Các chứng từ thu bảo hiểm, tiền gửi đơn vị mở tài khoản tại kho bạc do khách hàng lập, đưa kế toán thu, sau khi kế toán điểm thu thực hiện hạch toán và nhập máy chuyển cho thủ quỹ thu tiền sẽ được chuyển lên phịng kế tốn qua thiết bị vận chuyển nội bộ, chứng từ chuyển cho phó phịng kế tốn hoặc trưởng phịng ký, được đóng dấu kế tốn. Kế tốn thu vào 11 giờ trưa và 4 giờ 30 phút chiều sẽ chuyển cho phó phịng kế tốn duyệt vào chương trình KTKB.
Các chứng từ chi ngân sách do khách hàng lập giao cho kế toán viên phụ trách từng cấp ngân sách. Kế toán viên lập 2 phiếu giao nhận hồ sơ nhận các chứng từ do khách hàng giao, 1 tờ phiếu kế toán trả khách hàng, 1 phiếu kế toán lưu. Kế toán thực hiện kiểm soát, hạch toán và nhập máy chuyển sang trưởng, phó phịng kế tốn kiểm soát và ký. Kế toán viên cầm chứng từ chuyển vào phịng giám đốc hoặc phó giám đốc. Sau khi giám đốc và phó giám đốc ký xong, kế toán viên lấy chứng từ ra chuyển cán bộ cơng chức đóng dấu kế tốn. Sau đó nhập máy vào chương trình KTKB và đưa kế tốn trưởng duyệt. Vào 11 giờ và 1 giờ 30 phút chiều kế toán viên tách chứng từ đi ngân hàng chuyển cho thanh toán viên chấm bảng kê ngân hàng. Nhân viên ngân hàng sang lấy chứng từ cùng bảng kê về và thực hiện thanh toán. Đối với các chứng từ chuyển khoản trong nội bộ kho bạc. Sau khi đã có đủ chữ ký của kế
đóng dấu kế tốn, được kế tốn trưởng duyệt trên chương trình KTKB. Kế toán viên chuyển chứng từ cho thanh toán viên ký duyệt chữ ký điện tử trên chương trình liên kho bạc. Sau đó thanh tốn viên chuyển chứng từ sang để kế toán trưởng ký duyệt chữ ký điện tử trên chương trình liên kho bạc. Thanh tốn viên in chứng từ điện tử ra ký và chuyển cho kế toán trưởng ký và lưu lại. Các chứng từ liên kho bạc chuyển từ các kho bạc khác về kho bạc quận 10 trong ngày được thanh toán viên kiểm soát, in 2 liên chứng từ điện tử, ký và chuyển sang cho trưởng phịng kế tốn ký và duyệt, một liên báo có cho kế tốn viên giữ tài khoản, 1 liên lưu.
Chứng từ chi từ nguồn vốn đầu tư được khách hàng lập và giao cho chuyên viên phụ trách chi đầu tư của kho bạc. Chuyên viên lập 2 phiếu giao nhận hồ sơ. 1 phiếu trả khách hàng, 1 phiếu chuyên viên lưu lại. Trong thời gian đã hẹn với khách hàng, chun viên kiểm sốt đưa trưởng phịng hành chính và chuyển xuống để giám đốc ký duyệt. Sau khi giám đốc ký duyệt được chuyển cho kế toán phụ trách chi đầu tư ký, trưởng phịng kế tốn ký. Chứng từ khi đã có đầy đủ chữ ký được kế toán viên phụ trách chi đầu tư nhập máy vào chương trình KTKB, chuyển cho kế tốn trưởng ký duyệt. Sau đó kế tốn chuyển 1 liên cho thanh tốn viên nếu chứng từ đi ngân hàng, các liên còn lại kế toán chuyển cho chuyên viên. Chuyên viên nhận lại hồ sơ từ kế toán viên phụ trách đầu tư, 1 liên chuyển trả khách hàng, 1 liên lưu vào hồ sơ thanh toán.
Kế toán điểm thu nhận thông báo nộp thuế của khách hàng nhập máy vào chương trình TCS, in 2 liên giấy nộp tiền vào ngân sách ký tên, chuyển cho thủ quỹ thu tiền và ký tên, thủ quỹ chuyển lại cho kế tốn, kế tốn đóng dấu điểm giao dịch, 1 liên giữ lại để lưu, liên còn lại chuyển cho khách hàng. Vào 4 giờ 30 phút buổi chiều kế toán điểm thu lưu dữ liệu vào USB chuyển cho kế toán thu ngân sách, kế toán thu ngân sách kiểm tra và nhận dữ liệu và đẩy dữ liệu để phó phịng kế tốn ký duyệt các bút tốn từ chương trình TCS. Sau khi phó phịng kế tốn ký duyệt các bút tốn ở chương trình TCS phần mềm sẽ tạo bút tốn ở chương trình KTKB.
Cuối ngày phòng kho quỹ in sổ quỹ tiền mặt, phịng kế tốn in sổ chi tiết tiền mặt đối chiếu khớp đúng, kế toán trưởng kiểm quỹ.
Ngày làm việc tiếp theo, chứng từ báo có, thư tra soát được nhân viên ngân hàng mang sang kho bạc. Kế toán viên kho bạc hạch toán và nhập máy vào chương trình KTKB, kế tốn thu nhận dữ liệu thu ngân sách do ngân hàng thu hộ, kiểm tra trên chương trình TCS, phó phịng kế tốn ký duyệt. Kế tốn thanh tốn trái phiếu nếu khơng có chứng từ báo nợ gốc và lãi do kho bạc khác thanh toán hộ kho bạc quận 10 sẽ lập chứng từ chuyển nguồn, thanh toán viên in sổ chi tiết liên kho bạc, sổ chi tiết ngân hàng, kế toán trưởng kiểm tra đối chiếu với sổ phụ ngân hàng, nếu khớp đúng, kế tốn trưởng thực hiện khóa sổ ngày, các chứng từ nhập sai trước khi kế toán trưởng khóa sổ, kế tốn viên sẽ đưa chứng từ nhập máy sai để kế tốn trưởng xóa. Sau đó kế toán viên thực hiện nhập máy lại các yếu tố cho đúng và đưa kế toán trưởng duyệt lại. Sau
khi kế tốn trưởng khóa sổ các bút tốn kế toán viên nhập sai sẽ phải thực hiện điều chỉnh. Chứng từ báo có được kế tốn viên chuyển trả cho khách hàng, thư tra soát kế toán viên yêu cầu khách hàng trả lời.
Hàng ngày sau khi hồn thiện hết các chứng từ trong ngày, kế tốn viên sẽ in liệt kê chứng từ trong bảng, ngoại bảng, dự toán để chấm lại với chứng từ gốc, qua đó so sánh giữa việc nhập máy và chứng từ gốc nếu có sai sót sẽ thực hiện điều chỉnh. Kế toán viên ký tên, và chuyển kế toán trưởng hoặc phó phịng kế tốn ký, đóng dấu và chuyển cho kế tốn viên phụ trách đóng và lưu chứng từ để đóng thành các tập chứng từ trong ngày. Các tập chứng từ được đóng lại theo mã nhân viên đánh số và chuyển lên kho chứng từ. Các tập chứng từ được sắp xếp có thứ tự theo ngày, tháng, năm trên kho. Hệ thống chứng từ của Kho bạc được quy định đầy đủ về biểu mẫu và cách ghi chép theo quyết định 120/2008/QĐ-BTC.
Kế toán thực hiện đối chiếu với khách hàng: hàng tháng, hàng quý và 11 tháng về số liệu thu chi ngân sách, phát hiện sai sót và thực hiện điều chỉnh vào ngày kéo dài 32, được mở trong khoảng thời gian từ ngày mùng 1 đến ngày mùng 5 của tháng kế tiếp. Sau khi kế toán trưởng khóa sổ tháng vào ngày mùng 5 hàng tháng, số liệu sai sót trong tháng sẽ khơng được điều chỉnh trong tháng nên báo cáo tài chính của tháng đó sẽ khơng được trình bày đúng. Kế tốn viên in sổ chi tiết ký và chuyển cho kế toán trưởng ký. Các báo cáo hàng tháng và báo cáo quyết tốn kế tốn viên có trách nhiệm lập, kế tốn viên in từ chương trình khai thác báo cáo hoặc lập bằng Excel, kiểm tra số liệu, ký và chuyển cho kế tốn trưởng hoặc phó phịng, giám đốc và phó giám đốc ký,
đóng dấu kho bạc, chuyển cho các đơn vị có liên quan và lưu. Đối với đối
chiếu của khách hàng sau khi thực hiện đối chiếu và có đầy đủ chữ ký của các thành viên liên quan, kế toán lưu lại một bản và chuyển trả khách hàng một bản. Cuối năm các mẫu đối chiếu, bảng lương được duyệt, quy chế chi tiêu nội bộ, phiếu giao nhận hồ sơ giữa kho bạc và khách hàng, sổ chi tiết, báo cáo… được kế toán viên, thanh toán viên, chuyên viên, thủ quỹ đóng thành từng tập và đánh số. Sau đó viết vào sổ chứng từ lưu kho và chuyển lên kho.