cơng hệ thống KSNB
Ban giám đốc có trách nhiệm thành lập, điều hành và kiểm soát hệ thống kiểm soát nội bộ phù hợp với mục tiêu của tổ chức. Để hệ thống này vận hành một cách có hiệu quả, cần tuân thủ một số nguyên tắc sau:
- Xây dựng một mơi trường văn hóa nhấn mạnh đến sự liêm chính, chính
trực, giá trị đạo đức và những quy định phân công trách nhiệm rõ ràng, quyền hạn và quyền lợi. Cụ thể qua khảo sát thực tế tại một số công ty bất động sản tại Tp.
HCM đã thực hiện việc này rất tốt và rõ ràng. Tất cả những nhiệm vụ, trách nhiệm của từng nhân viên được trình bày rất rõ ràng trong hợp đồng lao động và quyết định bổ nhiệm và sổ tay nhân viên công ty.
- Quy trình hoạt động và quy trình kiểm sốt nội bộ được xác định rõ ràng
phận nào thì phảI có trách nhiệm nắm rõ quy trình của phịng ban mình để thực hiện một cách đầy đủ, chính xác theo quy trình đã đề ra.
- Các hoạt động rủi ro được phân tích rõ ràng giữa những nhân viên khác
nhau.
- Tất cả các giao dịch phải được thực hiện với sự ủy quyền thích hợp. - Mọi nhân viên đều phải tuân thủ hệ thống KSNB.
- Trách nhiệm kiểm tra và giám sát được phân tách rõ ràng. - Định kỳ tiến hành các biện pháp kiểm tra độc lập.
- Mọi giao dịch quan trọng phải được ghi lại dưới dạng văn bản.
- Nâng cao trình độ nghiệp vụ của kiểm tốn viên nội bộ và nhân lực bộ phận kiểm soát
Kiểm soát viên nên ghi chép lại tất cả các hoạt động kiểm soát vào sổ sách để lưu trữ chứng minh thực tế cho việc thực hiện công tác kiểm soát làm bằng chứng trong những trường hợp cần thiết. Chứng minh cho tính hữu hiệu của hệ thống KSNB.
Lưu trữ toàn bộ những chứng từ, tài liệu liên quan đến việc xây dựng, thực hiện, thủ tục, quy tắc, quy trình của từng hoạt động kiểm sốt.
Thường xun kiểm tra, cập nhật thơng tin về KSNB để cải tiến hệ thống này một cách liên tục nhằm đạt được tính hữu hiệu ở mức cao nhất.
3.3 ĐÁNH GIÁ SỰ PHÙ HỢP VÀ HỮU HIỆU CỦA HTKSNB ĐÃ ĐƯỢC
XÂY DỰNG VỚI CÁC TIÊU CHUẨN CỦA COSO
Nhìn chung hệ thống KSNB xây dựng cho các công ty BĐS đã được tác giả xây
dựng ở phần trên phù hợp với báo cáo COSO 2004. Xét theo từng mục tiêu của một hệ thống KSNB thì:
STT MỤC TIÊU KẾT QUẢ XÂY DỰNG
1 Báo cáo tài chính
đáng tin cậy
Với các thủ tục đã đưa ra đối với phịng kế tốn
thì đảm bảo tương đối rằng BCTC được lập là đáng tin cậy với mức đảm bảo hợp lý.
thủ 3 Hoạt động hữu hiệu
và hiệu quả
Các quy trình, thủ tục được thiết lập cho các
phịng ban trong cơng ty BĐS đều nhằm đến mục tiêu là phịng ban đó hoạt động tốt nhất, hữu hiệu nhất. Và cuối cùng là công ty hoạt động một cách hiệu quả.
4 Đánh giá rủi ro và
phản ứng với rủi ro
Giải pháp đưa ra giúp nhà quản trị nhận thức
được tầm quan trọng của việc đánh giá rủi ro và đưa ra các biện pháp phản ứng với rủi ro.
Mặt khác, nếu xét theo tổng thể, hệ thống KSNB xây dựng cho một số phịng ban trong cơng ty BĐS có đầy đủ các bộ phận cấu thành của một hệ thống KSNB theo báo cáo COSO 2004. Và tác giả cũng đưa ra các giải pháp cho các bộ phận này hoạt động một cách hiệu quả nhất.
Kết luận chương 3
Xây dựng một HT KSNB cho một doanh nghiệp BĐS trước hết phải xác định
được mục tiêu của doanh nghiệp cũng như phòng ban đó. Các phịng ban cũng có
những mục tiêu riêng và gắn với mục tiêu chung của doanh nghiệp đó.Tùy thuộc
vào quy mơ mỗi cơng ty mà các cơng ty có những phịng ban khác nhau. Tuy nhiên,
đối với những doanh nghiệp BĐS thì phịng đền bù và phịng kế tốn như là lõi của
doanh nghiệp. Mặt khác, rủi ro và gian lận xảy ra đối với 2 bộ phận này là rất cao và
ảnh hưởng rất lớn đến hiệu quả kinh tế của công ty.
Vì thế xây dựng quy trình thủ tục KSNB cho hai phòng ban này phải được
thực hiện một cách chi tiết, cụ thể nhằm hạn chế tối đa những rủi ro, gian lận làm ảnh hưởng đến doanh nghiệp.
Với những quy trình, thủ tục đã được xây dựng, tác giả cũng đã đưa ra một số giải pháp để các doanh nghiệp BĐS vận hành hệ thống KSNB sao cho đạt hiệu quả cao nhất. Các giải pháp cũng được so sánh với các tiêu chuẩn của báo cáo COSO về KSNB của một tổ chức.
KẾT LUẬN CHUNG 1`
Xuất phát từ nhu cầu thực tế hiện nay là các doanh nghiệp ngày càng quan tâm
đến hoạt động KSNB trong quá trình hoạt động. Việc tiếp cận với lý thuyết KSNB
và xây dựng hệ thống KSNB cho các công ty BĐS tại Tp. HCM (một lĩnh vực hoạt
động mới nhưng nhận được rất nhiều sự quan tâm của các nhà đầu tư, các doanh
ngiệp và cả Nhà nước hiện nay) là phù hợp với thực tiễn.
Thơng qua q trình nghiên cứu lý thuyết và kết quả khảo sát thực tế về hệ thống KSNB của một số doanh nghiệp BĐS trên địa bàn Tp. HCM nhằm xây dựng một hệ thống KSNB hữu hiệu cho các công ty BĐS. Luận văn đã đạt được những kết quả sau:
Hệ thống lại lý thuyết của KSNB và nêu ra được các bước để xây dựng một hệ
thống KSNB cho một tổ chức.
Từ khảo sát thực tế, luận văn cũng khái quát được thực trạng về hệ thống KSNB
trong các doanh nghiệp BĐS trên địa bàn Tp. HCM hiện nay. Bên cạnh đó, luận
văn cũng đã nghiên cứu và chỉ ra được những rủi ro ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động của các doanh nghiệp BĐS.
Từ việc nghiên cứu lý thuyết, khảo sát thực trạng và đánh giá rủi ro của ngành
BĐS, luận văn đã xây dựng hệ thống KSNB cho một số phòng ban cụ thể cho
doanh nghiệp BĐS, đồng thời cũng đưa ra được một số giải pháp nhằm triển khai hệ thống KSNB đã được xây dựng một cách hiệu quả nhất.
Bên cạnh những kết quả đạt được thì luận văn cũng tồn tại một số hạn chế như cỡ mẫu chưa đủ lớn để khái quát được toàn bộ ngành. Thêm vào đó là do giới hạn của đề tài nên hệ thống KSNB chưa xây dựng chi tiết đầy đủ cho tất cả các bộ phận trong công ty BĐS.
Tác giả mong muốn rằng kết quả bước đầu của luận văn là cơ sở cho những
nghiên cứu cụ thể chi tiết hơn là cơ sở cho các doanh nghiệp ngành BĐS xây dựng và hoàn thiện và ứng dụng một cách hiệu quả hệ thống KSNB trong các doanh nghiệp ngành BĐS trên địa bàn Tp. HCM. Một ngành nghề dù mới nhưng nhận được rất nhiều
TÀI LIỆU THAM KHẢO
Tài liệu Tiếng Việt
1. Bộ Tài Chính, Một số văn bản pháp lý về kiểm toán hiện hành.
2. Sở tài chính, Sở Xây dựng, Bộ Tài Ngun mơi trường, Một số văn bản liên quan đến ngành bất động sản.
3. Ngân hàng nhà nước Việt Nam, Thông tư 16/2011/TT-NHNN ngày 17/08/2011,
Quy định về kiểm soát nội bộ, kiểm toán nội bộ Ngân hàng Nhà nước Việt Nam.
4. Hệ thống chuẩn mực kiểm toán Việt Nam.
5. Khoa Kế toán – Kiểm toán Trường Đại Học Kinh Tế Tp. HCM, Tài liệu mơn
học kiểm tốn cao cấp (hệ cao học).
6. Khoa Kế toán – Kiểm toán Trường Đại Học Kinh tế Tp. HCM (2011), Kiểm
toán, Nhà Xuất Bản Lao động xã hội.
7. Trần Cơng Chính (2007), Phát triển hệ thống kiểm soát nội bộ tại các doanh
nghiệp Việt Nam trên cơ sở quản trị rủi ro doanh nghiệp, Luận văn thạc sỹ kinh
tế.
8. Phan Đức Dũng (2006), Kế toán – kiểm toán, Nhà xuất bản ĐHQG Tp. HCM. 9. Dunn John (2000), Kiểm toán – Lý thuyết và thực hành, Nhà xuất bản thống kê. 10. Vũ Hữu Đức (chủ biên), Nguyễn Phan Quang, Diệp Quốc Huy (1999), Kiểm
tốn nội bộ – Khái niệm và quy trình, Nhà xuất bản Thống kê.
11. Vũ Hữu Đức, ThS. Võ Anh Dũng (đồng chủ biên) và tập thể giảng viên Bộ mơn Kiểm tốn, Khoa Kế tốn – Kiểm toán, Trường ĐH Kinh Tế Tp. HCM (2011),
Kiểm toán, Nhà xuất bản LĐXH.
12. Lê Duy Ngọc (2009), Hoàn thiện thủ tục kiểm soát trong báo cáo tài chính
nhằm phát hiện gian lận và sai sót tại các công ty đại chúng Việt Nam, Luận văn
Thạc sỹ kinh tế.
13. TS. Phạm Anh Tuấn (2008), Xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ trong một tổ
14. Witt Victor Z. Brink and Herbert (2000), Kiểm toán nội bộ hiện đại, Nhà xuất bản Tài Chính.
Tài liệu Tiếng Anh
15. 1992 COSO Report: Internal Control – An Interrated Framework. 16. The COSO Financial Controls Framework: 2004 Version.
17. Alvin A. Arens (1999), Auditing, Prentice-Hall- Chicago.
18. K.H. Spencer Pickett (Assisted by Jennifer M. Pickett) (2003), The Internal
Auditing Handbook, Second Edition, Wiley USA.
Tài liệu tham khảo qua Internet
19. http://www.wattpad.com/233460-kiem-toan, Các vấn đề cơ bản của rủi ro kiểm toán đăng bởi congiolac ngày 04/11/2009.
20. http://apeci.com.vn/detail message.asp
21. http://www.hids.hochiminhcity.gov.vn/xemtin.asp?idcha=3107&cap=3&id=31 21
22. Đăng bởi nqcentre (2007) ,Tìm hiểu về kiểm sốt nội bộ
23. http://www.kienthuctaichinh.com, Giới thiệu về kiểm soát nội bộ (Đăng ngày
22 tháng 5 năm 2008) 24. http://www.sox-online.com/coso_cobit_coso_framework.html 25. http://muabanbatdongsanquasan.batdongsan.com.vn/cach-nao-de-tranh-rui-ro- trong-giao-dich-bds-xdYpAVs5KBE1.html 26. http://kiemtoan.com.vn/modules.php?name=News&op=viewst&sid=2566 27. http://www.vacpa.org.vn/index.php?o=modules&n=member&f=member
PHỤ LỤC 1:
MỘT SỐ VĂN BẢN, QUY TRÌNH ỨNG DỤNG TRONG HỆ THỐNG KSNB (PHỊNG KẾ TỐN)
KÍNH GỬI: CÁC PHỊNG, BAN TRONG CƠNG TY
Căn cứ vào các quy chế hiện hành của cơng ty và tình hình thực tế hiện nay, Cơng ty tổng hợp và nhắc nhở việc thực hiện các chứng từ thanh tốn trong Cơng ty như sau:
I. CƠ SỞ LẬP PHIẾU CHI TIỀN MẶT, CHUYỂN KHOẢN QUA NGÂN HÀNG
THANH TOÁN TIỀN HÀNG, TẠM ỨNG… 1. Nguyên tắc
1.1. Chứng từ thanh toán phải là bản chính, phù hợp với các quy định của pháp luật.
1.2. Trong trường hợp một chứng từ được thanh tốn nhiều lần, thì lần đầu tiên phải
là bản chính. Các lần sau, chứng từ thanh tốn được photo có chữ ký xác nhận sao y bản chính của người có thẩm quyền (Ban giám đốc Cơng ty, trưởng, phó phịng Cơng ty).
1.3. Các chứng từ là bản fax, email của khách hàng phải có chữ ký xác nhận của
Ban giám đốc hay trưởng, phó phịng liên quan.
1.4. Phó phịng kế tốn tài vụ chịu trách nhiệm kiểm tra tính hợp pháp, chính xác
của chứng từ thanh toán trước khi lập phiếu chi tiền, chuyển khoản qua ngân hàng.
2. Các chứng từ cụ thể
2.1. Thanh tốn tiền mua hàng hóa, thi cơng…
- Hóa đơn tài chính của đơn vị bán hàng.
- Hợp đồng mua bán hàng hóa.
- Các chứng từ liên quan do hợp đồng quy định.
- Giấy đề nghị thanh toán tiền hàng của Phịng kinh doanh.
CƠNG TY BẤT ĐỘNG SẢN ABC Số:…
V/v chứng từ thanh tốn
CỘNG HỊA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM ĐỘC LẬP – TỰ DO – HẠNH PHÚC
---oOo---
Đối với giá trị nhỏ, dưới 20 triệu đồng (hai mươi triệu đồng), thanh toán một lần, thì có thể khơng cần ký hợp đồng mua bán, nhưng phải có giấy đề nghị có chữ ký duyệt của Ban giám đốc.
2.2. Tạm ứng tiền cho nhà cung cấp, nhà thầu
- Hợp đồng, phụ kiện hợp đồng kinh tế (có ghi điều khoản tạm ứng).
- Giấy đề nghị của phòng kinh doanh.
2.3. Các khoản chi phí khác
- Hóa đơn tài chính.
- Hoặc phiếu thu, biên lai thu tiền hợp lệ đối với các khoản phí, lệ phí (cơng
chứng, sao y, cầu đường…) mà theo quy định đơn vị khơng phát hành hóa đơn.
2.4. Tạm ứng tiền cho nhân viên Công ty
- Chỉ tạm ứng tiền cho nhân viên công ty để thực hiện những yêu cầu, công việc
của Công ty.
- Chỉ tạm ứng cho lần tiếp theo sau khi đã thanh tốn xong khoản tạm ứng trước
đó. Trường hợp đặc biệt, phải có ý kiến đồng ý của Ban giám đốc. - Chứng từ cụ thể:
+ Giấy đề nghị tạm ứng ghi đầy đủ nội dung cần thiết: số tiền tạm ứng, mục đích sử dụng, thời gian thanh toán…
2.5. Yêu cầu đối với người nhận tiền là người ngồi cơng ty
- Giấy giới thiệu nhận tiền của đơn vị bán hàng. Người ký giấy giới thiệu phải là thủ trưởng, phó thủ trưởng đơn vị, hay chủ cơ sở kinh doanh.
- Giấy chứng minh nhân dân của người nhận tiền. Người ký tên nhận tiền phải là
người có tên trên giấy giới thiệu.
- Nếu người nhận tiền là chủ cơ sở, khơng có giấy giới thiệu thì người làm việc
trực tiếp phải lập giấy xác nhận và chịu trách nhiệm.
2.6. Yêu cầu đối với người nhận tiền là nhân viên Công ty
Khi nhân viên Công ty nhận tiền để thanh toán cho các đơn vị bán hàng hay cung ứng dịch vụ khác, chứng từ thanh tốn gồm có:
- Các chứng từ đã quy định ở các khoản 2.1, 2.2, 2.3, 2.4 trên đây. - Phiếu thu của các đơn vị bán hàng hay cung ứng dịch vụ.
II. CƠ SỞ LẬP PHIẾU THU TIỀN MẶT 1. Nguyên tắc
1.1. Chứng từ thanh toán phải là bản chính, phù hợp với các quy định của pháp luật.
1.2. Các chứng từ là bản fax, email của khách hàng phải có chữ ký xác nhận của
Ban giám đốc hay trưởng, phó phịng liên quan.
2. Chứng từ cụ thể
- Hợp đồng kinh tế.
- Hóa đơn bán hàng của Cơng ty.
- Giấy đề nghị của phòng kinh doanh.
Trên đây là một số quy định cụ thể về chứng từ thanh tốn. Các quy định trước đây trái với thơng báo này đều khơng có giá trị thi hành.
Trong q trình thực hiện, nếu có vướng mắc, đề nghị các phịng báo cáo lãnh đạo cơng ty để kịp thời bổ sung sửa chữa.
Nơi nhận : GIÁM ĐỐC
- Thành viên HĐQT.
- Ban giám đốc Công ty.
- Chủ tịch Công đồn Cơng ty.
- Các đơn vị trực thuộc.
- Trưởng ban Kiểm soát.
QUYẾT ĐỊNH CỦA HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ
(V/v: Ban hành Quy chế Quản lý Tài chính của Cơng ty ABC)
HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ CÔNG TY ABC
- Căn cứ Luật Doanh Nghiệp nước Cộng Hòa Xã Hội Chủ Nghĩa Việt Nam;
- Căn cứ Điều lệ Tổ chức và Hoạt động của Công ty ABC;
- Căn cứ vào cuộc họp Hội đồng Quản trị ngày … tháng … năm … đã nhất trí
thơng qua nội dung quy chế quản lý tài chính.
QUYẾT ĐỊNH
Điều 1: Ban hành kèm theo Quyết định này Quy chế Quản lý Tài chính của Cơng
ty ABC.
Điều 2: Quyết định này có hiệu lực từ ngày… tháng… năm…
Điều 3: Các thành viên Hội đồng Quản trị, thành viên Ban giám đốc, Kế tốn
trưởng Cơng ty và tồn thể cán bộ, nhân viên thuộc Cơng ty chịu thi hành quyết định này. Nơi nhận:
- Thành viên HĐQT.
- Ban giám đốc Công ty.
- Chủ tịch Công đồn Cơng ty.
- Các đơn vị trực thuộc.
- Trưởng ban Kiểm soát.
- Lưu
ĐỘNG SẢN ABC Số:
ĐỘC LẬP – TỰ DO – HẠNH PHÚC
Tp. Hồ Chí Minh, ngày … tháng … năm …
TM. HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ CHỦ TỊCH
1.MỤC ĐÍCH
- Quy trình này quy định các nội dung cần thực hiên khi kiểm kê quỹ nhằm đảm bảo an
tồn, đầy đủ tài sản của Cơng ty.
2.PHẠM VI:
- Áp dụng cho việc kiểm kê quỹ tiền mặt, vàng bạc đá quý.
3.KÝ HIỆU CỦA CÁC BỘ PHẬN - Kế toán trưởng KTT - Kế toán tiền mặt NVKT - Thủ quỹ TQ