a. Xác định khách hàng mục tiêu của sản phẩm.
Giai đoạn này, bộ phận khách hàng sẽđề xuất những đối tượng chính có nhu cầu hoặc có liên quan đến sản phẩm cà phê Moment. Ở đây khách hàng mục tiêu của Cafe Moment là những người trẻ trung, năng động, thích giao tiếp và các hoạt động xã hội, hướng chủ yếu vào giới nhân viên văn phòng và sinh viên.
Thông qua phương pháp phân tích tâm lý khách hàng, bộ phận khách hàng đưa ra các hướng, ý tưởng thực hiện chương trình.
b. Đưa ra ý tưởng chương trình.
Thông qua phương pháp phân tích tâm lý khách hàng, bộ phận khách hàng đưa ra các hướng, ý tưởng thực hiện chương trình ứng với từng yêu cầu của Vinamilk:
Mục tiêu Ý tưởng Giới thiệu với người tiêu dùng mục
tiêu hình ảnh bao bì mới của cà phê hòa tan Moment
Thiết kế quầy trưng bày (booth), đồng phục của nhân viên nữ (PGs) & nhân viên nam (PBs) với logo của sản phẩm Chuyển tải thông điệp của sản phẩm
đến với người tiêu dùng mục tiêu: “Một ngày mới với cà phê Moment”
Các hoạt động tại quầy trưng bày, trò chơi, quà tặng, sử dụng thông điệp chính của chương trình
Gia tăng tỷ lệ người tiêu dùng dùng thử sản phẩm từ đó thúc đẩy họ mua dùng sản phẩm
Hoạt động phát mẫu tại cao ốc văn phòng, Siêu thị, khu công ty, trường Đại học, khu vui chơi, giải trí…
Bảng 2.11. Bảng mục tiêu và ý tưởng chương trình.
c. Đưa ra cách thực hiện và chương trình chi tiết.
Công ty triển khai các ý tưởng đã đề ra, đề xuất chi tiết chương trình: cách thực hiện, các loại hoạt động, địa điểm hoạt động …
Hoạt động Chi tiết
Phát mẫu sản phẩm khô/ Diễu hành đường phố (Dry Sampling/ Road Show) Thực hiện tại các cao ốc văn phòng, khu công ty Phát mẫu sản phẩm ướt (Wet Sampling) Thực hiện tại các Siêu thị, trường đại học, khu vui chơi giải trí, công
viên
Hoạt động tổng hợp Thực hiện tại các Siêu Thị/ Trường học. Các hoạt động bao gồm: phát mẫu, trò chơi, quà tặng, thiết kế quầy trưng bày & các vật dụng ấn tượng
Hoạt động Nhân sự Chi tiết Phát mẫu sản phẩm khô (Dry Sampling) Cao ốc văn phòng: Đội= 1 nam + 1 nữ
Toàn đội sẽ đứng phát tại các cao ốc theo kế hoạch. Mỗi cao ốc sẽđược thực hiện 1 ca (sáng hoặc chiều)
Cách thức, qui trình làm việc:
1. Tập trung toàn đội tại Công ty MC
2. Nhận các gói cà phê mẫu moment, vật dụng làm việc,… từ giám sát (Supervisor)
3. Di chuyển đến cao ốc theo kế hoạch
4. Gởi xe, cất bớt các vật dụng, đeo hạt cà phê, đeo túi cà phê, bỏ 20 gói cà phê Moment vào túi đeo.
5. Chuẩn bị làm việc. Mỗi bạn đứng ở mỗi cổng
6. Cười, chào khách, tặng gói cà phê Moment cho tất cả các khách hàng đi vào cao ốc & luôn nói lời chúc với khách hàng.
7. Thêm hàng vào túi khi hết, sau đó lập lại qui trình làm việc như cũ cho đến hết giờ làm việc
8. Nghỉ trưa
9. Tiếp tục công việc tại cao ốc khác vào ca chiều. Cuối mỗi ca, cũng như mỗi lần châm thêm hàng đều phải tổng kết lại số lượng mẫu cà phê đã phát Diễu hành đường phố (Road Show) Khu công ty: Đội = 4 nam + 4 nữ
Toàn đội sẽ diễu hành qua các đường phố chính bằng xe Attila Elizabeth
Khi đến công ty, team sẽ tách ra các đội nhỏ: 1 nam + 1 nữ /đội. Khi vào công ty, bạn nam sẽđi trước rồi đến bạn nữ, bạn nam rung chuông đỏ, mỗi khi đến từng phòng để thu hút sự chủ ý của mọi người, đánh thức tâm trí của mọi người vì cà phê moment đã đến. Sau đó mỗi nhân viên trong công ty sẽ nhận được 1 phần cà phê moment xinh
xắn với lời chúc: “Chúc anh/chị một ngày mới với cà phê moment”.
Cách thức, quy trình làm việc :
1. Tập trung toàn đội tại công ty MC
2. Nhận gói cà phê moment, vật dụng làm việc,… từ giám sát.
3. Diễu hành qua các đường phố chính theo kế hoạch 4. Di chuyển đến khu công ty theo kế hoạch
5. Chia thành các đội nhỏ, gởi xe, cất bớt các vật dụng, đeo hạt cà phê, đeo túi cà phê, bỏ 20 gói cà phê Moment vào túi đeo.
6. Chuẩn bị làm việc. Mỗi đội đi vào một công ty. 7. Cười, chào bảo vệ, tiếp tân, xin gặp phòng HCNS & trình bày lại mục tiêu của buổi viếng thăm.
8. Bạn nam cầm chuông đi trước, bạn nữđi sau. Khi đến mỗi phòng, bạn nam sẽ lắc chuông để tạo sự thu hút của mọi người, sau đó chào mọi người, và cả hai bạn sẽ tặng gói cà phê Moment cho tất cả các khách hàng có mặt trong phòng & luôn nói lời chúc với khách hàng.
9. Sau khi thực hiện xong tại một phòng, hai bạn sẽ lập lại qui trình làm việc như cũ cho đến khi đã phục vụ hết tất cả các nhân viên trong công ty.
10. Di chuyển đến công ty kế tiếp & lập lại qui trình làm việc như cũ.
11. Nghỉ trưa
12. Tiếp tục công việc tại các công ty khác cũng như việc diễu hành vào ca chiều.
Cuối mỗi ca, cũng như mỗi lần kết thúc làm việc tại mỗi công ty đều phải tổng kết lại số lượng mẫu cà phê đã phát,
cũng như xin chữ ký xác nhận số lượng đã thực hiện tại công ty. Phát mẫu sản phẩm ướt (Wet Sampling) Trường Đại Học: Đội pha chế + vệ sinh + vận chuyển = 4 nam Đội thực hiện = 2 nam + 1 nữ + 1 MC
Toàn đội sẽ thực hiện tại các trường học theo kế hoạch. Mỗi trường học sẽđược thực hiện 2 ca (sáng & chiều) Phát mẫu: 2 nam + 2 nữ /đội. Các bạn sẽ đứng tại quầy trưng bày & mời các sinh viên dùng thử cà phê moment bằng những chiếc ly nhựa xinh xắn có trang trí hình ảnh nhãn hàng cà phê moment. Những chiếc ly này được đựng trong chiếc khay. Khi mời nhân viên nữ sẽ luôn nói lời chúc: “Chúc các bạn một ngày mới với cà phê moment” cho tất cả các sinh viên.
Các trò chơi hấp dẫn:
Một ngày mới với cà phê Moment: mỗi lượt chơi là một người. Người chơi sẽ dùng hạt cà phê moment, ném vào bảng phía trước, với các chữ: Mệt mỏi, Áp lực, Quá tải, Stress, Thêm một tách moment, Chưa dùng cà phê moment. Nếu ném rớt được vào phần nào, người chơi sẽ nhận được phần quà tương ứng.
Tôi là fan của cà phê Moment: mỗi lượt chơi là 2 người. Mỗi người chơi sẽ có 3 phút để hoàn thành việc lắp ghép các phần rời khác nhau để tạo thành hộp cà phê moment hoàn chỉnh. Ai hoàn thành đúng thời hạn & lắp đúng sẽ nhận được quà.
Toàn đội sẽ thực hiện tại các Siêu thị/ khu vui chơi theo kế hoạch. Mỗi nơi sẽđược thực hiện 6 ca (sáng & chiều = 3 ngày/ nơi)
Cách thức, quy trình làm việc: Đội pha chế + vệ sinh:
Phát mẫu sản phẩm ướt (Wet Sampling) Siêu Thị/Khu vui chơi/ Rạp Chiếu Phim/ Công viên: Đội pha chế + vệ sinh + vận chuyển = 4 nam Đội thực hiện = 2 nam + 1 nữ +1 MC
tiếng trước khi chương trình thực hiện.
• Nhận các vật dụng pha chế: bình giữ nóng, đũa khuấy, cà phê moment bình thủy nấu nước,… từ kho.
• Vệ sinh tất cả các vật dụng.
• Nấu nước, đổ cà phê moment theo lượng (10 gram + 40 ml = 1 tách), vào trong bình giữ nóng, sau đó đổ nước sôi vào, dùng đũa khuấy, khuấy đều trong vòng 3 phút, dùng muỗng nếm xem có vừa vị chưa, sau đó đậy bình giữ nóng lại.
• Vệ sinh tất cả các vật dụng, để lại ngăn nắp trong phòng pha chế.
• Chuyển giao các bình cà phê moment đã pha sẵn (1.000 tách/ bình) cho bộ phận vận chuyển, chuyển đến cho đội thực hiện.
Đội vận chuyển:
• Nhận đủ số lượng các bình cà phê moment đã pha sẵn cho các điểm mình quản lý, sau đó chuyển đến cho đội thực hiện theo đúng qui cách & tiến độ. Cung cấp thêm các bình này khi đội thực hiện bị thiếu trong quá trình thực hiện
Đội thực hiện:
• Đội tập trung tại điểm làm việc 30 phút trước khi giờ làm việc.
• Lau chùi, vệ sinh tất cả các vật dụng.
• Sắp xếp các vật dụng làm việc: booth, ly, khay, dụng cụ trò chơi, âm thanh,… theo đúng layout.
• Nhận các bình cà phê Moment đã pha sẵn từ đội vận chuyển & chuẩn bị làm việc
làm việc.
• MC đứng trước quầy trưng bày mở nhạc rung chuông, & chào đón khách hàng
• Nhân viên nam rót: đứng sau quầy trưng bày đeo bao tay & rót các tách cà phê Moment để lên khay.
• Các nhân viên mời: dùng những khay này mời các khách hàng dùng thử cà phê Moment & luôn nói lời chúc với khách hàng cũng như cung cấp các thông tin về sản phẩm cho khách hàng.
• Chỉ dẫn khách hàng bỏ các ly đã dùng vào thùng rác.
• Trong lúc khách hàng đang thưởng thức cà phê, nhạc mở nhè nhẹ & MC sẽ cung cấp thông tin về sản phẩm cà phê Moment cho khách hàng.
• Sau khi thực hiện công việc phát mẫu (trong khoảng 30 phút) giám sát & MC có thể dừng việc phát mẫu lại & cho khách hàng tham dự các trò chơi hấp dẫn.
• Nhân viên nam rót: vẫn đứng giữ vật dụng.
• Các nhân viên mời: chuyển sang mời khách hàng tham dự trò chơi, cũng như hỗ trợ MC trong việc cỗ vũ, khích lệ & tặng quà cho khách hàng tham dự trò chơi.
• Ghi nhận lại số lượng quà tặng, thông tin khách hàng tham dự trò chơi (1 lượt chơi 2 trò).
• Sau khi chơi trò chơi, toàn đội sẽ quay lại công việc phát mẫu.
Cuối mỗi ca làm việc đều phải tổng kết số lượng mẫu đã phát cũng như quà đã tặng.
Nguồn nhân sự cho chương trình được tuyển chọn tuân theo những quy chuẩn nhất định.
Sơđồ 2.4. Quy trình tuyển dụng nhân viên.
Công ty Mc luôn đảm bảo nguồn nhân sự bán thời gian với hồ sơ chi tiết được quản lý bởi bộ phận thực thi. Các nhân viên đạt tiêu chuẩn của chương trình sẽ được bộ phận khách hàng, cụ thể là trưởng dự án tuyển lần 1 với số lượng nhiều hơn số nhân sự cần thiết khoảng 5-7 bạn dự phòng. Sau đó đại diện công ty Vinamilk sẽ cùng với trưởng dự án chọn lại lần thứ 2, lần này lọc bớt một số bạn và số lượng nhân sự cho chương trình được gút lại, thường là nhiều hơn số lượng cần thiết khoảng 2-3 bạn, đểđảm bảo có người thay thế trong các trường hợp khẩn cấp.
Các nhân viên được lựa chọn này sau đó được phân công trách nhiệm với các nhiệm vụ: giám sát, nhân viên pha chế, nhân viên phát mẫu, nhân viên diễu hành … và được bộ phận thực thi tổ chức đào tạo cách thức làm việc.
d. Cơ cấu quản lý dự án.
Bộ phận khách hàng đưa ra cơ cấu quản lý cho chương trình kích hoạt thương hiệu Moment đểđảm bảo chương trình được thực hiện đúng như kế hoạch.
Đứng đầu là trưởng dự án toàn quốc (Project Manager), với 2 trưởng dự án vùng (Operation Manager) ở TP HCM và Hà Nội. Để chương trình được thực hiện
Nguồn nhân sự của Công ty MC Đạt tiêu chuẩn MC tuyển lần 1 Chọn lọc lại Đại diện Công ty VINAMILK Chọn lần 2 Nhân sự cho chương trình Đi din Công ty VINAMILK
cần có sự hỗ trợ của bộ phận hậu cần, nhà kho kết hợp với hệ thống nhân sự áp dụng hệ thống giám sát, quản lý chất lượng ISO 9001.
Trách nhiệm trưởng dự án :
o Chịu trách nhiệm cho sự thành công của toàn dự án o Quản lý dự án trên phạm vi toàn quốc.
o Làm việc trực tiếp với khách hàng về các thông tin mang tính tổng quát, chiến lược
o Phối hợp cùng trưởng dự án của từng vùng lên kế hoạch tổng thể cho dự án o Hỗ trợ các thông tin, yêu cầu về tuyển dụng & huấn luyện đội ngũ nhân viên
o Giải quyết các vấn đề mang tính chiến lược o Phân tích thông tin thị trường
o Báo cáo trực tiếp khách hàng các thông tin tại điểm thực hiện (báo cáo ngay lập tức, ngày, tuần, cuối chương trình)
o Hỗ trợ huấn luyện & kiểm tra vùng trong hai chuyến đi thực tế:
Chuyến đầu tiên: 4 ngày Ngày 1: tuyển dụng Ngày 2: huấn luyện Ngày 3 & 4: kiểm tra tình hình thực tế
Chuyến thứ hai: 3 ngày Kiểm tra tình hình thực tế của chương trình sau 2 tuần thực hiện, nhằm đưa ra cách giải quyết giúp dự án thực hiện thành công hơn.
Mỗi vùng (TP. HCM và Hà Nội) sẽ có một trưởng dự án riêng, người trưởng dự án này điều hành 3 đội làm việc và có 1 bạn nhân viên phụ trách dữ liệu giúp đỡ. Trách nhiệm trưởng dự án vùng:
o Chịu trách nhiệm cho sự thành công của vùng o Quản lý dự án trên phạm vi vùng.
o Làm việc trực tiếp với Trưởng Dự Án về các điểm thực hiện. o Lên kế hoạch chi tiết cho từng đội
o Tuyển dụng & huấn luyện đội ngũ nhân viên
o Giải quyết các vấn đề về thực địa cùng với giám sát, cũng như chịu trách nhiệm về tinh thần, thái độ làm việc của giám sát, nhân viên.
o Phân tích thông tin thị trường
o Báo cáo trực tiếp cho Trưởng Dự Án các thông tin tại thực địa (báo cáo ngay lập tức, ngày, tuần, cuối chương trình)
Các đội làm việc bao gồm:
Đội liên hệ: đội này gồm các nhân viên liên hệđịa điểm và 1 giám sát, các nhân viên liên hệ sẽ tới các điểm như trường học, tòa nhà làm việc, công viên, rạp hát, siêu thị … hỏi xin thực hiện chương trình và thông báo rõ về thời gian chương trình chạy. Các nhân viên này sẽ báo cáo kết quả tại các điểm cho giám sát để tổng kết và có phương án xử lý những trường hợp không thuận lợi.
Đội pha chế chịu trách nhiệm pha các bình cà phê để phát mẫu theo đúng quy chuẩn đã quy định, đảm bảo vệ sinh an toàn thực phẩm.
Người phụ trách số liệu sẽ tổng hợp tất cả các báo cáo của từng đội theo ngày, làm báo cáo tổng hợp và gửi cho trưởng dự án vùng.
Đội phát mẫu sản phẩm : các nhân viên nữ và nhân viên nam phụ trách các hoạt động kích hoạt (chơi game, phát quà, phát mẫu tại quầy trưng bày) theo kế hoạch đã đề ra. Người giám sát luôn quản lý chặt chẽ các hoạt động của đội ngũ nhân viên thuộc phạm vi đảm trách cũng như chịu trách nhiệm các hoạt động tổng thể liên quan đến hoạt động phát mẫu:
- Tuyển dụng, huấn luyện, khích lệđội ngũ nhân viên thuộc phạm vi quản lý.
- Thực hiện theo đúng kế hoạch làm việc được giao cũng như hoạch định các hoạt động tại nơi thực hiện phát mẫu.
- Điểm danh toàn đội.
- Giải quyết các vấn đề xảy ra tại điểm làm việc: nơi thực hiện gây khó dễ không cho thực hiện, trẻ em quá đông, …
- Quản lý & gìn giữ các vật dụng.
- Theo dõi, quan sát qui trình pha chế, phát mẫu, thực hiện công việc. - Thu thập báo cáo ngày từ đội, tổng kết lại & làm báo cáo cho Trưởng
- Báo cáo các phản hồi của khách hàng cũng như các thông tin vềđối thủ cạnh tranh cho Trưởng Dự Án.
Sơđồ 2.5. Sơđồ quản lý dự án cà phê Moment Activation 2007 Trưởng dự án Trưởng dự án vùng Hà Nội Trưởng dự án vùng tp Hồ Chí Minh Đội liên hệ: Giám sát + nhân viên
liên hệ
Đội phát mẫu: Giám sát + nhân viên
Nhân viên phụ trách dữ liệu
Đội pha chế: Giám sát + nhân viên
pha chế Kho bãi Bộ phận hậu cần Bộ phận nhân sự ISO QC