5. Kết cấu của đề tài
2.2 Giới thiệu mơ hình hoạt động TTQT tại NH TMCP Á Châu
2.2.4.1 Những thành công
Rút ngắn thời gian xử lý hồ sơ : Trong mơ hình cũ, một nhân viên tại kênh phân phối phải một lúc vừa tiếp nhận và xử lý hồ sơ của từng khách hàng với từng nghiệp vụ khác nhau. Xử lý hồ này xong mới tới hồ sơ khác. Thì với mơ hình mới, dù kênh phân phối có đẩy một lượng lớn hồ sơ với nhiều nghiệp vụ khác nhau thì TTTT vẫn có thể xử lý cùng một lúc. Do đó rút ngắn thời gian xử lý hồ sơ trong tồn hệ thống. Đó là nhờ chương trình Workflow, một chương trình hoạt động dựa trên cơ chế tự động. Các hồ sơ được luân chuyển tuần tự từ kênh phân phối về TTTT. Nhân viên TTTT sẽ tiếp nhận hồ sơ luân phiên, khi giải quyết xong hồ sơ này sẽ đăng ký nhận hồ so tiếp theo. Và như vậy cho đến khi hết lượng hồ sơ chuyển về TTTT. Vào những giờ cao điểm, các trưởng bộ phận sẽ hỗ trợ phân công, điều phối hồ sơ sao cho phù hợp, đồng thời ưu tiên xử lý cho những hồ sơ gấp theo yêu cầu của kênh phân phối.
Quản lý tập trung và thống nhất : hiện nay ACB có rất nhiều chi nhánh và
phòng giao dịch thực hiện nghiệp vụ TTQT. Khách hàng có thể lợi dụng sự chênh lệch thơng tin giữa các đơn vị mà thực hiện các yêu cầu chuyển tiền không hợp lệ. Nhưng với hệ thống TCBC và Workflow, các đơn vị trong kênh phân phối có thể truy xuất tức thì các giao dịch của khách hàng trong cả hệ thống. Nhờ đó hạn chế được rủi ro phát sinh.
Tính nhất quán trong cả hệ thống : TTTT là nơi tập trung xử lý hồ sơ của cả
hệ thống. Do đnó, cách xử lý và giải quyết các tình huống TTQT đều nhất quán và tối ưu nhất. Điều này quan trọng trong việc xây dựng hình ảnh một ACB chuyên nghiệp trong mắt khách hàng cũng như các ngân hàng trên thế giới.
Đối với nghiệp vụ chuyển tiền
Quy trình xử lý hồ sơ chuyển tiền hiện nay không thay đổi nhiều so với
trước đây. Kênh phân phối giữ vai trị chính trong tồn bộ khâu xử lý hồ sơ chuyển tiền nên rút ngắn thời gian xử lý hồ sơ và có ngay bản thảo điện MT103 cho khách hàng. Việc chuyển hồ sơ về TTTT xử lý toàn bộ sẽ lâu hơn và dẫn đến tăng chi phí, nghẽn đường truyền vì hồ sơ chuyển tiền thường gồm nhiều trang
Giảm thiểu rủi ro thanh toán vì được TTTT kiểm tra điện so với giấy đề
nghị của khách hàng trước khi chuyển ra nước ngoài
Tiết kiệm chi phí xử lý điện do TTTT lựa chọn ngân hàng đại lý có mức
phí ưu đãi dành cho ACB
Do TTTT chỉ tập trung vào việc xử lý điện nên rút ngắn thời gian kiểm
tra hồ sơ và tăng tốc độ cũng như số lượng điện chuyển ra nước ngoài
Tất cả điện đều được TTTT kiểm duyệt, chỉnh sửa nên nội dung và cách
truyền đạt thông tin trong các bức điện đều thống nhất.
Hồ sơ chuyển tiền và điện được lưu trữ tập trung trong hệ thống nội bộ
của Ngân hàng tạo điều kiện thuận lợi cho việc truy cập và quản lý thông tin, giúp cung cấp đầy đủ kịp thời cho các bên liên quan.
Khi khách hàng có nhu cầu tư vấn về tình huống chuyển tiền mới (nằm
ngồi quy trình của ACB) hoặc tình huống kênh phân phối chưa từng phát sinh, kênh phân phối có thể gửi phiếu yêu cầu Bộ phận tư vấn hỗ trợ hướng dẫn các thủ tục cần thiết nhằm đáp ứng ngay nhu cầu chuyển tiền của khách hàng
Đối với nghiệp vụ LC, Nhờ thu, CAD
Nhân viên tại TTTT được phân chia theo từng bộ phận cụ thể, mỗi bộ phận đảm nhiệm vai trò khác nhau như bộ phận mở LC và thanh toán, bộ phận kiểm tra chứng từ….Nhân viên của mỗi bộ phận đều được trang bị đầy đủ các kiến thức, nghiệp vụ đúng với lĩnh vực chuyên môn, đồng thời mỗi giao dịch đều qua cấp kiểm sốt. Vì vậy giảm thiểu rất nhiều rủi ro
cho cả Ngân hàng lẫn khách hàng
Vì được chun mơn hóa nên tốc độ xử lý nhanh và ít sai sót
Giảm bớt áp lực xử lý hồ sơ cho kênh phân phối vì nghiệp vụ LC, nhờ
thu, CAD đòi hỏi nhiều thời gian kiểm tra và soạn thảo lệnh, ngồi ra cũng địi hỏi nhân viên am hiểu sâu các quy định, chuẩn mực quốc tế. Do đó đối với các chi nhánh/phịng giao dịch mà nhân viên TTQT phải kiêm nhiệm các chức danh khác thì khơng thể giải quyết hồ sơ LC, nhờ thu, CAD cho khách hàng một cách trọn vẹn mà khơng xảy ra sai sót.
Khi khách hàng có nhu cầu tư vấn về tình huống LC mới mà kênh phân
phối chưa từng phát sinh, kênh phân phối có thể gửi phiếu yêu cầu Bộ phận tư vấn hỗ trợ hướng dẫn các thủ tục cần thiết nhằm đáp ứng ngay nhu cầu của khách hàng