3.1 XÂY DỰNG HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ THEO COSO 2004 47
3.1.2.1 Bộ phận dự án 49
Đây là một giai đoạn rất quan trọng trong quá trình hoạt động của bất kỳ cơng
ty BĐS nào. Từ việc xác định địa điểm xin dự án đến lập dự án đầu tư.
Mục tiêu: Xin phê duyệt và lập dự án đầu tư, theo dõi dự án thực hiện từ lúc bắt đầu đến khi dự án hoàn thành với đầy đủ các yêu cầu về chất lượng, an tồn
nhiều mặt, khơng lãng phí ngân sách đầu tư và đúng tiến độ kế hoạch đã đề ra.
Đánh giá rủi ro: Rủi ro của giai đoạn này là chịu tác động rất nhiều từ việc
thay đổi chính sách của Nhà nước trong cơng tác quản lý đất đai dẫn đến kéo dài
thời gian lập dự án làm tăng chi phí của doanh nghiệp.
Một rủi ro khác xuất phát từ năng lực của cán bộ lập và quản lý dự án dẫn đến tính tốn sai tính khả thi của dự án cũng như hiệu quả kinh tế của dự án làm thiệt
hại đến lợi ích kinh tế của cơng ty.
Nhằm hạn chế tối đa rủi ro cho phòng dự án trong cơng ty BĐS, hệ thống kiểm sốt nên xây dựng một quy trình lập dự án đầu tư cụ thể.
Quy trình lập và quản lý dự án để quản lý một cách hiệu quả dự án đầu tư, nhà quản trị nên thiết lập ra quy trình lập và quản lý dự án. Trong quy trình thể hiện rõ các bước để lập và quản lý một dự án đầu tư, các thủ tục cần thiết và trách nhiệm của từng cá nhân trong quy trình. Khi chuẩn bị thực hiện một dự án đầu tư sẽ căn cứ vào quy trình đã được thiết lập để thực hiện. Rút ngắn thời gian, nâng cao hiệu quả dự án.
Hoạt động kiểm soát: Xác định rõ mục tiêu của từng dự án và xây dựng chiến lược cụ thể cho từng dự án, từng giai đoạn nhằm đạt được mục tiêu.
Giám sát và kiểm tra định kỳ để bảo đảm rằng dự án luôn nằm trong mục tiêu ban đầu đã đề ra
Mọi hoạt động kiểm soát nhằm vào mục tiêu của dự án đồng thời kiểm sốt
hồn thành dự án theo đúng tiến độ, kinh phí, và mong đợi của khách hàng.
Thơng thường để kiểm sốt hoạt động của tồn cơng ty, ban giám đốc phải
thiết lập các thủ tục để kiểm soát như phê duyệt, báo cáo bất thường, bất kiêm
nhiệm, kiểm tra và đối chiếu… các thủ tục trên nên được ban lãnh đạo ban hành bằng văn bản để thực thi hoạt động kiểm sốt.
Phải có ban chun mơn trong ban kiểm sốt để thẩm định những chỉ tiêu của dự án trước khi thực hiện dự án.