3.2.2 Giải pháp triển khai và nâng cao chất lượng KSNB tại các Công ty bất động sản tạ
3.2.2.2 Các giải pháp cụ thể dựa trên những tồn tại của từng bộ phận KSNB 64
Thứ nhất, xác định mục tiêu chiến lược của Công ty bất kỳ một doanh
nghiệp nào muốn tồn tại, hoạt động và phát triển lâu dài đều phải xây dựng mục tiêu cho chính mình. Để đạt được những mục tiêu này tùy vào từng giai đoạn cụ thể Ban giám đốc công ty vạch ra những chiến lược, kế hoạch và nhiệm vụ cụ thể cho từng phịng ban bộ phận thực hiện góp phần tổng thể vào việc thực hiện mục tiêu chung.
Việc xây dựng mục tiêu của công ty khả thi khi những mục tiêu đó dựa trên những năng lực thực tế trong tầm khả năng của doanh nghiệp về nhân tài vật lực và thời gian.
Khi mục tiêu, chiến lược và kế hoạch đã được xác định nhà quản trị sẽ dễ kiểm soát hoạt động của doanh nghiệp hơn. Bên cạnh đó một cơng ty hoạt động với mục tiêu chiến lược và kế hoạch rõ ràng thể hiện sự quản lý bài bản, công ty hoạt động
ổn định và lâu dài.
Mặt khác, thông qua việc xác định mục tiêu, chiến lược và kế hoạch cho công ty sẽ giúp Ban giám đốc công ty có cái nhìn tổng thể về hoạt động của doanh
nghiệp. Từ đó có thể nhận dạng được những rủi ro tác động làm ảnh hưởng đến quá trình thực hiện mục tiêu của doanh nghiệp. Từ đó Ban giám đốc sẽ đưa ra những thủ tục kiểm soát hiệu quả hơn nhằm phòng ngừa, ngăn chặn những rủi ro trên.
Thứ hai, nhận dạng các rủi ro có thể xảy ra làm ảnh hưởng đến việc đạt được mục tiêu của công ty. Bằng cách nói chuyện trực tiếp với nhân viên thừa hành
xảy ra trong từng bộ phận, trong từng nghiệp vụ.
Việc xác định rủi ro của từng bộ phận, nghiệp vụ cần dựa trên những mục tiêu, chiến lược và kế hoạch đã đề ra. Trong quá trình làm việc để lập kế hoạch, chiến
lược mục tiêu Ban giám đốc có thể nhận diện được các rủi ro có thể tác động làm
ảnh hưởng mục tiêu của doanh nghiệp. Rủi ro xảy ra có thể do những tác động bên
ngồi cũng có thể do những gian lận cố ý và cả những sai sót khơng cố ý làm ảnh hưởng để quá trình thực hiện mục tiêu của đơn vị. Khi nhận dạng, đo lường được
những rủi ro, gian lận hay sai sót trên ban giám đốc sẽ đưa ra được những thủ tục hợp lý.
Thứ ba, thiết lập các thủ tục kiểm soát cần thiết và ban hành bằng văn bản.
Tùy thuộc vào tình hình thực tế tại mỗi doanh nghiệp, mục tiêu quản lý mà khi xây dựng hệ thống KSNB nhà quản trị sẽ đưa ra các thủ tục cần thiết để kiểm sốt từng bộ phận, phịng ban một cách đầy đủ và hiệu quả cao nhất. Mỗi phịng ban cần xây dựng những quy trình, thủ tục phù hợp với hoạt động của phòng ban và đạt được
mục đích là giảm thiểu rủi ro có thể xảy ra trong phịng ban. Góp phần hồn thành kế hoạch, đạt được mục tiêu của bộ phận từ đó đóng góp vào việc thực hiện mục
tiêu, chiến lược chung của toàn doanh nghiệp.
Thứ tư, cơng bố trong tồn nhân viên về các thủ tục kiểm sốt. Thơng
thường không chỉ đối với các thủ tục quy định về kiểm soát nội bộ mà tất cả các văn bản, nội quy hay một chế tài nào của một doanh nghiệp khi muốn nhân viên toàn doanh nghiệp thực hiện một cách triệt để, cần phải được cụ thề hóa bằng văn bản và cơng bố cho toàn thể nhân viên trong doanh ghiệp nghiêm túc thực hiện.
Thực hiện được điều này, ngoài việc đạt được mục tiêu là tất cả nhân viên sẽ nắm bắt được các thủ tục kiểm soát một cách đầy đủ cịn có thể thơng qua cơng việc này
để ghi nhận những đóng góp của tồn nhân viên trong cơng ty từ đó theo thời gian
ngày càng hồn thiện hệ thống KSNB hơn. Vì thực chất hệ thống KSNB được thiết lập nên cũng khơng ngồi mục đích kiểm sốt tồn bộ hoạt động của nhân viên tồn cơng ty.
doanh nghiệp có được xây dựng hồn hảo nhưng nếu nhân viên khơng hiểu thế nào là KSNB, mục tiêu, tác dụng thì hệ thống đó cũng trở nên vơ nghĩa. Chính vì điều này mà việc trang bị kiến thực cho nhân viên hiểu và nắm bắt được một số kiến
thực cơ bản cần thiết để nhân viên có thể tham gia thực hiện tốt hơn các quy trình, thủ tục đã được đề ra trong hệ thống KSNB đã được xây dựng là công việc hết sức cần thiết khi một doanh nghiệp muốn triển khai một cách triệt để và hiệu quả hệ
thống KSNB vào trong q trình kiểm sốt hoạt động của toàn doanh nghiệp của
nhà quản trị.
Thứ sáu, kiểm tra giám sát việc thực hiện. Định kỳ chính Ban giám đốc sẽ
tiến hành các biện pháp kiểm tra độc lập đối với các hoạt động kiểm sốt. Cơng việc này cũng có thể thực hiện bởi kiểm toán nội bộ hoặc kiểm toán độc lập bên ngoài. Các thủ tục được xây dựng một cách đầy đủ trong hệ thống KSNB của doanh
nghiệp, tuy nhiên trong q trình thực hiện có thể do những lý do khách quan hoặc chủ quan mà người thừa hành có thể bỏ qua một vài thủ tục cần thiết làm ảnh hưởng
đến tính hữu hiệu của hoạt động kiểm sốt. Vì thế nhà quản trị ngoải việc xây dựng
một hệ thống KSNB hữu hiệu cịn phải có những hoạt động giám sát thường xun hoặc định kỳ đảm bảo hệ thống kiểm sốt mình đưa ra được thực hiện một cách đầy
đủ và đúng quy trình. Mặt khác thơng qua q trình giám sát, người quản lý cũng có
thể phát hiện những yếu kém, khiếm khuyết của hệ thống KSNB để đưa ra những
biện pháp khắc phục kịp thời.
Thứ bảy, hoàn thiện hệ thống KSNB của doanh nghiệp. Đối với doanh
nghiệp trong ngành BĐS, mỗi dự án là một mục tiêu khác nhau. Tùy vào tình hình chung mà mỗi giai đoạn lại có một mục tiêu khác nhau (ví dụ: Giai đoạn đóng băng tập trung vào đền bù thì chi phí thấp, xây dựng dự án và giai đoạn sốt tung ra bán thì lợi nhuận đạt tối đa). Vì thế trong quá trình xây dựng và vận hành HT KSNB
nhà quản trị cũng phải thay đổi hoàn thiện hệ thống KSNB trong từng giai đoạn sao cho phù hợp mục tiêu của doanh nghiệp trong từng giai đoạn và đem lại hiệu quả cao nhất cho doanh nghiệp. Nhà quản trị doanh nghiệp phải thường xuyên nhắc nhở
doanh nghiệp đã đề ra. Điều này có tác dụng nhắc nhỏ các nhân viên ý thức thực hiện các quy định về kiểm sốt, vừa có tác dụng răn đe những hành động cố ý của nhân viên làm tăng rủi ro cho doanh nghiệp.
Thứ tám, tổ chức KSNB cho công ty BĐS. Tùy theo quy mô, mức độ và
phạm vị của từng công ty mà nhà quản trị nên thành lập phòng, bộ phận hay kiểm sốt viên cho cơng ty và chịu trách nhiệm điều hành trực tiếp của Ban giám đốc
hoặc chủ doanh nghiệp.
Các bộ phận làm nhiệm vụ kiểm soát phải độc lập tương đối khi làm nhiệm vụ. Cụ thể: được cung cấp đầy đủ, kịp thời và được quyền khai thác tất cả các thông tin liên quan đến hoạt động của đơn vị. Cán bộ kiểm soát chỉ thực hiện đúng quy trình, thủ tục KSNB đã ban hành khơng bị chi phối bởi các quan hệ cá nhân khác khi thực hiện nhiệm vụ.
Với những giải pháp cụ thể trên sẽ góp phần vào việc xây dựng cũng như vận dụng một cách hiệu quả hệ thống KSNB vào trong quá trình điều hành hoạt động
của nhà quản trị trong các doanh nghiệp BĐS. Góp phần nâng cao hiệu quả kinh tế của doanh nghiệp và đóng góp vào sự phát triển kinh tế xã hội.