tại cơng ty cổ phần Tập Đồn Vi Na
2.2.3.1 Dự toán ngân sách
Dự toán ngân sách là một cơng cụ kiểm sốt hữu hiệu đối với các nhà quản lý của cơng ty cổ phần Tập Đồn Vi Na. Để có thể thực hiện một ngân sách, hàng năm các nhà quản trị của Công ty đề ra mục tiêu cho tồn cơng ty và mục tiêu cụ thể cho từng trung tâm trách nhiệm.
Hàng năm vào khoảng đầu tháng 12, nhóm kế tốn quản trị là bộ phận chịu
trách nhiệm chuẩn bị mẫu biểu và thông tin cần thiết phục vụ lập dự toán ngân sách năm sau cho từng bộ phận trong công ty. Các trưởng bộ phận là những người chịu trách nhiệm trực tiếp thực hiện dự toán ngân sách cho bộ phận mình trên cơ sở mục tiêu được giao bởi Ban Giám đốc. Các nội dung cụ thể cần được dự toán như: chi tiết từng loại chi phí phát sinh, kế hoạch doanh thu, dự tốn về lợi nhuận và số lượng nhân sự cần tuyển dụng trong năm tới cho bộ phận của mình. Riêng đối với các chi phí liên quan đến nhân sự và các phúc lợi cho nhân viên sẽ do trưởng bộ phận nhân sự chịu trách nhiệm tính tốn về ngân sách. Ngân sách tổng hợp được
tính dựa trên số liệu từ tất cả các bộ phận và trở thành kế hoạch tài chính tổng thể chung cho tồn cơng ty. Sau khi các số liệu dự tốn ngân sách hồn tất, bộ phận chuyên trách dự toán ngân sách sẽ báo cáo cho Ban Giám đốc xem xét tính hợp lý của dự tốn ngân sách tồn cơng ty trong cuộc họp về dự toán ngân sách với sự
tham gia đầy đủ của các trưởng bộ phận tồn cơng ty. Việc xét duyệt này giúp cho Ban Giám đốc hạn chế việc lập dự toán ngân sách thiếu tính khả thi và khơng phản
ảnh năng lực thực tế của doanh nghiệp. Đối với những khoản mục khơng được phê
chuẩn, nhóm làm ngân sách sẽ phải điều chỉnh cho đến khi được Ban Giám đốc đồng ý. Sau khi bản thảo dự toán ngân sách được duyệt nó sẽ trở thành dự tốn
ngân sách chính thức của tồn cơng ty và theo đó mà tổ chức thực hiện. Ngân sách tổng hợp bao gồm bảng dự toán kết quả kinh doanh của tồn cơng ty và từng trung tâm lợi nhuận; dự tốn chi phí trong năm của tồn cơng ty và các trung tâm chi phí; dự tốn ngân sách về đầu tư như các dự án, máy chủ, phầm mềm,…; kế hoạch về
nhân sự (số lượng nhân viên và chi phí nhân sự) của tồn cơng ty và các trung tâm và bảng dự báo cân đối kế tốn tồn cơng ty.
Trong quá trình hoạt động, bộ phận kiểm sốt ngân sách ln theo dõi và phân tích thường xuyên các chênh lệch giữa dự toán với thực tế và kiểm tra những yếu tố bất thường chưa được dự toán để điều chỉnh ngân sách cho các kỳ tiếp theo cũng như rút kinh nghiệm cho việc dự toán ngân sách năm sau. Đồng thời, hàng tháng, căn cứ vào báo cáo bộ phận của kế toán quản trị cho phép các trưởng bộ phận có một cái nhìn cụ thể về tình hình thực tế thực hiện của bộ phận mình so với dự tốn ngân sách đã được duyệt.
2.2.3.2 Phân bổ chi phí
Cơng ty cổ phần Tập Đồn Vi Na có hai loại bộ phận: bộ phận hoạt động và bộ phận phục vụ. Bộ phận hoạt động là bộ phận trực tiếp kinh doanh các sản phẩm dịch vụ đầu ra của cơng ty, cụ thể là trị chơi trực tuyến và kinh doanh trang mạng
điện tử. Bộ phận phục vụ là bộ phận thực hiện các hoạt động hỗ trợ cho các bộ phận
hoạt động và các bộ phận phục vụ khác, ví dụ: bộ phận tin học văn phịng, bộ phận kế tốn – tài chính, bộ phận nhân sự - pháp chế, ….
Thơng tin về chi phí trên hệ thống sổ sách kế tốn tài chính được sử dụng để
phân bổ chi phí nguồn lực sử dụng thực tế trong kỳ đến các bộ phận và sau đó phân bổ chi phí ở các bộ phận đến các sản phẩm. Hệ thống thơng tin từ bộ phận kế tốn tài chính được xây dựng vừa phục vụ cho việc lập báo cáo tài chính vừa hỗ trợ cung
cấp các thơng tin cần thiết cho quy trình phân bổ chi phí tồn cơng ty của bộ phận kế toán quản trị. Điều này có nghĩa là trong q trình tập hợp chi phí, chi phí liên quan trực tiếp và rõ ràng đến đối tượng chịu chi phí nào thì sẽ được tính trực tiếp
cho bộ phận đó.
Quy trình tập hợp và phân bổ chi phí tại cơng ty VNG được thực hiện theo hệ thống chi phí truyền thống. Hệ thống phân bổ chi phí này tại cơng ty được thực hiện qua các giai đoạn sau:
Giai đoạn 1: Tập hợp chi phí phát sinh vào các bộ phận trong Công ty
Trong giai đoạn này, chi phí trực tiếp phát sinh ở bộ phận nào được tập hợp cho các bộ phận đó. Bên cạnh đó, đối với những khoản chi phí phát sinh mà xác định được thuộc về sản phẩm nào ngay từ đầu thì khoản chi phí ấy sẽ được ghi nhận
trực tiếp vào sản phẩm đó mà khơng cần phải phân bổ.
Giai đoạn 2: Phân bổ chi phí bộ phận phục vụ đến các bộ phận hoạt động.
Các bộ phận hoạt động tại công ty cổ phần Tập Đoàn Vi Na như sau:
- Đối với hoạt động kinh doanh trò chơi trực tuyến bao gồm: PG1, PG2, PG3, PG4, GSS và Quản lý sản phẩm Cyber Station Manager (CSM).
- Đối với hoạt động kinh doanh mạng điện tử là các bộ phận: WEC,
WCOM,WMED, WNEW, WUGC và WCMM.
Thông qua tiêu thức phân bổ khác nhau, chi phí của các bộ phận phục vụ được phân bổ về các bộ phận hoạt động. Chi phí bộ phận phục vụ chỉ được phân bổ cho các bộ phận hoạt động và khơng có sự phân bổ chi phí giữa các bộ phận phục vụ.
Chi tiết của quy trình phân bổ các chi phí của các bộ phận phục vụ về các bộ phận hoạt động này như sau:
- Đối với các bộ phận phục vụ không trực tiếp hỗ trợ bộ phận hoạt động như
bộ phận tin học văn phòng, bộ phận kế tốn – tài chính, bộ phận nhân sự - pháp chế, … chi phí sẽ được tập hợp theo từng bộ phận phục vụ và sau đó được phân bổ đến các bộ phận hoạt động. Tiêu thức phân bổ được sử dụng để phân bổ về cho hoạt động kinh doanh trò chơi trực tuyến như sau:
¾ Chi phí của các bộ phận quản lý về hệ thống như bộ phận tin học và bộ
phân kỹ thuật sẽ được phận bổ theo số lượng máy chủ.
¾ Ngồi bộ phận kỹ thuật, các chi phí cịn lại sẽ phân bổ theo nguyên tắc:
50% theo tỉ lệ doanh thu sản phẩm trò chơi trực tuyến và 50% theo số lượng nhân sự của các bộ phận của các nhóm sản phẩm.
- Đối với các bộ phận phục vụ trực tiếp bộ phận hoạt động trò chơi trực tuyến như các bộ phận: Phát triển phần mềm; Thiết kế quản trị trang mạng điện tử; Kỹ thuật cho trò chơi trực tuyến; Phát triển trò chơi trực tuyến – miền Bắc; Điều hành trị chơi trực tuyến; Quản lý cơng tác đối ngoại thị trường và kỹ thuật cho trò chơi trực tuyến, tùy theo từng bộ phận mà chi phí phát sinh được phân bổ theo các tiêu thức khác nhau. Cụ thể:
¾ Chi phí của bộ phận kỹ thuật trò chơi trực tuyến sẽ được phân bổ theo số
lượng máy chủ.
¾ Ngồi bộ phận kỹ thuật, các chi phí của các bộ phận cịn lại sẽ phân bổ theo
nguyên tắc: 50% theo tỉ lệ doanh thu sản phẩm trò chơi trực tuyến và 50% theo số lượng nhân sự của các bộ phận của các nhóm sản phẩm.
- Đối với các bộ phận phục vụ trực tiếp hỗ trợ bộ phận hoạt động kinh doanh trang mạng điện tử như bộ phận kỹ thuật cho mạng điện tử, bộ phận quảng cáo cho mạng điện tử, chi phí sẽ được phân bổ theo số lượng nhân sự của từng bộ phận quản lý sản phẩm.
Giai đoạn 3: Chi phí bộ phận hoạt động sẽ phân bổ về các sản phẩm.
Trong giai đoạn ba, chi phí được tính cho các sản phẩm bằng việc sử dụng tiêu thức phân bổ. Các nguyên tắc phân bổ chi phí giai đoạn này được thực hiện như sau:
- Đối với các sản phẩm trị chơi trực tuyến: Chi phí được phân bổ theo doanh thu từng sản phẩm trong tháng.
- Đối với mạng điện tử, do các sản phẩm mạng điện tử có tính hỗ trợ cao và
khó tách biệt từng chức năng riêng nên chi phí các sản phẩm mạng điện tử được
các sản phẩm trò chơi trực tuyến. Tức là chi phí của bộ phận hoạt động mạng điện tử cũng chính là chi phí của nhóm sản phẩm này.
2.2.3.3 Phân tích biến động chi phí
Vào ngày làm việc thứ 15 hàng tháng, nhóm kế tốn quản trị của cơng ty có trách nhiệm hồn thành báo cáo kết quả thực tế tình hình kinh doanh và tình hình sử dụng ngân sách trong tháng trước cho Trưởng các bộ phận của tồn cơng ty. Báo cáo này được thực hiện chi tiết theo từng bộ phận, tổng hợp đến từng hoạt động
kinh doanh (trò chơi trực tuyến và mạng điện tử) và tổng hợp tồn cơng ty. Chức
năng của các báo cáo này là cung cấp các thơng tin về:
• Biến động giữa kết quả thực tế thực hiện với dự toán ngân sách về các
khoản mục chi phí sản xuất, chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp. Cả hai hình thức so sánh tương đối và tuyệt đối được sử dụng để phục vụ cho việc phân tích biến động chi phí này. Biến động dự toán là biến động chủ yếu được áp dụng để
đánh giá tình hình chi phí tại Công ty, tức là biến động này sẽ phản ánh chênh lệch
giữa chi phí thực tế phát sinh và chi phí đã được dự tốn từ ngân sách được lập đầu năm, chứ khơng có sự phân tích biến động theo các nhân tố về giá hay số lượng sản phẩm. Riêng đối với chi phí sản xuất như chi phí bản quyền của trị chơi trực tuyến, chi phí về lưu lượng sử dụng đường truyền,… sẽ bị ảnh hưởng theo yếu tố doanh
thu, tức là lượng tiêu thụ sản phẩm trò chơi trực tuyến. Do thời hạn các hợp đồng ký kết với các nhà cung cấp về bản quyền trò chơi trực tuyến hay giá phí sử dụng
đường truyền được kéo dài trong nhiều năm, do đó, biến động giá khơng được bộ
phận kế tốn quản trị tại cơng ty VNG vận dụng để phân tích biến động chi phí.
• Dựa trên những số liệu so sánh và những biến động về chi phí, bộ phận kế tốn quản trị sẽ phân tích ngun nhân tại sao có những biến động trên.
• Từ việc nhận định được nguyên nhân của những biến động, các nhà quản lý sẽ xác định đối tượng chịu trách nhiệm về những biến động nêu trên và đồng thời,