3.1 XÂY DỰNG HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ THEO COSO 2004 47
3.1.1 Kiểm soát hoạt động toàn tổ chức 47
Tương ứng với ban giám đốc, phòng hành chánh nhân sự.
Đây là phần kiểm soát chung đặc biệt áp dụng cho nhà quản trị trong các
doanh nghiệp BĐS. Muốn kiểm sốt được các phịng ban, bộ phận thì bản thân nhà quản trị phải xây dựng được những nguyên tắc, quy định rõ ràng trong quá trình
quản lý cơng ty.
Để KSNB hoạt động tồn tổ chức nhà quản trị cần thực hiện những vấn đề sau:
- Thứ nhất, trong công ty phải thực hiện phân nhóm, phân cấp một cách rõ
ràng, cụ thể. Việc phân nhóm, phân cấp này gắn liền với việc việc phân cấp mức độ quyền hạn và trách nhiệm rõ ràng. Với động tác này giúp cho nhà quản rị có thể
kiểm sốt được doanh nghiệp một cách hiệu quả hơn. Trao quyền cho một cá nhân nào trong tổ chức cũng phải gắn liền với trách nhiệm rõ ràng. Điều này rất quan trọng trong quá trình KSNB của nhà quản trị. Bản thân người được giao quyền sẽ
biết được quyền hạn của mình và mình phải chịu trách nhiệm trước ai. Người lãnh
đạo thì có quyền sử dụng nhân viên mình đến mức độ nào.
- Thứ hai, xác định mục tiêu chiến lược cụ thể của công ty trong từng giai
đoạn. Từ đó lập kế hoạch hoạt động. Phân cơng cơng việc cho các phịng ban rõ
ràng. u cầu các phòng ban lên kế hoạch cụ thể cho từng giai đoạn. Tất cả những kế hoạch của các phòng ban đều hướng đến mục tiêu chung của công ty.
- Thứ ba, kiểm sốt có hiệu quả tránh chồng chéo và trùng lắp thì cơng tác
kiểm sốt tồn cơng ty thường thực hiện theo chiều dọc từ trên xuống. Công việc sẽ
được báo cáo cho cấp trực tiếp quản lý bằng văn bản.
Hình 3: Quy trình kiểm sốt và phân chia trách nhiệm tồn cơng ty
Ghi chú:
(1) Ban giám đốc sẽ thiết lập mục tiêu của đơn vị, vạch ra chiến lược ngắn hạn, dài hạn cụ thể để thực hiện mục tiêu. Từ đó xác định cơng việc của từng bộ phận phải thực hiện và giao nhiệm vụ xuống cho các trưởng bộ phận. Việc giao nhiệm vụ phải bằng văn bản, giấy ủy quyền (nếu có) nhằm phân chia
trách nhiệm một cách rõ ràng, cụ thể.
(2) Trưởng bộ phận nhận được nhiệm vụ sẽ lên kế hoạch cụ thể và làm việc
với trưởng nhóm và nhân viên trực tiếp thừa hành. Bằng phiếu giao việc thể hiện đầy đủ các nội dung: công việc, quyền hạn, trách nhiệm, thời hạn hoàn
thành…
(3) Nhân viên là người trực tiếp thực hiện các nhiệm vụ thông qua sự quản lý trực tiếp của trưởng nhóm, trưởng bộ phận.
(4) Ban kiểm soát lập ra các thủ tục kiểm sốt cụ thể cho từng phịng ban nhằm kiểm soát hoạt động của tồn cơng ty.
(4)
(2)
Trưởng bộ phận
(1)
Ban Tổng giám đốc
Nhân viên thừa hành
(3) Trưởng nhóm Ban Kiểm Sốt
Tùy vào từng phịng ban cụ thể, những rủi ro có thể có của từng phịng ban cụ thể mà thủ tục kiểm soát sẽ được thiết lập nhằm hạn chế tối đa rủi ro cho phòng ban trong và nâng cao hiệu quả hoạt động cho tồn cơng ty.
Các thủ tục kiểm soát được thiết lập sẽ được quy định bằng văn bản rõ ràng, thông báo cụ thể đến từ cấp quản lý và nhân viên thực hiện. Để nâng cao hiệu quả của các hoạt động kiểm soát ban giám đốc nên phải kiểm tra thực hiện các quy
trình. Cơng việc kiểm tra có thể thực hiện bởi chính ban lãnh đạo hoặc thành lập bộ phận chuyên trách. Tuy nhiên, hoạt động giám sát chỉ có hiệu quả khi người được
phân cơng cơng việc giám sát phải có năng lực chun mơn và phải hồn tồn độc lập. Bên cạnh đó họ cũng phải được trao đầy đủ thẩm quyền để làm công tác giám
sát.