2.1 MỘT SỐ VẤN ĐỀ CHUNG VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐOÀN
2.1.2.3 Tổ chức bộ máy kế toán
a. Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán
Để phù hợp với quy mô và đặc điểm kinh doanh, cơng ty cổ phần Tập Đồn
Vi Na đang thực hiện hình thức tổ chức bộ máy kế tốn tập trung. Tồn bộ cơng tác kế tốn được tiến hành bởi bộ phận kế toán tại trụ sở chính ở thành phố Hồ Chí Minh. Các chi nhánh Hà Nội và Đà Nẵng không tổ chức bộ máy kế tốn riêng mà chỉ bố trí các nhân viên kế toán làm nhiệm vụ thu nhận, kiểm tra chứng từ, ghi chép sổ sách, hạch toán nghiệp vụ phục vụ thanh toán của từng chi nhánh, lập báo cáo nghiệp vụ thu chi và chuyển chứng từ cùng báo cáo về bộ phận kế toán tại văn phịng Hồ Chí Minh để xử lý và tiến hành cơng tác kế tốn.
Bộ máy kế tốn của cơng ty cổ phần Tập Đoàn Vi Na được thể hiện qua sơ đồ sau:
b. Tổ chức bộ máy kế tốn
Cơ cấu của bộ phận kế tốn tài chính như sau:
- Giám đốc tài chính (CFO): có trách nhiệm cố vấn cho Ban Giám đốc về các
quyết định tài chính; quản lý tài chính của tồn cơng ty như nghiên cứu, phân tích và xử lý các mối quan hệ tài chính trong doanh nghiệp; xây dựng các kế hoạch tài chính và đảm bảo việc thực hiện chiến lược tài chính được đặt ra; khai thác và sử dụng có hiệu quả các nguồn vốn, cảnh báo các nguy cơ đối với doanh nghiệp thông qua phân tích tài chính và đưa ra những dự báo đáng tin cậy trong tương lai.
- Quản lý tài chính (Finance Controler) là trợ lý cho Giám đốc tài chính trong
việc kiểm sốt hoạt động tài chính, quản lý hệ thống các báo cáo kế toán và tài
chính của Cơng ty, đảm bảo các báo cáo được thực hiện chính xác và đúng thời hạn; kiểm sốt vịng luân chuyển tiền tệ của công ty; Quản lý quy trình lập ngân sách hàng năm, kiểm sốt ngân sách và chịu trách nhiệm chính đối với báo cáo phân tích sự thay đổi ngân sách.
- Kế tốn trưởng là người đứng đầu bộ phận kế tốn tài chính chịu trách nhiệm trong việc tiến hành các thủ tục, thanh quyết toán các loại thuế với cơ quan thuế; lập và nộp các báo cáo tài chính đúng và kịp thời cho các cơ quan thẩm quyền theo
đúng chế độ quy định của Nhà nước và cho Ban Giám đốc hàng tháng. Ngồi ra, kế
tốn trưởng chịu trách nhiệm trực tiếp trong việc tổ chức điều hành tồn bộ cơng tác hạch tốn kế tốn trong doanh nghiệp..
- Kế tốn phụ trách hoạt động trị chơi trực tuyến: Kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ của tất cả các loại chứng từ liên quan đến các bộ phận trị chơi trực tuyến, hồn chỉnh thủ tục kế tốn trước khi trình kế tốn trưởng và các cấp quản lý tài chính cao hơn phê duyệt; Xác định các tài khoản hạch toán tương ứng với các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trên; Định kỳ hàng tháng, phổ biến, hướng dẫn các bộ phận hoạt động trò chơi trực tuyến thực hiện thủ tục tạm ứng, hoàn ứng và các thủ tục tài chính
khác theo quy định mới của Bộ tài chính, quy chế quản lý tài chính và quy chế chi tiêu nội bộ của Cơng ty.
- Kế tốn phụ trách hoạt động mạng điện tử: tương tự chức năng và nhiệm vụ của kế toán phụ trách hoạt động trò chơi trực tuyến nhưng phụ trách về mảng hoạt động mạng điện tử.
- Kế toán tổng hợp có nhiệm vụ kiểm tra việc lập bảng kê hóa đơn giá trị gia tăng đầu ra, đầu vào từ hai phân hệ kế toán phải thu và kế toán phải trả, kiểm tra các
định khoản các nghiệp vụ phát sinh từ các phần hành kế toán khác. Cuối tháng, kế
toán tổng hợp kiểm tra sự cân đối giữa số liệu kế toán chi tiết và tổng hợp, kiểm tra số dư cuối kỳ có hợp lý và khớp đúng với các báo cáo chi tiết và giải trình và lập phiếu kế tốn hạch tốn các bút tốn điều chỉnh do sai sót .
- Kế tốn thanh toán phụ trách việc tổ chức theo dõi, ghi chép chi tiết, tổng hợp và báo cáo về tình hình thu, chi tiền mặt, tiền gởi ngân hàng, cơng nợ,… đảm
bảo thanh tốn kịp thời, chính xác phục vụ các hoạt động kinh tế của Công ty.
- Kế toán phải thu phụ trách việc tổ chức theo dõi, ghi chép chi tiết, tổng hợp và báo cáo về tình hình từng khoản nợ phải thu theo từng đối tượng và thường
xuyên tiến hành đối chiếu, kiểm tra, đơn đốc việc thanh tốn được kịp thời; đặc biệt là đối với các đối tượng có quan hệ giao dịch, mua bán thường xuyên như các đại lý thẻ cào, các đối tác thuê quảng cáo trên các trang mạng điện tử như
Mobifone,Vinaphone,Viettel,…và các đối tác có số dư phải thu lớn.
- Kế tốn tài sản cố định đảm nhiệm việc tổ chức ghi chép, phản ánh và tổng hợp số liệu về số lượng, hiện trạng, giá trị tài sản cố định hiện có; tình hình tăng giảm tài sản cố định, kiểm tra việc bảo quản, bảo dưỡng và sử dụng tài sản cố định.
Cơ cấu của bộ phận kế toán quản trị:
Kế toán quản trị gồm 5 nhân viên, đứng đầu là trưởng bộ phận kế toán quản
trị và 4 nhân viên với các nhiệm vụ sau:
- Trưởng bộ phận kế toán quản trị chịu trách nhiệm chính về hoạt động của
nhóm kế tốn quản trị, xây dựng được hệ thống báo cáo quản trị trợ giúp việc ra
quyết định của Ban Giám đốc, tham gia lập ngân sách và lên kế hoạch tài chính cho doanh nghiệp và cung cấp các thơng tin kịp thời theo yêu cầu của Ban giám đốc.
- 4 nhân viên bộ phận kế toán quản trị phụ trách các nhiệm vụ: phân bổ doanh thu, giá vốn hàng bán, chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp vào từng bộ phận, từng sản phẩm theo các nguyên tắc phân bổ của công ty trên hệ thống ERP Oracle; lập báo cáo quản trị tồn cơng ty theo bộ phận và báo cáo quản trị tồn cơng ty theo sản phẩm; lập báo cáo quản trị từng bộ phận và phân tích biến động doanh thu và chi phí so với ngân sách của các bộ phận hoạt động về trò chơi trực tuyến, về mạng điện tử và các bộ phận phục vụ.
2.2 HỆ THỐNG KẾ TỐN TRÁCH NHIỆM TẠI CƠNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐOÀN VI NA