CHO CÁC DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT VÀ KINH DOANH GỐM SỨ TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH BÌNH DƯƠNG
3.2.1 GIẢI PHÁP ĐỐI VỚI MÔI TRƯỜNG KIỂM SỐT
Mơi trường kiểm soát là nhân tố quan trọng, là nền tảng cho các bộ phận khác trong hệ thống KSNB, để có mơi trường kiểm sốt tốt, phù hợp với đặc điểm hoạt động của các doanh nghiệp gốm sứ trên địa bàn tỉnh Bình Dương thì các nhà quản lý tại doanh nghiệp cần phải:
- Xây dựng chuẩn mực đạo đức và nên ưu tiên áp dụng hình thức bằng văn bản hay sổ tay đạo đức để giảm thiểu những sai phạm của nhân viên vì các doanh nghiệp gốm sứ theo mẫu khảo sát vẫn còn xây dựng chuẩn mực đạo đức dưới dạng lời nói với tỷ lệ khá cao.
- Các nhà quản lý nên áp dụng các thủ tục kiểm soát đã được thiết lập khi vận dụng vào thực tế vì nếu thủ tục đã được thiết lập nhưng khi vận hành khơng áp dụng thì dẫn đến nhiều rủi ro sai phạm của nhân viên mà nhà quản lý đã vơ tình bỏ qua.
- Nhà quản lý nên phổ biến rộng rãi cho nhân viên của mình hiểu rõ về hạnh động sai lệch của họ so với chính sách và quy định của doanh nghiệp sẽ ảnh hưởng
71
như thế nào đến tính hữu hiệu của hệ thống KSNB và nên đưa ra hình phạt cụ thể khi họ vi phạm.
- Tạo dựng môi trường văn hóa thân thiện trong đơn vị như tổ chức các hoạt động vui chơi, giải trí cho nhân viên, để cơng nhân viên tham gia trao đổi bàn bạc đến các chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp, các mục tiêu doanh nghiệp đã đề ra để bám sát thực tế hơn và dễ dàng hoàn thành nhiệm vu.
- Thiết lập một cơ cấu tổ chức hợp lý, khơng có sự chồng chéo giữa các chức năng và quyền hạn để hoạt động kiểm sốt được hữu hiệu. Định kỳ cần có sự đánh giá lại cơ cấu tổ chức để có thể điều chỉnh phù hợp với từng giai đoạn phát triển của doanh nghiệp.
- Nhà quản lý phải hiểu rõ được trách nhiệm và nâng cao kiến thức về hệ thống KSNB để xây dựng và vận hành hệ thống KSNB một cách hữu hiệu.
- Bản thân nhà quản lý phải thể hiện hành vi ứng xử đúng đắn để làm gương cho nhân viên noi theo.
- Đào tạo đội ngũ nhân viên có năng lực và đạo đức, vì chính nhân viên trong doanh nghiệp là người vận hành hệ thống KSNB. Một đội ngũ nhân viên có năng lực và đạo đức sẽ giúp doanh nghiệp vận hành hệ thống KSNB hữu hiệu.
- Xây dựng chính sách tiền lương, tiền thưởng và phúc lợi hợp lý, có chính sách đề bạt rõ ràng, cụ thể. Có như vậy người lao động mới gắn bó lâu dài với doanh nghiệp và đóng góp xây dựng phát triển doanh nghiệp.
- Hội đồng quản trị và ban kiểm soát: Đơn vị nên có Hội đồng quản trị để kiểm soát nội bộ hữu hiệu, trong số thành viên của hội đồng nên có ít nhất một người khơng phải là nhà quản lý do Hội đồng quản trị phải chất vấn giám sát các hoạt động quản lý, đưa ra quan điểm phản biện và có dung khí đấu tranh với những hành vi sai trái nghiêm trọng của người quản lý.
72
3.2.2 GIẢI PHÁP ĐỐI VỚI HOẠT ĐỘNG ĐÁNH GIÁ RỦI RO
Hoạt động sản xuất kinh doanh gốm sứ là một hoạt động vốn mang nhiều rủi ro tiềm ẩn. Để hạn chế, phòng ngừa các rủi ro, các doanh nghiệp gốm sứ trên địa bàn tỉnh Bình Dương cần:
- Thiết lập các mục tiêu hoạt động của doanh nghiệp cụ thể và phổ biến rộng rãi trong toàn doanh nghiệp. Cần xây dựng các mục tiêu chiến lược và mục tiêu liên quan phù hợp với doanh nghiệp mình cũng như bối cảnh chung của nền kinh tế. Các mục tiêu này nên được xây dựng từ các cuộc họp và lấy ý kiến đóng góp từ nhiều cấp quản lý, nhà đầu tư, cổ đơng, từ đó có sự thống nhất trong tồn doanh nghiệp. Các mục tiêu cần được thơng báo đến tồn thể nhân viên trong tồn doanh nghiệp để mọi nhân viên lấy đó làm cơ sở tham chiếu khi triển khai công việc, hạn chế và giảm thiểu các rủi ro trong quá trình thực hiện.
- Nhận dạng và phân tích rủi ro: Rủi ro là điều tất yếu của hoạt động sản xuất kinh doanh và đặc biệt với ngành sản xuất kinh doanh gốm sứ. Vì vậy, việc nhận dạng, phân tích rủi ro là nhân tố rất quan trọng để từ đó đưa ra biện pháp để đối phó rủi ro. Các loại rủi ro mà doanh nghiệp cần tập trung rà soát và phân tích đánh giá bao gồm:
Rủi ro chiến lược: Doanh nghiệp gốm sứ cần xem xét đã đi đúng hướng chiến lược chưa? Có cần phải thay đổi thứ tự ưu tiên hay thu hẹp các hoạt động chiến lược để tránh các rủi ro doanh nghiệp đi lệch hướng của mình khơng?
Rủi ro hoạt động: Các ảnh hưởng chung của thị trường, sự thay đổi thị hiếu của người tiêu dùng, nguồn cung cấp vật tư, sự thay đổi kỹ thuật,... Các mảng hoạt động của doanh nghiệp có cịn hoạt động hiệu quả khơng? Tại sao khơng hiệu quả? Doanh nghiệp đã có chức năng hoặc quy trình nào phải xem xét để duy trì được hiệu quả khơng?
Rủi ro tài chính: Doanh nghiệp có chủ động sắp xếp đủ nguồn tài chính cho các dự án của doanh nghiệp mình khơng? Tỷ lệ nợ có đảm bảo khơng? Hệ số khả năng thanh toán ra sao? Việc sử dụng nguồn tài chính có được theo dõi và giám sát chặt chẽ không?
73
Rủi ro tn thủ: Doanh nghiệp có đảm bảo mình sẽ đáp ứng được các chính sách, quy định để điều hành nền kinh tế hiệu quả hơn của Nhà nước trong điều kiện khủng hoảng, lạm phát tăng cao?
- Xây dựng tiêu chuẩn định lượng để đánh giá việc hoàn thành mục tiêu chứ khơng đánh giá mang tính chất cảm tính.
3.2.3 GIẢI PHÁP ĐỐI VỚI HOẠT ĐỘNG KIỂM SỐT
Với đặc thù sản xuất kinh doanh có nhiều rủi ro do mang nặng tính thủ cơng, địi hỏi tính mỹ thuật cao, qua nhiều cơng đoạn xử lý, phụ thuộc vào trình độ tay nghề của người lao động nên hoạt động kiểm soát sẽ giúp doanh nghiệp đối phó với những rủi ro đe dọa đến việc đạt và thực hiện các mục tiêu đã đề ra. Để cho hoạt động kiểm soát hữu hiệu doanh nghiệp gốm sứ trên địa bàn tỉnh Bình Dương cần phải thực hiện một số công việc sau:
- Phân chia trách nhiệm ở một số chức năng quan trọng: Doanh nghiệp cần phân chia trách nhiệm rõ ràng giữa chức năng thực hiện nghiệp vụ với ghi chép sổ sách, ghi chép sổ sách với bảo quản tài sản, bảo quản tài sản và phê chuẩn nghiệp vụ. Việc phân chia này giúp nhân viên có thể kiểm sốt lẫn nhau giúp doanh nghiệp ngăn ngừa sai phạm nếu có.
- Kiểm sốt chứng từ và sổ sách: Các nghiệp vụ phát sinh cần có chứng từ và được ghi chép đầy đủ, cần đánh số thứ tự chứng từ và liên tục trước khi đưa vào sử dụng, chứng từ cần được xét duyệt đầy đủ của các bộ phận chức năng.
- Sử dụng bảng đánh giá hệ thống KSNB trong từng chu trình cụ thể để đánh giá rủi ro cho từng chu trình hay bổ sung, điều chỉnh những thủ tục kiểm soát cho phù hợp.
- Doanh nghiệp cần sử dụng hệ thống máy tính để lập báo cáo tài chính để giảm thiểu những rủi ro sai sót có thể xảy ra.
- Với hệ thống máy tính cần được khai báo User và Password trước khi đăng nhập vào hệ thống máy tính. Doanh nghiệp cần phân quyền cụ thể cho từng đối tượng sử dụng, mỗi đối tượng chỉ được truy cập vào phần hệ thống, dữ liệu liên
74
quan đến chức năng và nhiệm vụ mà họ được cấp quyền sử dụng. Thường xuyên sao lưu dữ liệu định kỳ. Hệ thống máy tính cần được bảo vệ bằng hệ thống ngăn chặn virus tự động.
3.2.4 GIẢI PHÁP ĐỐI VỚI HOẠT ĐỘNG THÔNG TIN VÀ TRUYỀN
THÔNG
Để hoạt động thông tin và truyền thông trong doanh nghiệp đạt hiệu quả, doanh nghiệp gốm sứ trên địa bàn tỉnh Bình Dương cần:
- Đa dạng hóa các kênh thơng tin: Kênh thông tin là phương tiện để nhà quản lý truyền đạt mong muốn của mình xuống cấp dưới để mọi nhân viên có thể thực hiện nhiệm vụ và thu nhận các ý kiến phản hồi. Doanh nghiệp tăng cường thu thập thơng tin bằng nhiều hình thức để nắm bắt những nhu cầu, phong tục, tập quán của từng địa phương cũng như các chính sách quy định về tiêu chuẩn nhập khẩu để thiết kế sản xuất sản phẩm thích hợp nhằm xúc tiến mở rộng thị trường xuất khẩu.
- Bảo mật và đảm bảo an tồn thơng tin: doanh nghiệp cần phải bảo mật thông tin nội bộ liên quan đến định hướng kinh doanh, tài liệu nội bộ,…để tránh tình trạng nhân viên lạm quyền tiếp cận tài liệu phục vụ cho lợi ích cá nhân hay tổ chức khác. Có thể ban hành cụ thể bằng văn bản việc xử phạt đối với việc thông tin nội bộ bị tiết lộ.
- Các nhà quản lý trong doanh nghiệp gốm sứ nên phổ biến cho nhân viên hiểu rõ tầm quan trọng của việc cung cấp thông tin để hỗ trợ lẫn nhau giữa các bộ phận trong doanh nghiệp.
- Thông tin và truyền thông phải được cập nhật kịp thời, hữu ích để cho nhà quản lý điều hành hiệu quả, đảm bảo thực hiện các mục tiêu đề ra.
- Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác quản lý và hoạt động kinh doanh như: giới thiệu và bán hàng qua mạng, khách hàng có thể tư vấn và mua hàng online giúp bán hàng nhanh chóng và thuận tiện.
75
3.2.5 GIẢI PHÁP ĐỐI VỚI HOẠT ĐỘNG GIÁM SÁT
Hoạt động giám sát giúp nhà quản lý xác định xem hệ thống KSNB có vận hành đúng như đã thiết kế khơng để có sự điều chính qua các thời kỳ. Để có một hoạt động giám sát hữu hiệu, doanh nghiệp gốm sứ trên địa bàn tỉnh Bình Dương cần:
- Đối với hoạt động giám sát thường xuyên: Nhà quản lý phải tăng cường kiểm tra chất lượng sản phẩm khi sản xuất, đảm bảo tính đồng nhất và ổn định của sản phẩm, đồng thời khắc phục những sản phẩm có khuyết điểm để hồn thiện sản phẩm đảm bảo tính thẩm mỹ, tính an tồn đối với người sử dụng, tạo dựng niềm tin của khách hàng đối với sản phẩm mỹ nghệ của mình.
- Đối với hoạt động giám sát định kỳ: Định kỳ, các nhà quản lý doanh nghiệp tham gia xây dựng hệ thống KSNB cùng nhau phân tích, rà sốt, đánh giá tính hữu hiệu của hệ thống, xem có phù hợp với điều kiện hiện tại khơng? Tổ chức đánh giá tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh, đánh giá chất lượng và hiệu quả công việc của từng nhân viên tham gia vận hành hệ thống KSNB, kiểm tra lại quy trình nghiệp vụ đối chiếu, so sánh giữa số liệu thực tế và sổ sách. Doanh nghiệp có thể thuê kiểm tốn độc lập từ bên ngồi để thực hiện phân tích, đánh giá để nhận thấy sự yếu kém của hệ thống và giúp đơn vị tìm ra giải pháp để hoàn thiện.