CHƯƠNG 1 : CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KẾ TOÁN TRÁCH NHIỆM
3.2 Giải pháp hoàn thiện kế tốn trách nhiệm tại Cơng ty
3.2.3 Giải pháp hoàn thiện hệ thống báo cáo của các trung tâm trách nhiệm tại công ty
công ty
Hệ thống báo cáo là kết quả cuối cùng của hệ thống kế tốn trách nhiệm, nó phản ánh tồn bộ thơng tin về kinh tế tài chính của từng bộ phận và của từng cơng ty.
Báo cáo của các bộ phận cần được thể hiện đơn giản hiệu quả và dễ hiểu. Khi thiết kế các báo cáo cần chú ý đến về mẫu biểu, nội dung, các chỉ tiêu cũng như cách thức bố trí sao cho vừa dễ hiểu vừa cung cấp đầy đủ các thông tin cần thiết. Báo cáo quản trị bộ phận là một báo cáo phản ánh chi tiết cụ thể tình hình sử dụng tài sản, nguồn vốn, doanh thu, chi phí và kết quả kinh doanh của từng trung tâm vào những thời điểm cụ thể. Do đó, khi xây dựng các báo cáo quản trị cần phải căn cứ vào mục tiêu doanh nghiệp và yêu cầu quản lý nhằm xác định loại thông tin và lượng thông tin mà nhà quản trị u cầu nhằm tránh tình trạng có q nhiều thơng tin chồng chéo và phức tạp gây khó khăn đối với sự chính xác và hợp lý của các quyết định quản trị.
3.2.3.1 Trung tâm chi phí
Đối với một doanh nghiệp sản xuất thì việc kiểm sốt chi phí sản xuất là vơ cùng quan trọng. Để kiểm sốt được chi phí sản xuất thì nhà quản trị phân tích được các nhân tố biến động ảnh hưởng đến chi phí sản xuất. Từ đó giúp nhà quản trị tìm ra
ngun nhân chính xác và được ra các giải pháp kịp thời nhằm kiểm sốt chi phí để tăng khả năng cạnh tranh cho doanh nghiệp đồng thời tăng hiệu quả sản xuất kinh doanh. Sau đây là mẫu báo cáo trách nhiệm của trung tâm chi phí cần lập:
Bảng 3.5: Báo cáo trách nhiệm của các trung tâm chi phí khối sản xuất Báo cáo trách nhiệm Báo cáo trách nhiệm
của khối sản xuất
Tháng hiện hành Tính luỹ kế
từ đầu năm đến nay Thực tế Kế hoạch Chênh lệch Thực tế Kế hoạch Chênh lệch Chi phí có thể kiểm sốt - Chi phí vật liệu trực tiếp
- Chi phí nhân cơng trực tiếp - Biến phí sản xuất chung + Cơng cụ + Lương bảo trì - Định phí sản xuất chung + Chi phí hành chính + Chi phí khác Tồng cộng
Báo cáo trách nhiệm khối sản xuất cung cấp thơng tin về chi phí thực hiện, dự tốn và chênh lệch giữa chi phí thực hiện và dự tốn cho từng dây chuyền đến các phân xưởng sản xuất.
Bảng 3.6: Báo cáo trách nhiệm của trung tâm chi phí thuộc khối kinh doanh: Báo cáo trách nhiệm Báo cáo trách nhiệm
của khối kinh doanh
Tháng hiện hành Tính luỹ kế
từ đầu năm đến nay Thực tế Kế hoạch Chênh lệch Thực tế Kế hoạch Chênh lệch
- Chi phí nhân viên
- Chi phí quảng cáo, tiếp thị
- Chi phí hoa hồng
- Chi phí khấu hao TSCĐ - Chi phí bảo hành - Chi phí dịch vụ mua ngồi - Chi phí khác bằng tiền Tồng cộng
Báo cáo trách nhiệm của trung tâm chi phí thuộc khối kinh doanh thể hiện chi phí bán hàng thực tế, dự toán và chênh lệch giữa chi phí thực tế so với dự tốn tại cơng ty.
Bảng 3.7: Báo cáo trách nhiệm của trung tâm chi phí thuộc khối quản lý kinh doanh:
Báo cáo trách nhiệm của khối quản lý kinh
doanh
Tháng hiện hành Tính luỹ kế
từ đầu năm đến nay Thực tế Kế hoạch Chênh lệch Thực tế Kế hoạch Chênh lệch
- Chi phí nhân viên quản lý
- Chi phí vật dụng - Chi phí KH TSCĐ - Chi phí dự phịng - Phí, lệ phí - Chi phí khác bằng tiền Tổng cộng
Báo cáo trách nhiệm của trung tâm chi phí thuộc khối quản lý thể hiện chi phí phát sinh thực tế, dự tốn ở các bộ phận như kế tốn, hành chính nhân và chênh lệch giữa chi phí thực tế so với dự tốn tại cơng ty.
3.2.3.2 Trung tâm doanh thu
Báo cáo trách nhiệm và kết quả hoạt động của trung tâm doanh thu căn cứ vào việc đánh giá doanh thu thực tế so với dự toán ban đầu. Đồng thời phân tích những nhân tố ảnh hưởng như giá bán, sản lượng tiêu thụ, cơ cấu sản phẩm tiêu thụ đến sự biến động của doanh thu mà báo cáo trách nhiệm được lập và phân thành các cấp độ cho phù hợp với yêu cầu quản lý của nhà quản trị.
Bảng 3.8: Báo cáo trách nhiệm của trung tâm doanh thu
DT có thể kiểm
soát được
Thực tế Chênh lệch dự toán linh hoạt Dự toán linh hoạt Chênh lệch khối lượng tiêu thụ Dự toán tĩnh SL SP tiêu thụ Đơn giá bán Doanh thu SL SP tiêu thụ Đơn giá bán Doanh thu SL SP tiêu thụ Đơn giá bán Doanh thu SL SP tiêu thụ Đơn giá bán Doanh thu SL SP tiêu thụ Đơn giá bán Doanh thu SP A x x x x x x x x x x x x x x x SP B x x x x x x x x x x x x x x x Tổng cộng xxx xxx xxx xxx xxx
Thành quả quản lý của các trung tâm doanh thu thường được đánh giá bằng việc so sánh doanh thu có thể kiểm sốt giữa thực tế so với dự toán và phân tích các chênh lệch phát sinh.
3.2.3.3 Trung tâm lợi nhuận
Ngồi các báo cáo chỉ có các chỉ tiêu để so sánh giữa số kế hoạch và số thực hiện, mức độ và tỷ lệ hoàn thành của doanh thu, chi phí, lợi nhuận thì trung tâm lợi nhuận cần phải thiết kế một hệ thống các báo cáo trong đó thể hiện được mối quan hệ giữa doanh thu – chi phí – lợi nhuận, đồng thời so sánh được các chỉ tiêu đó giữa các kỳ tháng/quí/năm hay so sánh được giữa các bộ phận với nhau. Trung tâm lợi nhuận cần có trách nhiệm đánh giá tổng thể kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của từng bộ phận cũng như tồn cơng ty. Các báo cáo thiết lập cần phải đưa vào những chỉ tiêu có thể so sánh được, từ đó mới xác định nguyên nhân và biện pháp khắc phục kịp thời.
Với quy mô sản xuất tương đối lớn bao gồm rất nhiều loại sản phẩm khác nhau, và do việc triển khai thực hiện sản xuất các loại sản phẩm không tập trung tại một khu vực, mỗi nhà máy sản xuất hoạt động ở mỗi nơi riêng biệt do đó cơng ty cần xây dựng thêm báo cáo thành quả của trung tâm lợi nhuận đáp ứng được yêu cầu trích lọc được tất cả các thơng tin cần thiết, từ chi tiết sản phẩm đến tổng hợp nhóm, kết cấu sản phẩm giống nhau theo dạng số dư đảm phí để phục vụ cho nhu cầu phân tích của kế tốn trách nhiệm. Cần tiến hành so sánh giữa lợi nhuận thực tế với lợi nhuận dự toán, đồng thời kết hợp với kết quả phân tích của các trung tâm doanh thu, chi phí để từ đó có thể đánh giá được chỉ tiêu lợi nhuận trong mối quan hệ với doanh thu và chi phí
Bảng 3.9: Báo cáo trách nhiệm của trung tâm lợi nhuận của tồn cơng ty
STT Chỉ tiêu phẩm A Sản Sản phẩm
B ……. Cộng tồn
cơng ty
1 Doanh thu thuần
2 Biến phí
- NVL trực tiếp - NC trực tiếp - CP năng lượng - Hoa hồng bán hàng - … (chi phí theo yếu tố)
3 Số dư đảm phí (3=1-2) 4 Định phí
STT Chỉ tiêu phẩm A Sản Sản phẩm B ……. Cộng tồn cơng ty - KH TSCĐ sản xuất - KHTSCĐ Bán hàng - KHTSCĐ QLDN - Định phí QLDN 5 LN thuần (5=3-4)
Báo cáo trách nhiệm của trung tâm lợi nhận chi phí được tập hợp theo từng nhóm yếu tố, phân biệt được định phí, biến phí để thấy được yếu tố nào chiếm tỷ trọng lớn, yếu tố nào thường biến động để có biện pháp quản lý một cách hiệu quả, kịp thời.
Bộ phận kế toán quản trị cần kết hợp sử dụng bảng điểm cân bằng (Balanced Scorecard) như một công cụ trong hệ thống quản lý (không chỉ là hệ thống đo lường) và đánh giá hiệu quả với các biện pháp tài chính và phi tài chính cho hoạt động của mỗi trung tâm trách nhiệm, đặc biệt là đối với các trung tâm lợi nhuận. Bảng điểm cân bằng này được lập cho kế hoạch chiến lược dài hạn và được tiến hành đồng thời với quá trình lập kế hoạch ngân sách hàng năm. Bên cạnh đó, vào mỗi tháng và mỗi quý, những đánh giá của bộ phận kế tốn quản trị khơng chỉ tập trung vào hiệu quả dưới giác độ các mục tiêu tài chính mà cịn nên tập trung vào việc đánh giá những mục tiêu như sự hài lòng của khách hàng, khả năng của nội tại, tiến trình cải thiện kinh doanh, sự đổi mới và nhận thức thay đổi người lao động có đạt được hay khơng. Những nhận định đó sẽ đánh giá xem bộ phận kinh doanh có hoạt động theo đúng đường hướng đã đề ra trong chiến lược dài hạn không và đồng thời có những phân tích kịp thời theo tình hình thực tế của của bộ phận.
Báo cáo hàng tháng của bộ phận sẽ hoàn thiện hơn nữa khi được sử dụng kết hợp với các báo cáo khác như báo cáo về thị trường, đối thủ cạnh tranh, công nghệ sản xuất... để có cái nhìn tồn diện hơn về các yếu tố đang tác động đến hoạt động của doanh nghiệp.
3.2.3.4 Trung tâm đầu tư
đánh giá trách nhiệm quản lý của BGĐ cần phải có báo cáo đưa ra các chỉ tiêu đo lường thành quả quản lý của tổng thể tồn cơng ty. Về cơ bản có thể thiết lập báo cáo thành quả của trung tâm đầu tư tương tự như báo cáo kết quả hoạt động của trung tâm lợi nhuận. Tuy nhiên, dưới góc độ của nhà quản trị tại trung tâm đầu tư cần phải có các chỉ tiêu đánh giá được hiệu quả của việc sử dụng vốn đầu tư chứ không đơn thuần là kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh. Do đó, bố cục của báo cáo tại trung tâm đầu tư khơng có các thơng tin chi tiết mà chỉ cần thể hiện thông tin tổng hợp các khoản biến phí, định phí, số dư đảm phí và các chỉ tiêu ROI, RI, EVA, các tỷ suất chi phí và tỷ suất lợi nhuận - Đây là các chỉ tiêu nói lên hiệu quả sử dụng vốn của nhà quản trị công ty.
Bảng 3.10: Báo cáo trách nhiệm của trung tâm đầu tư
Chỉ tiêu Thực
hiện Kế hoạch
Chênh lệch
1. Doanh thu thuần 2. Biến phí
3. Số dư đảm phí [(1) – (2)] 4. Định phí
5. Lợi nhuận trước thuế [(3) – (4)] 6. Vốn đầu tư
7. Tỷ lệ hoàn vốn đầu tư (ROI) [(5)/(6)] 8. Chi phí sử dụng vốn [(lãi suất) x (6)] 9. Thu nhập thặng dư (RI) [(5) – (8)]
Đối với những dự án đầu tư riêng biệt, theo dõi và hạch toán riêng được doanh thu, chi phí, lợi nhuận cũng như vốn đầu tư của dự án đó thì việc sử dụng các chỉ tiêu ROI, RI, EVA để đánh giá hiệu quả đầu tư mới thực sự chính xác. Mẫu báo cáo cho các dự án loại này có thể lập như sau:
Bảng 3.11: Báo cáo phân tích hiệu quả đầu tư theo dự án STT Chỉ tiêu Dự án A Dự án B Dự án C Tổng cộng STT Chỉ tiêu Dự án A Dự án B Dự án C Tổng cộng 1 Tài sản hoạt động bình quân 2 Nợ ngắn hạn bình qn khơng trả lãi
3 Doanh thu thuần
4 Lợi nhuận trước lãi vay và thuế
5 Thuế TNDN
6 Lợi nhuận sau thuế 7 Vốn đầu tư bình quân 8 Tỷ lệ hoàn vốn đầu tư
(ROI)
9 Tỷ lệ hoàn vốn mong muốn
10 Thu nhập giữ lại (RI) 11 Giá trị kinh tế tăng thêm
(EVA)
Thông thường, các công ty đầu tư bổ sung các loại tài sản cố định để phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh thường xuyên của doanh nghiệp là chủ yếu. Để theo dõi và hạch toán riêng được doanh thu, chi phí do vốn đầu tư bổ sung mang lại là thực sự khó khăn, nhưng khơng phải khơng tính tốn được một cách tương đối nếu đơn vị có sự theo dõi, hạch toán chi tiết và đưa ra được các tiêu thức phân bổ phù hợp. Trên cơ sở đó, cơng ty cũng có thể xây dựng được các báo cáo phân tích hiệu quả sử dụng vốn đầu tư.