2.4.2 .1Đánh giá rủi ro
3.2 Giải pháp hoàn thiện về thông tin và truyền thông
3.2.2 Khách hàng lập chứng từ sai số tiền bằng chữ
Hiện tại trên diễn đàn Kho bạc thành phố Hồ Chí Minh, cũng như các trang web trên mạng có phần mềm chuyển số tiền bằng số thành số tiền bằng chữ rất tiện lợi. Khi cài vào máy tính phần mềm tự động thêm vào thanh công cụ của Word và Excel nên Cán bộ công chức kho bạc sẽ thông báo cho khách hàng biết để khách hàng cài phần mềm này vào máy tính sử dụng ở đơn vị để tránh xảy ra sai sót này.
3.2.3 Khách hàng lập chứng từ sai hồ sơ kèm theo:
Để khắc phục rủi ro trên cán bộ công chức làm cơng tác kiểm sốt chi hướng dẫn kế tốn đơn vị kiểm soát hồ sơ hợp đồng, biên bản nghiệm thu thanh lý trước khi mang ra kho bạc. Có sự phối hợp tốt giữa đơn vị và kho bạc sẽ giúp giảm thời gian làm việc của cả kho bạc và đơn vị.
3.2.4 Khách hàng lập chứng từ có khoản chi sai chế độ:
Là nhân tố ảnh hưởng lớn đến chất lượng công việc của công chức kho bạc. Đối với những khách hàng hiểu và cập nhật chế độ nhanh, kịp thời, làm việc cẩn thận, cơng việc kiểm sốt chứng từ của cán bộ cơng chức kho bạc sẽ ít rủi ro tiềm tàng hơn. Ngược lại sẽ làm tăng rủi ro tiềm tàng. Việc cập nhật các văn bản pháp quy mới ban hành là nhiệm vụ của tất cả các cá nhân và đơn
vị có liên quan. Tuy nhiên có một số khách hàng do bận việc ít cập nhật văn bản, do đó dẫn đến tham mưu cho thủ trưởng đơn vị khơng chính xác. Việc này dẫn đến một rủi ro lớn cho kho bạc và khách hàng. Để khắc phục lỗi này đòi hỏi các kế toán đơn vị cần phải cập nhật văn bản nhanh chóng, kịp thời để thực hiện chi ngân sách theo đúng luật. Đối với những văn bản hướng dẫn chế độ, hạn mức chi về khen thưởng, điện thoại cho cán bộ cấp cao, cơng tác phí, tiếp khách, hội nghị… Đây là những văn bản mà kho bạc và đơn vị giao dịch đều phải nắm bắt và thực hiện đúng theo quy định. Cán bộ công chức kho bạc sau khi đã có sơ đồ tóm tắt các văn bản theo phương pháp Sơ đồ tư duy của Tony Buzan sẽ cho khách hàng mượn tham khảo. Điều này có lợi là giúp khách hàng biết về một phương pháp làm việc mới để ghi nhớ được các ý chính của văn bản. Thêm vào đó nhờ cập nhật kịp thời khách hàng sẽ không chi sai, kho bạc khơng mất nhiều thời gian kiểm sốt và từ chối những chứng từ chi sai quy định. Qua đó cịn tạo được sự gần gũi với khách hàng do khách hàng thấy được sự nhiệt tình trong cơng tác, cán bộ công chức ở các đơn vị sẽ học tập và thay đổi để làm việc ngày một tốt hơn. Tạo được sự chuyển biến về chất lượng làm việc của cán bộ công chức ở các cơ quan hành chính sự nghiệp. Dần dần khiến xã hội có cái nhìn tích cực, mới mẻ về cán bộ cơng chức.
3.2.5 Khách hàng đưa dự tốn đầu năm ra kho bạc trễ:
Tôi xin kiến nghị các cơ quan chủ quản giao dự toán cho đơn vị đúng thời hạn để đơn vị chủ động trong việc sử dụng dự toán. Việc giao đúng thời hạn sẽ giúp giảm công việc đầu năm của cả khách hàng và kho bạc.
3.2.6 Giao nhận hồ sơ ở khâu chi ngân sách tốn nhiều thời gian:
Để công việc được giải quyết nhanh hơn, tơi xin có đề xuất như sau: Hai tờ phiếu giao nhận hồ sơ sẽ do khách hàng lập, khi khách hàng mang hồ sơ ra kho bạc, kho bạc sẽ nhận hồ sơ cùng phiếu giao nhận, kiểm tra số lượng chứng từ và các giấy tờ có liên quan do khách hàng đánh lên hồ sơ và trả lại khách hàng một liên. Đồng thời đơn vị lập một quyển sổ nhận chứng từ ở kho bạc để lại tại kho bạc, để khi ra nhận hồ sơ giao hôm trước, khách hàng ghi vào và nhận hồ sơ về. Việc phải có quyển sổ giao nhận hồ sơ là do một số khách hàng làm mất phiếu giao nhận hồ sơ và cũng tiện cho việc đối chiếu hồ sơ giao trả giữa kho bạc và khách hàng. Quyển sổ giao nhận này gồm các cột:
Ngày
tháng Loạichứng từ Số chứng từ Số tiền Bên giao Bên nhận
3.2.7 Truy cập và ghi nhớ văn bản chế độ của cán bộ cơng chức cịn hạn
chế:
Qua việc tham khảo quyển sơ đồ tư duy của Tony Buzan và quyển “Tôi tài giỏi, bạn cũng thế” của Adam Khoo. Chúng tơi có đề xuất giúp việc ghi nhớ và nắm bắt văn bản, chế độ của cán bộ công chức kho bạc ngày một tốt hơn. Đó là việc chúng tơi sử dụng sơ đồ tư duy trong việc tóm tắt văn bản,
dùng các hình ảnh để việc ghi nhớ được tốt hơn. Cụ thể của phương pháp sơ đồ tư duy như sau:
Chúng tôi sẽ gạch dưới những từ quan trọng trong tài liệu cần tóm tắt. Sau đó chúng tơi làm bốn bước như sau:
Bước 1: Vẽ chủ đề ở trung tâm (đặt nằm ngang) Quy tắc vẽ chủ đề:
1. Bạn cần phải vẽ chủ đề ở trung tâm để từ đó phát triển ra các ý khác. 2. Bạn có thể tự do sử dụng tất cả màu sắc mà bạn thích.
3. Bạn khơng nên đóng khung hoặc che chắn mất hình vẽ chủ đề vì chủ đề cần được làm nổi bật dễ nhớ.
4. Bạn có thể bổ sung từ ngữ vào hình ảnh chủ đề nếu chủ đề khơng rõ ràng
5. Một bí quyết vẽ chủ đề là chủ đề nên được vẽ to cỡ hai đồng xu “5000 đồng”
Bước 2: Vẽ thêm các tiêu đề phụ:
1. Tiêu đề phụ nên được viết bằng chữ in hoa nằm trên các nhánh dày để làm nổi bật
2. Tiêu đề phụ nên được vẽ gắn liền với trung tâm
Bước 3: Trong từng tiêu đề phụ, vẽ thêm các ý chính và các chi tiết hỗ trợ
1. Chỉ nên tận dụng các từ khóa và hình ảnh
2. Bất cứ lúc nào có thể, hãy dùng những biểu tượng, cách viết tắt để tiết kiệm không gian vẽ và thời gian. Mọi người ai cũng có cách viết tắt riêng cho những từ thông dụng. Bạn hãy phát huy và sáng tạo thêm nhiều cách viết tắt cho riêng bạn
3. Mỗi từ khóa / hình ảnh nên được vẽ trên một đoạn gấp khúc riêng trên nhánh. Trên mỗi khúc nên chỉ có tối đa một từ khóa. Việc này giúp cho nhiều từ khóa mới và những ý khác được nối thêm vào các từ khóa sẵn có một cách dễ dàng (bằng cách vẽ nối ra từ một khúc) Sơ đồ tư duy được phát triển theo hướng dọc từ trong ra ngồi. Nói cách khác, các ý tưởng được phân tán từ trung tâm. Theo cách này, các ý tưởng và từ khóa nằm bên trái của sơ đồ tư duy được viết và đọc từ phải sang trái.
Bước 4: Ở bước cuối cùng này, hãy để cho trí tưởng tượng của bạn bay bổng. Bạn có thể thêm nhiều hình ảnh nhằm giúp các ý quan trọng thêm nổi bật, cũng như giúp lưu chúng vào trí nhớ của bạn tốt hơn.
Sơ đồ tư duy về chế độ cơng tác phí theo thơng tư 97/2010/TT-BTC
được minh họa dưới đây. Phần gạch dưới các từ quan trọng ở phụ lục đính
Hình 4.1 Sơ đồ tư duy về chế độ cơng tác phí
Việc tóm tắt văn bản như trên cịn có lợi ích là khi cán bộ cơng chức mới tiếp nhận một cơng việc mới có thể nắm bắt nhanh các văn bản liên quan đến phần hành mà
thể phục vụ khách hàng tốt như cán bộ tiền nhiệm đồng thời có thời gian để có những sáng kiến giúp cải tiến trong cơng tác.
3.2.8 Kế tốn nhập máy các yếu tố trên chứng từ vào chương trình kế tốn sai: tốn sai:
Cán bộ cơng chức kho bạc đóng vai trị then chốt trong việc vận hành hệ thống kiểm soát nội bộ, đảm bảo hệ thống kiểm soát nội bộ hoạt động hiệu quả. Thay mặt Đảng, Nhà nước thực thi các chính sách đến các cá nhân và tổ chức có liên quan như trong quy trình thu ngân sách, đó là thực hiện việc thu thuế, phí lệ phí, nộp phạt…, chi ngân sách đó là chi trả cho các cơ quan nhà nước, đơn vị hành chính sự nghiệp, các cá nhân, tổ chức nhận các khoản chi trả có nguồn gốc từ ngân sách. Việc kiểm soát chứng từ chi thường xuyên của kho bạc qua khâu: cán bộ công chức phụ trách đơn vị, kế tốn trưởng hoặc phó phịng kế tốn, giám đốc hoặc phó giám đốc. Chính nhờ việc kiểm soát chặt chẽ này giúp cho việc sai sót trên các chứng từ ít hơn. Các lỗi qua thống kê chúng ta nhận thấy chỉ tập trung vào việc kế toán viên nhập máy sai các yếu tố trên chương trình. Biện pháp khắc phục lỗi sai do hạch toán nhầm tài khoản của đơn vị, tạm ứng sang thực chi và ngược lại: khi nhập máy kế tốn viên cần nhìn vào tài khoản của đơn vị để nhập máy và khi chấm liệt kê chứng từ hàng ngày nhìn phần hạch tốn. Qua đó phát hiện được việc hạch tốn sai sót. Đối với các lỗi sai cịn lại, để phát hiện ra kế tốn viên cần chấm lại chứng từ hàng ngày với liệt kê chứng từ từ chương trình KTKB trước khi kế tốn trưởng khóa sổ.
3.2.9 Chương trình kế tốn chưa hồn thiện:
Hiện tại một số báo cáo của chương trình khai thác báo cáo chưa cập nhật kịp thời so với các mẫu biểu của thông tư 130/TT-BTC. Điều này làm cán bộ công chức mất thời gian trong việc chỉnh sửa mẫu biểu trên excel. Để khắc phục tôi xin kiến nghị kho bạc nhà nước có những điều chỉnh sửa đổi chương trình để cán bộ công chức kho bạc được thuận lợi hơn trong cơng tác. Các mẫu báo cáo chương trình chưa kết xuất được của chương trình theo dõi cơng trái, trái phiếu; đối chiếu tháng, quý; chương trình theo dõi tồn quỹ trong thời gian chỉnh lý quyết toán, báo cáo quản trị cho Ban giám đốc tôi cũng xin kiến nghị các cán bộ tin học bổ sung vào phần mềm kế tốn để chương trình được hồn thiện hơn vì hiện tại các cán bộ cơng chức phụ trách công việc thuộc các phần hành này đều theo dõi trên excel và visual fox pro tuy khá thuận lợi nhưng các ứng dụng trên nên được tích hợp vào chương trình để dễ dàng hơn cho người sử dụng.
3.2.10 Tài liệu tham khảo về công tác chuyên mơn cịn hạn chế:
Chúng tôi xin kiến nghị đến Trường Bồi Dưỡng Cán Bộ Tài Chính nên soạn thảo chương trình giảng dạy và tài liệu tham khảo cho ngành sử dụng sơ đồ tài khoản và tóm tắt các văn bản có liên quan đến từng phần hành cơng việc của kho bạc dễ hiểu, logic theo phương pháp sơ đồ tư duy của Tony Buzan để cán bộ cơng chức trong ngành kho bạc có tài liệu tham khảo hữu ích, cập nhật
kịp thời mọi thay đổi chính sách của Đảng và Nhà nước giúp việc vận dụng vào thực tế nhanh chóng, hiệu quả.
Tóm tắt chương 3:
Chương 3 đưa ra các giải pháp nhằm hồn thiện hai bộ phận của hệ thống kiểm sốt nội bộ tại kho bạc nhà nước quận 10 TPHCM đó là đánh giá rủi ro, thơng tin và truyền thông. Về đánh giá rủi ro, kiến nghị kho bạc nhà nước ban hành văn bản nhận dạng, phân tích và có biện pháp khắc phục đối với rủi ro trong cơng tác kế tốn. Về thơng tin truyền thơng, đưa ra các biện pháp khắc phục lỗi sai số tiền bằng chữ, sai mục lục ngân sách, sai hồ sơ kèm theo chứng từ, chi sai chế độ, đưa dự toán đầu năm ra kho bạc trễ của khách hàng; khắc phục lỗi nhập máy các yếu tố trên chứng từ vào chương trình kế tốn của kế tốn viên, sửa đổi quy trình giao dịch một cửa, sử dụng phương pháp sơ đồ tư duy của Tony Buzan trong việc ghi nhớ và nắm bắt văn bản chế độ của cán bộ công chức, đề xuất sửa đổi hồn thiện chương trình kế tốn, có thêm tài liệu tham khảo cho cán bộ cơng chức trong q trình thực thi cơng vụ.
KẾT LUẬN
Hệ thống kiểm sốt nội bộ có vai trị rất lớn trong việc ngăn chặn, phát hiện và xử lý các sai sót cũng như gian lận trong quá trình hoạt động của các đơn vị Kho bạc nhà nước nói chung và Kho bạc nhà nước quận 10 TPHCM nói riêng. Nhận định được tầm quan trọng của vấn đề này Kho bạc nhà nước đã ban hành các văn bản quy định có tính chất hướng dẫn cho các Kho bạc nhà nước trực thuộc thực hiện trong việc đánh giá các rủi ro trong công tác kho quỹ và đầu tư. Trong quá trình thực hiện nhiệm vụ được giao cùng với việc phỏng vấn, quan sát công việc của các đồng nghiệp tôi làm đề tài này với mong muốn đóng góp một số ý kiến giúp hồn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại Kho bạc nhà nước quận 10 về hai bộ phận thuộc hệ thống kiểm sốt nội bộ
là đánh giá rủi ro và thơng tin và truyền thông. Về đánh giá rủi ro là đề xuất
kho bạc nhà nước ban hành văn bản nhận dạng và phân tích rủi ro trong cơng tác kế tốn. Đối với thơng tin và truyền thơng đó là nâng cao tính chủ động của khách hàng trong việc thực hiện công việc hàng ngày, khắc phục lỗi sai số tiền bằng chữ khi lập các chứng từ trên Word và Excel bằng cách sử dụng phần mềm, tham khảo các quyết định của Bộ Tài Chính về mục lục ngân sách, tiêu chuẩn xác định tài sản cố định để hạch toán mục lục ngân sách chính xác, tiếp cận một phương pháp tóm tắt tài liệu mới đó là Sơ đồ tư duy của Tony Buzan để thực hiện công việc thuận lợi hơn. Đối với cán bộ công chức phát hiện các lỗi sai trong cơng việc hàng ngày và có biện pháp khắc phục trong từng trường hợp cụ thể; sử dụng Sơ đồ tư duy để tóm tắt các văn bản pháp quy giúp ghi nhớ và giải quyết công việc được nhanh và hiệu quả hơn. Về kiến nghị cấp có thẩm quyền: có một số đề xuất với các cơ quan có liên quan về việc thực thi Luật ngân sách, đề nghị mẫu phiếu giao nhận hồ sơ do khách hàng lập, cập nhật mẫu biểu báo cáo trên chương trình kế tốn để đáp ứng các nhu cầu của người sử dụng, bổ sung thêm tài liệu tham khảo về chế độ cho cán bộ cơng chức trong ngành. Thêm vào đó cung cấp một tài liệu có tính chẩt tham khảo cho những ai muốn nghiên cứu về kho bạc.
Để hoàn thành đề tài tôi nhận được sự giúp đỡ và hướng dẫn nhiệt tình của thầy Trần Văn Thảo, Ban giám đốc và các đồng nghiệp tại Kho bạc nhà nước quận 10, các bạn học viên tại lớp cao học khố 18, sự động viên từ gia
đình, các kiến thức đã nhận được từ các thầy cô tại trường Đại học kinh tế
thành phố Hồ Chí Minh. Tơi xin chân thành gửi lời cảm ơn đến tất cả mọi người đã giúp tơi hồn thành đề tài này. Trong q trình thực hiện đề tài khơng thể tránh khỏi những thiếu sót, tơi mong muốn nhận được sự góp ý của q thầy cơ trong Hội đồng và các bạn quan tâm đến vấn đề này để đề tài này được hoàn thiện hơn.
TÀI LIỆU THAM KHẢO
• Trường đại học kinh tế - Bộ mơn Kiểm tốn (2003) - Chương 3 – Hệ thống kiểm soát nội bộ - Kiểm toán – Nhà xuất bản lao động xã hội.
• Adam Khoo (2010) - Chương 7 - Sơ đồ tư duy (Mind mapping) công cụ ghi chú tối ưu - Tôi tài giỏi, bạn cũng thế - Nhà xuất bản phụ nữ.
• Tony Buzan (2010) - Lập bản đồ tư duy - Nhà xuất bản lao động xã hội (2010).
• Bộ thủ tục hành chính của Kho bạc nhà nước cấp huyện
• Bộ tài chính – Quyết định 32/2008/QĐ-BTC ngày 29 tháng 5 năm 2008 – Về việc ban hành chế độ quản lý, tính hao mịn tài sản cố