản trị và ban giám đốc. Chế độ làm việc và phân công nhiệm vụ của ban giám đốc và trong các quy trình quản lý nội bộ. Tổ chức xây dựng các quy chế phối hợp chung giữa các doanh nghiệp thành viên trong công ty. Tại các đơn vị thành viên, hội đồng thành viên, hội đồng quản trị và ban giám đốc thực hiện chức năng quản lý, kiểm tra, giám sát hoạt động của công ty, chỉ đạo, giám sát hoạt động của giám đốc và các cán bộ quản lý khác trong việc thực hiện nghị quyết, quyết định của hội đồng thành viên, hội đồng quản trị và đại hội cổ đông và trong điều hành công việc sản xuất kinh doanh của đơn vị. Quyết định chiến lược, kế hoạch phát triển trung hạn và kế hoạch sản xuất kinh doanh hàng năm. quyết định các giải pháp thị trường, tiếp thị và công nghệ. Quyết định phương án đầu tư và dự án đầu tư, thực hiện nhiệm vụ chủ đầu tư theo quy định. Quyết định cơ cấu tổ chức, quy chế nội bộ. Quyết định thành lập công ty con, lập chi nhánh, văn phịng đại diện và việc góp vốn và mua cổ phần của doanh nghiệp khác. Quyết định các định mức kinh tế - kỹ thuật, định mức chi phí tài chính và các định mức khác. Hội đồng thành viên, hội đồng quản trị làm việc theo chế độ tập thể lãnh đạo, cá nhân phụ trách. Mỗi thành viên Hội đồng thành viên, hội đồng quản trị chịu trách nhiệm trước Hội đồng thành viên, hội đồng quản trị về công việc được phân công. Các thành viên Hội đồng
thành viên, hội đồng quản trị cùng chịu trách nhiệm trước chủ sở hữu và trước pháp luật về các nghị quyết, quyết định của Hội đồng thành viên, hội đồng quản trị gây thiệt hại cho doanh nghiệp và chủ sở hữu, trừ những thành viên biểu quyết không tán thành quyết định. Trong công ty tổng giám đốc và giám đốc là người đại diện theo pháp luật, điều hành hoạt động của doanh nghiệp để thực hiện mục tiêu, kế hoạch sản xuất kinh doanh, phù hợp với Điều lệ hoạt động và các nghị quyết, quyết định của Hội đồng thành viên, hội đồng quản trị chịu trách nhiệm trước Hội đồng thành viên, hội đồng quản trị và trước pháp luật về thực hiện các quyền và nhiệm vụ được giao.
Thành viên Hội đồng thành viên, hội đồng quản trị có quyền yêu cầu tổng giám đốc và giám đốc cung cấp các thông tin, tài liệu về tình hình tài chính, hoạt động của doanh nghiệp. Giúp tổng giám đốc và giám đốc điều hành công tác sản xuất kinh doanh và các mặt hoạt động khác là các phó tổng giám đốc và giám đốc. Việc phân công nhiệm vụ trong ban giám đốc được nhiều doanh nghiệp trong Tổng cơng ty cụ thể hóa trong văn bản Chế độ làm việc và phân công nhiệm vụ của ban sản xuất kinh doanh. Theo đó, các Phó TGĐ được phân cơng nhiệm vụ vừa theo lĩnh vực, khu vực, vừa trực tiếp phụ trách các đơn vị, dự án. Các Phó TGĐ chịu trách nhiệm và quyền hạn trong phạm vi công việc được phân công. Tại một số đơn vị thành viên trong công ty việc phân công nhiệm vụ trong ban sản xuất kinh doanh sản xuất kinh doanh mới chỉ thể hiện ở các biên bản họp ban sản xuất kinh doanh, chưa được ban hành dưới hình thức quyết định phân công nhiệm vụ, việc phân công này cịn mang nặng tính sự vụ, chưa đáp ứng được u cầu chun mơn hóa cao của các thành viên ban sản xuất kinh doanh. Phân cơng, phân nhiệm đối với các phịng ban chức năng và đơn vị phụ thuộc Tại Công ty mẹ và tại hầu hết các đơn vị thành viên công ty đã ban hành Quy chế về chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của các phòng, ban chức năng. Theo cơ cấu tổ chức hiện nay tại Công ty mẹ, khối cơ quan quản lý điều hành được tổ chức thành các Ban chức năng, trong mỗi ban được phân chia thành các Phòng nghiệp vụ với chức năng, nhiệm vụ được quy định cụ thể trong Quyết định số 505/QĐ - HĐTV, do Chủ tịch HĐTV ban hành ngày
01/10/2013. Tại các công ty con với quy mô nhỏ hơn, bộ máy quản lý điều hành được tổ chức dưới hình thức các phịng chức năng. Tại các phịng, ban chức năng có bổ nhiệm và phân cơng trưởng phịng là người điều hành và chịu trách nhiệm trước sản xuất kinh doanh, pháp luật về mọi hoạt động cơng tác của phịng. Giúp việc cho trưởng phịng là các phó phịng, được trưởng phịng ủy nhiệm hay ủy quyền một số vấn đề thuộc quyền hạn của mình và chịu trách nhiệm trực tiếp với trưởng phòng và sản xuất kinh doanh về phần công việc được phân công phụ trách. Trưởng các phòng, ban căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ của phòng, ban, những nội quy và quy chế hiện hành của đơn vị tiến hành xây dựng nội quy, phân công, phân nhiệm cụ thể cho từng cán bộ nhân viên trong phịng.
Tại các cơng ty thành viên hoạt động trong lĩnh vực đầu tư kinh doanh bất động sản và thi cơng xây dựng thường có các phịng chức năng với nhiệm vụ cơ bản như sau:
- Phòng tổ chức hành chính có nhiệm vụ: quản lý nhân sự, sắp xếp, cải tiến tổ chức quản lý nhân sự, tổ chức bồi dưỡng, đào tạo cán bộ, quản lý chặt chẽ việc sử dụng lao động của các đội theo các quy định của Bộ Luật lao động, thực hiện công tác lao động tiền lương.
- Phịng kỹ thuật thi cơng có nhiệm vụ: quản lý kỹ thuật, tiến độ, biện pháp thi cơng, giám sát chất lượng cơng trình, quản lý cơng tác an tồn lao động, phịng chống cháy nổ, quản lý công tác nghiên cứu khoa học, áp dụng tiến bộ khoa học kỹ thuật trong hoạt động sản xuất kinh doanh.
Nguyên tắc bất kiêm nhiệm: Nguyên tắc này được thể hiện thơng qua việc quy định sự cách ly thích hợp về trách nhiệm trong các nghiệp vụ có liên quan nhằm ngăn ngừa các sai phạm và hành vi lạm dụng quyền hạn. Cho rằng công ty đã tách biệt giữa chức năng quản lý tài sản với kế toán ghi sổ, giữa người thực hiện nghiệp vụ kinh tế với người có thẩm quyền phê chuẩn nghiệp vụ. Tuy nhiên, qua khảo sát thực tế, tại các đội xây lắp việc kiêm nhiệm giữa người mua vật liệu và kế toán đội vẫn diễn ra khá phổ biến.
Cổ phần Tu tạo và Phát triển nhà là những giá trị cốt lõi bao gồm: Thẳng thắn, Cầu tiến, Chất lượng, Can đảm, Công nghiệp.
Xuất phát từ yếu tố trung tâm của mơi trường kiểm sốt là yếu tố con người, để nhìn nhận và đánh giá mơi trường kiểm sốt của Công ty Cổ phần Tu tạo và Phát triển Nhà một cách đầy đủ, đúng đắn, yếu tố mơi trường nói chung và yếu tố con người của doanh nghiệp nói riêng đã được thể hiện qua quan điểm về văn hóa doanh nghiệp. Nếu là nhân sự của Công ty Cổ phần Tu tạo và Phát triển Nhà thì đều đảm bảo văn hóa đúng theo ngun tắc của doanh nghiệp.
Đến với Công ty Cổ phần Tu tạo và Phát triển Nhà cũng nghe về văn hóa đặc biệt. Ở đây đó là Chia sẻ Thẳng thắn, Cầu tiến, Chất lượng, Can đảm, Công nghiệp. Giá trị Công nghiệp ở đây có nghĩa là mọi cơng việc cần có checklist, form