2.4.2 .1Đánh giá rủi ro
2.4.2.2.9 Chương trình kế toán chưa hoàn thiện
Trong quá trình làm việc trên chương trình KTKB, qua phỏng vấn các kế tốn viên có các đề xuất để chương trình và cơng việc ngày một tốt hơn gồm:
- Chương trình KTKB chưa có báo cáo theo dõi tồn quỹ ngân sách phường trong thời gian chỉnh lý quyết toán tách tồn quỹ năm trước và năm nay để việc kiểm soát thanh toán được thuận lợi hơn. Chưa có báo cáo theo dõi tồn quỹ ngân sách quận.
- Đối chiếu hàng tháng với đơn vị chương trình KTKB chưa kết xuất
- Một số mẫu báo cáo quản trị, Ban giám đốc yêu cầu cán bộ công chức phụ trách thu, chi ngân sách cung cấp nhưng chương trình chưa kết xuất được.
2.3.2.2.10 Tài liệu tham khảo về cơng tác chun mơn cịn hạn chế:
Các tài liệu tham khảo về chế độ kế toán ngân sách và kho bạc cụ thể là việc hạch toán kế toán; các văn bản kiểm sốt chi có liên quan cịn hạn chế. Các sách tham khảo thường sử dụng nội dung từ các văn bản là chủ yếu. Việc
định khoản kế toán biểu diễn dưới dạng sơ đồ chữ T giúp người đọc dễ hình
dung và dễ hiểu chưa có và chưa thể cập nhật kịp thời.
Tóm tắt chương 2:
Qua khảo sát các quy trình nghiệp vụ và mơ tả hệ thống kiểm soát nội bộ của kho bạc nhà nước quận 10, chúng tơi nhận thấy có hai bộ phận chưa hồn thiện đó là đánh giá rủi ro, thơng tin và truyền thông. Đối với đánh giá rủi ro vấn đề chưa hồn thiện đó là nhận dạng các rủi ro và biện pháp phịng tránh của cơng tác kế tốn chưa có văn bản hướng dẫn. Đối với thơng tin và truyền thơng có mười vấn đề cần hoàn thiện bao gồm: khách hàng lập chứng từ sai mục lục ngân sách, sai số tiền bằng chữ, sai hồ sơ kèm theo, có khoản chi sai chế độ, đưa dự toán đầu năm ra kho bạc trễ, giao nhận hồ sơ ở khâu chi ngân sách tốn nhiều thời gian, truy cập và ghi nhớ văn bản chế độ của cán bộ cơng chức cịn hạn chế, kế toán nhập máy các yếu tố trên chứng từ vào chương trình kế tốn sai, chương trình kế tốn chưa hồn thiện, tài liệu tham khảo về cơng tác chun mơn cịn hạn chế. Chương tiếp theo sẽ trình bày các giải pháp để hồn thiện hệ thống kiểm sốt nội bộ của Kho bạc nhà nước quận 10 TPHCM.
CHƯƠNG 3
GIẢI PHÁP HỒN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SỐT NỘI BỘ TẠI KHO BẠC NHÀ NƯỚC QUẬN 10 TPHCM: 3.1 Giải pháp hoàn thiện về đánh giá rủi ro:
Kế tốn đóng vai trị quan trọng trong việc ghi chép, xử lý, phân tích và cung cấp thơng tin ngân sách cho các ban ngành cần thông tin. Tuy nhiên hiện nay kho bạc nhà nước chưa có văn bản nhận dạng rủi ro và biện pháp phịng tránh trong cơng tác kế tốn. Tơi xin kiến nghị kho bạc nhà nước cần có các văn bản hướng dẫn về vấn đề này giúp các cán bộ công chức làm cơng tác kế tốn có tài liệu tham khảo để nhận biết và phòng tránh các rủi ro về kế tốn trong xử lý cơng việc hàng ngày cụ thể về các vấn đề : Mở tài khoản; Kiểm soát chi các đơn vị thuộc ngân sách trung ương, thành phố, quận huyện, phường xã, đơn vị mở tài khoản tại kho bạc; Chế độ báo cáo hàng tháng, năm, báo cáo quyết tốn; Cơng tác kế toán nội bộ; Cơng tác thanh tốn trái phiếu, cơng trái; Cơng tác thanh tốn liên kho bạc; Công tác thu ngân sách.
3.2 Giải pháp hồn thiện về thơng tin và truyền thông: 3.2.1 Khách hàng lập chứng từ sai mục lục ngân sách: 3.2.1 Khách hàng lập chứng từ sai mục lục ngân sách:
Để khắc phục sai sót này cán bộ công chức yêu cầu khách hàng xem lại quyết định số 32/2008/QĐ-BTC về hướng dẫn trích khấu hao tài sản cố định. Phổ biến đến khách hàng quyết định 1441/QĐ-BTC là văn bản hướng dẫn mục lục ngân sách của bộ tài chính dùng cho các đơn vị trực thuộc. Tuy đây là văn bản chỉ áp dụng cho các đơn vị trực thuộc Bộ Tài Chính nhưng nó là tài liệu tham khảo rất có ích giúp đơn vị hạn chế những sai sót do hạch tốn sai mã nội dung kinh tế.
3.2.2 Khách hàng lập chứng từ sai số tiền bằng chữ:
Hiện tại trên diễn đàn Kho bạc thành phố Hồ Chí Minh, cũng như các trang web trên mạng có phần mềm chuyển số tiền bằng số thành số tiền bằng chữ rất tiện lợi. Khi cài vào máy tính phần mềm tự động thêm vào thanh công cụ của Word và Excel nên Cán bộ công chức kho bạc sẽ thông báo cho khách hàng biết để khách hàng cài phần mềm này vào máy tính sử dụng ở đơn vị để tránh xảy ra sai sót này.
3.2.3 Khách hàng lập chứng từ sai hồ sơ kèm theo:
Để khắc phục rủi ro trên cán bộ công chức làm công tác kiểm soát chi hướng dẫn kế toán đơn vị kiểm soát hồ sơ hợp đồng, biên bản nghiệm thu thanh lý trước khi mang ra kho bạc. Có sự phối hợp tốt giữa đơn vị và kho bạc sẽ giúp giảm thời gian làm việc của cả kho bạc và đơn vị.
3.2.4 Khách hàng lập chứng từ có khoản chi sai chế độ:
Là nhân tố ảnh hưởng lớn đến chất lượng công việc của công chức kho bạc. Đối với những khách hàng hiểu và cập nhật chế độ nhanh, kịp thời, làm việc cẩn thận, công việc kiểm sốt chứng từ của cán bộ cơng chức kho bạc sẽ ít rủi ro tiềm tàng hơn. Ngược lại sẽ làm tăng rủi ro tiềm tàng. Việc cập nhật các văn bản pháp quy mới ban hành là nhiệm vụ của tất cả các cá nhân và đơn
vị có liên quan. Tuy nhiên có một số khách hàng do bận việc ít cập nhật văn bản, do đó dẫn đến tham mưu cho thủ trưởng đơn vị khơng chính xác. Việc này dẫn đến một rủi ro lớn cho kho bạc và khách hàng. Để khắc phục lỗi này địi hỏi các kế tốn đơn vị cần phải cập nhật văn bản nhanh chóng, kịp thời để thực hiện chi ngân sách theo đúng luật. Đối với những văn bản hướng dẫn chế độ, hạn mức chi về khen thưởng, điện thoại cho cán bộ cấp cao, cơng tác phí, tiếp khách, hội nghị… Đây là những văn bản mà kho bạc và đơn vị giao dịch đều phải nắm bắt và thực hiện đúng theo quy định. Cán bộ công chức kho bạc sau khi đã có sơ đồ tóm tắt các văn bản theo phương pháp Sơ đồ tư duy của Tony Buzan sẽ cho khách hàng mượn tham khảo. Điều này có lợi là giúp khách hàng biết về một phương pháp làm việc mới để ghi nhớ được các ý chính của văn bản. Thêm vào đó nhờ cập nhật kịp thời khách hàng sẽ không chi sai, kho bạc không mất nhiều thời gian kiểm soát và từ chối những chứng từ chi sai quy định. Qua đó cịn tạo được sự gần gũi với khách hàng do khách hàng thấy được sự nhiệt tình trong cơng tác, cán bộ công chức ở các đơn vị sẽ học tập và thay đổi để làm việc ngày một tốt hơn. Tạo được sự chuyển biến về chất lượng làm việc của cán bộ cơng chức ở các cơ quan hành chính sự nghiệp. Dần dần khiến xã hội có cái nhìn tích cực, mới mẻ về cán bộ cơng chức.
3.2.5 Khách hàng đưa dự toán đầu năm ra kho bạc trễ:
Tôi xin kiến nghị các cơ quan chủ quản giao dự toán cho đơn vị đúng thời hạn để đơn vị chủ động trong việc sử dụng dự tốn. Việc giao đúng thời hạn sẽ giúp giảm cơng việc đầu năm của cả khách hàng và kho bạc.
3.2.6 Giao nhận hồ sơ ở khâu chi ngân sách tốn nhiều thời gian:
Để công việc được giải quyết nhanh hơn, tơi xin có đề xuất như sau: Hai tờ phiếu giao nhận hồ sơ sẽ do khách hàng lập, khi khách hàng mang hồ sơ ra kho bạc, kho bạc sẽ nhận hồ sơ cùng phiếu giao nhận, kiểm tra số lượng chứng từ và các giấy tờ có liên quan do khách hàng đánh lên hồ sơ và trả lại khách hàng một liên. Đồng thời đơn vị lập một quyển sổ nhận chứng từ ở kho bạc để lại tại kho bạc, để khi ra nhận hồ sơ giao hôm trước, khách hàng ghi vào và nhận hồ sơ về. Việc phải có quyển sổ giao nhận hồ sơ là do một số khách hàng làm mất phiếu giao nhận hồ sơ và cũng tiện cho việc đối chiếu hồ sơ giao trả giữa kho bạc và khách hàng. Quyển sổ giao nhận này gồm các cột:
Ngày
tháng Loạichứng từ Số chứng từ Số tiền Bên giao Bên nhận
3.2.7 Truy cập và ghi nhớ văn bản chế độ của cán bộ cơng chức cịn hạn
chế:
Qua việc tham khảo quyển sơ đồ tư duy của Tony Buzan và quyển “Tôi tài giỏi, bạn cũng thế” của Adam Khoo. Chúng tơi có đề xuất giúp việc ghi nhớ và nắm bắt văn bản, chế độ của cán bộ công chức kho bạc ngày một tốt hơn. Đó là việc chúng tôi sử dụng sơ đồ tư duy trong việc tóm tắt văn bản,
dùng các hình ảnh để việc ghi nhớ được tốt hơn. Cụ thể của phương pháp sơ đồ tư duy như sau:
Chúng tôi sẽ gạch dưới những từ quan trọng trong tài liệu cần tóm tắt. Sau đó chúng tơi làm bốn bước như sau:
Bước 1: Vẽ chủ đề ở trung tâm (đặt nằm ngang) Quy tắc vẽ chủ đề:
1. Bạn cần phải vẽ chủ đề ở trung tâm để từ đó phát triển ra các ý khác. 2. Bạn có thể tự do sử dụng tất cả màu sắc mà bạn thích.
3. Bạn khơng nên đóng khung hoặc che chắn mất hình vẽ chủ đề vì chủ đề cần được làm nổi bật dễ nhớ.
4. Bạn có thể bổ sung từ ngữ vào hình ảnh chủ đề nếu chủ đề không rõ ràng
5. Một bí quyết vẽ chủ đề là chủ đề nên được vẽ to cỡ hai đồng xu “5000 đồng”
Bước 2: Vẽ thêm các tiêu đề phụ:
1. Tiêu đề phụ nên được viết bằng chữ in hoa nằm trên các nhánh dày để làm nổi bật
2. Tiêu đề phụ nên được vẽ gắn liền với trung tâm
Bước 3: Trong từng tiêu đề phụ, vẽ thêm các ý chính và các chi tiết hỗ trợ
1. Chỉ nên tận dụng các từ khóa và hình ảnh
2. Bất cứ lúc nào có thể, hãy dùng những biểu tượng, cách viết tắt để tiết kiệm không gian vẽ và thời gian. Mọi người ai cũng có cách viết tắt riêng cho những từ thơng dụng. Bạn hãy phát huy và sáng tạo thêm nhiều cách viết tắt cho riêng bạn
3. Mỗi từ khóa / hình ảnh nên được vẽ trên một đoạn gấp khúc riêng trên nhánh. Trên mỗi khúc nên chỉ có tối đa một từ khóa. Việc này giúp cho nhiều từ khóa mới và những ý khác được nối thêm vào các từ khóa sẵn có một cách dễ dàng (bằng cách vẽ nối ra từ một khúc) Sơ đồ tư duy được phát triển theo hướng dọc từ trong ra ngồi. Nói cách khác, các ý tưởng được phân tán từ trung tâm. Theo cách này, các ý tưởng và từ khóa nằm bên trái của sơ đồ tư duy được viết và đọc từ phải sang trái.
Bước 4: Ở bước cuối cùng này, hãy để cho trí tưởng tượng của bạn bay bổng. Bạn có thể thêm nhiều hình ảnh nhằm giúp các ý quan trọng thêm nổi bật, cũng như giúp lưu chúng vào trí nhớ của bạn tốt hơn.
Sơ đồ tư duy về chế độ cơng tác phí theo thơng tư 97/2010/TT-BTC
được minh họa dưới đây. Phần gạch dưới các từ quan trọng ở phụ lục đính
Hình 4.1 Sơ đồ tư duy về chế độ cơng tác phí
Việc tóm tắt văn bản như trên cịn có lợi ích là khi cán bộ công chức mới tiếp nhận một công việc mới có thể nắm bắt nhanh các văn bản liên quan đến phần hành mà
thể phục vụ khách hàng tốt như cán bộ tiền nhiệm đồng thời có thời gian để có những sáng kiến giúp cải tiến trong cơng tác.
3.2.8 Kế tốn nhập máy các yếu tố trên chứng từ vào chương trình kế tốn sai: tốn sai:
Cán bộ cơng chức kho bạc đóng vai trò then chốt trong việc vận hành hệ thống kiểm soát nội bộ, đảm bảo hệ thống kiểm soát nội bộ hoạt động hiệu quả. Thay mặt Đảng, Nhà nước thực thi các chính sách đến các cá nhân và tổ chức có liên quan như trong quy trình thu ngân sách, đó là thực hiện việc thu thuế, phí lệ phí, nộp phạt…, chi ngân sách đó là chi trả cho các cơ quan nhà nước, đơn vị hành chính sự nghiệp, các cá nhân, tổ chức nhận các khoản chi trả có nguồn gốc từ ngân sách. Việc kiểm soát chứng từ chi thường xuyên của kho bạc qua khâu: cán bộ công chức phụ trách đơn vị, kế tốn trưởng hoặc phó phịng kế tốn, giám đốc hoặc phó giám đốc. Chính nhờ việc kiểm sốt chặt chẽ này giúp cho việc sai sót trên các chứng từ ít hơn. Các lỗi qua thống kê chúng ta nhận thấy chỉ tập trung vào việc kế toán viên nhập máy sai các yếu tố trên chương trình. Biện pháp khắc phục lỗi sai do hạch toán nhầm tài khoản của đơn vị, tạm ứng sang thực chi và ngược lại: khi nhập máy kế tốn viên cần nhìn vào tài khoản của đơn vị để nhập máy và khi chấm liệt kê chứng từ hàng ngày nhìn phần hạch tốn. Qua đó phát hiện được việc hạch tốn sai sót. Đối với các lỗi sai cịn lại, để phát hiện ra kế toán viên cần chấm lại chứng từ hàng ngày với liệt kê chứng từ từ chương trình KTKB trước khi kế tốn trưởng khóa sổ.
3.2.9 Chương trình kế tốn chưa hồn thiện:
Hiện tại một số báo cáo của chương trình khai thác báo cáo chưa cập nhật kịp thời so với các mẫu biểu của thông tư 130/TT-BTC. Điều này làm cán bộ công chức mất thời gian trong việc chỉnh sửa mẫu biểu trên excel. Để khắc phục tôi xin kiến nghị kho bạc nhà nước có những điều chỉnh sửa đổi chương trình để cán bộ cơng chức kho bạc được thuận lợi hơn trong công tác. Các mẫu báo cáo chương trình chưa kết xuất được của chương trình theo dõi cơng trái, trái phiếu; đối chiếu tháng, quý; chương trình theo dõi tồn quỹ trong thời gian chỉnh lý quyết toán, báo cáo quản trị cho Ban giám đốc tôi cũng xin kiến nghị các cán bộ tin học bổ sung vào phần mềm kế toán để chương trình được hồn thiện hơn vì hiện tại các cán bộ công chức phụ trách công việc thuộc các phần hành này đều theo dõi trên excel và visual fox pro tuy khá thuận lợi nhưng các ứng dụng trên nên được tích hợp vào chương trình để dễ dàng hơn cho người sử dụng.
3.2.10 Tài liệu tham khảo về công tác chuyên mơn cịn hạn chế:
Chúng tôi xin kiến nghị đến Trường Bồi Dưỡng Cán Bộ Tài Chính nên soạn thảo chương trình giảng dạy và tài liệu tham khảo cho ngành sử dụng sơ đồ tài khoản và tóm tắt các văn bản có liên quan đến từng phần hành công việc của kho bạc dễ hiểu, logic theo phương pháp sơ đồ tư duy của Tony Buzan để cán bộ công chức trong ngành kho bạc có tài liệu tham khảo hữu ích, cập nhật
kịp thời mọi thay đổi chính sách của Đảng và Nhà nước giúp việc vận dụng vào thực tế nhanh chóng, hiệu quả.
Tóm tắt chương 3:
Chương 3 đưa ra các giải pháp nhằm hoàn thiện hai bộ phận của hệ thống kiểm soát nội bộ tại kho bạc nhà nước quận 10 TPHCM đó là đánh giá rủi ro, thông tin và truyền thông. Về đánh giá rủi ro, kiến nghị kho bạc nhà nước ban hành văn bản nhận dạng, phân tích và có biện pháp khắc phục đối với rủi ro trong công tác kế tốn. Về thơng tin truyền thơng, đưa ra các biện pháp khắc phục lỗi sai số tiền bằng chữ, sai mục lục ngân sách, sai hồ sơ kèm theo chứng từ, chi sai chế độ, đưa dự toán đầu năm ra kho bạc trễ của khách